Administratie bijhouden als zzp’er

Als zzp’er krijg je naast ondernemen ook te maken met administratie. Het bijhouden van de administratie is belangrijk, zodat je altijd actueel inzicht hebt in de financiën van je onderneming. We leggen je graag uit wat ZZP administratie inhoudt en hoe je deze het beste kunt bijhouden.

Wat is ZZP administratie?

Een ZZP administratie bestaat uit alle gegevens over jouw onderneming die je vastlegt, zowel digitaal als op papier. Denk hierbij aan urenregistratie, facturen, bankafschriften, reiskosten en overige bonnen.

Wat zijn de eisen voor een ZZP administratie?

Vanuit de Belastingdienst is het verplicht voor iedere ondernemer om een zakelijke administratie op te zetten. Je bent verplicht om ieder jaar jouw administratie te kunnen overleggen. Ook moet je voldoen aan de bewaarplicht van 7 jaar. Hieronder vallen de volgende onderdelen:

  • Grootboekadministratie
  • Debiteuren- en crediteurenadministratie
  • In- en verkoopadministratie
  • Voorraadadministratie (wanneer van toepassing)
  • Loonadministratie (wanneer van toepassing)

Hoe stel je een ZZP administratie op?

Het is belangrijk dat je meteen begint met het bijhouden van jouw ZZP administratie. Zodra je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en een BTW-nummer hebt, ben je verplicht een administratie bij te houden en je belastingaangifte te doen. Je kunt een ZZP administratie op verschillende manieren bijhouden.

Hoe houd je een administratie bij als zzp’er?

De administratie bijhouden is niet het leukste werk, maar wel noodzakelijk. Wanneer je dit niet regelmatig bijhoudt, stapelt het werk zich alleen maar op. Ook heb je dan de kans dat je (inkoop)facturen mist. Zorg ervoor dat je op tijd je facturen verstuurt en betaalt en met gemak je aangiftes doet.

Je kunt ervoor kiezen om jouw administratie bij te houden op papier of digitaal. Kies je voor digitaal dan zijn er meerdere opties beschikbaar. Zo kun je jouw administratie zelf bijhouden via Excel en/of Word. Je kunt er ook voor kiezen om hiervoor een online administratie pakket te gebruiken. Het voordeel hiervan is dat je nooit meer iets kwijt bent en veel zaken zijn geautomatiseerd.

Tips voor het bijhouden van je ZZP administratie

Beginnen met de administratie lijkt een hele klus. Toch kunnen we je een aantal tips geven, zodat je gemakkelijk jouw administratie bijhoudt.

1. Goede voorbereiding

Het is belangrijk om op tijd te beginnen met het vastleggen en opzetten van je administratie. Voordat je daadwerkelijk start als zzp’er, heb je al veel tijd gestoken in de voorbereiding. Deze uren mag je meenemen voor het urencriterium. Je komt namelijk in aanmerking voor bepaalde aftrekposten als je minimaal 1.225 uren per kalenderjaar in jouw onderneming steekt.

2. Scheid je privé van je zakelijke rekening

Het is niet handig om zowel je privé als zakelijke transaties te combineren. Open daarom een zakelijke rekening. Dit is niet bij alle banken verplicht, maar het helpt je wel bij het gestructureerd en inzichtelijk maken van jouw zakelijke kosten.

3. Weet wat je moet bijhouden

Het is belangrijk dat je verschillende zaken bijhoudt voor de administratie. Denk hierbij aan je grootboek, bonnetjes, debiteuren- en crediteurenadministratie, bankafschriften, urenregistratie etc.

4. Houd je administratie online bij

Je kunt ervoor kiezen om jouw ZZP administratie online bij te houden. Dit heeft als voordeel dat je je nooit zorgen hoeft te maken over kwijtgeraakte bonnetjes of facturen. Hiermee creëer je ook overzicht en kun je altijd je administratie terugvinden.

Ook scheelt het je veel tijd wanneer je de administratie online bijhoudt. In een online facturatiepakket is namelijk veel geautomatiseerd. Om onderweg zaken bij te houden, kun je zelfs jouw administratie bijhouden met de bijbehorende mobiele app.

ZZP administratie bijhouden met WeFact 

Met WeFact houd je gemakkelijk jouw ZZP administratie bij. Zo kun je een ZZP factuur maken, een offerte maken en inkoopfacturen verwerken. Ben jij benieuwd naar de facturatiesoftware van WeFact? Vraag nu een 30 daagse gratis proefperiode aan!