Zelf een factuur opstellen; iedereen kan het

Waarom je facturatie niet hoeft uit te besteden aan je partner of financiële man, is heel simpel: dankzij hedendaagse oplossingen is het doen van je facturatie enorm eenvoudig geworden. Veel ondernemers hikken er enorm tegen op, een factuur opstellen. Het gaat om omzet waarbij je zeker wilt weten dat er niets fout gaat. En de Belastingdienst ligt op de loer voor iedereen die er een rotzooitje van maakt. Hoe pak je het aan om er zeker van te zijn dat het zelf factuur maken goed gaat?

Online tool
Een online factuurprogramma zorgt er voor dat gemakkelijk gemaakte fouten voorkomen worden. Zo is er een standaard factuur lay-out die voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst (maar kan naar wens worden aangepast). Worden optellingen voor de bedragen en btw automatisch door het programma gedaan en hoogt WeFact de factuurnummering chronologisch voor je op naar aanleiding van datum. Met WeFact kan je zelf een factuur maken als een echte professional!

Koppel met accountant
Naast een facturatieprogramma dat het factuur opstellen voor je stroomlijnt is het ook slim om na te denken hoe dit het beste naar je boekhouder doorgezet kan worden. Het is natuurlijk belangrijk dat je voor al je werkprocessen de beste online tool in zet, maar ideaal zou het natuurlijk ook zijn als deze pakketten met elkaar informatie uitwisselen. WeFact koppelt met verschillende boekhoudpakketten als Twinfield, Exact online, Unit4 Multivers, SnelStart en E-boekhouden. Dit zorgt er voor dat de zelf gemaakte facturen direct online doorgezet worden naar het pakket van je boekhouder. Zo hoef je niet meer per kwartaal zelf op te letten dat je de facturen aanlevert.

Met WeFact kan je eenvoudig facturen maken en online doorzetten naar je accountant.
Ervaar het gemak van WeFact zelf en start een gratis 30 dagen proefperiode!

Op zoek naar een programma om facturen te maken?

Van vrienden, collega’s en zelfs de boekhouder krijg je te horen dat ze dé oplossing voor je weten; een programma om facturen te maken. Maar grote kans dat zij andere specialisaties  hebben en zij nét weer andere werkprocessen hebben dan jij hebt. Daarom is het van belang dat je op zoek gaat naar een programma dat voor jóu de beste oplossing is. Hieronder daarom een aantal punten om houvast te vinden in je zoekproces.

Neem het advies mee
Advies van andere, is helemaal niets mis mee, neem dit vooral mee. Vraag daarom rond wanneer je op een feestje bent of bij een afspraak. Met welke programma’s werk jij zoal voor je werk? Gebruik je een CRM systeem, urenregistratie of een programma voor facturen te maken. Zoek deze programma’s wanneer ze je aanspreken eens op en vraag een proefperiode aan zodat je vanuit het pakket kan kijken hoe de workflow is.

Is het een goede fit?
Een van de belangrijkste punten van een online programma is dat het voor jou gebruiksvriendelijk is. Staat de interface je aan, kan je met de functionaliteiten overweg en kan je ook wat met de ingevoerde data (denk aan exporteren voor eigen opslag of om door te zetten naar je boekhouder). Maar daarnaast ook, kan iemand je helpen bij vragen? Sommige helpdesks zijn slecht bereikbaar, laten lang op zich wachten met een vraag per e-mail of je kan ze niet eens bellen. We leven al bijna in 2019 en ondersteuning zou een van de minste dingen moeten zijn waar je op kan rekenen. Een goed product is snel ontwikkeld, maar programma’s onderscheiden zich juist door net een stapje extra te zetten.

WeFact kan ingezet worden als programma facturen maken. Maar het belangrijkste is dat jij er als ondernemer goed mee overweg kan. Misschien is een branche specifiek pakket wel veel beter geschikt omdat er functies voor je missen binnen WeFact. Of heb je een opleiding gedaan met als specialisatie boekhouding, dan zal je meer mogelijkheden hebben in een boekhoudprogramma. WeFact zal je stimuleren een programma voor facturen te maken te kiezen waar jij blij van wordt als ondernemer!

Probeer WeFact vrijblijvend 30 dagen gratis.

Factuur maken, PDF of UBL?

Online factureren is de toekomst. Maar er zijn verschillende manieren om ‘online’ te factureren. Zo kan je handmatig een factuur maken PDF en versturen per e-mail, je kunt er factuurprogramma’s voor gebruiken die automatisch de PDF facturen maken of UBL facturen maken en de overheid gaat zelfs een stapje verder. Deze wil alleen nog via het beveiligde PEPPOL netwerk facturen ontvangen. Hieronder een korte uitleg over de voordelen en wat de verschillen zijn tussen UBL en de E-factuur aan de overheid.

Verschil tussen PDF en UBL voor ontvanger
Een PDF factuur kan door de meeste (boekhoud)programma’s met documentherkenning grotendeels herkend worden, omdat het document digitaal is opgemaakt en dus de letters en cijfers te herkennen zijn. Wanneer een factuur ingescand wordt, kan deze ook opgeslagen worden als PDF. Echter, door het scannen zal de factuur een afbeelding worden. De herkenning (OCR genaamd) wordt dan onnauwkeuriger doordat herkenning van letters en cijfers bepaald moeten worden. Een UBL bestand daarentegen is in codetaal opgesteld. Alle informatie is in een standaard formaat opgesteld en daardoor foutloos te interpreteren door software. UBL is dus 100% nauwkeurig. Dit is het grootste verschil met PDF of inscannen (OCR) waarbij het programma zelf moet proberen te herkennen wat het factuurnummer, de factuurdatum en de bedragen zijn.

Factureren aan de overheid
De Rijksoverheid verplicht het al enige tijd, maar de rest van de overheid gaat snel volgen; E-facturen. Dit is een elektronische factuur, niet te verwarren met een digitale factuur zoals een PDF. Er zijn op dit moment drie manieren om een E-factuur aan de overheid te versturen, via:

  • Simplerinvoicing
  • Een online leveranciersportaal
  • Digipoort

Alle drie de manieren brengen kosten met zich mee. Simplerinvoicing biedt mogelijkheden om direct vanuit het facturatieprogramma of boekhoudpakket te implementeren en wordt hierdoor breder omarmt. Simplerinvoicing is ook de oplossing hoe het in WeFact beschikbaar zal zijn. Een E-factuur via Simplerinvoicing houdt in dat de factuur direct in de boekhouding van de ontvanger terecht komt! Dankzij de verificatie in het aanmeldproces bij Simplerinvoicing kan tevens de juistheid van de verzender bepaald worden en voorkomt dus spookfacturen. Simplerinvoicing is dit op dit moment een van de meest veilige en betrouwbare methodes om facturen te versturen.

De ideale situatie lijkt het factureren via Simplerinvoicing te zijn. Maar het begint natuurlijk met af te stappen van de papieren facturen welke zelf opgesteld zijn. Een duurzame oplossing maar uiteindelijk ook een enorm tijdsbesparende!

Ervaar het gemak zelf van een online facturatieprogramma. Probeer WeFact 30 dagen gratis!

WeFact functies die je misschien nog niet gebruikt, maar wel handig zijn! Lees hier 5 waardevolle tips

Wanneer je start met digitaal factureren is het natuurlijk belangrijk dat je de basisfuncties uit het pakket gebruikt, maar met WeFact kan je nog veel meer dan enkel het maken en versturen van een digitale factuur. Daarom 5 waardevolle tips over het gebruik van WeFact. Doe er je voordeel mee!

Tip 1. Laat de klant je offerte online ondertekenen.
Wanneer je een offerte per e-mail verstuurt naar jouw potentiële klant ontvangt deze bij de offerte een link waarmee ze de offerte online kunnen accepteren. Zodra de klant de link opent kunnen ze een handtekening zetten en akkoord geven. Jij ontvangt een e-mail dat de offerte is geaccepteerd. Hoe je jouw klant de offerte laat ondertekenen lees je hier.

Tip 2. Laat WeFact je factuur versturen op een vooraf bepaalde datum en tijd.
Heb je een factuur ’s avonds laat gemaakt, stel dan in dat deze automatisch om 9:00 uur verstuurd wordt. Hoe je het versturen van een conceptfactuur inplant doe je als volgt.

Tip 3. Ontvang sneller je geld: stuur een iDEAL betaallink mee.
Wanneer je IDEAL hebt ingesteld wordt in de factuur en herinnering e-mail een betaallink meegestuurd. Jouw klant kan dus eenvoudig op de link klikken om de digitale factuur te betalen. Een mooie bijkomstigheid voor jou is dat ze gemiddeld gezien jouw digitale factuur ook nog sneller betalen! Win-Win. Hoe je de IDEAL link toepast vind je hier.

Tip 4. Personaliseer je offerte of factuur e-mail.
Het e-mail bericht bij je digitale factuur kun je tekstueel aanpassen en van opmaak voorzien. Maar wist je dat wanneer je de digitale factuur verstuurt je aan het bericht nog een gepersonaliseerde noot kunt toevoegen? Op het moment dat je kiest voor versturen per e-mail kun je het bericht nog aanpassen, lees hier meer daarover.

Tip 5. Vraag je leveranciers om inkoopfacturen in PDF of UBL.
Wanneer je de inkoopfactuur als PDF of UBL ontvangt kun je deze digitale factuur direct laten sturen naar je persoonlijke WeFact inkoop e-mailadres. Daarnaast kun je PDF bestanden slepen vanaf je computer naar je WeFact omgeving. De factuurkenmerken worden automatisch herkend en vooraf ingevuld, lees hier meer over het invoeren van inkoopfacturen.

Hopelijk leveren deze tips je meer profijt op, bespaar je tijd en krijg je sneller betaald!

Start 2018 met het factuurprogramma WeFact!

Maak en verstuur je zelf je facturen, maar blijft dit tijdrovend?
Start een 30 daagse proefperiode en wij helpen je om je facturatie in 2018 efficiënter te doen!

Start 2018 goed met WeFact!

Gratis opstartservice
Tijdens de proefperiode richten we kosteloos de huisstijl naar wens voor je in. Ook kunnen we een relatiebestand en productenlijst voor je importeren. Hierna kan je het factuurprogramma WeFact inzetten als gemakkelijke tool om je facturen te maken en versturen.

Gemakkelijk, foutloos en sneller betaald
Het factuurprogramma zal je helpen fouten te voorkomen door de factuurnummering chronologisch te laten opvolgen en automatisch bedragen, kortingen en BTW op te tellen. Dankzij WeFact kan je ook het betaalgedrag van klanten versnellen! Stuur een iDEAL link met je factuur mee zodat je klant direct online kan betalen.

Dien je een factuur te crediteren? Dat doe je met één druk op de knop. WeFact maakt een creditfactuur aan en geeft de originele factuur de status vervallen.

Offertes online ondertekend
Met WeFact laat je klanten jouw offertes online ondertekenen met een digitale handtekening. Je hoeft je klant hierdoor geen vervelende handelingen meer uit te voeren zoals de offerte afdrukken, ondertekenen, weer inscannen en terugsturen.

Koppel naadloos met je accountant
Je hoeft je facturen niet meer handmatig aan je accountant of boekhouder aan te leveren. Via onze naadloze koppelingen met een boekhoudpakket wordt de administratie dagelijks online geëxporteerd. Dit bespaart jou en je accountant tijd.

Kortom, factureren was nog nooit zo makkelijk. Ga naar www.wefact.nl en start vandaag nog met het factuurprogramma WeFact voor € 12,50 per maand!