Online boekhouden voor de ondernemer

WeFact heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld tot een online boekhoudprogramma voor de ondernemer. Het is één pakket geworden om heel eenvoudig verkoopfacturen in te maken én om inkoopfacturen te verwerken. Online boekhouden was voor de ondernemer nog nooit zo simpel.

Zo stuurt de ondernemer eenvoudig via de mobiele app een verkoopfactuur met online betaallink naar zijn klant en kan de ontvanger deze factuur ook nog eens automatisch inlezen in zijn inkoop softwarepakket vanwege het UBL bestand dat meegestuurd wordt. Ook het verwerken van inkoopfacturen gaat door het boekhouden online in WeFact veel eenvoudiger door onze automatische herkenning van de data op de factuur. Een hoop efficiëntie voor de ondernemer dus!

Boekhouden online voor de accountant
WeFact koppelt met diverse boekhoudpakketten voor accountants. Hierdoor kan de ondernemer online boekhouden in WeFact en wordt dit dagelijks doorgezet naar het boekhoudpakket van de boekhouder of accountant. Dit betekent minder administratief werk voor de accountant en meer tijd om zich te richten op het adviseren van zijn klant.

Het online samenwerken op deze manier tussen ondernemer en accountant maakt het cloud boekhouden compleet.

Vraag hier een proefperiode aan en ervaar het boekhouden online!

Online Boekhoudprogramma vs WeFact

Wat is het verschil tussen een online boekhoudprogramma en WeFact? Waarom heeft mijn accountant/boekhouder het toch steeds over een aanvullend boekhoudprogramma online? Wat is het beste boekhoudprogramma online waar WeFact mee koppelt? 
Allemaal vragen die zeer regelmatig binnenkomen bij onze Customer Care.

Als ondernemer lever je bijvoorbeeld diensten en goederen die je uiteraard graag in rekening wilt brengen bij de klant. De manier waarop en hoe je dat in rekening brengt bij de klant kan uiteenlopen van abonnement, iDEAL, automatisch incasso, etc.

Wij bouwen elke dag met veel passie aan WeFact om de brug te zijn tussen ondernemer en accountant/boekhouder. Voor de ondernemer geen hoofdbrekens over grootboekrekening en btw codes, en voor de accountant/boekhouder veel mogelijkheden om deze instellingen juist wel op de achtergrond in te voeren. Wat een een groot voordeel is voor zowel de ondernemer als accountant is dat de omzetgegevens in het boekhoudprogramma online gedetailleerd te zien zijn in plaats van gecomprimeerde gegevens op één grootboekrekening.

Beste online boekhoudprogramma
In onze hoeveelheden administraties zien we vooral heel veel koppelingen met Exact Online, Twinfield, UNIT4 Multivers en een sterk groeiende vraag naar SnelStart en Yuki. Wij hebben zelf geen voorkeur qua online boekhoudpakket, anders dan dat deze coöperatief is ingesteld qua technische koppelingen en daarin geen restricties doorvoert.

Daarnaast is er een enorme groep ondernemers die WeFact zelfstandig gebruikt als boekhoud en factuurprogramma en daarmee kan voldoen aan de wettelijke verplichtingen richting bijvoorbeeld de Belastingdienst. In feite is voor die groep WeFact al het beste online boekhoudprogramma!

WeFact zelf een testen? Vraag een vrijblijvende proefperiode aan!

Inkoopfactuur boeken doe je makkelijk in WeFact!

De Belastingdienst verplicht je om inkomende facturen 7 jaar (en in sommige gevallen langer) te bewaren. Een digitale factuur moet je digitaal te bewaren (niet uitgeprint) en een papieren factuur mag je digitaliseren.
In WeFact heb je de optie voor het digitaal verwerken inkoopfacturen.

De ideale werkwijze is dus: alle inkomende facturen digitaliseren!

Door je inkomende facturen in WeFact te verwerken heb je altijd en overal je archief bij de hand met originele facturen/bonnen.

Inkoopfacturen verwerken
Een inkoopfactuur boeken in WeFact doe je door deze te (laten) e-mailen naar je persoonlijk inkoope-mailadres, een foto te maken met de mobiele app of sleep het bestand naar WeFact.

Inkoopfacturen verwerken

Automatische herkenning
Na ontvangst van je inkoopfactuur of bonnetje zal WeFact proberen zoveel mogelijk informatie te herkennen. De gegevens worden automatisch ingevuld. Je hoeft enkel te controleren en te verwerken!

Inzicht in wat nog betaald moet worden
WeFact biedt een duidelijk overzicht welke facturen je nog moet betalen. Voor de nog te betalen inkoopfacturen kan je een betaalbatch genereren!

Automatisch in het boekhoudpakket van je accountant
Na het inkoopfacturen digitaal verwerken biedt WeFact de mogelijkheid om de inkoopfactuur te exporteren naar het boekhoudpakket van je accountant. Geen ordner wegbrengen of moeten overtypen.

In WeFact kan je eenvoudig online al je inkoopfacturen bijhouden, inzien en betalen. Ook kan je alle kosten specificeren voor een duidelijk inzicht in de statistieken. Dankzij de beschikbare online boekhoudkoppelingen kunnen alle inkoopfacturen ook nog eens automatisch online doorgezet worden naar het boekhoudpakket van je accountant. Inkomende facturen digitaliseren en een inkoopfactuur boeken, het was nog nooit zo makkelijk!

Vraag vrijblijvend een proefperiode aan en ervaar het gemak!

Boeking aankoopfactuur verwerk je in WeFact!

Naast dat je met WeFact eenvoudig verkoopfacturen kan maken en versturen is het ook mogelijk om een aankoopfactuur in WeFact te verwerken. Vaak worden aankoopfacturen nog direct bij de accountant aangeleverd in een map of doorgezet via e-mail.

PDF en UBL herkenning
Er zijn in WeFact drie methode om een boeking aankoopfactuur te verwerken. Dit kan door handmatig (bijvoorbeeld een kassabon) in te voeren, een bestand te uploaden of de aankoopfactuur door te sturen naar een persoonlijk e-mailadres.

Wanneer je een PDF bestand hebt geüpload zal WeFact proberen de data uit deze aankoopfactuur kosteloos voor je te herkennen. Dit kan door slimme technieken die proberen te achterhalen waar gegevens als factuurnummer of totaalbedrag staan. Je hoeft hierna enkel te checken of de herkenning correct was. Indien je van een klant een aankoopfactuur als UBL bestand aangeleverd krijgt (een XML bestand met code), kan WeFact deze 100% uitlezen. Indien UBL aangeboden wordt door de leverancier, is dit natuurlijk de meest ideale situatie.

Betaalbatch genereren
Aankoopfacturen ingevoerd die nog betaald moeten worden? Je kan deze eenvoudig aanvinken en kiezen voor “Betaalbatch genereren”. WeFact zal een bestand creëren dat aangeleverd kan worden bij de bank zodat dit als één opdracht uitgevoerd kan worden.

Ben je dus op zoek naar een pakket waarbij je verkoopfacturen en aankoopfacturen kan verwerken? WeFact biedt de oplossing en geeft jou het inzicht waar je naar op zoek bent. Vraag vrijblijvend een proefperiode aan.

Offerte aanvraag? Voorbeeld offerte vind je hier!

‘Offerte maken voorbeeld’, ‘Offerte opstellen voorbeeld’, ‘Offerte aanvraag voorbeeld’, je zal deze woordcombinaties vast gegoogled hebben wanneer je voor de eerste keer de vraag hebt gekregen om een offerte voor een potentiële klant op te stellen. Daarom hebben we een voorbeeld offerte beschikbaar gemaakt in Excel. Download een standaard offerte in Excel hier.

Voorbeeld van een offerte
Waar je tevens een voorbeeld van een offerte vindt is in het online facturatiepakket van WeFact. Dit pakket kent namelijk ook een offertemodule. Bij deze offertemodule is er een standaard offerte voor je opgesteld welke volledig naar wens is te personaliseren.

Voorbeeld van offerte WeFact

Het werken met WeFact voor het maken van offertes biedt je een aantal voordelen: eenvoudig producten selecteren, kortingen toevoegen en de offerte online kunnen versturen. Daarnaast heb je actueel inzicht op de status van de offerte voor goede opvolging. De ontvanger kan de offerte ook online accepteren en met één druk op de knop heb je een factuur aangemaakt vanuit de geaccepteerde offerte!

Probeer WeFact 30 dagen gratis!

Btw verlegd, hoe verwerk je dit in de btw aangifte?

In een eerdere blog omschreven we de regels wanneer btw verlegd mag worden op een factuur. Bijvoorbeeld aan een ander bedrijf in de EU of in het geval dat er sprake is van een onderaannemer situatie in de bouw. Dit betekent dat jij als ondernemer een factuur kan sturen naar de klant zonder dat er btw in rekening gebracht hoeft te worden, omdat je de btw verlegt naar de klant. Je vermeldt op de factuur dat de btw is verlegd (in het Engels “VAT reverse-charged”) samen met het btw nummer van je afnemer.

Hoe moet ‘btw verlegd’ in de btw aangifte verwerkt worden?
Je mag de btw verleggen naar je afnemer (verkoop) of de btw kan naar jou verlegd zijn (inkoop).

1. Verkoop: factuur maken
Indien je btw verlegt naar een bedrijf gevestigd in Nederland, dient het totaal gefactureerde bedrag ingevuld te worden bij rubriek 1e (prestaties binnenland). In het geval je btw verlegt naar een bedrijf in een ander EU land, dan dient het totaal gefactureerde bedrag ingevuld te worden bij rubriek 3b (prestaties naar of in het buitenland). Naast dat rubriek 3b gevuld wordt, dient er ook een opgave gemaakt te worden van al de geleverde goederen aan het buitenland voor de Belastingdienst. Dit dient naast de btw aangifte te gebeuren in een zogenoemde opgaaf ICP.

2. Inkoop: factuur ontvangen
Bij een inkoopfactuur dient het verlegde btw bedrag berekend te worden. Hierbij wordt altijd uitgegaan van het btw tarief dat van toepassing zou zijn wanneer wel btw berekend zou worden. Het factuurbedrag en verlegde btw bedrag dienen opgegeven te worden in de btw aangifte. Wanneer het binnen Nederland is gebleven, dan dient het ingevuld te worden in rubriek 2a (verleggingsregelingen binnenland). Is de factuur afkomstig van een bedrijf buiten Nederland, dan dient het in geval van binnen EU ingevuld te worden bij rubriek 4a (Leveringen uit landen buiten de EU) en buiten de EU ingevuld te worden bij rubriek 4b (Leveringen uit landen binnen de EU).

Indien bij rubriek 2a of 4a/4b een btw bedrag opgegeven is, dient bij rubriek 5b (voorbelasting) dit bedrag weer opgeteld worden. Per saldo blijft er 0 euro aan btw over en wordt er dus niets aan btw afgedragen.

Btw-overzicht in WeFact, automatisch geregeld
WeFact zal in het geval van btw verlegd, zelf het btw-overzicht conform bovenstaande handelingen invullen. Na het versturen van een factuur zullen de bedragen direct terug te vinden zijn in het btw-overzicht. Verkoopfacturen met btw verlegd naar het buitenland, dienen opgegeven te worden in de ICP opgave. Deze vind je in WeFact bij het btw-overzicht in een apart tabblad.

Meer over het btw verleggen binnen WeFact lees je in het volgende help-artikel.

Offerte, factuur? Je maakt ze met WeFact!

Veel ondernemers werken nog steeds in Word of Excel voor het maken van de offerte of factuur. Dit proces heeft nogal wat werk om handen. Zo moet je controleren of optellingen kloppen, nakijken of de PDF er netjes op de pagina(‘s) uit komt te zien en moet je zelf de e-mail opstellen en versturen. Ook moet je zelf in de gaten houden of de factuur betaald is en anders een herinnering toe sturen.

Een factuurprogramma als WeFact kan een hoop in het proces van het maken van een offerte en factuur voor je automatiseren. Zo zijn er standaard sjablonen in te richten in de huisstijl voor de PDF documenten en de e-mailberichten. Op deze manier kan je na het opgeven van de klant en de bedragen via één actieknop de offerte/factuur versturen. Daarnaast zorgt WeFact voor een helder inzicht in de historie van je administratie. Zo kan je zien wat er eerder aan een klant is toegestuurd en zie je in de overzichten wat er nog open staat aan offertes en facturen. Verdere gemakken die het pakket met zich meebrengt is dat offertes online geaccepteerd kunnen worden, bij facturen een iDEAL link meegestuurd kan worden en er een mobiele app is zodat je administratie altijd binnen handbereik is.

Meer informatie? Bekijk eens onze videoguide of vraag een gratis proefperiode aan.

Gebruik WeFact en ervaar het gemak!

Op zoek naar een online offerte tool?

Vaak is het gebruikelijk dat een potentiële klant eerst een vrijblijvende prijsopgave aanvraagt. Je kan dan een offerte toe sturen. Uiteraard is het van belang dat deze offerte professioneel oogt, overtuigend is een een heldere prijsopgave bevat.

Om deze reden heeft WeFact in het pakket een online offerte tool ontwikkeld. Het offerteprogramma zorgt er voor dat je eenvoudig professionele offertes kan maken. Je bepaalt allereerst de opmaak van offertes in de huisstijl editor. Op deze manier kan je direct een online offerte maken. Met WeFact werk je online in je browser of via je mobiele app.

De online offerte tool biedt de mogelijkheid om je klant online de offerte te laten accepteren. Dit scheelt een drempel ten opzichte van afdrukken, ondertekenen, inscannen en weer terug sturen!
De offerte tool houdt ook voor je in de gaten of de geldigheidstermijn bijna verloopt. Op deze manier kan jij zorgen na het, offerte maken online, dat er ook een goede follow-up kan plaatsvinden. Want een pro-actieve opvolging zorgt voor de meest succesvolle salesresulaten.

Ben jij nog op zoek naar een online offerte tool? Probeer dan gratis 30 dagen WeFact, de offerte maken software voor ondernemers. Zodat ook jij je offerte online maken kan!

Een offerte voorbeeld, direct bruikbaar!

Op zoek naar een gratis offerte voorbeeld om zelf een offerte te kunnen maken? Download hier een voorbeeld offerte in Excel.

In deze voorbeeld offerte zijn formules opgenomen die er voor zorgen dat btw-berekeningen en bedragen-optellingen automatisch goed gaan.
Pas de gegevens aan in het bestand zoals je bedrijfsgegevens, logo en geldigheidstermijn. Je maakt dan je eigen offerte voorbeeld die je als basis kan gebruiken voor het maken van nieuwe offertes.

Hieronder zie je een voorbeeld offerte dienstverlening.

Voorbeeld offerte dienstverlening.

Deze voorbeeld offerte website geeft je een start om een offerte te maken in Excel. Echter heeft het werken in Excel ook zijn beperkingen.

Offerte software voor meer opties

Offerte software kan vaak net dat extraatje bieden om het maken van offertes nóg eenvoudiger te maken en je klant te overtuigen. Zo heeft het gebruiken van WeFact de voordelen dat je offertes uit meerdere pagina’s kunnen bestaan en de offerte online verstuurd kan worden in PDF. Maar ook helpt WeFact dat de opvolging van een offerte goed verloopt. Zo kan de klant de offerte online accepteren en word je alert gemaakt om contact op te nemen wanneer de offerte bijna verlopen is.

Zelf een voorbeeld offerte maken? Ervaar zelf het gemak van WeFact en vraag een 30 dagen gratis proefperiode aan. Onze helpdesk helpt je de huisstijl volledig in te richten aan de hand van een offerte voorbeeld.

Je kan vandaag nog je eerste offerte maken!

Hoe kan ik een termijn factuur opmaken?

Er zijn meerdere manieren om termijnfacturen op te stellen. Vaak heeft iedere ondernemer zichzelf een eigen werkwijze aangeleerd. In de meeste gevallen betekent dit dat er meerdere facturen aangemaakt worden, waardoor het onoverzichtelijk kan worden. WeFact kan je helpen doordat je direct de facturen aan kan maken en deze facturen kan inplannen om automatisch op een specifieke datum te verzenden. Een voorbeeld van hoe een termijn factuur opmaken in WeFact mogelijk is laten we hieronder in een voorbeeld zien.

Voorbeeld
Er dient een bedrag van € 10.000,- excl. btw in 3 termijnen gefactureerd te worden:

  • Deel 1
    Een aanbetaling van 25%. Vermeld 25% van € 10.000 = € 2.500.
  • Deel 2
    De betaling met 50%. Vermeld 50% van € 10.000 = € 5.000, maar ook dat reeds € 2.500 voldaan is, zodat de klant weet wat al betaald is.
  • Deel 3
    Het restant van 25%. Vermeld 25% van € 10.000 = € 2.500, en dat dit het laatste restant is. Vermeld tevens dat € 7.500 al voldaan is.
Deelbetaling

In WeFact raden we het aan om hier drie losse facturen voor aan te maken. Met als belangrijkste reden dat iedere termijn een eigen officiële factuur heeft met betaaltermijn, zodat WeFact je alert kan maken op het versturen op een eventuele betalingsherinnering.

Bij de facturen kan gerefereerd worden naar een eventueel overeengekomen offerte. Zodat niet telkens alle factuurregels naar voren hoeven te komen maar één factuurregel op de officiële factuur met “25% aanbetaling” volstaat.

Een voorbeeld zien van hoe een termijn factuur opmaken mogelijk is in WeFact?
Klik hier voor een drietal voorbeeldafbeeldingen.