Hoe kan ik een termijn factuur opmaken?

Er zijn meerdere manieren om termijnfacturen op te stellen. Vaak heeft iedere ondernemer zichzelf een eigen werkwijze aangeleerd. In de meeste gevallen betekent dit dat er meerdere facturen aangemaakt worden, waardoor het onoverzichtelijk kan worden. WeFact kan je helpen doordat je direct de facturen aan kan maken en deze facturen kan inplannen om automatisch op een specifieke datum te verzenden. Een voorbeeld van hoe een termijn factuur opmaken in WeFact mogelijk is laten we hieronder in een voorbeeld zien.

Voorbeeld
Er dient een bedrag van € 10.000,- excl. btw in 3 termijnen gefactureerd te worden:

  • Deel 1
    Een aanbetaling van 25%. Vermeld 25% van € 10.000 = € 2.500.
  • Deel 2
    De betaling met 50%. Vermeld 50% van € 10.000 = € 5.000, maar ook dat reeds € 2.500 voldaan is, zodat de klant weet wat al betaald is.
  • Deel 3
    Het restant van 25%. Vermeld 25% van € 10.000 = € 2.500, en dat dit het laatste restant is. Vermeld tevens dat € 7.500 al voldaan is.
Deelbetaling

In WeFact raden we het aan om hier drie losse facturen voor aan te maken. Met als belangrijkste reden dat iedere termijn een eigen officiële factuur heeft met betaaltermijn, zodat WeFact je alert kan maken op het versturen op een eventuele betalingsherinnering.

Bij de facturen kan gerefereerd worden naar een eventueel overeengekomen offerte. Zodat niet telkens alle factuurregels naar voren hoeven te komen maar één factuurregel op de officiële factuur met “25% aanbetaling” volstaat.

Een voorbeeld zien van hoe een termijn factuur opmaken mogelijk is in WeFact?
Klik hier voor een drietal voorbeeldafbeeldingen.

In welke gevallen mag je een factuur maken zonder btw?

Er zijn een drietal situaties waarin het is toegestaan om de btw op een factuur te verleggen of om geen btw te hoeven berekenen op een factuur. De situaties waarbij dit het geval is zijn hieronder opgesomd:

  1. Een factuur aan een ander EU land voor een bedrijf met btw nummer.
    De btw dient verlegd te worden.
  2. Een factuur aan een debiteur buiten de EU. Er hoeft geen btw berekend te worden.
  3. Een factuur aan een Nederlands bedrijf met btw nummer en er is een speciale regeling van toepassing, zoals bijvoorbeeld in de bouw waar een onderaannemersovereenkomst aanwezig kan zijn. De btw dient dan verlegd te worden.

Een factuur maken zonder btw is dankzij WeFact een stuk eenvoudiger en voorkomt dat je wellicht een fout hierin maakt. WeFact herkent bij de debiteurgegevens in welk land deze debiteur gevestigd is. Hierna zal nog een check volgen indien dit een EU land betreft en of er een btw nummer is ingevuld. Hierdoor zal in de gevallen van punt 1 en 2 de btw automatisch verlegd of niet berekend worden op de factuur. Een factuur maken zonder btw nummer van de klant, maar wel de btw willen verleggen is niet toegestaan en door deze controle in WeFact dus ook niet mogelijk. Handig om fouten te voorkomen!
Mocht er sprake zijn van bijvoorbeeld een onderaannemersovereenkomst, dan kun je in WeFact bij de debiteuren waarbij dit van toepassing is, instellen dat de btw op de facturen aan hen altijd “btw verlegd binnen Nederland” dient te zijn.

Naast bovenstaande situaties zijn er ook verschillende bedrijven die vrijgesteld zijn van btw. In dit geval dient dit op de factuur vermeld te zijn er hoeft er op de gehele factuur geen btw vermeld te worden. Benieuwd wat voor bedrijven vrijgesteld zijn van btw? Bekijk deze link van de Belastingdienst.

Factuur bewaren en bijhouden, hoe doe je dat?

De Belastingdienst verplicht dat facturen 7 jaar bewaard dienen te worden en in sommige gevallen zelfs 10 jaar. Als ondernemer kan de Belastingdienst een onverwachte administratie controle uitvoeren. Op dat moment dien je o.a. je verkoopfacturen en inkoopfacturen paraat te hebben, facturen bewaren is dus essentieel.

Hoe kun je facturen bewaren?
Voorheen gebeurde dit veelal in mappen (en nog steeds wel). Wat uiteraard veel tijd in beslag neemt met printen en terugzoeken. Ook is het kwetsbaar want een map kan kwijtraken, of er kan simpelweg een kop koffie overheen gaan waardoor je niet meer aan je bewaarplicht voldoet.
Een beter alternatief is om de facturen online te bewaren. Overal te bereiken en niet kwetsbaar zoals de risico’s bij het bewaren in een ordner.

WeFact is een online facturatiesoftware. In WeFact kan je niet alleen online facturen versturen maar ook facturen bijhouden om te zien of deze al voldaan zijn en facturen bewaren. Hierdoor heb je geen omkijken naar facturen bijhouden en hoef je alleen te focussen op facturen maken, automatisch voldoe je met WeFact dan aan je bewaarplicht.

WeFact kost slechts € 12,50 per maand. Probeer WeFact eerst zelf 30 dagen gratis!

Gemakkelijk factureren en facturen bewaren met WeFact.

Op zoek naar een factuurprogramma voor mac?

We ontvangen veel vragen naar:
– factuurprogramma mac
– facturatie software mac
– facturatieprogramma mac
– factuur maken mac
– factuur software mac
In dit blog artikel willen we daarom in gaan op de vraag naar een factuurprogramma voor mac.

WeFact is een online facturatiepakket dat via iedere internet browser te gebruiken is. Hierdoor is specifieke mac factuur software niet nodig, maar werkt WeFact wel ideaal op je mac of op je smartphone via onze mobiele app in de App store of Google Play. Gemakkelijk een factuur maken in je eigen huisstijl bij de klant op locatie.

WeFact is je betrouwbare facturatie oplossing. Je kunt direct starten door een vrijblijvende proefperiode voor 30 dagen aan te vragen.

Vraag vrijblijvend een proefperiode aan!

Factuurprogramma kopen, waar moet je op letten?

Op zoek naar een oplossing voor het versturen en ontvangen van facturen? Veel ondernemers zijn op zoek naar een slimme keuze voor hun administratie. Het is natuurlijk gratis om met Word of Excel te werken, maar daarbij ook tijdrovend en foutgevoelig. Een factuur systeem kan hierin een oplossing bieden. Processen als factuurnummers worden chronologisch naar aanleiding van datum voor je doorgenummerd, btw-optellingen automatisch gedaan en een dergelijk programma geeft je inzicht in je eigen statistieken.

Een factuurprogramma kopen, doe je echter pas nadat je uitvoerig getest hebt of een pakket de juiste functionaliteiten en gebruiksvriendelijkheid biedt. Belangrijk bij een facturatieprogramma kopen is dat het je een efficiënter werkproces oplevert. Dit kan doormiddel van tools die bepaalde zaken versnellen. Voorbeelden hiervan zijn; offertes die online geaccepteerd kunnen worden, betalingen die via iDEAL gedaan kunnen worden, alert worden gemaakt op het versturen van herinneringen, een mobiele app en een koppeling met het boekhoudpakket van je accountant.

Ben je op zoek naar een goedkoop factuurprogramma dat van alle gemakken voorzien is? Test dan eens WeFact door een proefperiode aan te vragen of bekijk onze videoguide waar onze collega’s je stapsgewijs meenemen door het pakket.

WeFact, het facturatieprogramma voor de ondernemer.

Factuur online maken in 2019!

2019 zit nog vol met goede voornemens en hopelijk zijn de eerste goede voornemers nog niet verbroken. Eén van de goede voornemers die een ondernemer kon hebben is toch zeker; efficiënter gaan werken. Het digitaliseren van bepaalde zaken zal hierbij voor velen het antwoord zijn. Niet meer alle paperassen zelf afdrukken en per post versturen, nee; factuur maken online. Met het facturatieprogramma WeFact kan je eenvoudig online je administratie bijhouden en WeFact maakt de elektronische factuur voor je.

Verdere voordelen van WeFact zijn dat de facturen volledig op te maken zijn in eigen huisstijl(en), dat je offertes online geaccepteerd kunnen worden, dat je een iDEAl linkje mee kan sturen bij facturen, dat je attent gemaakt wordt op het versturen van herinnering en dat er een gratis mobiele app is. De elektronische factuur is dus zelfs via je mobieltje te maken, te versturen of op betaald te zetten! WeFact voldoet ook aan de elektronische factuur wetgeving en zo kan je facturen in UBL of via Simplerinvoicing versturen. Alle voordelen samen zullen je op maandbasis vele uren kunnen schelen. Waar een ondernemer vaak ’s avonds nog zelf facturen moet aanmaken in Word of Excel of moet wachten op een ingescande ondertekende offerte, is dit met een online softwareprogramma zo gebeurd.

Start 2019 met factuur maken online en facturen digitaal versturen!

Zelf een factuur opstellen; iedereen kan het

Waarom je facturatie niet hoeft uit te besteden aan je partner of financiële man, is heel simpel: dankzij hedendaagse oplossingen is het doen van je facturatie enorm eenvoudig geworden. Veel ondernemers hikken er enorm tegen op, een factuur opstellen. Het gaat om omzet waarbij je zeker wilt weten dat er niets fout gaat. En de Belastingdienst ligt op de loer voor iedereen die er een rotzooitje van maakt. Hoe pak je het aan om er zeker van te zijn dat het zelf factuur maken goed gaat?

Online tool
Een online factuurprogramma zorgt er voor dat gemakkelijk gemaakte fouten voorkomen worden. Zo is er een standaard factuur lay-out die voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst (maar kan naar wens worden aangepast). Worden optellingen voor de bedragen en btw automatisch door het programma gedaan en hoogt WeFact de factuurnummering chronologisch voor je op naar aanleiding van datum. Met WeFact kan je zelf een factuur maken als een echte professional!

Koppel met accountant
Naast een facturatieprogramma dat het factuur opstellen voor je stroomlijnt is het ook slim om na te denken hoe dit het beste naar je boekhouder doorgezet kan worden. Het is natuurlijk belangrijk dat je voor al je werkprocessen de beste online tool in zet, maar ideaal zou het natuurlijk ook zijn als deze pakketten met elkaar informatie uitwisselen. WeFact koppelt met verschillende boekhoudpakketten als Twinfield, Exact online, Unit4 Multivers, SnelStart en E-boekhouden. Dit zorgt er voor dat de zelf gemaakte facturen direct online doorgezet worden naar het pakket van je boekhouder. Zo hoef je niet meer per kwartaal zelf op te letten dat je de facturen aanlevert.

Met WeFact kan je eenvoudig een factuur opstellen en online doorzetten naar je accountant.
Ervaar het gemak van WeFact zelf en start een gratis 30 dagen proefperiode!

Op zoek naar een programma om facturen te maken?

Van vrienden, collega’s en zelfs de boekhouder krijg je te horen dat ze dé oplossing voor je weten; een programma om facturen te maken. Maar grote kans dat zij andere specialisaties  hebben en zij nét weer andere werkprocessen hebben dan jij hebt. Daarom is het van belang dat je op zoek gaat naar een programma dat voor jóu de beste oplossing is. Hieronder daarom een aantal punten om houvast te vinden in je zoekproces.

Neem het advies mee
Advies van anderen, is helemaal niets mis mee, neem dit vooral mee. Vraag daarom rond wanneer je op een feestje bent of bij een afspraak. Met welke programma’s werk jij zoal voor je werk? Gebruik je een CRM systeem, urenregistratie of een programma om facturen te maken. Zoek deze programma’s wanneer ze je aanspreken eens op en vraag een proefperiode aan zodat je vanuit het pakket kan kijken hoe de workflow is.

Is het een goede fit?
Een van de belangrijkste punten van een online programma is dat het voor jou gebruiksvriendelijk is. Staat de interface je aan, kan je met de functionaliteiten overweg en kan je ook wat met de ingevoerde data (denk aan exporteren voor eigen opslag of om door te zetten naar je boekhouder). Maar daarnaast ook, kan iemand je helpen bij vragen? Sommige helpdesks zijn slecht bereikbaar, laten lang op zich wachten met een vraag per e-mail of je kan ze niet eens bellen. We leven al bijna in 2019 en ondersteuning zou een van de minste dingen moeten zijn waar je op kan rekenen. Een goed product is snel ontwikkeld, maar programma’s onderscheiden zich juist door net een stapje extra te zetten.

WeFact kan ingezet worden als programma facturen maken. Maar het belangrijkste is dat jij er als ondernemer goed mee overweg kan. Misschien is een branche specifiek pakket wel veel beter geschikt omdat er functies voor je missen binnen WeFact. Of heb je een opleiding gedaan met als specialisatie boekhouding, dan zal je meer mogelijkheden hebben in een boekhoudprogramma. WeFact zal je stimuleren een programma voor facturen te maken te kiezen waar jij blij van wordt als ondernemer!

Probeer WeFact vrijblijvend 30 dagen gratis.

Factuur maken, PDF of UBL?

Online factureren is de toekomst. Maar er zijn verschillende manieren om ‘online’ te factureren. Zo kan je handmatig een factuur maken PDF en versturen per e-mail, je kunt er factuurprogramma’s voor gebruiken die automatisch de PDF facturen maken of UBL facturen maken en de overheid gaat zelfs een stapje verder. Deze wil alleen nog via het beveiligde PEPPOL netwerk facturen ontvangen. Hieronder een korte uitleg over de voordelen en wat de verschillen zijn tussen UBL en de E-factuur aan de overheid.

Verschil tussen PDF en UBL voor ontvanger
Een PDF factuur kan door de meeste (boekhoud)programma’s met documentherkenning grotendeels herkend worden, omdat het document digitaal is opgemaakt en dus de letters en cijfers te herkennen zijn. Wanneer een factuur ingescand wordt, kan deze ook opgeslagen worden als PDF. Echter, door het scannen zal de factuur een afbeelding worden. De herkenning (OCR genaamd) wordt dan onnauwkeuriger doordat herkenning van letters en cijfers bepaald moeten worden. Een UBL bestand daarentegen is in codetaal opgesteld. Alle informatie is in een standaard formaat opgesteld en daardoor foutloos te interpreteren door software. UBL is dus 100% nauwkeurig. Dit is het grootste verschil met PDF of inscannen (OCR) waarbij het programma zelf moet proberen te herkennen wat het factuurnummer, de factuurdatum en de bedragen zijn.

Factureren aan de overheid
De Rijksoverheid verplicht het al enige tijd, maar de rest van de overheid gaat snel volgen; E-facturen. Dit is een elektronische factuur, niet te verwarren met een digitale factuur zoals een PDF. Er zijn op dit moment drie manieren om een E-factuur aan de overheid te versturen, via:

  • Simplerinvoicing
  • Een online leveranciersportaal
  • Digipoort

Alle drie de manieren brengen kosten met zich mee. Simplerinvoicing biedt mogelijkheden om direct vanuit het facturatieprogramma of boekhoudpakket te implementeren en wordt hierdoor breder omarmt. Simplerinvoicing is ook de oplossing hoe het in WeFact beschikbaar zal zijn. Een E-factuur via Simplerinvoicing houdt in dat de factuur direct in de boekhouding van de ontvanger terecht komt! Dankzij de verificatie in het aanmeldproces bij Simplerinvoicing kan tevens de juistheid van de verzender bepaald worden en voorkomt dus spookfacturen. Simplerinvoicing is dit op dit moment een van de meest veilige en betrouwbare methodes om facturen te versturen.

De ideale situatie lijkt het factureren via Simplerinvoicing te zijn. Maar het begint natuurlijk met af te stappen van de papieren facturen welke zelf opgesteld zijn. Een duurzame oplossing maar uiteindelijk ook een enorm tijdsbesparende!

Ervaar het gemak zelf van een online facturatieprogramma. Probeer WeFact 30 dagen gratis!

WeFact functies die je misschien nog niet gebruikt, maar wel handig zijn! Lees hier 5 waardevolle tips

Wanneer je start met digitaal factureren is het natuurlijk belangrijk dat je de basisfuncties uit het pakket gebruikt, maar met WeFact kan je nog veel meer dan enkel het maken en versturen van een digitale factuur. Daarom 5 waardevolle tips over het gebruik van WeFact. Doe er je voordeel mee!

Tip 1. Laat de klant je offerte online ondertekenen.
Wanneer je een offerte per e-mail verstuurt naar jouw potentiële klant ontvangt deze bij de offerte een link waarmee ze de offerte online kunnen accepteren. Zodra de klant de link opent kunnen ze een handtekening zetten en akkoord geven. Jij ontvangt een e-mail dat de offerte is geaccepteerd. Hoe je jouw klant de offerte laat ondertekenen lees je hier.

Tip 2. Laat WeFact je factuur versturen op een vooraf bepaalde datum en tijd.
Heb je een factuur ’s avonds laat gemaakt, stel dan in dat deze automatisch om 9:00 uur verstuurd wordt. Hoe je het versturen van een conceptfactuur inplant doe je als volgt.

Tip 3. Ontvang sneller je geld: stuur een iDEAL betaallink mee.
Wanneer je IDEAL hebt ingesteld wordt in de factuur en herinnering e-mail een betaallink meegestuurd. Jouw klant kan dus eenvoudig op de link klikken om de digitale factuur te betalen. Een mooie bijkomstigheid voor jou is dat ze gemiddeld gezien jouw digitale factuur ook nog sneller betalen! Win-Win. Hoe je de IDEAL link toepast vind je hier.

Tip 4. Personaliseer je offerte of factuur e-mail.
Het e-mail bericht bij je digitale factuur kun je tekstueel aanpassen en van opmaak voorzien. Maar wist je dat wanneer je de digitale factuur verstuurt je aan het bericht nog een gepersonaliseerde noot kunt toevoegen? Op het moment dat je kiest voor versturen per e-mail kun je het bericht nog aanpassen, lees hier meer daarover.

Tip 5. Vraag je leveranciers om inkoopfacturen in PDF of UBL.
Wanneer je de inkoopfactuur als PDF of UBL ontvangt kun je deze digitale factuur direct laten sturen naar je persoonlijke WeFact inkoop e-mailadres. Daarnaast kun je PDF bestanden slepen vanaf je computer naar je WeFact omgeving. De factuurkenmerken worden automatisch herkend en vooraf ingevuld, lees hier meer over het invoeren van inkoopfacturen.

Hopelijk leveren deze tips je meer profijt op, bespaar je tijd en krijg je sneller betaald!