Blijft een betaling uit? Start een incassotraject bij Centraal Invorderings Bureau (CIB)

Als een klant na het ontvangen van betalingsherinneringen en aanmaningen nog niet heeft betaald, kan het noodzakelijk zijn om een incassotraject te starten. Hiervoor dien je de factuur uit handen te geven aan een incassobureau. Incassobureau Centraal Invorderings Bureau (CIB) heeft sinds kort een handige integratie gemaakt met WeFact om ondernemers te helpen een factuur betaald te krijgen zonder dat dit veel werk met zich mee brengt.

De geautomatiseerde koppeling geeft binnen het CIB platform real-time inzicht in facturen die al langere tijd open staan binnen WeFact. Met een muisklik kan een incassotraject gestart worden en is er actueel inzicht in de status van een incassodossiers. Dit bespaart uiteraard tijd en kosten maar zorgt er ook voor dat de factuur inclusief aanmaningskosten voldaan zal worden. Het uitzetten van een incassotraject zal daarom uiteindelijk geld opleveren.

WeFact en CIB zijn erg blij met de gerealiseerde samenwerking en hopen vele ondernemers te kunnen ondersteunen bij uitblijvende betalingen.

Koppeling inschakelen
De koppeling is voor CIB en WeFact gebruikers per direct te activeren binnen het CIB platform. Log hiervoor in bij CIB en ga in het menu naar ‘API’, kies voor ‘WeFact’ en volg de instructies.

WeFact functies die je misschien nog niet gebruikt, maar wel handig zijn! Lees hier 5 waardevolle tips

Wanneer je start met digitaal factureren is het natuurlijk belangrijk dat je de basisfuncties uit het pakket gebruikt, maar met WeFact kan je nog veel meer dan enkel het maken en versturen van een digitale factuur. Daarom 5 waardevolle tips over het gebruik van WeFact. Doe er je voordeel mee!

Tip 1. Laat de klant je offerte online ondertekenen.
Wanneer je een offerte per e-mail verstuurt naar jouw potentiële klant ontvangt deze bij de offerte een link waarmee ze de offerte online kunnen accepteren. Zodra de klant de link opent kunnen ze een handtekening zetten en akkoord geven. Jij ontvangt een e-mail dat de offerte is geaccepteerd. Hoe je jouw klant de offerte laat ondertekenen lees je hier.

Tip 2. Laat WeFact je factuur versturen op een vooraf bepaalde datum en tijd.
Heb je een factuur ’s avonds laat gemaakt, stel dan in dat deze automatisch om 9:00 uur verstuurd wordt. Hoe je het versturen van een conceptfactuur inplant doe je als volgt.

Tip 3. Ontvang sneller je geld: stuur een iDEAL betaallink mee.
Wanneer je IDEAL hebt ingesteld wordt in de factuur en herinnering e-mail een betaallink meegestuurd. Jouw klant kan dus eenvoudig op de link klikken om de digitale factuur te betalen. Een mooie bijkomstigheid voor jou is dat ze gemiddeld gezien jouw digitale factuur ook nog sneller betalen! Win-Win. Hoe je de IDEAL link toepast vind je hier.

Tip 4. Personaliseer je offerte of factuur e-mail.
Het e-mail bericht bij je digitale factuur kun je tekstueel aanpassen en van opmaak voorzien. Maar wist je dat wanneer je de digitale factuur verstuurt je aan het bericht nog een gepersonaliseerde noot kunt toevoegen? Op het moment dat je kiest voor versturen per e-mail kun je het bericht nog aanpassen, lees hier meer daarover.

Tip 5. Vraag je leveranciers om inkoopfacturen in PDF of UBL.
Wanneer je de inkoopfactuur als PDF of UBL ontvangt kun je deze digitale factuur direct laten sturen naar je persoonlijke WeFact inkoop e-mailadres. Daarnaast kun je PDF bestanden slepen vanaf je computer naar je WeFact omgeving. De factuurkenmerken worden automatisch herkend en vooraf ingevuld, lees hier meer over het invoeren van inkoopfacturen.

Hopelijk leveren deze tips je meer profijt op, bespaar je tijd en krijg je sneller betaald!

Integratie: Digitaal werkbonnen maken met Simple Simon en koppelen aan WeFact

Maak jij gebruik van: Werkbonnen?
Wil jij: Tijd besparen? Foutloos werken? Digitaliseren?
Kortom: ‘Je werkbonnen eenvoudig omzetten naar een factuur?’

Lees dan hieronder meer:

Voor wie?
Voor alle (kleine) ondernemers en ZZP’ers die service op locatie leveren. En voor de ondernemer die eenvoudig werkzaamheden wil registreren op basis van een werkbon en deze natuurlijk snel en gemakkelijk wil factureren.

Wat is Simple Simon?
De werkbonnen vormen de kern van Simple Simon. De gebruiker heeft de keus om vanuit een agenda te werken of om vanuit het aanmaken van de werkbonnen te werken, om deze vervolgens toe te wijzen aan een medewerker. Werkbonnen maken en invoeren kan eenvoudig en snel in het online programma of in de app van Simple Simon. Wanneer de werkbon is uitgevoerd wil je als ondernemer natuurlijk zo snel mogelijk je factuur versturen. Een factuur maken door de werkbon over te typen naar Excel of Word vergt veel tijd en fouten zijn snel gemaakt. Dit kan makkelijker! Namelijk: automatisch met de koppeling tussen WeFact en Simple Simon.

Integratie tussen WeFact en Simple Simon
Vanuit WeFact worden de relaties en artikelen/producten overgenomen naar Simple Simon. Je maakt je debiteuren dus aan in WeFact en nieuwe producten voer je hier in of vul je aan. In Simple Simon maak je een werkbon en zet deze in de agenda. Met de app registreer je de gemaakte uren en definieer je de werkzaamheden. Zodra de werkbon is bevestigd wordt deze automatisch omgezet naar een conceptfactuur in WeFact. In WeFact verstuur je direct de factuur naar jouw klant via de WeFact app of de webversie. Eenvoudig, snel en foutloos!

De koppeling is gemaakt door Simple Simon, voor meer informatie kun je contact opnemen met Simple Simon: https://www.simple-simon.net/nl/koppeling-met-wefact/

Start 2018 met het factuurprogramma WeFact!

Maak en verstuur je zelf je facturen, maar blijft dit tijdrovend?
Start een 30 daagse proefperiode en wij helpen je om je facturatie in 2018 efficiënter te doen!

Start 2018 goed met WeFact!

Gratis opstartservice
Tijdens de proefperiode richten we kosteloos de huisstijl naar wens voor je in. Ook kunnen we een relatiebestand en productenlijst voor je importeren. Hierna kan je het factuurprogramma WeFact inzetten als gemakkelijke tool om je facturen te maken en versturen.

Gemakkelijk, foutloos en sneller betaald
Het factuurprogramma zal je helpen fouten te voorkomen door de factuurnummering chronologisch te laten opvolgen en automatisch bedragen, kortingen en BTW op te tellen. Dankzij WeFact kan je ook het betaalgedrag van klanten versnellen! Stuur een iDEAL link met je factuur mee zodat je klant direct online kan betalen.

Dien je een factuur te crediteren? Dat doe je met één druk op de knop. WeFact maakt een creditfactuur aan en geeft de originele factuur de status vervallen.

Offertes online ondertekend
Met WeFact laat je klanten jouw offertes online ondertekenen met een digitale handtekening. Je hoeft je klant hierdoor geen vervelende handelingen meer uit te voeren zoals de offerte afdrukken, ondertekenen, weer inscannen en terugsturen.

Koppel naadloos met je accountant
Je hoeft je facturen niet meer handmatig aan je accountant of boekhouder aan te leveren. Via onze naadloze koppelingen met een boekhoudpakket wordt de administratie dagelijks online geëxporteerd. Dit bespaart jou en je accountant tijd.

Kortom, factureren was nog nooit zo makkelijk. Ga naar www.wefact.nl en start vandaag nog met het factuurprogramma WeFact voor € 12,50 per maand!

WeFact aanwezig tijdens Exact Live op 15 november in de Jaarbeurs Utrecht!

Exact organiseert op woensdag 15 november 2017 in de Jaarbeurs te Utrecht de 6e editie van Exact Live. WeFact is hierbij aanwezig als showcase partner met een eigen stand en zal tevens een beurssessie houden. De Exact Live beurs is gratis te bezoeken tussen 8:00 – 17:30 uur.

Met WeFact kan een ondernemer zelf foutloos online factureren en wordt de administratie automatisch doorgezet naar Exact Online. Door deze naadloze integratie is de accountant geen tijd meer kwijt aan het invoeren van de boekingen en corrigeren van fouten in de facturen. De samenwerking tussen beide pakketten zorgt voor een krachtige combinatie.

Dit jaar zullen we tijdens Exact Live onze nieuwste features kunnen toelichten. Wil jij meer weten over het factureren in meerdere valuta’s en een kijkje nemen in onze vernieuwde inkoopkant met gratis herkenning? Kom ons dan een bezoekje brengen, schrijf je gratis in!

WeFact aanwezig tijdens Exact Live op 9 november

Exact organiseert op woensdag 9 november 2016 in de Jaarbeurs te Utrecht de 5e editie van Exact Live. WeFact is hierbij aanwezig als partner met een eigen stand. De Exact Live beurs is gratis te bezoeken tussen 9.30 – 17.30 uur.

Met WeFact kan een ondernemer zelf foutloos online factureren en wordt de administratie automatisch doorgezet naar Exact Online voor de accountant. Deze naadloze integratie maakt het een krachtige combinatie.

Het thema van dit jaar is: Be Tech Curious. Ontdek daarom tijdens de beurs hoe technologie ‘het leven makkelijker kan maken’. Kom ons een bezoekje brengen en schrijf hier gratis in.

exactlive-wefact

Nieuws SEPA incasso: veranderingen verwerkingstijden bank

De SEPA incassoprocedure gaat veranderen. Sommige ondernemers zullen hier al bericht over ontvangen hebben van hun bank. De verandering heeft betrekking op de verwerkingstijden van de banken voor (normale) SEPA automatische incasso. De verwerkingstijden voor de bedrijven incasso blijven onveranderd.

De verwerkingstijd die nu gehanteerd wordt is 6 (eerste incasso) en 3 werkdagen (vervolgincasso). Dit gaat veranderen naar 2 en 1 werkdagen, de doorvoering hiervan verschilt per bank. De status van eerste incasso wordt met deze verandering optioneel.

Wijzigingen per bank
Deze wijziging wordt per bank doorgevoerd:

  • De ABN Amro voert de wijziging door vanaf 22 november 2016 en geeft aan dat er maar één werkdag verwerkingstijd zal zijn.
  • De Rabobank voert het 1 januari 2017 door met een verwerkingstijd van twee werkdagen.
  • De ING voert de wijziging door vanaf 20 november 2016 en geeft aan dat er maar één werkdag verwerkingstijd zal zijn.

Staat uw bank er niet bij, informeer dan zelf bij uw eigen bank.

Moet ik iets veranderen aan mijn proces in WeFact?
Nee. De verplichte vooraankondiging blijft namelijk bestaan, en die bepaalt in welke incassobatch een factuur komt. Hetgeen dat verandert is de aanlevertijd bij de bank.

Tip: doordat u straks korter op het incassomoment de batch kunt aanleveren bij de bank, zou u de vooraankondigingstermijn ook kunnen verkleinen. U zou dit kunnen verkleinen tot minimaal 5 dagen voor de incassodatum. Nadeel van het zo kort op elkaar instellen is de kans dat u de batch te laat aanlevert bij de bank groter is.
Indien u een kortere vooraankondigingstermijn dan 14 dagen hanteert dient u dit wel met uw klant (in de machtigingsovereenkomst) overeen te komen.

Waar in WeFact verander ik de verwerkingstijden van mijn bank?
Dit kan in het menu bij “Instellingen” onder “Betaalmogelijkheden”, bij de instellingen voor automatische incasso. Onder het kopje “Verwerkingstijden van de bank” kunt u het aantal dagen wijzigen.

WeFact bestaat 10 jaar!

Het is alweer 10 jaar geleden dat WeFact begon en dat moet natuurlijk gevierd worden! Daarom staat de maand oktober in het teken van ons 10 jarig bestaan. Vandaag, 1 oktober, willen we iedereen een terugblik geven hoe WeFact is ontstaan in 2005, toen online werken nog niet zo gebruikelijk was als nu.

WeFact 10 jaar

2005: Het begin
Ondanks dat 2005 nog maar 10 jaar geleden is, waren er nog geen smartphones zoals de iPhone of Android telefoons en werkte bijna iedereen in Internet Explorer 6 op Windows XP. Jeroen Blox en Roel Korting, de oprichters van WeFact, waren in die tijd actief als zelfstandige webontwikkelaars. Bij beide speelde de behoefte om periodiek te factureren. In de bestaande facturatie-/boekhoudpakketten was hier geen mogelijkheid voor. Uit deze frustratie zagen Jeroen en Roel een uitdaging: het realiseren van een facturatiepakket waar iedere ondernemer zelf op een eenvoudige manier online zijn administratie in kan doen.

2006: Lancering tweede product WeFact Hosting
WeFact biedt twee producten aan. WeFact Standard, een online facturatiepakket voor ZZP’ers en kleine ondernemers. WeFact Hosting, een bedrijfsautomatiserings- en facturatiepakket voor de hostingbranche. Het tweede product, WeFact Hosting, is één jaar later op 1 oktober 2006 gelanceerd. In die jaren kwamen de prijzen voor de hostingbranche steeds verder onder druk en dus ook de marges. Automatisering van de processen van bestelling tot oplevering was daarom een noodzakelijke ontwikkeling waar met WeFact Hosting op ingespeeld werd. Dat er behoefte was aan deze automatisering werd direct bevestigd na de lancering. In de eerste week heeft WeFact meer dan 75 hostingbedrijven mogen verwelkomen. Negen jaar later wordt nog steeds een grote groep van deze eerste hostingbedrijven bediend.

Ontwikkelen aan een betrouwbare en duurzame dienst
Al 10 jaar lang wordt er dagelijks doorontwikkeld. De input van deze doorontwikkeling is mede te danken aan de voortdurende feedback en suggesties van WeFact gebruikers om de producten nog beter te maken. Gedurende de jaren zijn de webtechnieken veel veranderd, net zoals de WeFact producten zelf. WeFact Standard heeft maar liefst drie keer een metamorfose ondergaan en WeFact Hosting twee keer.
Vanaf het begin is de visie geweest om gebruiksvriendelijke producten met goede ondersteuning te leveren. Beslissingen en ontwikkelingen moe(s)ten bijdragen aan het algemeen belang: de producten beter maken voor zo veel mogelijk WeFact gebruikers. Inmiddels maken duizenden ondernemers dagelijks gebruik van de WeFact producten.

Waar blijft het feestje?
WeFact heeft deze maand een aantal verrassingen in petto. We kondigen enkele nieuwe functionaliteiten aan en hebben een ludieke actie in gedachten om digitaal factureren verder te promoten. Meer volgt gedurende deze maand.

WeFact aanwezig tijdens Jaarcongres Accountant 2015

Wolters Kluwer organiseert op dinsdag 29 september 2015 in het NBC Congrescentrum te Nieuwegein de 10e editie van het Jaarcongres Accountant. WeFact is hierbij aanwezig met een eigen stand en deze is te bezoeken tussen 8.30 – 17.00 uur.

Ervaringen van ondernemers en accountants wijzen uit dat ZZP’ers en kleine ondernemers zelf hun facturatie willen doen. Het gebruik van een boekhoudpakket is echter vaak te ingewikkeld voor hen.
WeFact presenteert de mogelijkheden voor ondernemers om hun eigen facturatie eenvoudig, snel en foutloos te regelen en biedt een koppeling voor accountants om dit te exporteren naar boekhoudprogramma’s. Tijdens het congres zal WeFact ook ontwikkelingen presenteren speciaal voor accountants welke in oktober binnen WeFact Standard beschikbaar zullen zijn..

Het thema van het Jaarcongres Accountant is: ‘Van Financieel dienstverlener naar ondernemende business partner’. Inschrijven en aanvullende informatie over bijvoorbeeld PE punten zijn hier terug te vinden. Nieuwsgierig geworden? Maak een afspraak of bezoek onze stand!