Bankafschriften inlezen: ondersteuning voor CAMT, slimmere herkenning en betere workflow

Afgelopen maanden is er door ons gewerkt aan een module voor het inlezen van bankafschriften. De banktransacties die u bij uw bank kan downloaden kunnen geïmporteerd worden in WeFact. Vervolgens kunt u iedere banktransactie één voor één af gaan en koppelen aan een inkoopfactuur, verkoopfactuur of incassobatch. Bij dit proces zal WeFact u helpen om automatisch deze match te maken of, indien een match niet gemaakt kan worden, suggesties geven.

Wat is er nieuw?
We hebben de module vanaf de grond af aan ontwikkeld waarbij er gelet is op slimme en betrouwbare herkenning, gebruiksgemak en duidelijkheid bij het verwerken van banktransacties. De banktransacties worden nu ook opgeslagen bij de factuur, zodat u altijd terug kan zoeken hoe een banktransactie verwerkt is.

We bieden ondersteuning voor de bestandsformaten MT940, MT940 structured (uitgebreidere versie van MT940) en CAMT.053. We adviseren, indien uw bank hier over beschikt, CAMT.053 te gebruiken. Het CAMT.053 formaat bevat namelijk de meeste informatie over een transactie en komt zodoende het verwerken van de transacties ten goede.
WeFact herkent of banktransacties al eerder geïmporteerd zijn, zodat het dubbel verwerken voortaan voorkomen wordt.

Beschikbaar in WeFact Standard en WeFact Hosting
De nieuwe module is beschikbaar voor beide producten. WeFact Standard gebruikers kunnen vanaf heden er gebruik van maken.

WeFact Hosting gebruikers kunnen vanaf vandaag de module in gebruik nemen. Klik binnen uw WeFact Hosting op het versienummer te klikken en download op de downloadpagina de nieuwste (tussen)versie 3.3.2. In deze tussenversie zijn overigens ook veel andere kleine verbeteringen doorgevoerd, zoals het kunnen pauzeren van het betalingstraject van een factuur (er worden dan geen betalingsherinneringen meer verstuurd) en een nieuwe DNS.be integratie.

Accepteer Bitcoin betalingen via Mollie

Klanten van WeFact kunnen vanaf heden Bitcoin betalingen accepteren via de betalingsprovider Mollie. Een eigen Bitcoin wallet is daarvoor niet nodig. U ontvangt de Bitcoin betalingen in euro’s op uw rekening. Hierdoor loopt u zelf geen risico met koersschommelingen.

Websiteprofiel aanmaken binnen Mollie
Om gebruik te maken van deze betaalmethode, dient u binnen uw Mollie account een websiteprofiel aan te maken of te bewerken. Binnen dit websiteprofiel kunt u de gewenste betaalmethodes aanvinken, waaronder Bitcoin maar ook iDEAL, creditcard en Mister Cash.

WeFact Standard gebruikers
U hoeft binnen WeFact geen verdere actie te ondernemen, als u onder “Mijn instellingen” > tabblad “Betaalmogelijkheden” al een ‘Mollie API key’ heeft ingevuld. Indien u daar uw Mollie partner ID heeft ingevuld, kunt u contact met ons opnemen, zodat we de nieuwe Mollie koppeling voor u kunnen activeren.

WeFact Hosting gebruikers
Om naast iDEAL ook gebruik te kunnen maken van de nieuwe betaalmethoden creditcard, Mister Cash en/of Bitcoins, dient u onderstaand bestand te downloaden en de inhoud van dit ZIP bestand te plaatsen in de map “Klanten/betalen/”. Vervolgens voegt u via “Instellingen” > “Betaalmogelijkheden” de nieuwe betaalmethode toe door de map ‘mollie’ te selecteren.

WeFact Hosting versie 3.3: SSL certificaten, nieuwe API, bijlagen, definieer eigen velden, etc.

Zojuist is WeFact Hosting versie 3.3 officieel beschikbaar gesteld. Deze versie bevat veel nieuwe functionaliteiten die de afgelopen maanden in beta versies beschikbaar zijn gesteld en getest. Daarnaast hebben we op verschillende fronten WeFact Hosting verbeterd en gebruiksvriendelijker gemaakt. Hieronder informeren wij u graag over de veranderingen.

Verbeteringen en nieuwe functionaliteiten zijn o.a.:

  • Bijlagen meesturen met een factuur of offerte (zie eerder blog bericht).
  • Definieer eigen velden die gebruikt kunnen worden bij een debiteur (zie eerder blog bericht).
  • U kunt er voor kiezen om bedragen exclusief of inclusief BTW in te vullen.
  • Ticketsysteem verbeteringen, waaronder het locken van een ticket.
  • SEPA Direct Debit module verder verbeterd.
  • Koppeling met Oxxa fors verbeterd en ondersteuning voor DNS template.
  • Ondersteuning DNS template bij OpenProvider koppeling.
  • SIDN importeermogelijkheid (CSV bestanden).
  • Ondersteuning van alle nieuwe (nog uit te geven) domeinnaam extensies.

NIEUW:  SSL module
Vanaf heden kunt u SSL certificaten beheren in WeFact Hosting. Aanvragen van certificaten kunnen aangevraagd worden bij OpenProvider en Xolphin. Klanten kunnen SSL certificaten direct in uw bestelformulier bestellen.
Lees een uitgebreidere functieomschrijving van alle mogelijkheden in een eerder blog bericht: Beheer uw SSL certificaat… gewoon vanuit WeFact Hosting.

NIEUW:  API versie 2
We hoorden regelmatige klanten over de beperkingen die de huidige API heeft. Daarom hebben we een gloednieuwe API ontwikkeld die vrijwel alle huidige functionaliteiten binnen WeFact Hosting ondersteund. De ‘oude’ API v1 blijft backward compatible. De documentatie en voorbeeld PHP bestanden van de nieuwe API v2 vindt u hier: www.wefact.nl/wefact-hosting/apiv2/

Hoe update ik naar versie 3.3?
Klik op het rode versienummer boven in uw WeFact Hosting. De downloadpagina in ons klantenpaneel wordt nu geopend. Hier heeft u de mogelijkheid om de update naar versie 3.3 te downloaden. Het is mogelijk om te updaten vanaf versie 3.1. Heeft u nog een oudere versie, zorg dan eerst dat u update tot versie 3.1. De oudere versies kunt u ook downloaden in ons klantenpaneel.

Beheer uw SSL certificaat… gewoon vanuit WeFact Hosting

Naast de mogelijkheden van WeFact Hosting om domeinnamen realtime te registeren en hosting accounts aan te maken, zal binnenkort een extra diensttype beschikbaar komen.
Via deze weg presenteren we met trots de SSL module!

Een korte introductie
Het configureren
Binnen WeFact Hosting kunt u uw  SSL producten definiëren. Tijdens het definiëren selecteert u de SSL leverancier met het bijbehorende SSL product van de leverancier. Alle specificaties van het product worden opgehaald, zoals de beschikbare aanvraagperiodes en de ondersteuning voor wildcard en multi-domein. Dit bespaart invoerwerk en voorkomt fouten!
Het is gebruikelijk om een SSL certificaat tegen een gereduceerd tarief te leveren wanneer de klant het certificaat voor een langere periode afneemt. Binnen WeFact Hosting is het mogelijk om per aanvraagperiode een prijs per jaar op te kunnen geven, en dus ook een gereduceerd tarief door te rekenen.

SSL product informatie wordt verkregen van de registrar

Beschikbaar in bestelformulier
Een SSL certificaat kan handmatig via de backoffice aangemaakt worden. Daarnaast kan de klant ook via het bestelformulier een SSL certificaat aanvragen. Dit kan eenvoudig via een uitklapmenu of via een gebruiksvriendelijke keuze-wizard. Een SSL certificaat kan een fantastische upsell mogelijkheid zijn richting uw (bestaande) klanten.

Aanvragen en installeren
Het aanvragen van een SSL certificaat kan door WeFact Hosting worden gestart. De aanvraagstatus wordt automatisch in de gaten gehouden. Zodra een certificaat succesvol is aangevraagd en dus geïnstalleerd kan worden op de server, zult u een notificatie ontvangen.
Op dit moment dient de installatie nog handmatig gedaan te worden, maar we hebben de intentie om ook dit volledig te gaan automatiseren.

Voorbeeld van actief SSL certificaat

Beheren van uw SSL certificaten
De SSL module binnen WeFact Hosting stelt u in staat om zeer overzichtelijk te waken over uw SSL certificaten. U hoeft niet meer in het control paneel van uw SSL leverancier in te loggen, alle acties kunt u doen vanuit het vertrouwde WeFact Hosting. Denk hierbij aan acties om een SSL certificaat terug te trekken, te verlengen, domeinnamen toe te voegen/verwijderen of wijzigingen aan het SSL certificaat aan te brengen.

Verlengen van een SSL certificaat
Abonnementen van SSL certificaten zullen standaard niet automatisch opnieuw worden gefactureerd, maar pas zodra de verlenging van het SSL certificaat is uitgevoerd. Een handmatige actie is dus vereist, maar geeft u wel de gelegenheid om eventueel een SSL certificaat voor een langere of kortere periode aan te vragen. WeFact Hosting zal u tijdig herinneren om een SSL certificaat te verlengen.

SSL leveranciers: Openprovider en Xolphin
Om betrouwbaar SSL certificaten aan te vragen is er een intensieve samenwerking met de veelgebruikte partijen Openprovider en Xolphin. Hierdoor kunnen SSL certificaten met domein-validatie, organisatie-validatie en uitgebreide validatie worden aangevraagd.
Bent u nog geen klant bij hun, informeer dan bij hun naar de mogelijkheden.

Interesse? Neem deel aan de beta
De SSL module zal vanaf januari 2014 onder een kleine groep geïnteresseerden beschikbaar worden gesteld. Biedt u reeds SSL certificaten aan of wilt u dit gaan aanbieden, dan zal deze module veel werk uit handen nemen en bijdragen aan meer omzet. We zouden graag uw feedback horen!

U kunt zich aanmelden voor de beta versie door een e-mail te sturen naar: helpdesk@wefact.nl. Vermeld daarbij of u gebruik maakt van Openprovider of Xolphin.

De tijd dringt om over te gaan naar de SEPA incasso

De afgelopen weken ontvangen wij steeds vaker de vraag van klanten of WeFact Standard en WeFact Hosting de nieuwe SEPA automatische incasso ondersteunt die vanaf 1 februari 2014 verplicht gesteld wordt door de banken. Zoals we voor de zomer berichtten zijn beide producten al sinds juli 2013 gereed om via SEPA te incasseren. Via dit blog bericht willen we nogmaals u informeren over de overgang.

Verschil tussen de oude CLIEOP3 variant en de nieuwe SEPA variant
Veelal wordt er gedacht en zelfs vanuit de banken gecommuniceerd dat het verschil in het bestandsformaat zit. In plaats van een CLIEOP3 bestand dient er een zogenoemd XML bestand (PAIN formaat) bij de bank aangeleverd te worden. Dit klopt, echter is dit te kort door de bocht beredeneerd en dient u zich als ondernemer en incassant aan veel meer regels te houden!

Goed om daarom deze regels puntsgewijs door te nemen:

  • U kunt incasseren van bankrekeningen buiten Nederland, namelijk bij klanten uit Europa. Hiervoor krijgt u van uw bank een nieuwe. SEPA euro incasso overeenkomst en een IncassantID, uw unieke kenmerk om incasso’s uit te voeren.
  • Met iedere debiteur waarmee u een machtigingsovereenkomst aangaat spreekt u een zogenoemd machtigingskenmerk af. Dit is het kenmerk waaraan de klant (en u) de overeenkomst kan herleiden.
  • U dient vooraf de debiteur te informeren over de exacte datum wanneer het bedrag geïncasseerd wordt. Dit kan/mag in de factuur e-mail.
  • Het incasso bestand (XML, PAIN formaat) dient u voortijdig bij uw bank aan te leveren in verband met de verwerkingstijden bij de bank. Dit in tegenstelling tot de ‘vrijblijvende’ CLIEOP3 incasso wijze waarbij incasso’s vrijwel direct werden uitgevoerd.

Een unieke SEPA module van WeFact
Door deze verandering is het incasso-proces complexer geworden. Om het voor u werkbaar te houden hebben we een unieke module ontwikkeld die al het werk uit handen neemt.

Batches worden automatisch aangemaakt. Incasso facturen zullen ook weer automatisch aan de eerst mogelijke batch worden toegevoegd. WeFact zal vervolgens aangeven wanneer een batch gedownload en geïmporteerd bij uw bank moet worden.
Daarnaast zorgt WeFact dat een debiteur een machtigingskenmerk krijgt en zal in de gaten houden of de batch binnen de limieten van uw incasso contract valt.

Hulp en verdere uitleg
WeFact Standard gebruikers

WeFact Hosting gebruikers:

 

Hanteer prijzen inclusief BTW en voeg bijlagen toe aan facturen/offertes

Een steeds vaker gemiste functionaliteit die we hoorden was het kunnen invoeren van prijzen incl. BTW. Het is namelijk niet mogelijk om op basis van een exclusief BTW bedrag precies uit te komen op € 10,00 of € 35,00 incl. BTW. In de nieuwe WeFact Hosting (tussen)versie 3.2.3 bieden we hier nu wel ondersteuning voor, evenals een aantal andere interessante toevoegingen zoals het kunnen meesturen van bijlagen bij een factuur of offerte.

Hanteer prijzen inclusief BTW
U kunt instellen om binnen het volledige pakket te werken met prijzen exclusief of inclusief BTW. Deze instelling vindt u door in het menu te gaan naar “Instellingen” en vervolgens “WeFact voorkeuren”. In het tabblad “BTW” vindt u de instelling “Wilt u prijzen exclusief of inclusief BTW hanteren?”.
Bovendien kunt u per factuur of bestelformulier een afwijkende voorkeur instellen.

Stuur bijlagen mee met een factuur of offerte
Een ander veelgestelde vraag is de mogelijkheid om bijlagen mee te sturen bij een factuur of offerte. Denk hierbij aan een urenoverzicht of productbrochure. Onderaan bij het toevoegen en bewerken van een factuur of offerte vindt u de mogelijkheid om bijlagen te kiezen. Ook kunt u er voor kiezen om één of meerdere bestanden te slepen (drag & drop) naar het invoerformulier waarmee u het uploaden van de bestanden start. Alle bijlagen worden altijd meegestuurd bij het per e-mail versturen van de factuur of offerte.

Bijlage bij een factuur toevoegen

SIDN facturatieperiode instelling
Zoals eerder in een ander blog bericht gemeld zal SIDN haar facturatiebeleid vanaf 1 januari 2014 veranderen waarbij voor een deelnemer de keuze is om een domeinnaam per 1, 3 of 12 maanden te registreren. In versie 3.2.3 kunt u nu bij de registrar SIDN uw voorkeursfacturatieperiode instellen.

Binnenkort: Een gloednieuwe API (versie 2)
Al enkele maanden zijn wij druk bezig met de ontwikkeling van een geheel vernieuwde API. De huidige API (versie 1) kent een beperkt aantal functionaliteiten, waardoor klanten tijdens integraties tegen bepaalde zaken aanliepen. De nieuwe API zal dit euvel oplossen. Vrijwel alle functionaliteiten die binnen WeFact Hosting aanwezig zijn, zullen ook beschikbaar zijn als functie binnen de API. De API versie 1 zal backward compatible gehouden worden.

Indien u van plan bent om met de API aan de slag te gaan, kunt u contact met ons opnemen om binnenkort de BETA versie te ontvangen. Zo kunt u uw integraties en ideeën direct baseren op de nieuwe API!

SIDN: wijziging facturatiebeleid voor deelnemers

We ontvangen afgelopen weken veel vragen van SIDN deelnemers over de wijziging in het facturatiebeleid van SIDN en wat dit betekent voor de werking binnen WeFact Hosting. Graag informeren wij de gebruikers die SIDN deelnemer zijn hierover.

Wat wijzigt er in het facturatiebeleid bij SIDN?
Vanaf 1 januari 2014 zal SIDN niet langer alleen een facturatieperiode van 3 maanden kennen, maar zal het ook mogelijk zijn om domeinnamen per maand of per jaar vooruit te betalen. Bij het registreren of verhuizen van domeinnamen kan de gewenste facturatieperiode worden aangegeven. Huidige domeinnamen blijven standaard op 3 maanden staan, tenzij dit binnen het DRS per domeinnaam handmatig wordt gewijzigd.

Wat betekent dit voor de koppeling in WeFact Hosting?
In WeFact Hosting zal in de volgende update een algemene instelling voor de registrar SIDN komen waar u de facturatieperiode van 1 maand, 3 maanden of 1 jaar kunt kiezen. Deze instelling wordt gebruikt bij alle registraties of verhuizingen vanuit WeFact Hosting.
Het zal niet mogelijk worden om vanuit WeFact per domeinnaam een afwijkende facturatieperiode te kiezen.

Vanwege miscommunicatie met SIDN kan het zijn dat sommige klanten een ander antwoord van ons hebben ontvangen dan bovenstaande berichtgeving. Onze excuses hiervoor.

 

 

Eigen velden definiëren in WeFact Hosting

Regelmatig krijgen we vragen over het zelf kunnen definiëren van velden, om meer informatie bij een debiteur op te kunnen slaan. Vanaf WeFact Hosting (tussen)versie 3.2.2 die sinds 26 september 2013 beschikbaar is, hebben we deze mogelijkheid toegevoegd.

Wat kan ik doen met eigen velden? 
De extra velden geven u de vrijheid om meer informatie op te slaan. Denk bijvoorbeeld aan hoe een klant bij u terecht is gekomen (in het bestelformulier) of het opslaan van de geboortedatum.

De extra velden kunnen worden gebruikt bij een debiteur, domeinnaam contact en in het bestelformulier. U kunt verschillende type velden definiëren: een tekstveld, selectieveld, checkboxen, radiobuttons, datumveld of een textarea.

Alle eigen gedefinieerde velden zijn te gebruiken in e-mail – en PDF templates en zijn ook beschikbaar in de koppeling naar de registrar.

Waar te vinden binnen WeFact Hosting
Ga in het menu naar “Instellingen” en onder “WeFact voorkeuren” vindt u de menuknop
“Eigen gedefinieerde velden”.

Eigen gedefinieerde velden

Maak zelf een koppeling met je betaalprovider

Met kennis van PHP kan er een integratie ontwikkeld worden met een betaalprovider die beschikt over een API. Op deze manier kunt u uw vertrouwde betaalprovider gebruiken binnen WeFact Hosting.

Een handleiding en voorbeeld kan gevonden worden op de volgende pagina:
https://www.wefact.nl/wefact-hosting/developer/payment-provider/

Afgelopen weken is er op basis van de informatie een koppeling gerealiseerd met de betaalprovider Sisow. Meer informatie en een downloadlink vindt u op de partner pagina over Sisow: www.wefact.nl/wefact-hosting/partners/sisow/

U bent vrij om uw eigen gemaakte koppelingen te verspreiden of delen met anderen.

WeFact Hosting versie 3.2: SEPA ondersteuning en veel verbeteringen

Zojuist is WeFact Hosting versie 3.2 officieel beschikbaar gesteld. Deze versie bevat voornamelijk veel verbeteringen die we de afgelopen tijd hebben ontvangen van onze klanten en ondersteuning voor de nieuwe automatische incasso SEPA variant. Hieronder informeren wij u graag over wat er veranderd is.

Enkele verbeteringen

  • Agenda handelingen verlopen dynamisch en mogelijkheid om te zoeken.
  • 2 nieuwe betaalmogelijkheden: 2Checkout en Google Wallet.
  • Franse taal in het bestelformulier beschikbaar.
  • Ondersteuning voor IDN domeinnamen.
  • Exporteren naar CSV: kunnen filteren op alleen incasso facturen, debiteurgroep en wachtwoord debiteur mee exporteren en sortering facturen verbeterd.
  • Herinnering verlengen abonnement nu ook alleen te versturen naar particulieren.
  • (Autosuggest) zoeken fors verbeterd en geoptimaliseerd.
  • Bij het toevoegen van een domeinnaam kan de beschikbaarheid worden gecontroleerd.
  • Ticketsysteem: CC-veld toegevoegd en mogelijkheid om notificatie naar medewerker die ticket beantwoord heeft te sturen.
  • PLESK 11 ondersteuning verbeterd.
  • Bestellingen kunnen automatisch worden doorgezet, alleen wanneer deze betaald zijn.
  • Uitgebreide mogelijkheden voor beheren BTW percentages.
  • Verbetering sorteringen in overzichten.

SEPA automatische incasso module
Eind 2013 zult u over moeten stappen op de nieuwe automatische incasso SEPA variant in verband met de overstap naar de IBAN rekeningnummers. Belangrijke veranderingen, weetjes en screenshots hoe de nieuwe module eruit ziet vindt u in een eerder blog bericht: Nieuwe Europese automatische incasso module: SEPA direct debit.

Koppeling met boekhoudpakketten Exact Online, Twinfield en Afas
Het is vanaf heden ook mogelijk om uw administratie vanuit WeFact Hosting eenvoudig te exporteren naar Exact Online, Twinfield of Afas. De kosten voor deze module bedragen € 5,- excl. BTW per maand, maar u kunt eerst 2 weken de module kosteloos en vrijblijvend uitproberen.

Hoe download ik de nieuwe versie?
Klik op het rode versienummer boven in uw WeFact Hosting. De downloadpagina in ons klantenpaneel wordt nu geopend. Hier heeft u de mogelijkheid om de update naar versie 3.2 te downloaden. Het is mogelijk om te updaten vanaf versie 3.0. Heeft u nog een oudere versie, zorg dan eerst dat u update tot versie 3.0. De oudere versies kunt u ook downloaden in ons klantenpaneel.