WeFact Hosting versie 3.2: SEPA ondersteuning en veel verbeteringen

Zojuist is WeFact Hosting versie 3.2 officieel beschikbaar gesteld. Deze versie bevat voornamelijk veel verbeteringen die we de afgelopen tijd hebben ontvangen van onze klanten en ondersteuning voor de nieuwe automatische incasso SEPA variant. Hieronder informeren wij u graag over wat er veranderd is.

Enkele verbeteringen

  • Agenda handelingen verlopen dynamisch en mogelijkheid om te zoeken.
  • 2 nieuwe betaalmogelijkheden: 2Checkout en Google Wallet.
  • Franse taal in het bestelformulier beschikbaar.
  • Ondersteuning voor IDN domeinnamen.
  • Exporteren naar CSV: kunnen filteren op alleen incasso facturen, debiteurgroep en wachtwoord debiteur mee exporteren en sortering facturen verbeterd.
  • Herinnering verlengen abonnement nu ook alleen te versturen naar particulieren.
  • (Autosuggest) zoeken fors verbeterd en geoptimaliseerd.
  • Bij het toevoegen van een domeinnaam kan de beschikbaarheid worden gecontroleerd.
  • Ticketsysteem: CC-veld toegevoegd en mogelijkheid om notificatie naar medewerker die ticket beantwoord heeft te sturen.
  • PLESK 11 ondersteuning verbeterd.
  • Bestellingen kunnen automatisch worden doorgezet, alleen wanneer deze betaald zijn.
  • Uitgebreide mogelijkheden voor beheren BTW percentages.
  • Verbetering sorteringen in overzichten.

SEPA automatische incasso module
Eind 2013 zult u over moeten stappen op de nieuwe automatische incasso SEPA variant in verband met de overstap naar de IBAN rekeningnummers. Belangrijke veranderingen, weetjes en screenshots hoe de nieuwe module eruit ziet vindt u in een eerder blog bericht: Nieuwe Europese automatische incasso module: SEPA direct debit.

Koppeling met boekhoudpakketten Exact Online, Twinfield en Afas
Het is vanaf heden ook mogelijk om uw administratie vanuit WeFact Hosting eenvoudig te exporteren naar Exact Online, Twinfield of Afas. De kosten voor deze module bedragen € 5,- excl. BTW per maand, maar u kunt eerst 2 weken de module kosteloos en vrijblijvend uitproberen.

Hoe download ik de nieuwe versie?
Klik op het rode versienummer boven in uw WeFact Hosting. De downloadpagina in ons klantenpaneel wordt nu geopend. Hier heeft u de mogelijkheid om de update naar versie 3.2 te downloaden. Het is mogelijk om te updaten vanaf versie 3.0. Heeft u nog een oudere versie, zorg dan eerst dat u update tot versie 3.0. De oudere versies kunt u ook downloaden in ons klantenpaneel.

Koppel uw administratie aan Twinfield

Sinds vandaag is het mogelijk om eenvoudig uw administratie vanuit WeFact te exporteren naar Twinfield. Er wordt rechtstreeks contact gelegd met de webservice van Twinfield, onhandige en handmatige handelingen zijn hierdoor niet nodig. Twinfield is inmiddels het vijfde boekhoudpakket dat ondersteund wordt.

2 weken proberen
U kunt de boekhoudmodule eerst 2 weken kosteloos uitproberen. Ga hiervoor binnen WeFact Standard naar “Mijn instellingen” en vervolgens in het menu “Exporteren”. Kies hier voor Twinfield. Voor WeFact Hosting is deze optie beschikbaar vanaf (komende) versie 3.2 onder het menu ‘Beheer’ en dan te kiezen voor ‘Exporteren’. U kunt eventueel nu al contact met ons opnemen om gebruik te maken van de koppeling.

Na 2 weken kunt u besluiten om de boekhoudmodule af te nemen (de proefperiode wordt niet automatisch een betaalde versie). De kosten bedragen € 5,- excl. BTW per maand.

Nieuwe Europese automatische incasso module: SEPA direct debit

Eerder kondigde we al aan dat we bezig waren met een nieuwe automatische incasso methode voor de Europese SEPA variant waar iedereen naar over moeten stappen in verband met de overstap naar IBAN rekeningnummers. De SEPA variant stelt u in staat om niet alleen meer van Nederlandse bankrekeningen te incasseren, maar ook van bankrekeningen binnen Europa.

SEPA in het kort
De SEPA variant heeft een andere (strictere) werkwijze dan u gewend was met de CLIEOP3 variant. In het kort enkele veranderingen die u moet weten:

  • U heeft/krijgt van uw bank een Incassant ID. Iedere debiteur heeft u een machtigingskenmerk. Dit is een uniek kenmerk waar de machtiging aan te herkennen is.
  • Het Incassant ID en machtigingskenmerk dient u te communiceren in het machtigingsformulier.
  • Indien u reeds een machtigingsovereenkomst heeft met uw debiteur, dan hoeft er niet een nieuwe overeenkomst afgesloten te worden. De oude volstaan. De datum van ondertekenen moet zijn ’01-11-2009′ en incassotype ‘Doorlopende machtiging: eerste opdracht’.
  • U dient vooraf de debiteur te informeren over de exacte datum wanneer het bedrag geïncasseerd wordt. Dit kan/mag in het factuur e-mail bericht.
  • Het incasso bestand (PAIN formaat) dient u voortijdig bij uw bank aan te leveren, in tegenstelling tot het CLIEOP3 bestand waarbij incasso’s direct werden uitgevoerd.

Nieuwe werkwijze
Door deze veranderingen is het proces van incasseren complexer geworden. We hebben echter geprobeerd een overzichtelijke werkwijze binnen WeFact te hanteren die veel (denk)werk voor u uit handen zal nemen.
Er zullen automatisch batches aangemaakt worden. Incasso facturen zullen automatisch aan de eerst mogelijke batch worden toegevoegd. WeFact zal vervolgens aangeven wanneer een batch gedownload en geïmporteerd bij uw bank moet worden. Het invullen van een machtigingskenmerk per debiteur zal WeFact automatisch invullen, de vooraankondiging kunt u in de factuur e-mail vermelden en er zal in de gaten worden gehouden of de batch binnen de limieten van uw incasso contract valt.

Wanneer beschikbaar?
In WeFact Standard zal de module in juli beschikbaar komen. Er zal eerst nog eind juni een update komen met veel kleine verbeteringen en een aantal nieuwe functionaliteiten.
Voor WeFact Hosting is versie 3.2 vanaf nu in beta beschikbaar! Geïnteresseerden kunnen met ons contact opnemen. Over enkele weken zal de officiële versie worden uitgerold.

Het is verstandig om nu alvast contact op te nemen met uw bank, om een euro-incasso contract aan te vragen.

Exact Online, het vierde boekhoudpakket dat ondersteund wordt

Vanaf heden wordt ook het boekhoudpakket Exact Online ondersteund om uw WeFact administratie mee uit te wisselen. Gegevens worden direct gecommuniceerd naar de webservice van Exact, zonder dat u hiervoor bestanden moet downloaden en importeren. Eenvoudiger geld op uw boekhouder besparen kan bijna niet!

2 weken proberen
U kunt de boekhoudmodule eerst 2 weken kosteloos uitproberen. Ga hiervoor binnen WeFact Standard naar “Mijn instellingen” en vervolgens in het menu “Exporteren”. Kies hier voor Exact. Voor WeFact Hosting is deze optie beschikbaar vanaf (komende) versie 3.2 onder het menu ‘Beheer’ en dan te kiezen voor ‘Exporteren’. U kunt eventueel nu al contact met ons opnemen om gebruik te maken van de koppeling.

Na 2 weken kunt u besluiten om de boekhoudmodule af te nemen (de proefperiode wordt niet automatisch een betaalde versie). De kosten bedragen € 5,- excl. BTW per maand.

Ondersteuning Twinfield
We zijn ook bezig om een koppeling te realiseren met Twinfield. Gebruikt u Twinfield en wilt u gebruik maken van de boekhoudmodule? Stuur ons dan een e-mail op sales@wefact.nl om op de hoogte te worden gebracht wanneer de boekhoudmodule beschikbaar is!

Exporteer naar Afas

Nadat we eerder berichtten over de exporteermogelijkheden naar de boekhoudpakketten SnelStart en Reeleezee is er nu ook ondersteuning voor Afas. Via WeFact kunt u eenvoudig CSV bestanden downloaden, welke u in uw Afas omgeving kunt importeren. Op deze manier hoeft u geen gegevens meer over te typen en kunt u aanzienlijk besparen op de kosten van uw boekhouder.

2 weken proberen
U kunt de boekhoudmodule eerst 2 weken kosteloos uitproberen. Ga hiervoor binnen WeFact Standard naar “Mijn instellingen” en vervolgens in het menu “Exporteren”. Kies hier uw boekhoudpakket. Voor WeFact Hosting is deze optie beschikbaar vanaf (komende) versie 3.2 onder het menu ‘Beheer’ en dan te kiezen voor ‘Exporteren’.
Na deze 2 weken kunt u besluiten om de boekhoudmodule af te nemen (de proefperiode wordt niet automatisch een betaalde versie). De kosten bedragen € 5,- excl. BTW per maand.

Exact, Twinfield en …
We zijn bezig om ook een koppeling te realiseren met Exact en Twinfield. Bent u geinteresseerd in één van deze pakketten? Stuur ons dan een e-mail op sales@wefact.nl om op de hoogte te worden gebracht wanneer de boekhoudmodule beschikbaar is!

Gebruikt u een ander boekhoudpakket? Stuur ons dan ook gerust een e-mail, zodat we kunnen kijken of we dat pakket ook kunnen gaan ondersteunen.

Over op IBAN

Vanaf 1 februari 2014 gaat Nederland over op IBAN. Iedereen krijgt dan een nieuw, langer rekeningnummer. Doel hiermee is om het Europese betalingsverkeer verder te vereenvoudigen en versnellen. Door deze overstap verandert ook het incasso proces. Graag informeren wij jullie over deze veranderingen en wat er van ons verwacht kan worden.

Rekeningnummers omzetten
Een eerste stap om over te gaan op IBAN, is het aanvullen van de rekeningsgegevens in uw klantenbestand. Waar u nu nog Nederlandse bankrekeningnummers heeft staan, heeft u vanaf 1 februari 2014 (alleen) de IBAN en BIC gegevens nodig. Via de website van IBAN BIC Service kunt u rekeningnummers omzetten.

Vanuit WeFact proberen we u hierin een handje te helpen! Voor alle WeFact Standard klanten geldt dat we automatisch alle missende IBAN en BIC gegevens hebben aangevuld, indien er bij uw klant of leverancier al een rekeningnummer bekend was.

Voor WeFact Hosting klanten kunnen we dit niet automatisch verzorgen. Echter hebben we een tool ontwikkeld die veel werk uit handen kan nemen door de IBAN en BIC gegevens op te halen. Download hier de tool en de handleiding zodat u direct aan de slag kunt.

Europese incasso
Indien u momenteel incasseert bij uw klanten, heeft u met nog meer veranderingen te maken. De Nederlandse incasso verdwijnt en gaat over naar de Europese variant (SEPA Direct Debit genaamd). Momenteel zijn we druk bezig met het aanpassen van onze WeFact producten om de gewijzigde processen zo optimaal mogelijk te ondersteunen en in de nieuwe PAIN-formaat gedownload kunnen worden. Uiteraard zorgen we ervoor dat we deze wijzigingen tijdig doorvoeren, zodat u ruimschoots voor 1 februari 2014 over kunt op deze nieuwe incassovorm.

Waar moet ik verder nog rekening mee houden?
We adviseren u om al uw communicatievormen te controleren en te zorgen dat u uw eigen IBAN en BIC vermeld. Denk hierbij aan briefpapier, uw website, e-mailsjablonen etc.

ICL/ICP aangifte via WeFact

WeFact Standard en WeFact Hosting (versie 3.1) hebben sinds hun laatste update de mogelijkheid om naast het gebruikelijke BTW overzicht ook een ICL/ICP-overzicht op te vragen. Dit overzicht geeft een lijst van uw intracommunautaire leveringen gedurende de geselecteerde periode. Het BTW-nummer en totaalbedrag aan leveringen staan per debiteur vermeld, zodat u eenvoudig deze informatie over kunt nemen bij uw BTW aangifte. Per debiteur kunt u op het icoontje achteraan de regel klikken voor een uitgebreide specificatie hoe het bedrag tot stand is gekomen.

We hopen dat u hiermee nog meer tijd kunt besparen bij het doen van uw BTW – en ICL aangifte!

WeFact Hosting versie 3.1 met nieuwe bestelformulier beschikbaar!

Na een beta periode van het nieuwe bestelformulier en de domeinnaamcontrole lanceren we vandaag de officiële update. Daarnaast hebben we veel verbeteringen doorgevoerd sinds de uitrol van versie 3. Graag informeren we jullie hieronder gedetailleerder over WeFact Hosting versie 3.1.

Een greep uit de vele verbeteringen

  • Optimalisaties in het zoekproces waardoor resultaten sneller getoond worden.
  • ICL overzicht voor intracommunautaire leveringen (onder BTW overzicht)
  • Korting alleen laten toepassen bij een bestelling (en niet meer bij vervolgfacturen).
  • Korting aanmaken die een x aantal keer per bestelling/factuur toegepast wordt. Handig wanneer bijv. 1 domeinnaam gratis is bij een hostingpakket.

Domeinnaamcontrole en een nieuw bestelformulier
Zoals in eerdere berichtgevingen is er een domeinnaamcontrole en een geheel nieuw bestelformulier ontwikkeld die zeer eenvoudig te integreren zijn in een website. Uitgebreide informatie is te vinden in vorige blog berichten: bestelformulier en domeinnaamcontrole. Het huidige bestelformulier blijft gewoon werken. U kunt bovendien beide bestelformulieren gelijktijdig activeren, zodat u rustig de overstap kunt maken naar het nieuwe bestelformulier.

Koppeling met boekhoudpakketten SnelStart en Reeleezee
Het is vanaf heden ook mogelijk om uw administratie vanuit WeFact Hosting eenvoudig te exporteren naar SnelStart of Reeleezee. De kosten voor deze module bedragen € 5,- excl. BTW per maand, maar u kunt eerst 2 weken de module kosteloos en vrijblijvend uitproberen. Binnenkort zullen ook Afas en Twinfield beschikbaar zijn. Heeft u interesse in één van deze twee pakketten of gebruikt u een ander pakket, stuur ons dan een e-mail.

Hoe download ik de nieuwe versie?
Klik op het rode versienummer boven in uw WeFact Hosting. De downloadpagina in ons klantenpaneel wordt nu geopend. Hier heeft u de mogelijkheid om de update naar versie 3.1 te downloaden. Het is mogelijk om te updaten vanaf versie 3.0. Heeft u nog een oudere versie, zorg dan eerst dat u update tot versie 3.0. De oudere versies kunt u ook downloaden in ons klantenpaneel. Ter afsluiting willen we wederom iedereen bedanken die ons van feedback heeft voorzien en de beta versie van het nieuwe bestelformulier heeft uitgeprobeerd!

Nieuw bestelformulier voor WeFact Hosting

Na ons eerdere blog bericht over de domeinnaamcontrole, willen we nu graag het nieuwe bestelformulier met jullie delen. Door de vele feedback van WeFact Hosting klanten bleek het huidige bestelformulier niet meer te voldoen. De mogelijkheden waren te beperkt, er was grote vraag naar een goede domeinnaamcontrole en het was te ingewikkeld om meerdere bestelformulieren te maken dan wel aanpassingen te maken. Het nieuwe bestelformulier zal voorzien in (de meeste) behoeftes!

Het uiterlijk
We hebben geprobeerd het bestelformulier zo minimaal mogelijk van uiterlijk te voorzien. Dit heeft als voordeel dat het bestelformulier zonder al teveel aanpassingen eenvoudig in iedere website geïntegreerd kan worden.

De mogelijkheden
De volgende mogelijkheden zijn onder andere aanwezig:

  • Realtime domeinnaamcontrole om meerdere domeinnamen kunnen bestellen
  • Hostingpakketten op verschillende manieren weergeven: uitklapmenu, blokken of een vergelijkingstabel
  • Nameservers opgeven voor de domeinnamen
  • Afwijkende domeinnaamhouder kunnen opgeven
  • Klant een betaalperiode laten kiezen
  • Aparte domeinnaamcontrole op uw website plaatsen (bijvoorbeeld in de header van uw website)
  • Meerdere bestelformulieren kunnen aanmaken en beheren zonder programmeerkennis via de backoffice
  • Ontwikkeld volgens MVC structuur. Iedere programmeur kan dus aanpassingen verrichten.

Op dit moment hebben de eerste klanten het nieuwe bestelformulier en de domeinnaamcontrole in beta ontvangen. Naar verwachting zal begin januari de officiele update verschijnen.

In beeld: Domeinnaam controle, binnenkort in WeFact Hosting

We zijn op dit moment druk bezig met de ontwikkeling van een domeinnaam controle die geïntegreerd kan worden in een website en voorzien is van een winkelwagentje om meerdere domeinnamen in één keer te bestellen. Daarnaast zijn we een nieuw bestelformulier aan het ontwikkelen die meer instelmogelijkheden kent, waar het mogelijk is om vanuit de backoffice meerdere bestelformulieren te beheren en tot slot eenvoudig(er) ingebouwd kan worden in een website.

Graag willen we nu alvast middels een video de domeinnaam controle met jullie delen. In de video worden een aantal mogelijkheden belicht en laten we zien hoe eenvoudig het te integreren is in een website.

We hopen dat deze veel gevraagde domeinnaam controle voldoet aan alle wensen. Indien jullie nog suggesties hebben horen we deze uiteraard graag!
Binnenkort zal ook meer informatie volgen over het bestelformulier.