WeFact Standard update: e-mail voor versturen personaliseren en overzicht openstaande facturen

Woensdag 2 augustus is er een nieuwe update uitgebracht voor onze facturatie software WeFact Standard. We ontvingen regelmatig de vraag of het mogelijk is om een e-mail bericht voor het versturen nog aan te passen. In deze update hebben we dit mogelijk gemaakt voor alle WeFact gebruikers.

Daarnaast is het vanaf nu mogelijk om een tabel met openstaande facturen te communiceren richting de klant. Dit is handig wanneer u frequent facturen verstuurd naar eenzelfde klant en de klant daardoor het overzicht kan verliezen.

E-mailbericht voor versturen personaliseren

Het zal vanaf nu mogelijk zijn om voor het versturen van een offerte, factuur, herinnering en aanmaning het e-mailbericht nog aan te passen. Deze optie verschijnt bijvoorbeeld wanneer u naar een specifieke factuur gaat en op de verstuur knop klikt. Hieronder een voorbeeld van hoe dit in zijn werk zal gaan.

E-mail personaliseren in WeFact Standard

Klant herinneren aan meerdere openstaande facturen

Er is een variabele beschikbaar gesteld die u in een e-mailbericht op kan nemen. Deze variabele wordt vervangen door een tabel met daarin alle openstaande facturen, het factuurbedrag, de vervaldagen en (indien ingeschakeld) een online betaallink.
Klik hier voor meer informatie over het instellen van deze functionaliteit.

Verder zijn wij achter de schermen druk bezig met het verbeteren van de inkoopkant van WeFact. Er loopt een testversie waar al gebruik van gemaakt kan worden, interesse? Laat het ons weten via helpdesk@wefact.nl.

Nieuw: directe koppeling met SnelStart

Voorheen was het al mogelijk naar SnelStart te exporteren, namelijk via CSV bestanden. Maar sinds SnelStart een online/web versie heeft uitgebracht is het mogelijk om de WeFact gegevens automatisch te exporteren naar de online Snelstart database.

De partnerschap zorgt voor een mooie samenwerking tussen het sterke facturatiepakket WeFact van de ondernemer en het boekhoudpakket Snelstart van de boekhouder.

Samenwerking online facturatiepakket WeFact en boekhoudpakket Snelstart

Hoe leg ik de koppeling?
Ga in WeFact naar het exporteer overzicht. Hier kunt u kiezen voor het exporteren naar SnelStart. Na het leggen van de koppeling kunt u bepalen op welke grootboekrekeningen omzet geboekt mag worden. U kunt afwijkende grootboekrekeningen kiezen op basis van de productgroepen in WeFact.
WeFact Hosting: de nieuwe Snelstart koppeling zal in de aankomende versie 4.2.0 beschikbaar zijn (juli 2017).

Wat kan er geëxporteerd worden?
Debiteuren, facturen, crediteuren en inkoopfacturen kunnen geëxporteerd worden. U kunt er voor kiezen dit automatisch één keer per dag te laten exporteren of handmatig uitvoeren.

Snelstart database nog niet in de cloud?
Neem contact op met uw accountant/boekhouder of direct met Snelstart als u zelf een abonnement afneemt. Eenmaal uw Snelstart database in de cloud, betekent dat u nooit meer data kwijt raakt en WeFact naadloos kan koppelen met de Snelstart boekhouding.

Heeft u nog vragen, neem dan contact met ons op.

WeFact Standard update: debiteurgegevens aanvullen via Kamer van Koophandel en meer

Dinsdag 16 mei is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. Met trots presenteren we het makkelijker aanmaken van een debiteur of crediteur door in WeFact Standard te zoeken in het Kamer van Koophandel register. Daarnaast hebben we een verbetering doorgevoerd in het gedeeltelijk crediteren en indien u Exact Online gebruikt kan de oorspronkelijke PDF geëxporteerd worden bij de boeking.

Kamer van Koophandel: razendsnel een relatie toevoegen
Wanneer u een debiteur of crediteur aanmaakt en dit betreft een bedrijf, doorzoeken we het Kamer van Koophandel register. Klikt u het betreffende bedrijf aan in de lijst, dan worden de adresgegevens aangevuld. Vul zelf enkel de contactpersoon en het e-mailadres nog aan.
Deze functionaliteit is voor alle gebruikers, uiteraard, gratis beschikbaar!

Gedeeltelijk crediteren
Eerder in 2016 maakte we het al mogelijk om een factuur gedeeltelijk te crediteren. Deze functionaliteit hebben we uitgebreid dat u nu ook het veld ‘Aantal’ kan aanpassen. Heeft u bijvoorbeeld 5 stuks gefactureerd, dan kunt u nu bij het gedeeltelijk crediteren 2 stuks opgeven.

Exact Online: PDF bij de boeking
Gebruikt u Exact Online als boekhoudpakket, dan kunt u nu in WeFact bij de Exact Online instellingen aangeven dat u de PDF bij een boeking geëxporteerd wilt hebben. In geval van een verkoopboeking is dit de factuur PDF. Voegt u bij de inkoopfacturen in WeFact ook de oorspronkelijke inkoopfactuur als bijlage toe, dan wordt deze ook naar Exact Online geëxporteerd.

Uitfasering: API versie 1
Op 1 oktober 2017 faseren we API versie 1 uit. Gebruikers die een integratie hebben gemaakt met onze webservice gebaseerd op API versie 1 verzoeken we over te stappen op API versie 2, welke sinds mei 2014 beschikbaar is. Vraag zonodig uw website bouwer deze overgang te realiseren voor u.

Heeft u nog suggesties of verbeteren voor WeFact Standard? Dan horen we deze graag.
Dit kan per e-mail aan helpdesk@wefact.nl.

WeFact Standard update: snelheidoptimalisaties, verbetering boekhoudkoppelingen en meer

Maandag 24 april is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. We hebben gewerkt aan snelheidsoptimalisaties, nieuwe icoontjes door het gehele pakket en kleinere verbeteringen. Daarnaast zijn er optimalisaties in de boekhoudkoppelingen gemaakt waar we u graag over informeren.

Boekhoudkoppeling meldingen
Synchronisatie meldingen werden in WeFact getoond als exporteer foutmeldingen. In veel gevallen was er geen sprake van een ‘fout’. Wanneer handmatig een factuur in WeFact op betaald wordt gezet, maar de boeking staat nog open in het boekhoudpakket leverde dit een foutmelding op. Dit is meestal het gevolg wanneer (de bank in) het boekhoudpakket nog niet is bijgewerkt.

We hebben nu onderscheid gemaakt tussen foutmeldingen, waarvoor handmatige actie vereist is, en meldingen waarbij de boeking nog open staat in het boekhoudpakket.

Betaald in WeFact, maar nog open in de boekhouding

Exact Online: verzamelbetalingen en crediteringen
Wat nog ontbrak in de integratie met Exact Online was het ophalen van verzamelbetalingen, één betaling voor meerdere facturen, en de herkenning wanneer een factuur gecrediteerd was. In deze update hebben we dit verholpen waardoor deze scenario’s wel afgevangen worden.

Al enige tijd werken we aan een aantal nieuwe grote functionaliteiten in WeFact Standard. In de aankomende weken/maanden zullen er updates volgen waarin we gefaseerd deze functionaliteiten beschikbaar gaan stellen. Binnenkort zal u hier meer over lezen.

Heeft u nog suggesties of verbeteren voor WeFact Standard? Dan horen we deze graag.
Dit kan per e-mail aan helpdesk@wefact.nl.

WeFact Standard update: factureren aan een debiteurgroep

Donderdag 30 maart is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. Deze update bevat een grote uitbreiding in de mogelijkheden voor een debiteurgroep. Daarnaast zijn er ook kleine verbeteringen doorgevoerd zoals het optimaliseren van de huisstijl editor en kan het e-mailadres voor de dagelijkse notificatie worden aangepast.

Factureren aan een debiteurgroep
Een debiteurgroep bood voorheen alleen extra inzicht in de omzet van de statistieken en was handig voor het versturen van mailings. Vanaf deze update is het mogelijk om in één keer een factuur of abonnement voor alle debiteuren uit een bepaalde debiteurgroep aan te maken.

Met name voor verenigingen en stichtingen is dit interessant. Met een paar klikken kunnen alle leden dezelfde factuur krijgen. Ook het aanmaken van een abonnement voor een debiteurgroep kan handig zijn. Voor iedere periode wordt er automatisch een nieuwe factuur klaargezet en eventueel automatisch verstuurd.

Hoe doe ik dit?
Ga in het menu naar “Relaties” en daaronder naar het submenu “Debiteurgroepen”. Klik de betreffende debiteurgroep aan. Bovenaan de pagina vindt u nu de actieknoppen om een factuur of een abonnement aan te maken.

Factureren aan een debiteurgroep met WeFact Standard

We waarderen alle suggesties die dagelijks binnenkomen. Mede dankzij deze suggesties kunnen wij ons product verbeteren. Heeft u zelf een suggestie? Stuur ons dan een e-mail.

WeFact Standard app: ondersteuning voor eigen velden, bijlagen openen op Android en meer

Vandaag is er een nieuwe versie beschikbaar gesteld van de mobiele app voor WeFact Standard. Deze nieuwe versie is direct beschikbaar voor iOS (iPhone/iPad) & Android (smartphone en tablet) en kunt u via de app store op uw telefoon direct bijwerken.

WeFact Standard mobiele app

Wat is er nieuw

  • Ondersteuning voor eigen velden bij een debiteur, offerte en factuur.
  • Op Android kan er een voorbeeld PDF bekeken worden. Ook bijlagen bij een offerte/factuur kunnen geopend worden. Op iPhone/iPad kon dit reeds.
  • Een factuur kan direct met de status ‘Verzonden’ of ‘Betaald’ aangemaakt worden.
  • Een bestaande factuur kan gedupliceerd worden.
  • In het factuuroverzicht ziet u nu direct of er al een herinnering of aanmaning verstuurd is.
  • Het factureren van een (geaccepteerde) offerte stuurt u direct door naar de aangemaakte conceptfactuur.
  • BTW verlegd op een factuur is nu mogelijk (alle factuurregels moeten 0% BTW zijn).
  • Product eenheid wordt nu ook ondersteund.
  • Deelbetalingen worden nu meegeteld in het openstaand bedrag op het dashboard.
  • En nog vele andere optimalisaties!

Heeft u nog suggesties voor de mobiele app? Stuur ons dan een e-mail.

WeFact Standard: verbeteren van de e-mail afleverkwaliteit

Het is belangrijk dat facturen die u verstuurt in WeFact Standard door uw klanten worden ontvangen en niet in de SPAM filter terecht komen. We analyseren daarom voortdurend hoe we de afleverkwaliteit kunnen verbeteren. Vandaag hebben we een optimalisatie doorgevoerd. Als bestaande WeFact gebruiker informeren we u graag hoe u de afleverkwaliteit verder kan verbeteren.

Validatie van uw e-mailadres
E-mails uit uw WeFact administratie worden verstuurd via de WeFact mailservers. Om SPAM en fraude e-mails te weren controleren ontvangende mailservers (kortom, uw klanten) of de afkomst van de e-mail betrouwbaar is. Dit is cruciaal om te voorkomen dat iemand zich ongewenst voor kan doen als een willekeurig bedrijf/persoon (zoals bijvoorbeeld bij phishing vaak het geval is).

Het versturen van een factuur in WeFact gebeurt via de WeFact mailservers met uw e-mailadres als afzender. Wanneer de ontvangende mailserver controleert of de WeFact mailserver uit uw naam e-mails mag versturen, kan hieruit een goedkeuring of afwijzing uit komen. Een afwijzing betekent dat uw e-mail in de ongewenste postvak in komt of dat u zelfs een melding krijgt dat de e-mail niet kon worden afgeleverd aan de klant.

Het controleren of een mailserver e-mails mag versturen vanuit een e-mailadres gebeurt volgens een zogenaamd SPF record en een DKIM record. Hiermee geeft u als het ware toestemming dat de WeFact mailservers vanuit uw e-mailadres e-mails mogen versturen.

Valideren
Ga in uw WeFact Standard administratie in het menu naar “Instellingen” en kies vervolgens het tabblad “E-mail instellingen”. Hier kunt u zien of u reeds een SPF record en DKIM record heeft ingesteld. Indien dit ontbreekt bestaat er een risico dat e-mails niet altijd aankomen.
U kunt dan twee dingen doen:

  1. Vraag uw hostingbedrijf of ICT partij om een SPF record en DKIM record in te stellen. Op de instellingen pagina “E-mail instellingen” kunt u een bestand met instructies downloaden die u kunt doorsturen.
  2. Wilt u of kunt u geen SPF record en DKIM record instellen, kies dan voor de ‘Standaard WeFact methode gebruiken’ om alsnog de hoogst mogelijke afleverkwaliteit te behalen. Het resultaat is bijna hetzelfde als optie 1, behalve dat in sommige e-mail programma’s (zoals Gmail) achter u als afzender ‘via mijnwefact.nl’ getoond kan worden. De e-mail wordt uiteraard nog steeds volledig uit uw naam verstuurd.

 

Het is niet verplicht om actie te ondernemen, maar we adviseren wel om een SPF record en DKIM record in te stellen. Anders adviseren we u om voor de ‘Standaard WeFact methode’ te kiezen, zodat uw e-mails niet in de ongewenste postvak in belanden.

Voor alle WeFact gebruikers die vanaf 1 maart 2017 gestart zijn, is automatisch de ‘Standaard WeFact methode’ toegepast. Zij hebben de mogelijkheid om een SPF record en DKIM record in te stellen om e-mails volledig en betrouwbaar uit eigen naam te versturen.

Nieuw: boekhoudkoppeling met e-Boekhouden.nl

Na een intensieve samenwerking met e-Boekhouden.nl is de integratie met het boekhoudpakket e-Boekhouden.nl een feit! Gebruikt uw boekhouder e-Boekhouden.nl, dan hoeft u niet langer een ordner fysiek af te geven. Met deze koppeling staat uw WeFact administratie direct in het boekhoudpakket en heeft uw boekhouder actueel inzicht. Deze integratie zorgt voor een efficiëntere werkwijze en daardoor een forse tijd- en geldbesparing.

Hoe leg ik de koppeling?
Ga in WeFact naar het exporteeroverzicht. Hier kunt u kiezen voor het boekhoudpakket e-Boekhouden. Na het leggen van de koppeling kunt u bepalen op welke grootboekrekeningen de omzet geboekt mag worden. U kunt afwijkende grootboekrekeningen kiezen op basis van de productgroepen in WeFact.

Wat kan er geëxporteerd worden?
Debiteuren, facturen, crediteuren en inkoopfacturen kunnen geëxporteerd worden. U kunt er voor kiezen dit automatisch één keer per dag te laten exporteren of handmatig uitvoeren. 

Facturen automatisch op betaald
U kunt in e-Boekhouden.nl een koppeling leggen met uw bank. Hierdoor komen uw banktransacties automatisch in e-Boekhouden.nl en kunt u of uw boekhouder de mutaties afletteren met uw facturen. Eén keer per dag of handmatig kan WeFact de openstaande posten ophalen uit e-Boekhouden.nl en hierdoor facturen in WeFact automatisch op betaald zetten.

Wilt u de koppeling zelf uitproberen? Dat kan, kies in het exporteeroverzicht in uw WeFact administratie voor het boekhoudpakket e-Boekhouden.nl.

WeFact Standard update: ondersteuning kostenplaatsen en projecten voor Twinfield & Exact online

Maandag 23 januari hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. Deze update bestaat voornamelijk uit het optimaliseren van de boekhoudkoppelingen van Twinfield en Exact online. De boekhoudkoppelingen zijn verbeterd en ondersteunen vanaf nu ook kostenplaatsen en projecten.

Gebruiken?
Niet voor iedere ondernemer zal het gebruik van kostenplaatsen of projecten interessant zijn. Informeer daarom bij uw accountant of dit voor u of hen gewenst is om meer verdieping in uw omzet te creëren.

Instellen
Het instellen dat er kostenplaatsen en projecten meegegeven kunnen worden kan bij de exportinstellingen met het boekhoudpakket onder het kopje “Kostenplaatsen & projecten”. Het is mogelijkheid om het op administratieniveau, factuurniveau of factuurregelniveau op te geven.

Bij het aanmaken van een factuur zult u invoervelden zien. Kiest u er voor om het op factuurregelniveau te bepalen, dan kunt u de voorkeur kostenplaats en/of project ook opgeven bij een product.

Een voorbeeld van kostenplaats én project geactiveerd op factuurregelniveau:

Meer over het gebruik van kostenplaatsen en projecten en het inrichten in WeFact Standard leest u in het volgende help-artikel: Gebruik maken van kostenplaatsen en projecten.

WeFact Standard update: automatisch versturen van facturen

Donderdag 5 januari hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. In deze update hebben we een aantal kleine verbeteringen doorgevoerd. Daarnaast kondigen we met trots een nieuwe functionaliteit aan: het inplannen van conceptfacturen om automatisch te versturen én het automatisch versturen van de facturen uit abonnementen.

Inplannen van een conceptfactuur
Na het toevoegen van een conceptfactuur heeft u de mogelijkheid de factuur op het door u gewenste moment automatisch te laten versturen. Dit is handig, omdat u dan niet meer zelf hoeft te onthouden dat u deze factuur later nog moet versturen.

De functie ‘Factuur inplannen’ vindt u op de bekijkpagina van een conceptfactuur, aan de rechterkant als blauw linkje bij de overige acties. Meer informatie over het inplannen van conceptfacturen vindt u hier in het help artikel.

Ingeplande conceptfacturen herkent u aan de status ‘Concept (ingepland)’. In het factuuroverzicht vindt u de ingeplande verzenddatum en tijd in de tabelkolom ‘Factuurdatum’.

Abonnementen automatisch factureren
Tot deze update werden conceptfacturen (periodiek) klaargezet vanuit de abonnementen. Hier ontving u een notificatie van, zodat u handmatig de facturen kon versturen. Vanaf deze update is het mogelijk om er voor te kiezen conceptfacturen uit abonnementen automatisch te laten versturen op een door u gewenst tijdstip. Zo heeft u geen omkijken meer naar uw periodieke facturatie.

Indien u dit wilt activeren kunt u in het menu gaan naar “Instellingen” en dan naar het tabblad “Abonnementen” gaan. Meer informatie over het automatisch factureren van abonnementen leest u hier in het help artikel.

Bovengenoemde functionaliteiten hoeft u niet te gebruiken. Het kan namelijk fijn zijn om zelf dat beetje extra grip te houden en voor het versturen de facturen nog even na te lopen. Dit blijft uiteraard gewoon mogelijk.