WeFact aanwezig tijdens Exact Live op 9 november

Exact organiseert op woensdag 9 november 2016 in de Jaarbeurs te Utrecht de 5e editie van Exact Live. WeFact is hierbij aanwezig als partner met een eigen stand. De Exact Live beurs is gratis te bezoeken tussen 9.30 – 17.30 uur.

Met WeFact kan een ondernemer zelf foutloos online factureren en wordt de administratie automatisch doorgezet naar Exact Online voor de accountant. Deze naadloze integratie maakt het een krachtige combinatie.

Het thema van dit jaar is: Be Tech Curious. Ontdek daarom tijdens de beurs hoe technologie ‘het leven makkelijker kan maken’. Kom ons een bezoekje brengen en schrijf hier gratis in.

exactlive-wefact

Nieuws SEPA incasso: veranderingen verwerkingstijden bank

De SEPA incassoprocedure gaat veranderen. Sommige ondernemers zullen hier al bericht over ontvangen hebben van hun bank. De verandering heeft betrekking op de verwerkingstijden van de banken voor (normale) SEPA automatische incasso. De verwerkingstijden voor de bedrijven incasso blijven onveranderd.

De verwerkingstijd die nu gehanteerd wordt is 6 (eerste incasso) en 3 werkdagen (vervolgincasso). Dit gaat veranderen naar 2 en 1 werkdagen, de doorvoering hiervan verschilt per bank. De status van eerste incasso wordt met deze verandering optioneel.

Wijzigingen per bank
Deze wijziging wordt per bank doorgevoerd:

  • De ABN Amro voert de wijziging door vanaf 22 november 2016 en geeft aan dat er maar één werkdag verwerkingstijd zal zijn.
  • De Rabobank voert het 1 januari 2017 door met een verwerkingstijd van twee werkdagen.
  • De ING voert de wijziging door vanaf 20 november 2016 en geeft aan dat er maar één werkdag verwerkingstijd zal zijn.

Staat uw bank er niet bij, informeer dan zelf bij uw eigen bank.

Moet ik iets veranderen aan mijn proces in WeFact?
Nee. De verplichte vooraankondiging blijft namelijk bestaan, en die bepaalt in welke incassobatch een factuur komt. Hetgeen dat verandert is de aanlevertijd bij de bank.

Tip: doordat u straks korter op het incassomoment de batch kunt aanleveren bij de bank, zou u de vooraankondigingstermijn ook kunnen verkleinen. U zou dit kunnen verkleinen tot minimaal 5 dagen voor de incassodatum. Nadeel van het zo kort op elkaar instellen is de kans dat u de batch te laat aanlevert bij de bank groter is.
Indien u een kortere vooraankondigingstermijn dan 14 dagen hanteert dient u dit wel met uw klant (in de machtigingsovereenkomst) overeen te komen.

Waar in WeFact verander ik de verwerkingstijden van mijn bank?
Dit kan in het menu bij “Instellingen” onder “Betaalmogelijkheden”, bij de instellingen voor automatische incasso. Onder het kopje “Verwerkingstijden van de bank” kunt u het aantal dagen wijzigen.

WeFact Standard update: offertes online accepteren, gedeeltelijk crediteren en facturen in batch naar UBL exporteren

Maandag 19 september hebben we een nieuwe update voor WeFact Standard uitgebracht. Nadat er de vorige keer veel onder de motorkap is verbeterd, zijn er deze keer optimalisaties doorgevoerd die u zeker gaat tegenkomen tijdens het gebruik van WeFact. De titel van dit blogbericht is daarom dan ook al veelbelovend. Hieronder zullen we deze functionaliteiten toelichten.

Offerte online accepteren
De eerste nieuwe functionaliteit is dat uw eindklant, wanneer u uw offerte per e-mail verstuurt, de mogelijkheid heeft om deze direct online te accepteren. De klant kan een digitale handtekening zetten en het IP-adres plus de datum en tijd worden opgeslagen. Indien de eindklant akkoord gaat, ontvangt u per e-mail een notificatie.
Wilt u uw klanten offertes online laten accepteren, klik hier hoe u het in gebruik neemt.

online-accepteren

Gedeeltelijk crediteren
Voorheen was het alleen mogelijk om in één handeling de gehele factuur te crediteren. Een gedeelte crediteren betekende dat u zelf handmatig een creditfactuur moest aanmaken.

Met deze update is het mogelijk om een factuur wel gedeeltelijk te crediteren. Wanneer u op de factuur bekijkpagina op de knop “(Gedeeltelijk) crediteren” klikt kunt u kiezen om de gehele factuur of enkele factuurregels te crediteren. Vervolgens kunt u de regels die u wilt crediteren aan vinken. De originele factuur blijft onveranderd en behoudt zijn status. Het gecrediteerde bedrag zal als deelbetaling op deze factuur worden verwerkt zodat het juiste openstaand bedrag gecommuniceerd wordt.

Gedeeltelijk-crediteren

UBL in batch exporteren
UBL staat voor Universal Business Language dat vanwege de codetaal door een online boekhoudpakket uitgelezen kan worden. Hierdoor is het handmatig invoeren van facturen niet meer nodig.

WeFact ondersteund al enige tijd het versturen van facturen in UBL. Maar het is nu ook mogelijk om uw verkoopfacturen in batch te exporteren naar losse UBL bestanden. Dit kan een oplossing bieden voor het aanleveren van uw verkoopfacturen aan uw accountant die werkt met een boekhoudprogramma waarmee geen koppeling is maar wel UBL ondersteund. Het exporteren naar UBL vindt u door in het menu te gaan naar “Exporteren” en hier te kiezen voor “Facturen naar UBL” exporteren.

Aanhef Familie & inzicht in aantal verkochte producten
Een veel gevraagde uitbreiding bij de aanhef van de contactpersoon was “Familie”. Wanneer u voor familie als aanhef kiest zal als voornaam automatisch “Familie” ingevuld worden. In het achternaam veld is vervolgens ruimte voor de familienaam.

In het menu bij “Statistieken” is een extra tabblad toegevoegd namelijk “Productverkoop”. Hier krijgt u per product inzicht in het aantal verkochte producten per geselecteerde periode.

Naast de bovengenoemde veranderingen kunt u ook nog veel kleine (visuele) optimalisaties tegen komen. Mocht u zelf nog suggesties hebben om WeFact Standard beter te maken, dan horen wij dit graag.

WeFact Standard update: verbeteringen onder de motorkap en API uitbreidingen

Woensdag 3 augustus hebben we een nieuwe update voor WeFact Standard uitgebracht. De update bevat voornamelijk verbeteringen onder de motorkap en een aantal snelheidsoptimalisaties bij grotere gebruiksaantallen. Drie veranderingen willen we wel graag verder toelichten, namelijk het herinnering/aanmaning overzicht, het verdwijnen van het ‘extra e-mailadres’ veld en de API uitbreidingen.

Herinneringen en aanmaningen te versturen
Voorheen, voornamelijk bij veel openstaande facturen, kon het tijdrovend zijn om de facturen te selecteren die een herinnering of aanmaning moesten krijgen. Dit hebben we getackled. Vanuit het dashboard zal in de melding een link zijn om direct de betreffende facturen te zien die een herinnering of aanmaning moeten. Ook vanuit het facturen overzicht zijn rechtsbovenin 2 filters toegevoegd: “herinneringen te sturen” en “aanmaningen te sturen”.

Overzicht herinneringen en aanmaningen te versturen

Extra e-mailadressen
Voorheen was er een ‘extra e-mailadres’ veld onder het normale e-mailadres veld. We ontvingen regelmatig de vraag hoe een derde e-mailadres ingevuld kon worden. Om onduidelijkheden weg te nemen hebben we besloten volgens 1 methode nog meerdere e-mailadressen te ondersteunen, namelijk door in het e-mailadres veld meerdere e-mailadressen te scheiden met een (punt)komma.
Het ‘extra e-mailadres’ veld is dus komen te vervallen, het e-mailadres dat hierin is ingevuld is middels een puntkomma als e-mailadres toegevoegd in het normale e-mailadresveld.

API uitbreiding: ‘created’ en ‘modified’
Bij iedere debiteur, factuur, offerte, abonnement, product, crediteur en inkoopfactuur wordt een ‘created’ en ‘modified’ datum bijgehouden. Dit betekent dat precies inzichtelijk is wanneer een onderdeel initieel aangemaakt is en wanneer de laatste bewerking is uitgevoerd. Op deze datum kan ook gefilterd worden. Zo kunt u bijvoorbeeld alleen de debiteuren ophalen waarbij iets gewijzigd is of die nieuw zijn.
Met deze aanpassing kan er een efficientere API integratie gerealiseerd worden die tevens nog meer naadloos aansluit op een eigen/andere applicatie.

Heeft u nog vragen of wellicht suggesties om WeFact verder te verbeteren? Neem dan gerust contact op.

WeFact Standard update: eigen velden bij offertes en facturen

Maandag 13 juni hebben we een nieuwe update voor WeFact Standard uitgebracht. Redelijk snel na de vorige update, maar goede verbeteringen laten we niet graag lang liggen. Ook deze keer hebben oplettende WeFact gebruikers ons voorzien van goede feedback en suggesties. De meeste verbeteringen zijn onder de motorkap geweest, echter één nieuwe functionaliteit lichten we graag toe: eigen velden bij offertes en facturen.

Eigen velden: debiteuren, offertes, facturen
Het was eerder al mogelijk om eigen debiteur gebonden velden aan te maken. Dit kon gebruikt worden voor bijvoorbeeld de geboortedatum of zorgverzekeringsnummer van de debiteur. Met deze nieuwe update kunnen ook eigen velden aangemaakt worden voor offertes en facturen.

Deze nieuwe functionaliteit beantwoord de vraag van gebruikers om bijvoorbeeld een contactpersoon of woningobject te vermelden, maar ook een inleiding voor de offerte of een speciaal adres voor de afleverbon. Uiteraard kunnen deze eigen velden in de PDF en/of e-mail huisstijl getoond worden.

Wilt u eigen velden aanmaken, dan verwijzen we u graag door naar het help artikel waar u precies vindt hoe u dit kan doen: Kan ik eigen velden toevoegen bij een debiteur, factuur of offerte. Komt u er niet uit, dan kunnen wij u helpen.

Koppeling met Twinfield gecertificeerd

Onlangs hebben wij bezoek gehad van Marcel de Croon, TwinApps Consultant van Twinfield International (Wolters Kluwer Tax & Accounting). Zijn bezoek had de speciale reden om te bekijken of WeFact voldoet aan de kwaliteitseisen die zij stellen aan TwinApps partners.

Met trots kunnen we mededelen dat onze Twinfield koppeling na een grondige kwaliteitscontrole door Twinfield gecertificeerd is en voldoet aan de kwaliteitseisen die Twinfield stelt. Met de ontvangst van het certificaat mogen we ons gecertificeerd TwinApps partner noemen.

Roel Korting, Marcel de Croon, Jeroen Blox

Naadloze integratie
Zoals in het vorige Twinfield blogbericht is te lezen, hebben we onlangs de integratie met Twinfield verbeterd. De administratie vanuit WeFact is naadloos gekoppeld aan de Twinfield boekhouding van de accountant. Deze koppeling is er zodat de ondernemer zonder boekhoudkennis enkel in zijn eigen gebruiksvriendelijke en overzichtelijke WeFact omgeving kan werken en de accountant het voordeel heeft dat alle informatie automatisch digitaal doorgezet wordt.

Twinfield & WeFact
De goede samenwerking heeft gezorgd voor de realisatie van de koppeling. Wij danken Twinfield hier voor en hopen de samenwerking nog vele jaren voort te zetten.

WeFact Standard app: uw administratie overal binnen handbereik

Met trots presenteren wij vandaag de mobiele app voor WeFact Standard. De mobiele app zorgt er voor dat u altijd en overal uw gehele administratie bij de hand heeft. De mobiele app is zowel op iOS (iPhone en iPad) als op Android (smartphone en tablet) beschikbaar.

WeFact Standard mobiele app

De mobiele app kan op meerdere vlakken een extra gemak bieden. Zo heeft u overal direct inzicht in uw openstaande facturen, kunnen er eenvoudig herinneringen verstuurd worden, heeft u overal uw klantgegevens bij de hand en kan er bij het invoeren van een inkoopfactuur direct een foto van het bonnetje worden gemaakt. Door de mobiele app heeft u altijd en overal uw administratie bij de hand. Dit maakt uw administratieve werk nog makkelijker en minder tijdrovend.

WeFact Standard mobiele app (swipen)

De mobiele app kunt u op uw telefoon in de app store downloaden:

WeFact Standard update: betaalmethode en rekenen met variabelen

Vandaag, 2 mei, is er een nieuwe update voor WeFact Standard beschikbaar gesteld. Dankzij suggesties en feedback kunnen wij het product blijven verbeteren. Naast een hoop aanpassingen in gebruiksvriendelijkheid zijn er ook een aantal noemenswaardige veranderingen.

Inloggen
Na een verfrissende look binnen WeFact vonden we het ook tijd voor een nieuw bijpassend inlogscherm. Op www.mijnwefact.nl zult u het nieuwe inlogscherm treffen.

Betaalmethode
Regelmatig kregen we de vraag of bij het op betaald zetten van een factuur de betaalmethode ook opgegeven kon worden. Vanaf deze nieuwe versie hebben we dit mogelijk gemaakt. Wanneer u een factuur op betaald zet, zal er gevraagd worden wat de betaalmethode is: bankoverschrijving, contante betaling of pinbetaling.

WeFact Standard: betaalmethode

Rekenen met variabelen/bedragen
Voor sommige gebruikers is het wenselijk om standaard een deel van het totaalbedrag te tonen. Voorbeelden hiervan zijn het vermelden van een aanbetaling in een offerte of bij een factuur waarbij een deel van het factuurbedrag naar een G-rekening overgemaakt moet worden. Voorheen moest hier nog ouderwets de rekenmachine voor ingeschakeld worden.

Meer informatie over het rekenen met variabelen vindt u in het volgende help-artikel.

Twinfield en Exact online: openstaande posten
Naast het automatisch dagelijks exporteren van de administratie kan nu ook automatisch de betaalstatus van boekingen uit het boekhoudpakket opgehaald worden. Is een boeking betaald, dan zal ook de factuur in WeFact op betaald worden gezet.

Verder wordt er nog steeds hard gewerkt aan de mobiele app om deze verder te verfijnen. De app is al wel (stiekem) in de app store te downloaden… To be continued!

Verbeterde integratie met Exact online: automatische exportmogelijkheid

Vandaag is voor iedere WeFact Standard gebruiker de verbeterde integratie met Exact Online ter beschikking gesteld. Steeds meer accountants zien grote meerwaarde om de ondernemer met WeFact te laten werken en WeFact te koppelen aan het boekhoudpakket. Hierbij hoorden wij steeds vaker de vraag of de export naar Exact Online ook automatisch kon plaatsvinden. Met de nieuwe update geven we hier gehoor aan.

Instellen automatisering
Zodra in het menu bij “Exporteren” de koppeling met Exact Online is gemaakt, verschijnt er een vernieuwd dashboard met een actuele exporteerstatus.

Exact Online koppeling update

Bij de instellingen voor de export naar Exact Online kan bij het blok “Automatisering” ingesteld worden wat er automatisch geëxporteerd dient te worden. De automatische export vindt eenmaal per dag rond 6:00 uur plaats. Daarnaast blijft het ook altijd mogelijk om handmatig een export te verrichten.

Importeren debiteuren
Bij het starten van een nieuwe administratie in WeFact kan het handig zijn dat bestaande debiteuren geïmporteerd worden. Wanneer deze debiteuren in Exact Online bekend zijn kunt u deze zelf importeren. In het exportdasbhoard onder “Debiteuren” vindt u de knop “Importeren”, mits er nog geen debiteuren in WeFact staan.

Binnenkort: ophalen openstaande posten
WeFact heeft geen automatische bankkoppeling. Vandaar dat de vraag kwam of er gebruik gemaakt kan worden van de bankkoppeling die boekhoudpakketten wel hebben. De integratie met Exact Online zal binnenkort uitgebreid worden met de mogelijkheid om openstaande posten op te halen en hiermee openstaande facturen in WeFact op betaald te zetten. Houdt onze blog in de gaten voor de realisatie hiervan.

Heeft u nog vragen of wellicht suggesties om WeFact verder te verbeteren? Neem dan gerust contact op.

Verbeterde integratie met Twinfield: automatische exportmogelijkheid

Vandaag is voor iedere WeFact Standard gebruiker de verbeterde integratie met Twinfield ter beschikking gesteld. Steeds meer accountants zien grote meerwaarde om de ondernemer met WeFact te laten werken en WeFact te koppelen aan het boekhoudpakket. Hierbij hoorden wij steeds vaker de vraag of de export naar Twinfield ook automatisch kon plaatsvinden. Met de nieuwe update geven we hier gehoor aan.

Instellen automatisering
Zodra in het menu bij “Exporteren” de koppeling met Twinfield is gemaakt, verschijnt er een vernieuwd dashboard met een actuele exporteerstatus.

Twinfield koppeling update

Bij de instellingen voor de export naar Twinfield kan bij het blok “Automatisering” ingesteld worden wat er automatisch geëxporteerd dient te worden. De automatische export vindt eenmaal per dag rond 6:00 uur plaats. Daarnaast blijft het ook altijd mogelijk om handmatig een export te verrichten.

Documentlink
Naast de geautomatiseerde export is het ook mogelijk om in te stellen dat er een documentlink naar de factuur in WeFact beschikbaar wordt in Twinfield. Hierdoor kan de accountant (die toegang heeft tot de WeFact administratie) snel de factuur inzien.
Voor meer informatie over het instellen verwijzen we u door naar het volgende help-artikel.

Importeren debiteuren
Bij het starten van een nieuwe administratie in WeFact kan het handig zijn dat bestaande debiteuren geïmporteerd worden. Wanneer deze debiteuren in Twinfield bekend zijn kunt u deze zelf importeren. In het exportdasbhoard onder “Debiteuren” vindt u de knop “Importeren”, mits er nog geen debiteuren in WeFact staan.

Binnenkort: ophalen openstaande posten
WeFact heeft geen automatische bankkoppeling. Vandaar dat de vraag kwam of er gebruik gemaakt kan worden van de bankkoppeling die boekhoudpakketten wel hebben. De integratie met Twinfield zal binnenkort uitgebreid worden met de mogelijkheid om openstaande posten op te halen en hiermee openstaande facturen in WeFact op betaald te zetten. Houdt onze blog in de gaten voor de realisatie hiervan.

Heeft u nog vragen of wellicht suggesties om WeFact verder te verbeteren? Neem dan gerust contact op.