WeFact Standard update: automatisch versturen van facturen

Donderdag 5 januari hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. In deze update hebben we een aantal kleine verbeteringen doorgevoerd. Daarnaast kondigen we met trots een nieuwe functionaliteit aan: het inplannen van conceptfacturen om automatisch te versturen én het automatisch versturen van de facturen uit abonnementen.

Inplannen van een conceptfactuur
Na het toevoegen van een conceptfactuur heeft u de mogelijkheid de factuur op het door u gewenste moment automatisch te laten versturen. Dit is handig, omdat u dan niet meer zelf hoeft te onthouden dat u deze factuur later nog moet versturen.

De functie ‘Factuur inplannen’ vindt u op de bekijkpagina van een conceptfactuur, aan de rechterkant als blauw linkje bij de overige acties. Meer informatie over het inplannen van conceptfacturen vindt u hier in het help artikel.

Ingeplande conceptfacturen herkent u aan de status ‘Concept (ingepland)’. In het factuuroverzicht vindt u de ingeplande verzenddatum en tijd in de tabelkolom ‘Factuurdatum’.

Abonnementen automatisch factureren
Tot deze update werden conceptfacturen (periodiek) klaargezet vanuit de abonnementen. Hier ontving u een notificatie van, zodat u handmatig de facturen kon versturen. Vanaf deze update is het mogelijk om er voor te kiezen conceptfacturen uit abonnementen automatisch te laten versturen op een door u gewenst tijdstip. Zo heeft u geen omkijken meer naar uw periodieke facturatie.

Indien u dit wilt activeren kunt u in het menu gaan naar “Instellingen” en dan naar het tabblad “Abonnementen” gaan. Meer informatie over het automatisch factureren van abonnementen leest u hier in het help artikel.

Bovengenoemde functionaliteiten hoeft u niet te gebruiken. Het kan namelijk fijn zijn om zelf dat beetje extra grip te houden en voor het versturen de facturen nog even na te lopen. Dit blijft uiteraard gewoon mogelijk.

Onderhoud zondag 18 december 22:00 tot maandag 19 december 05:00 (afgerond)

Het onderhoud is om 01:30 uur afgerond. Alle WeFact Standard administraties zijn weer toegankelijk.

Op zondag 18 december vindt er om 22:00 uur onderhoud plaats aan onze servers. Onze website kan daardoor korte tijd onbereikbaar zijn. Voor de WeFact Standard omgeving kennen we een onderhoudsvenster dat uiterlijk tot maandagochtend 19 december 05:00 uur duurt. Gedurende dit onderhoud is uw WeFact Standard administratie niet bereikbaar. Graag lichten we dit onderhoudsvenster toe.

Groei
Steeds meer ondernemers vinden hun weg naar WeFact om online te kunnen factureren. Deze groei betekent dat er steeds meer facturen verstuurd worden, meer mensen in WeFact werken en er meer gebruik wordt gemaakt van onze webservice/API. Al deze handelingen moeten snel en foutloos uitgevoerd worden door onze servers, ook tijdens piekmomenten.

Kwaliteit, betrouwbaarheid en snelheid
Onze kernwaarden zijn de hoge kwaliteit van de software en ondersteuning, maar ook de betrouwbaarheid dat uw administratie altijd bereikbaar is en WeFact snel functioneert. Nog maar 1,5 jaar geleden is daarom een hoogwaardig server cluster opgezet, om deze kernwaarden te kunnen blijven garanderen. Onze groei kan en mag namelijk nooit uw beleving van WeFact beïnvloeden, vinden wij.

Forse uitbreiding
Ondanks dat ons huidige server cluster nu nog voldoende capaciteit heeft, zal van zondag op maandag er een migratie plaats vinden naar een nieuw groter server cluster. Dit nieuwe server cluster, dat uiteraard weer in Nederland staat, heeft een grotere capaciteit en kan ook weer verder uitgebreid worden. Op deze manier waarborgen we onze kernwaarden van kwaliteit, betrouwbaarheid en snelheid en zijn we nu al op de toekomst voorbereid.

Na het onderhoud heeft u op de gebruikelijke manier weer toegang tot uw administratie.

WeFact Standard update: verbeteringen SEPA incasso, gebruik TAB toets en korting op een abonnement

Naar aanleiding van feedback van onze gebruikers hebben we deze update voornamelijk aandacht besteed aan het verbeteren van handelingen. Graag informeren we u in dit bericht over deze wijzigingen.

Verbeteringen SEPA incasso
We ontvangen dagelijks vragen over het gebruik van de SEPA incasso. Het incassoproces zit aan regels vast die complex zijn en u niet in staat stellen een factuur direct te incasseren. Alle vraagstukken hebben we opnieuw bestudeerd en een actieplan gemaakt om het incasso proces duidelijker te maken. Daarnaast kunt u op het moment dat u een factuur verstuurt zelf vooraf bepalen in welke incassobatch deze geplaatst mag worden. Zo heeft u meer grip op wanneer een factuur geïncasseerd wordt.

batch-scherm

TAB toets om snel factuurregels aan te maken
Op de factuur aanmaakpagina kunt u door middel van de TAB toets op uw toetsenbord snel door alle velden gaan. Belandt u bij het laatste veld van de factuurregel en drukt u nogmaals op de TAB toets, dan zal er een nieuwe factuurregel verschijnen. Zo kunt u eenvoudiger, zonder muis, extra factuurregels aanmaken.

Korting op een abonnement
Het was reeds mogelijk om op een factuurregel een korting te geven, op een specifiek abonnement van een debiteur kon dit nog niet. Het is nu mogelijk om bij een abonnement ook een kortingpercentage op te geven.

Mocht u zelf nog suggesties hebben voor WeFact Standard, dan horen wij die graag.

WeFact aanwezig tijdens Exact Live op 9 november

Exact organiseert op woensdag 9 november 2016 in de Jaarbeurs te Utrecht de 5e editie van Exact Live. WeFact is hierbij aanwezig als partner met een eigen stand. De Exact Live beurs is gratis te bezoeken tussen 9.30 – 17.30 uur.

Met WeFact kan een ondernemer zelf foutloos online factureren en wordt de administratie automatisch doorgezet naar Exact Online voor de accountant. Deze naadloze integratie maakt het een krachtige combinatie.

Het thema van dit jaar is: Be Tech Curious. Ontdek daarom tijdens de beurs hoe technologie ‘het leven makkelijker kan maken’. Kom ons een bezoekje brengen en schrijf hier gratis in.

exactlive-wefact

Nieuws SEPA incasso: veranderingen verwerkingstijden bank

De SEPA incassoprocedure gaat veranderen. Sommige ondernemers zullen hier al bericht over ontvangen hebben van hun bank. De verandering heeft betrekking op de verwerkingstijden van de banken voor (normale) SEPA automatische incasso. De verwerkingstijden voor de bedrijven incasso blijven onveranderd.

De verwerkingstijd die nu gehanteerd wordt is 6 (eerste incasso) en 3 werkdagen (vervolgincasso). Dit gaat veranderen naar 2 en 1 werkdagen, de doorvoering hiervan verschilt per bank. De status van eerste incasso wordt met deze verandering optioneel.

Wijzigingen per bank
Deze wijziging wordt per bank doorgevoerd:

  • De ABN Amro voert de wijziging door vanaf 22 november 2016 en geeft aan dat er maar één werkdag verwerkingstijd zal zijn.
  • De Rabobank voert het 1 januari 2017 door met een verwerkingstijd van twee werkdagen.
  • De ING voert de wijziging door vanaf 20 november 2016 en geeft aan dat er maar één werkdag verwerkingstijd zal zijn.

Staat uw bank er niet bij, informeer dan zelf bij uw eigen bank.

Moet ik iets veranderen aan mijn proces in WeFact?
Nee. De verplichte vooraankondiging blijft namelijk bestaan, en die bepaalt in welke incassobatch een factuur komt. Hetgeen dat verandert is de aanlevertijd bij de bank.

Tip: doordat u straks korter op het incassomoment de batch kunt aanleveren bij de bank, zou u de vooraankondigingstermijn ook kunnen verkleinen. U zou dit kunnen verkleinen tot minimaal 5 dagen voor de incassodatum. Nadeel van het zo kort op elkaar instellen is de kans dat u de batch te laat aanlevert bij de bank groter is.
Indien u een kortere vooraankondigingstermijn dan 14 dagen hanteert dient u dit wel met uw klant (in de machtigingsovereenkomst) overeen te komen.

Waar in WeFact verander ik de verwerkingstijden van mijn bank?
Dit kan in het menu bij “Instellingen” onder “Betaalmogelijkheden”, bij de instellingen voor automatische incasso. Onder het kopje “Verwerkingstijden van de bank” kunt u het aantal dagen wijzigen.

WeFact Standard update: offertes online accepteren, gedeeltelijk crediteren en facturen in batch naar UBL exporteren

Maandag 19 september hebben we een nieuwe update voor WeFact Standard uitgebracht. Nadat er de vorige keer veel onder de motorkap is verbeterd, zijn er deze keer optimalisaties doorgevoerd die u zeker gaat tegenkomen tijdens het gebruik van WeFact. De titel van dit blogbericht is daarom dan ook al veelbelovend. Hieronder zullen we deze functionaliteiten toelichten.

Offerte online accepteren
De eerste nieuwe functionaliteit is dat uw eindklant, wanneer u uw offerte per e-mail verstuurt, de mogelijkheid heeft om deze direct online te accepteren. De klant kan een digitale handtekening zetten en het IP-adres plus de datum en tijd worden opgeslagen. Indien de eindklant akkoord gaat, ontvangt u per e-mail een notificatie.
Wilt u uw klanten offertes online laten accepteren, klik hier hoe u het in gebruik neemt.

online-accepteren

Gedeeltelijk crediteren
Voorheen was het alleen mogelijk om in één handeling de gehele factuur te crediteren. Een gedeelte crediteren betekende dat u zelf handmatig een creditfactuur moest aanmaken.

Met deze update is het mogelijk om een factuur wel gedeeltelijk te crediteren. Wanneer u op de factuur bekijkpagina op de knop “(Gedeeltelijk) crediteren” klikt kunt u kiezen om de gehele factuur of enkele factuurregels te crediteren. Vervolgens kunt u de regels die u wilt crediteren aan vinken. De originele factuur blijft onveranderd en behoudt zijn status. Het gecrediteerde bedrag zal als deelbetaling op deze factuur worden verwerkt zodat het juiste openstaand bedrag gecommuniceerd wordt.

Gedeeltelijk-crediteren

UBL in batch exporteren
UBL staat voor Universal Business Language dat vanwege de codetaal door een online boekhoudpakket uitgelezen kan worden. Hierdoor is het handmatig invoeren van facturen niet meer nodig.

WeFact ondersteund al enige tijd het versturen van facturen in UBL. Maar het is nu ook mogelijk om uw verkoopfacturen in batch te exporteren naar losse UBL bestanden. Dit kan een oplossing bieden voor het aanleveren van uw verkoopfacturen aan uw accountant die werkt met een boekhoudprogramma waarmee geen koppeling is maar wel UBL ondersteund. Het exporteren naar UBL vindt u door in het menu te gaan naar “Exporteren” en hier te kiezen voor “Facturen naar UBL” exporteren.

Aanhef Familie & inzicht in aantal verkochte producten
Een veel gevraagde uitbreiding bij de aanhef van de contactpersoon was “Familie”. Wanneer u voor familie als aanhef kiest zal als voornaam automatisch “Familie” ingevuld worden. In het achternaam veld is vervolgens ruimte voor de familienaam.

In het menu bij “Statistieken” is een extra tabblad toegevoegd namelijk “Productverkoop”. Hier krijgt u per product inzicht in het aantal verkochte producten per geselecteerde periode.

Naast de bovengenoemde veranderingen kunt u ook nog veel kleine (visuele) optimalisaties tegen komen. Mocht u zelf nog suggesties hebben om WeFact Standard beter te maken, dan horen wij dit graag.

WeFact Standard update: verbeteringen onder de motorkap en API uitbreidingen

Woensdag 3 augustus hebben we een nieuwe update voor WeFact Standard uitgebracht. De update bevat voornamelijk verbeteringen onder de motorkap en een aantal snelheidsoptimalisaties bij grotere gebruiksaantallen. Drie veranderingen willen we wel graag verder toelichten, namelijk het herinnering/aanmaning overzicht, het verdwijnen van het ‘extra e-mailadres’ veld en de API uitbreidingen.

Herinneringen en aanmaningen te versturen
Voorheen, voornamelijk bij veel openstaande facturen, kon het tijdrovend zijn om de facturen te selecteren die een herinnering of aanmaning moesten krijgen. Dit hebben we getackled. Vanuit het dashboard zal in de melding een link zijn om direct de betreffende facturen te zien die een herinnering of aanmaning moeten. Ook vanuit het facturen overzicht zijn rechtsbovenin 2 filters toegevoegd: “herinneringen te sturen” en “aanmaningen te sturen”.

Overzicht herinneringen en aanmaningen te versturen

Extra e-mailadressen
Voorheen was er een ‘extra e-mailadres’ veld onder het normale e-mailadres veld. We ontvingen regelmatig de vraag hoe een derde e-mailadres ingevuld kon worden. Om onduidelijkheden weg te nemen hebben we besloten volgens 1 methode nog meerdere e-mailadressen te ondersteunen, namelijk door in het e-mailadres veld meerdere e-mailadressen te scheiden met een (punt)komma.
Het ‘extra e-mailadres’ veld is dus komen te vervallen, het e-mailadres dat hierin is ingevuld is middels een puntkomma als e-mailadres toegevoegd in het normale e-mailadresveld.

API uitbreiding: ‘created’ en ‘modified’
Bij iedere debiteur, factuur, offerte, abonnement, product, crediteur en inkoopfactuur wordt een ‘created’ en ‘modified’ datum bijgehouden. Dit betekent dat precies inzichtelijk is wanneer een onderdeel initieel aangemaakt is en wanneer de laatste bewerking is uitgevoerd. Op deze datum kan ook gefilterd worden. Zo kunt u bijvoorbeeld alleen de debiteuren ophalen waarbij iets gewijzigd is of die nieuw zijn.
Met deze aanpassing kan er een efficientere API integratie gerealiseerd worden die tevens nog meer naadloos aansluit op een eigen/andere applicatie.

Heeft u nog vragen of wellicht suggesties om WeFact verder te verbeteren? Neem dan gerust contact op.

WeFact Standard update: eigen velden bij offertes en facturen

Maandag 13 juni hebben we een nieuwe update voor WeFact Standard uitgebracht. Redelijk snel na de vorige update, maar goede verbeteringen laten we niet graag lang liggen. Ook deze keer hebben oplettende WeFact gebruikers ons voorzien van goede feedback en suggesties. De meeste verbeteringen zijn onder de motorkap geweest, echter één nieuwe functionaliteit lichten we graag toe: eigen velden bij offertes en facturen.

Eigen velden: debiteuren, offertes, facturen
Het was eerder al mogelijk om eigen debiteur gebonden velden aan te maken. Dit kon gebruikt worden voor bijvoorbeeld de geboortedatum of zorgverzekeringsnummer van de debiteur. Met deze nieuwe update kunnen ook eigen velden aangemaakt worden voor offertes en facturen.

Deze nieuwe functionaliteit beantwoord de vraag van gebruikers om bijvoorbeeld een contactpersoon of woningobject te vermelden, maar ook een inleiding voor de offerte of een speciaal adres voor de afleverbon. Uiteraard kunnen deze eigen velden in de PDF en/of e-mail huisstijl getoond worden.

Wilt u eigen velden aanmaken, dan verwijzen we u graag door naar het help artikel waar u precies vindt hoe u dit kan doen: Kan ik eigen velden toevoegen bij een debiteur, factuur of offerte. Komt u er niet uit, dan kunnen wij u helpen.

Koppeling met Twinfield gecertificeerd

Onlangs hebben wij bezoek gehad van Marcel de Croon, TwinApps Consultant van Twinfield International (Wolters Kluwer Tax & Accounting). Zijn bezoek had de speciale reden om te bekijken of WeFact voldoet aan de kwaliteitseisen die zij stellen aan TwinApps partners.

Met trots kunnen we mededelen dat onze Twinfield koppeling na een grondige kwaliteitscontrole door Twinfield gecertificeerd is en voldoet aan de kwaliteitseisen die Twinfield stelt. Met de ontvangst van het certificaat mogen we ons gecertificeerd TwinApps partner noemen.

Roel Korting, Marcel de Croon, Jeroen Blox

Naadloze integratie
Zoals in het vorige Twinfield blogbericht is te lezen, hebben we onlangs de integratie met Twinfield verbeterd. De administratie vanuit WeFact is naadloos gekoppeld aan de Twinfield boekhouding van de accountant. Deze koppeling is er zodat de ondernemer zonder boekhoudkennis enkel in zijn eigen gebruiksvriendelijke en overzichtelijke WeFact omgeving kan werken en de accountant het voordeel heeft dat alle informatie automatisch digitaal doorgezet wordt.

Twinfield & WeFact
De goede samenwerking heeft gezorgd voor de realisatie van de koppeling. Wij danken Twinfield hier voor en hopen de samenwerking nog vele jaren voort te zetten.

WeFact Standard app: uw administratie overal binnen handbereik

Met trots presenteren wij vandaag de mobiele app voor WeFact Standard. De mobiele app zorgt er voor dat u altijd en overal uw gehele administratie bij de hand heeft. De mobiele app is zowel op iOS (iPhone en iPad) als op Android (smartphone en tablet) beschikbaar.

WeFact Standard mobiele app

De mobiele app kan op meerdere vlakken een extra gemak bieden. Zo heeft u overal direct inzicht in uw openstaande facturen, kunnen er eenvoudig herinneringen verstuurd worden, heeft u overal uw klantgegevens bij de hand en kan er bij het invoeren van een inkoopfactuur direct een foto van het bonnetje worden gemaakt. Door de mobiele app heeft u altijd en overal uw administratie bij de hand. Dit maakt uw administratieve werk nog makkelijker en minder tijdrovend.

WeFact Standard mobiele app (swipen)

De mobiele app kunt u op uw telefoon in de app store downloaden: