WeFact Standard app: ondersteuning voor eigen velden, bijlagen openen op Android en meer

Vandaag is er een nieuwe versie beschikbaar gesteld van de mobiele app voor WeFact Standard. Deze nieuwe versie is direct beschikbaar voor iOS (iPhone/iPad) & Android (smartphone en tablet) en kunt u via de app store op uw telefoon direct bijwerken.

WeFact Standard mobiele app

Wat is er nieuw

  • Ondersteuning voor eigen velden bij een debiteur, offerte en factuur.
  • Op Android kan er een voorbeeld PDF bekeken worden. Ook bijlagen bij een offerte/factuur kunnen geopend worden. Op iPhone/iPad kon dit reeds.
  • Een factuur kan direct met de status ‘Verzonden’ of ‘Betaald’ aangemaakt worden.
  • Een bestaande factuur kan gedupliceerd worden.
  • In het factuuroverzicht ziet u nu direct of er al een herinnering of aanmaning verstuurd is.
  • Het factureren van een (geaccepteerde) offerte stuurt u direct door naar de aangemaakte conceptfactuur.
  • BTW verlegd op een factuur is nu mogelijk (alle factuurregels moeten 0% BTW zijn).
  • Product eenheid wordt nu ook ondersteund.
  • Deelbetalingen worden nu meegeteld in het openstaand bedrag op het dashboard.
  • En nog vele andere optimalisaties!

Heeft u nog suggesties voor de mobiele app? Stuur ons dan een e-mail.

WeFact Standard: verbeteren van de e-mail afleverkwaliteit

Het is belangrijk dat facturen die u verstuurt in WeFact Standard door uw klanten worden ontvangen en niet in de SPAM filter terecht komen. We analyseren daarom voortdurend hoe we de afleverkwaliteit kunnen verbeteren. Vandaag hebben we een optimalisatie doorgevoerd. Als bestaande WeFact gebruiker informeren we u graag hoe u de afleverkwaliteit verder kan verbeteren.

Validatie van uw e-mailadres
E-mails uit uw WeFact administratie worden verstuurd via de WeFact mailservers. Om SPAM en fraude e-mails te weren controleren ontvangende mailservers (kortom, uw klanten) of de afkomst van de e-mail betrouwbaar is. Dit is cruciaal om te voorkomen dat iemand zich ongewenst voor kan doen als een willekeurig bedrijf/persoon (zoals bijvoorbeeld bij phishing vaak het geval is).

Het versturen van een factuur in WeFact gebeurt via de WeFact mailservers met uw e-mailadres als afzender. Wanneer de ontvangende mailserver controleert of de WeFact mailserver uit uw naam e-mails mag versturen, kan hieruit een goedkeuring of afwijzing uit komen. Een afwijzing betekent dat uw e-mail in de ongewenste postvak in komt of dat u zelfs een melding krijgt dat de e-mail niet kon worden afgeleverd aan de klant.

Het controleren of een mailserver e-mails mag versturen vanuit een e-mailadres gebeurt volgens een zogenaamd SPF record en een DKIM record. Hiermee geeft u als het ware toestemming dat de WeFact mailservers vanuit uw e-mailadres e-mails mogen versturen.

Valideren
Ga in uw WeFact Standard administratie in het menu naar “Instellingen” en kies vervolgens het tabblad “E-mail instellingen”. Hier kunt u zien of u reeds een SPF record en DKIM record heeft ingesteld. Indien dit ontbreekt bestaat er een risico dat e-mails niet altijd aankomen.
U kunt dan twee dingen doen:

  1. Vraag uw hostingbedrijf of ICT partij om een SPF record en DKIM record in te stellen. Op de instellingen pagina “E-mail instellingen” kunt u een bestand met instructies downloaden die u kunt doorsturen.
  2. Wilt u of kunt u geen SPF record en DKIM record instellen, kies dan voor de ‘Standaard WeFact methode gebruiken’ om alsnog de hoogst mogelijke afleverkwaliteit te behalen. Het resultaat is bijna hetzelfde als optie 1, behalve dat in sommige e-mail programma’s (zoals Gmail) achter u als afzender ‘via mijnwefact.nl’ getoond kan worden. De e-mail wordt uiteraard nog steeds volledig uit uw naam verstuurd.

 

Het is niet verplicht om actie te ondernemen, maar we adviseren wel om een SPF record en DKIM record in te stellen. Anders adviseren we u om voor de ‘Standaard WeFact methode’ te kiezen, zodat uw e-mails niet in de ongewenste postvak in belanden.

Voor alle WeFact gebruikers die vanaf 1 maart 2017 gestart zijn, is automatisch de ‘Standaard WeFact methode’ toegepast. Zij hebben de mogelijkheid om een SPF record en DKIM record in te stellen om e-mails volledig en betrouwbaar uit eigen naam te versturen.

Nieuw: boekhoudkoppeling met e-Boekhouden.nl

Na een intensieve samenwerking met e-Boekhouden.nl is de integratie met het boekhoudpakket e-Boekhouden.nl een feit! Gebruikt uw boekhouder e-Boekhouden.nl, dan hoeft u niet langer een ordner fysiek af te geven. Met deze koppeling staat uw WeFact administratie direct in het boekhoudpakket en heeft uw boekhouder actueel inzicht. Deze integratie zorgt voor een efficiëntere werkwijze en daardoor een forse tijd- en geldbesparing.

Hoe leg ik de koppeling?
Ga in WeFact naar het exporteeroverzicht. Hier kunt u kiezen voor het boekhoudpakket e-Boekhouden. Na het leggen van de koppeling kunt u bepalen op welke grootboekrekeningen de omzet geboekt mag worden. U kunt afwijkende grootboekrekeningen kiezen op basis van de productgroepen in WeFact.

Wat kan er geëxporteerd worden?
Debiteuren, facturen, crediteuren en inkoopfacturen kunnen geëxporteerd worden. U kunt er voor kiezen dit automatisch één keer per dag te laten exporteren of handmatig uitvoeren. 

Facturen automatisch op betaald
U kunt in e-Boekhouden.nl een koppeling leggen met uw bank. Hierdoor komen uw banktransacties automatisch in e-Boekhouden.nl en kunt u of uw boekhouder de mutaties afletteren met uw facturen. Eén keer per dag of handmatig kan WeFact de openstaande posten ophalen uit e-Boekhouden.nl en hierdoor facturen in WeFact automatisch op betaald zetten.

Wilt u de koppeling zelf uitproberen? Dat kan, kies in het exporteeroverzicht in uw WeFact administratie voor het boekhoudpakket e-Boekhouden.nl.

WeFact Standard update: ondersteuning kostenplaatsen en projecten voor Twinfield & Exact online

Maandag 23 januari hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. Deze update bestaat voornamelijk uit het optimaliseren van de boekhoudkoppelingen van Twinfield en Exact online. De boekhoudkoppelingen zijn verbeterd en ondersteunen vanaf nu ook kostenplaatsen en projecten.

Gebruiken?
Niet voor iedere ondernemer zal het gebruik van kostenplaatsen of projecten interessant zijn. Informeer daarom bij uw accountant of dit voor u of hen gewenst is om meer verdieping in uw omzet te creëren.

Instellen
Het instellen dat er kostenplaatsen en projecten meegegeven kunnen worden kan bij de exportinstellingen met het boekhoudpakket onder het kopje “Kostenplaatsen & projecten”. Het is mogelijkheid om het op administratieniveau, factuurniveau of factuurregelniveau op te geven.

Bij het aanmaken van een factuur zult u invoervelden zien. Kiest u er voor om het op factuurregelniveau te bepalen, dan kunt u de voorkeur kostenplaats en/of project ook opgeven bij een product.

Een voorbeeld van kostenplaats én project geactiveerd op factuurregelniveau:

Meer over het gebruik van kostenplaatsen en projecten en het inrichten in WeFact Standard leest u in het volgende help-artikel: Gebruik maken van kostenplaatsen en projecten.

WeFact Standard update: automatisch versturen van facturen

Donderdag 5 januari hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. In deze update hebben we een aantal kleine verbeteringen doorgevoerd. Daarnaast kondigen we met trots een nieuwe functionaliteit aan: het inplannen van conceptfacturen om automatisch te versturen én het automatisch versturen van de facturen uit abonnementen.

Inplannen van een conceptfactuur
Na het toevoegen van een conceptfactuur heeft u de mogelijkheid de factuur op het door u gewenste moment automatisch te laten versturen. Dit is handig, omdat u dan niet meer zelf hoeft te onthouden dat u deze factuur later nog moet versturen.

De functie ‘Factuur inplannen’ vindt u op de bekijkpagina van een conceptfactuur, aan de rechterkant als blauw linkje bij de overige acties. Meer informatie over het inplannen van conceptfacturen vindt u hier in het help artikel.

Ingeplande conceptfacturen herkent u aan de status ‘Concept (ingepland)’. In het factuuroverzicht vindt u de ingeplande verzenddatum en tijd in de tabelkolom ‘Factuurdatum’.

Abonnementen automatisch factureren
Tot deze update werden conceptfacturen (periodiek) klaargezet vanuit de abonnementen. Hier ontving u een notificatie van, zodat u handmatig de facturen kon versturen. Vanaf deze update is het mogelijk om er voor te kiezen conceptfacturen uit abonnementen automatisch te laten versturen op een door u gewenst tijdstip. Zo heeft u geen omkijken meer naar uw periodieke facturatie.

Indien u dit wilt activeren kunt u in het menu gaan naar “Instellingen” en dan naar het tabblad “Abonnementen” gaan. Meer informatie over het automatisch factureren van abonnementen leest u hier in het help artikel.

Bovengenoemde functionaliteiten hoeft u niet te gebruiken. Het kan namelijk fijn zijn om zelf dat beetje extra grip te houden en voor het versturen de facturen nog even na te lopen. Dit blijft uiteraard gewoon mogelijk.

Onderhoud zondag 18 december 22:00 tot maandag 19 december 05:00 (afgerond)

Het onderhoud is om 01:30 uur afgerond. Alle WeFact Standard administraties zijn weer toegankelijk.

Op zondag 18 december vindt er om 22:00 uur onderhoud plaats aan onze servers. Onze website kan daardoor korte tijd onbereikbaar zijn. Voor de WeFact Standard omgeving kennen we een onderhoudsvenster dat uiterlijk tot maandagochtend 19 december 05:00 uur duurt. Gedurende dit onderhoud is uw WeFact Standard administratie niet bereikbaar. Graag lichten we dit onderhoudsvenster toe.

Groei
Steeds meer ondernemers vinden hun weg naar WeFact om online te kunnen factureren. Deze groei betekent dat er steeds meer facturen verstuurd worden, meer mensen in WeFact werken en er meer gebruik wordt gemaakt van onze webservice/API. Al deze handelingen moeten snel en foutloos uitgevoerd worden door onze servers, ook tijdens piekmomenten.

Kwaliteit, betrouwbaarheid en snelheid
Onze kernwaarden zijn de hoge kwaliteit van de software en ondersteuning, maar ook de betrouwbaarheid dat uw administratie altijd bereikbaar is en WeFact snel functioneert. Nog maar 1,5 jaar geleden is daarom een hoogwaardig server cluster opgezet, om deze kernwaarden te kunnen blijven garanderen. Onze groei kan en mag namelijk nooit uw beleving van WeFact beïnvloeden, vinden wij.

Forse uitbreiding
Ondanks dat ons huidige server cluster nu nog voldoende capaciteit heeft, zal van zondag op maandag er een migratie plaats vinden naar een nieuw groter server cluster. Dit nieuwe server cluster, dat uiteraard weer in Nederland staat, heeft een grotere capaciteit en kan ook weer verder uitgebreid worden. Op deze manier waarborgen we onze kernwaarden van kwaliteit, betrouwbaarheid en snelheid en zijn we nu al op de toekomst voorbereid.

Na het onderhoud heeft u op de gebruikelijke manier weer toegang tot uw administratie.

WeFact Standard update: verbeteringen SEPA incasso, gebruik TAB toets en korting op een abonnement

Naar aanleiding van feedback van onze gebruikers hebben we deze update voornamelijk aandacht besteed aan het verbeteren van handelingen. Graag informeren we u in dit bericht over deze wijzigingen.

Verbeteringen SEPA incasso
We ontvangen dagelijks vragen over het gebruik van de SEPA incasso. Het incassoproces zit aan regels vast die complex zijn en u niet in staat stellen een factuur direct te incasseren. Alle vraagstukken hebben we opnieuw bestudeerd en een actieplan gemaakt om het incasso proces duidelijker te maken. Daarnaast kunt u op het moment dat u een factuur verstuurt zelf vooraf bepalen in welke incassobatch deze geplaatst mag worden. Zo heeft u meer grip op wanneer een factuur geïncasseerd wordt.

batch-scherm

TAB toets om snel factuurregels aan te maken
Op de factuur aanmaakpagina kunt u door middel van de TAB toets op uw toetsenbord snel door alle velden gaan. Belandt u bij het laatste veld van de factuurregel en drukt u nogmaals op de TAB toets, dan zal er een nieuwe factuurregel verschijnen. Zo kunt u eenvoudiger, zonder muis, extra factuurregels aanmaken.

Korting op een abonnement
Het was reeds mogelijk om op een factuurregel een korting te geven, op een specifiek abonnement van een debiteur kon dit nog niet. Het is nu mogelijk om bij een abonnement ook een kortingpercentage op te geven.

Mocht u zelf nog suggesties hebben voor WeFact Standard, dan horen wij die graag.

WeFact aanwezig tijdens Exact Live op 9 november

Exact organiseert op woensdag 9 november 2016 in de Jaarbeurs te Utrecht de 5e editie van Exact Live. WeFact is hierbij aanwezig als partner met een eigen stand. De Exact Live beurs is gratis te bezoeken tussen 9.30 – 17.30 uur.

Met WeFact kan een ondernemer zelf foutloos online factureren en wordt de administratie automatisch doorgezet naar Exact Online voor de accountant. Deze naadloze integratie maakt het een krachtige combinatie.

Het thema van dit jaar is: Be Tech Curious. Ontdek daarom tijdens de beurs hoe technologie ‘het leven makkelijker kan maken’. Kom ons een bezoekje brengen en schrijf hier gratis in.

exactlive-wefact

Nieuws SEPA incasso: veranderingen verwerkingstijden bank

De SEPA incassoprocedure gaat veranderen. Sommige ondernemers zullen hier al bericht over ontvangen hebben van hun bank. De verandering heeft betrekking op de verwerkingstijden van de banken voor (normale) SEPA automatische incasso. De verwerkingstijden voor de bedrijven incasso blijven onveranderd.

De verwerkingstijd die nu gehanteerd wordt is 6 (eerste incasso) en 3 werkdagen (vervolgincasso). Dit gaat veranderen naar 2 en 1 werkdagen, de doorvoering hiervan verschilt per bank. De status van eerste incasso wordt met deze verandering optioneel.

Wijzigingen per bank
Deze wijziging wordt per bank doorgevoerd:

  • De ABN Amro voert de wijziging door vanaf 22 november 2016 en geeft aan dat er maar één werkdag verwerkingstijd zal zijn.
  • De Rabobank voert het 1 januari 2017 door met een verwerkingstijd van twee werkdagen.
  • De ING voert de wijziging door vanaf 20 november 2016 en geeft aan dat er maar één werkdag verwerkingstijd zal zijn.

Staat uw bank er niet bij, informeer dan zelf bij uw eigen bank.

Moet ik iets veranderen aan mijn proces in WeFact?
Nee. De verplichte vooraankondiging blijft namelijk bestaan, en die bepaalt in welke incassobatch een factuur komt. Hetgeen dat verandert is de aanlevertijd bij de bank.

Tip: doordat u straks korter op het incassomoment de batch kunt aanleveren bij de bank, zou u de vooraankondigingstermijn ook kunnen verkleinen. U zou dit kunnen verkleinen tot minimaal 5 dagen voor de incassodatum. Nadeel van het zo kort op elkaar instellen is de kans dat u de batch te laat aanlevert bij de bank groter is.
Indien u een kortere vooraankondigingstermijn dan 14 dagen hanteert dient u dit wel met uw klant (in de machtigingsovereenkomst) overeen te komen.

Waar in WeFact verander ik de verwerkingstijden van mijn bank?
Dit kan in het menu bij “Instellingen” onder “Betaalmogelijkheden”, bij de instellingen voor automatische incasso. Onder het kopje “Verwerkingstijden van de bank” kunt u het aantal dagen wijzigen.

WeFact Standard update: offertes online accepteren, gedeeltelijk crediteren en facturen in batch naar UBL exporteren

Maandag 19 september hebben we een nieuwe update voor WeFact Standard uitgebracht. Nadat er de vorige keer veel onder de motorkap is verbeterd, zijn er deze keer optimalisaties doorgevoerd die u zeker gaat tegenkomen tijdens het gebruik van WeFact. De titel van dit blogbericht is daarom dan ook al veelbelovend. Hieronder zullen we deze functionaliteiten toelichten.

Offerte online accepteren
De eerste nieuwe functionaliteit is dat uw eindklant, wanneer u uw offerte per e-mail verstuurt, de mogelijkheid heeft om deze direct online te accepteren. De klant kan een digitale handtekening zetten en het IP-adres plus de datum en tijd worden opgeslagen. Indien de eindklant akkoord gaat, ontvangt u per e-mail een notificatie.
Wilt u uw klanten offertes online laten accepteren, klik hier hoe u het in gebruik neemt.

online-accepteren

Gedeeltelijk crediteren
Voorheen was het alleen mogelijk om in één handeling de gehele factuur te crediteren. Een gedeelte crediteren betekende dat u zelf handmatig een creditfactuur moest aanmaken.

Met deze update is het mogelijk om een factuur wel gedeeltelijk te crediteren. Wanneer u op de factuur bekijkpagina op de knop “(Gedeeltelijk) crediteren” klikt kunt u kiezen om de gehele factuur of enkele factuurregels te crediteren. Vervolgens kunt u de regels die u wilt crediteren aan vinken. De originele factuur blijft onveranderd en behoudt zijn status. Het gecrediteerde bedrag zal als deelbetaling op deze factuur worden verwerkt zodat het juiste openstaand bedrag gecommuniceerd wordt.

Gedeeltelijk-crediteren

UBL in batch exporteren
UBL staat voor Universal Business Language dat vanwege de codetaal door een online boekhoudpakket uitgelezen kan worden. Hierdoor is het handmatig invoeren van facturen niet meer nodig.

WeFact ondersteund al enige tijd het versturen van facturen in UBL. Maar het is nu ook mogelijk om uw verkoopfacturen in batch te exporteren naar losse UBL bestanden. Dit kan een oplossing bieden voor het aanleveren van uw verkoopfacturen aan uw accountant die werkt met een boekhoudprogramma waarmee geen koppeling is maar wel UBL ondersteund. Het exporteren naar UBL vindt u door in het menu te gaan naar “Exporteren” en hier te kiezen voor “Facturen naar UBL” exporteren.

Aanhef Familie & inzicht in aantal verkochte producten
Een veel gevraagde uitbreiding bij de aanhef van de contactpersoon was “Familie”. Wanneer u voor familie als aanhef kiest zal als voornaam automatisch “Familie” ingevuld worden. In het achternaam veld is vervolgens ruimte voor de familienaam.

In het menu bij “Statistieken” is een extra tabblad toegevoegd namelijk “Productverkoop”. Hier krijgt u per product inzicht in het aantal verkochte producten per geselecteerde periode.

Naast de bovengenoemde veranderingen kunt u ook nog veel kleine (visuele) optimalisaties tegen komen. Mocht u zelf nog suggesties hebben om WeFact Standard beter te maken, dan horen wij dit graag.