WeFact Standard update: meerdere medewerkers, meerdere administraties, UBL 2.0 en pakbon

Deze maand is het feest bij WeFact. Precies 10 jaar geleden zijn wij gestart met het aanbieden van WeFact Standard, het facturatiepakket speciaal voor ZZP’ers en kleine ondernemers. In een recent blog artikel kunt u teruglezen hoe WeFact is opgericht en de ontwikkelingen van de afgelopen 10 jaar.

Van dit feestelijk moment willen we graag gebruik maken om de nieuwe functionaliteiten waar afgelopen maanden hard aan gewerkt is met u te delen. Deze nieuwe functionaliteiten zijn beschikbaar sinds de update van zondag 18 oktober.

Meerdere medewerkers
Misschien wel de meest gevraagde functionaliteit: met meerdere medewerkers werken in een administratie. Sinds de update kunt u medewerkers uitnodigen tot de administratie. Iedere medewerker krijgt dus een eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Tevens kunnen per medewerker rechten worden bepaald, om bepaalde onderdelen niet toegankelijk te maken. Klik hier om te lezen hoe u medewerkers toevoegt in uw administratie.

Meerdere medewerkers kunnen toegang hebben tot een administratie

Toegang tot meerdere administraties
Wanneer u meerdere administraties heeft is het nu lastig schakelen tussen deze administraties. Dit hebben we verbeterd. Met 1 inlog heeft u toegang tot al uw administraties en kunt u eenvoudig heen-en-weer schakelen zonder uit te hoeven loggen. Ook kunt u zelf voor een nieuwe/andere onderneming een nieuwe administratie aanmaken.

Snel wisselen tussen meerdere administraties

UBL 2.0
Nieuw is ook de ondersteuning voor UBL 2.0. UBL is een ontwikkeling die het mogelijk maakt om op een universele manier facturen tussen bedrijven/softwarepakketten uit te wisselen. De overheid is één van de partijen die hier al op inzet om het elektronisch factureren te stimuleren. Lees hier hoe u UBL 2.0 inschakelt in WeFact.

Pakbon/werkbon
Een gehoord gemis is ook het kunnen generen van een pakbon/werkbon op basis van een factuur. Wanneer u de pakbon functionaliteit inschakelt kunt u bij een (concept)bon een PDF genereren en uitprinten om hem te laten ondertekenen door uw opdrachtgever of mee te sturen bij een verzending. Lees hier hoe u het in kan inschakelen.

Binnenkort: iPhone en Android app
Binnenkort zal de WeFact Standard app voor iPhone en Android beschikbaar komen. Hiermee heeft u met uw smartphone altijd en overal toegang tot uw administratie(s). U kunt uw debiteuren bekijken, nieuwe facturen maken, herinneringen versturen etc. Zodra de mobiele app beschikbaar is zullen we u uiteraard informeren.

WeFact Standard iPhone en Android app

Heeft u vragen naar aanleiding van de nieuwe functionaliteiten of hoe u ze in gebruik kunt nemen, neem dan gerust contact op. Dit kan per e-mail op helpdesk@wefact.nl of telefonisch op 085 – 732 57 00.

We zijn trots op ons 10 jarig bestaan en kijken uit naar de mooie ontwikkelingen die gaan komen in de volgende 10 jaar!

Met feestelijke groet,

WeFact

WeFact bestaat 10 jaar!

Het is alweer 10 jaar geleden dat WeFact begon en dat moet natuurlijk gevierd worden! Daarom staat de maand oktober in het teken van ons 10 jarig bestaan. Vandaag, 1 oktober, willen we iedereen een terugblik geven hoe WeFact is ontstaan in 2005, toen online werken nog niet zo gebruikelijk was als nu.

WeFact 10 jaar

2005: Het begin
Ondanks dat 2005 nog maar 10 jaar geleden is, waren er nog geen smartphones zoals de iPhone of Android telefoons en werkte bijna iedereen in Internet Explorer 6 op Windows XP. Jeroen Blox en Roel Korting, de oprichters van WeFact, waren in die tijd actief als zelfstandige webontwikkelaars. Bij beide speelde de behoefte om periodiek te factureren. In de bestaande facturatie-/boekhoudpakketten was hier geen mogelijkheid voor. Uit deze frustratie zagen Jeroen en Roel een uitdaging: het realiseren van een facturatiepakket waar iedere ondernemer zelf op een eenvoudige manier online zijn administratie in kan doen.

2006: Lancering tweede product WeFact Hosting
WeFact biedt twee producten aan. WeFact Standard, een online facturatiepakket voor ZZP’ers en kleine ondernemers. WeFact Hosting, een bedrijfsautomatiserings- en facturatiepakket voor de hostingbranche. Het tweede product, WeFact Hosting, is één jaar later op 1 oktober 2006 gelanceerd. In die jaren kwamen de prijzen voor de hostingbranche steeds verder onder druk en dus ook de marges. Automatisering van de processen van bestelling tot oplevering was daarom een noodzakelijke ontwikkeling waar met WeFact Hosting op ingespeeld werd. Dat er behoefte was aan deze automatisering werd direct bevestigd na de lancering. In de eerste week heeft WeFact meer dan 75 hostingbedrijven mogen verwelkomen. Negen jaar later wordt nog steeds een grote groep van deze eerste hostingbedrijven bediend.

Ontwikkelen aan een betrouwbare en duurzame dienst
Al 10 jaar lang wordt er dagelijks doorontwikkeld. De input van deze doorontwikkeling is mede te danken aan de voortdurende feedback en suggesties van WeFact gebruikers om de producten nog beter te maken. Gedurende de jaren zijn de webtechnieken veel veranderd, net zoals de WeFact producten zelf. WeFact Standard heeft maar liefst drie keer een metamorfose ondergaan en WeFact Hosting twee keer.
Vanaf het begin is de visie geweest om gebruiksvriendelijke producten met goede ondersteuning te leveren. Beslissingen en ontwikkelingen moe(s)ten bijdragen aan het algemeen belang: de producten beter maken voor zo veel mogelijk WeFact gebruikers. Inmiddels maken duizenden ondernemers dagelijks gebruik van de WeFact producten.

Waar blijft het feestje?
WeFact heeft deze maand een aantal verrassingen in petto. We kondigen enkele nieuwe functionaliteiten aan en hebben een ludieke actie in gedachten om digitaal factureren verder te promoten. Meer volgt gedurende deze maand.

WeFact aanwezig tijdens Jaarcongres Accountant 2015

Wolters Kluwer organiseert op dinsdag 29 september 2015 in het NBC Congrescentrum te Nieuwegein de 10e editie van het Jaarcongres Accountant. WeFact is hierbij aanwezig met een eigen stand en deze is te bezoeken tussen 8.30 – 17.00 uur.

Ervaringen van ondernemers en accountants wijzen uit dat ZZP’ers en kleine ondernemers zelf hun facturatie willen doen. Het gebruik van een boekhoudpakket is echter vaak te ingewikkeld voor hen.
WeFact presenteert de mogelijkheden voor ondernemers om hun eigen facturatie eenvoudig, snel en foutloos te regelen en biedt een koppeling voor accountants om dit te exporteren naar boekhoudprogramma’s. Tijdens het congres zal WeFact ook ontwikkelingen presenteren speciaal voor accountants welke in oktober binnen WeFact Standard beschikbaar zullen zijn..

Het thema van het Jaarcongres Accountant is: ‘Van Financieel dienstverlener naar ondernemende business partner’. Inschrijven en aanvullende informatie over bijvoorbeeld PE punten zijn hier terug te vinden. Nieuwsgierig geworden? Maak een afspraak of bezoek onze stand!

Koppeling boekhoudpakket Acumulus en facturatiepakket WeFact

Het bedrijf achter het boekhoudpakket Acumulus heeft een integratie gerealiseerd met WeFact voor de uitwisseling van de administratie. Hiermee kan uw boekhouder de laatste boekhoudkundige bewerkingen in Acumulus doen, terwijl u geniet van het online factureren met WeFact.

Hoe werkt de koppeling?
Vanuit Acumulus zal er frequent (doorgaans ieder uur) gecommuniceerd worden met WeFact om nieuwe mutaties op te halen en te verwerken in Acumulus. Op dit moment worden debiteuren en verkoopfacturen uitgewisseld.

Voor welke WeFact versie?
De koppeling is zowel voor WeFact Standard als voor WeFact Hosting beschikbaar.

Wat kost de koppeling?
De koppeling wordt door Acumulus gratis ter beschikking gesteld.

Ik wil het uitproberen
Acumulus heeft op hun website een stappenplan gepubliceerd die u helpt om de koppeling te activeren en in gebruik te nemen. Dit stappenplan vindt u hier:
https://www.siel.nl/acumulus/koppelingen/facturatiepakketten/WeFact/

WeFact Standard update: nieuwe condities, uitgebreidere zoekfunctie en inzicht voldane facturen

Vandaag, woensdag 8 juli, is er een nieuwe update voor WeFact Standard online gegaan. De update bestaat uit kleine optimalisaties, verbeteringen in gebruiksgemak en extra inzicht bij facturen.

Conditie voor bedrijf of contactpersoon
Er zijn condities gemaakt die herkennen of de debiteur een bedrijf, een bedrijf met contactpersoon of een particulier betreft. De condities kunnen worden toegepast in de adressering binnen de huisstijl e-mail en PDF. De volgende condities zijn hier voor te gebruiken:

  • [is_bedrijf]hier variabele of tekst[/is_bedrijf]
  • [heeft_contactpersoon]hier variabele of tekst[/heeft_contactpersoon]
  • [is_particulier]hier variabele of tekst[/is_particulier]

Zoekfunctie
De zoekfunctie rechstbovenin doorzoekt vanaf deze update ook de eigen gedefinieerde velden. Voortaan kunt u dus ook een debiteur vinden door te zoeken op bijvoorbeeld patiënt- of verzekeringsnummers.

Factuur voldaan
Vanaf heden zal in het factuuroverzicht de datum te zien zijn wanneer de factuur voldaan is. Dit geeft een specifieker inzicht wanneer de facturen voldaan zijn.

Achter de schermen
Naast de genoemde verbeteringen zijn er achter de schermen (letterlijk en figuurlijk) nog een aantal verbeteringen doorgevoerd ter optimalisatie van WeFact Standard.
Waar op dit moment over gebrainstormd wordt is hoe er meerdere medewerkers binnen een account kunnen werken en één medewerker toegang heeft tot meerdere accounts. Dit zal een uitkomst zijn voor accountants en gebruikers met meerdere ondernemingen. In een volgende blog artikel kunt u hier meer over lezen.

WeFact streeft er naar om haar producten te blijven verbeteren en ontwikkelen. Zijn er functionaliteiten die u mist of heeft u tips? Stuur ons een e-mail.

WeFact Standard update: vernieuwingen bestaande functionaliteiten, ondersteuning meerdere decimalen en Payt

Vandaag, maandag 11 mei, is er een nieuwe versie van WeFact Standard beschikbaar gesteld. De update kent voornamelijk vernieuwingen in bestaande functionaliteiten, maar ook een aantal nieuwe mogelijkheden.

Belangrijkste vernieuwingen

  • Bij het aanmaken/bewerken van een offerte en factuur kunt u aangeven dat de kortingsmodule genegeerd moet worden.
  • Een conceptfactuur kan geblokkeerd worden. Nieuw te factureren abonnementen worden dan niet aan deze conceptfactuur toegevoegd.
  • Aantal dagen dat een abonnement van te voren gefactureerd moet worden kan afwijkend per debiteur worden ingesteld.
  • Betaalscherm om een factuur online te betalen zal bij buitenlandse klanten automatisch in het Engels worden getoond.
  • Een inkoopfactuur kunt u vanaf nu dupliceren.
  • In de facturen Excel export wordt nu in aparte kolommen per BTW percentage het BTW bedrag getoond.
  • Bij een deelbetaling kunt u in het vervolg ook de betaaldatum opgeven.
  • De bijlage bij inkoopfacturen kunt u nu exporteren.

Ondersteuning bedragen met 3 of 4 decimalen
Een vaker gehoorde vraag van WeFact gebruikers was of het mogelijk is om meer dan 2 decimalen in te vullen. Vanaf vandaag is dit mogelijk. U kunt bedragen met meer dan 2, namelijk 3 of 4 decimalen in te vullen. Op de factuur zal bij prijs per stuk dit bedrag in de ingevulde 2, 3 of 4 decimalen getoond worden. Het regeltotaal wordt wel in 2 decimalen getoond, zodat de optelling van alle regeltotalen het factuurbedrag oplevert.

Online incasso service: Payt
Payt is een online incasso service die u helpt bij het betaald krijgen van uw openstaande facturen. Lees hier meer over Payt.
U kunt Payt inschakelen door in het menu te gaan naar “Mijn instellingen” en vervolgens naar het tabblad “Facturatie”. In het blok “Herinneringen” vindt u de mogelijkheid om middels een vinkje Payt in te schakelen. Na het opslaan van de instellingen zal u doorgestuurd worden naar Payt om WeFact Standard eenmalig te machtigen.

Zijn er functionaliteiten die u mist? Wij horen dit graag, zodat we weten wat er bij onze gebruikers speelt. Stuur ons een e-mail.

Koppeling met boekhoudpakket Unit4 Multivers

Steeds vaker ontvingen we de vraag of het boekhoudpakket Unit4 Multivers online ondersteund kon worden. Begin 2015 zijn we daarom gestart met de realisatie van een koppeling. Vandaag hebben we de koppeling afgerond en is deze voor iedereen beschikbaar.

De koppeling met Unit4 Multivers online
De koppeling wordt eenmalig tot stand gebracht via OAuth met de webservice van Unit4 Multivers online. Nadat de verbinding is gelegd kunt u uw boekhoudomgeving kiezen. Daarna dient u op te geven hoe alle financiële gegevens weggeboekt moeten worden, door o.a. de bijbehorende grootboekrekeningen op te geven. Ondanks dat dit een eenmalige klus is, hebben we gezorgd dat we van Unit4 doorkrijgen wat u voorkeursinstellingen zijn. Dit betekent dat het slechts een controle slag is geworden en dus niet veel tijd kost.

Uitwisselen van financiële gegevens
Informatie wordt nog niet automatisch uitgewisseld. U dient handmatig aan te geven wat u wilt exporteren. Dit kunt u bijvoorbeeld 1 keer per week of maand doen.
We willen uiteindelijk naar een situatie toewerken dat informatie direct wordt uitgewisseld en facturen niet meer in beide pakketten als betaald gemarkeerd hoeven te worden.

2 weken vrijblijvend proberen
U kunt de boekhoudmodule eerst 2 weken kosteloos uitproberen. Gebruikers van het facturatiepakket WeFact Standard gaan in het menu naar “Mijn instellingen” en vervolgens in het submenu “Exporteren”. Kies hier voor Unit4 Multivers.
Voor WeFact Hosting gebruikers is Unit4 beschikbaar onder het menu ‘Beheer’ en dan te kiezen voor ‘Exporteren’

Na 2 weken kunt u besluiten om de boekhoudmodule af te nemen (de proefperiode wordt niet automatisch een betaalde versie). De kosten bedragen € 5,- excl. BTW per maand.

WeFact Standard update: snelheidsoptimalisaties, uitgebreider BTW overzicht en veel kleinere verbeteringen

Vandaag, 2 maart, is er een nieuwe update beschikbaar gesteld. In deze update hebben we aandacht besteed aan veel kleine(re) verbeteringen, gefocust op snelheidsoptimalisaties en een aantal mooie toevoegingen gerealiseerd die u meer inzicht geven in de administratie. Met meer dan 50 verbeteringen lichten we er graag een aantal uit.

Zoek- en keuzemogelijkheid bij selecteren product, debiteur en crediteur
Sinds de vorige update is het mogelijk om bij het toevoegen van een factuurregel te selecteren uit de productenlijst, maar ook te zoeken naar een product of te filteren op productgroep. We hebben, zeker bij een groot productenaanbod, flinke snelheidsoptimalisaties weten te realiseren. Tevens hebben we deze nieuwe zoek- en keuzemogelijkheid toegepast bij het selecteren van een debiteur en crediteur. Dit maakt het kiezen sneller en eenvoudiger!

Uitgebreider inzicht in BTW overzicht
Mede door de nieuwe EU wetgeving omtrent het hanteren van nationale BTW tarieven bij particulieren binnen de EU is het noodzakelijk geworden om inzicht te krijgen naar welke landen u gefactureerd heeft en welk BTW tarief is toegepast. Naast het zelf kunnen beheren van de BTW tarieven vindt u nu ook een nieuw tabblad “Specificatie BTW” op de reguliere BTW-overzicht pagina. Hiermee is het mogelijk om precies inzichtelijk te krijgen hoe het af te dragen BTW bedrag is opgebouwd.

Overige verbeteringen
Vanuit het Dashboard hebben we een aantal actieknoppen toegevoegd die u in staat stelt om direct een crediteur aan te maken of een inkoopfactuur toe te voegen. Tevens kan bij een crediteur en/of bij een inkoopfactuur aangegeven worden dat de factuur automatisch geïncasseerd wordt van uw rekening. Ook is het mogelijk om op basis van crediteurgroepen afwijkende grootboekrekeningen op te geven in de boekhoudkoppeling.

We blijven het online facturatieprogramma WeFact Standard continu verbeteren en uitbreiden. Zijn er zaken die u mist, dan vernemen we deze graag per e-mail van uw.

Nieuwe BTW-regels per 1 januari 2015 bij leveringen aan particulieren in andere EU-landen

Per 1 januari 2015 gaan er andere regels gelden voor het berekenen van BTW indien er digitale diensten geleverd worden aan particulieren uit andere EU-lidstaten. Op de website van de Belastingdienst is hier meer over te lezen.

Mocht u digitale diensten aanbieden (waaronder hosting, internettoegang en software diensten ook vallen), dan zullen deze veranderingen ook voor u gelden. U dient dan vanaf 1 januari 2015 bij levering aan een particulier uit een andere EU-lidstaat het BTW tarief van het desbetreffende land te berekenen. Zo zal bij een levering naar een particulier uit Denemarken 25% BTW in rekening gebracht moeten worden. Deze BTW dient vervolgens ook bij de Deense Belastingdienst aangegeven te worden, of er kan gebruik gemaakt worden van de Mini One Stop Shop-regeling (MOSS) van de Nederlandse Belastingdienst.

Om de facturen correct te blijven versturen, zijn er aanpassingen nodig in uw WeFact pakket. Hieronder vermelden we welke aanpassingen dat zijn.

WeFact Standard
In WeFact Standard kunt u zelf BTW percentages toevoegen en per land aangeven welk BTW percentage toegepast moet worden. Ga in het menu naar “Instellingen” en kies op de geopende pagina het tabblad “BTW”. Hier kunt u de BTW percentages toevoegen en vervolgens in het blok “Aanvullende BTW-regels” kunt u het land, vervolgens “Particulieren (en bedrijven zonder BTW nummer)” kiezen en tot slot het betreffende lokale BTW percentage.

WeFact Hosting
In WeFact Hosting kunt u zelf extra BTW percentages toevoegen en regels instellen.
Ga in het menu naar “Instellingen” > “WeFact voorkeuren” > tabblad “BTW” kunt u de extra percentages aanmaken.

Welk BTW percentage wordt gehanteerd in het land?
Op bijvoorbeeld Wikipedia kunt u een lijst met verschillende BTW percentages terugvinden.

In onderstaande afbeelding ziet u hoe u de BTW percentages kan toevoegen en de BTW regels instelt, zodat deze automatisch worden toegepast bij het betreffende land.

BTW aangifte
Op dit moment geeft WeFact bij de BTW-aangifte pagina nog geen helder overzicht per land en de berekende BTW. In de toekomstige versie zullen we dit gaan opnemen.

UPDATE: SQL-query voor alles toe te voegen
Met dank aan gebruiker D. Baars van 123 Hosting Service is er een SQL bestand dat u kunt gebruiken om alle Europese BTW tarieven + BTW regels toe te passen in uw WeFact Hosting. Klik hier om dit SQL bestand te downloaden.

Zorg dat u, voordat u de SQL uitvoert, uitgelogd bent. Controleer na het uitvoeren van de SQL of er dubbele BTW percentages zijn. Die kunt u handmatig verwijderen.

WeFact Standard update: meertalige huisstijl en vul een eenheid bij factuurregel veld ‘Aantal’ in

Vandaag, maandag 8 december, is er een nieuwe versie van WeFact Standard beschikbaar gesteld. De update kent meerdere verbeteringen en beantwoordt een veelgehoorde vraag: facturen in meerdere talen opmaken.

Meertalige huisstijl
Vanaf heden kunt u uw huisstijl in meerdere talen opmaken. We leveren standaard een huisstijl in het Nederlands, Engels en Duits. U kunt ook andere talen toevoegen, maar de vertaling dient u dan zelf te doen.
Indien u internationaal zaken doet zal deze nieuwe functionaliteit interessant zijn. Lees hier hoe u een extra taal toevoegt en het in gebruik neemt.

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in de nieuwste huisstijl editor. Stuur ons een e-mail wanneer u nog een oudere editor hebt, om de meertaligheid functionaliteit te gebruiken.

Mogelijkheid om een eenheid bij een factuurregel veld ‘Aantal’ in te vullen
Bij het invoeren van een factuur/offerte kunt u nu bij het veld ‘Aantal’ een eenheid invullen. Denk hierbij aan “1 uur”, “2,5 m2” of “12 m³”. Met deze toevoeging kunt u uw factuur nog duidelijker maken voor uw klant.

Andere verbeteringen in deze update

  • Eigen lettertypes gebruiken in uw PDF huisstijl, lees hier meer over.
  • Mogelijkheid om een omschrijving en interne notitie bij een factuur/offerte te plaatsen.
  • De nieuwe productselectie verder geoptimaliseerd n.a.v. feedback van gebruikers.
  • Extern factuurnummer bij een inkoopfactuur kan nu maximaal 100 karakters bevatten.
  • Bij een inkoopfactuur kunt u het factuurtotaal zelf corrigeren (voorheen kon er een centenverschil ontstaan).

Zijn er functionaliteiten die u mist? Wij horen dit graag, zodat we weten wat er bij onze gebruikers speelt. Stuur ons een e-mail.