Nieuwe BTW-regels per 1 januari 2015 bij leveringen aan particulieren in andere EU-landen

Per 1 januari 2015 gaan er andere regels gelden voor het berekenen van BTW indien er digitale diensten geleverd worden aan particulieren uit andere EU-lidstaten. Op de website van de Belastingdienst is hier meer over te lezen.

Mocht u digitale diensten aanbieden (waaronder hosting, internettoegang en software diensten ook vallen), dan zullen deze veranderingen ook voor u gelden. U dient dan vanaf 1 januari 2015 bij levering aan een particulier uit een andere EU-lidstaat het BTW tarief van het desbetreffende land te berekenen. Zo zal bij een levering naar een particulier uit Denemarken 25% BTW in rekening gebracht moeten worden. Deze BTW dient vervolgens ook bij de Deense Belastingdienst aangegeven te worden, of er kan gebruik gemaakt worden van de Mini One Stop Shop-regeling (MOSS) van de Nederlandse Belastingdienst.

Om de facturen correct te blijven versturen, zijn er aanpassingen nodig in uw WeFact pakket. Hieronder vermelden we welke aanpassingen dat zijn.

WeFact Standard
In WeFact Standard kunt u zelf BTW percentages toevoegen en per land aangeven welk BTW percentage toegepast moet worden. Ga in het menu naar “Instellingen” en kies op de geopende pagina het tabblad “BTW”. Hier kunt u de BTW percentages toevoegen en vervolgens in het blok “Aanvullende BTW-regels” kunt u het land, vervolgens “Particulieren (en bedrijven zonder BTW nummer)” kiezen en tot slot het betreffende lokale BTW percentage.

WeFact Hosting
In WeFact Hosting kunt u zelf extra BTW percentages toevoegen en regels instellen.
Ga in het menu naar “Instellingen” > “WeFact voorkeuren” > tabblad “BTW” kunt u de extra percentages aanmaken.

Welk BTW percentage wordt gehanteerd in het land?
Op bijvoorbeeld Wikipedia kunt u een lijst met verschillende BTW percentages terugvinden.

In onderstaande afbeelding ziet u hoe u de BTW percentages kan toevoegen en de BTW regels instelt, zodat deze automatisch worden toegepast bij het betreffende land.

BTW aangifte
Op dit moment geeft WeFact bij de BTW-aangifte pagina nog geen helder overzicht per land en de berekende BTW. In de toekomstige versie zullen we dit gaan opnemen.

UPDATE: SQL-query voor alles toe te voegen
Met dank aan gebruiker D. Baars van 123 Hosting Service is er een SQL bestand dat u kunt gebruiken om alle Europese BTW tarieven + BTW regels toe te passen in uw WeFact Hosting. Klik hier om dit SQL bestand te downloaden.

Zorg dat u, voordat u de SQL uitvoert, uitgelogd bent. Controleer na het uitvoeren van de SQL of er dubbele BTW percentages zijn. Die kunt u handmatig verwijderen.

WeFact Standard update: meertalige huisstijl en vul een eenheid bij factuurregel veld ‘Aantal’ in

Vandaag, maandag 8 december, is er een nieuwe versie van WeFact Standard beschikbaar gesteld. De update kent meerdere verbeteringen en beantwoordt een veelgehoorde vraag: facturen in meerdere talen opmaken.

Meertalige huisstijl
Vanaf heden kunt u uw huisstijl in meerdere talen opmaken. We leveren standaard een huisstijl in het Nederlands, Engels en Duits. U kunt ook andere talen toevoegen, maar de vertaling dient u dan zelf te doen.
Indien u internationaal zaken doet zal deze nieuwe functionaliteit interessant zijn. Lees hier hoe u een extra taal toevoegt en het in gebruik neemt.

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in de nieuwste huisstijl editor. Stuur ons een e-mail wanneer u nog een oudere editor hebt, om de meertaligheid functionaliteit te gebruiken.

Mogelijkheid om een eenheid bij een factuurregel veld ‘Aantal’ in te vullen
Bij het invoeren van een factuur/offerte kunt u nu bij het veld ‘Aantal’ een eenheid invullen. Denk hierbij aan “1 uur”, “2,5 m2” of “12 m³”. Met deze toevoeging kunt u uw factuur nog duidelijker maken voor uw klant.

Andere verbeteringen in deze update

  • Eigen lettertypes gebruiken in uw PDF huisstijl, lees hier meer over.
  • Mogelijkheid om een omschrijving en interne notitie bij een factuur/offerte te plaatsen.
  • De nieuwe productselectie verder geoptimaliseerd n.a.v. feedback van gebruikers.
  • Extern factuurnummer bij een inkoopfactuur kan nu maximaal 100 karakters bevatten.
  • Bij een inkoopfactuur kunt u het factuurtotaal zelf corrigeren (voorheen kon er een centenverschil ontstaan).

Zijn er functionaliteiten die u mist? Wij horen dit graag, zodat we weten wat er bij onze gebruikers speelt. Stuur ons een e-mail.

WeFact Standard update: verbeterde productkeuze en direct een relatie aanmaken bij een factuur

Vandaag, maandag 27 oktober, is een nieuwe versie van WeFact Standard beschikbaar gesteld. De update kent een aantal nieuwe functionaliteiten en verbeteringen om de administratie te vergemakkelijken. Tevens informeren we jullie graag over de komende ontwikkeling.

Verbeterde productkeuze
Wanneer u veel producten in WeFact Standard heeft, kon het kiezen van het juiste product bij een factuur of offerte onhandig werken. De lijst werd simpelweg te lang. In de update van vandaag hebben we dit ongemak daarom getackeld. Het kiezen naar het juiste product kan nog steeds uit een lijst, maar ook door te zoeken op productnummer of productnaam. De lijst zal in dat geval alleen gerelateerde producten tonen op basis van de ingetypte karakters.
Maakt u gebruik van productgroepen, dan kunt u de productlijst ook onderverdelen in productgroepen. Deze ‘instelling’ vindt u onderaan het venster wanneer u zoekt naar een product. Vink de checkbox aan om de lijst onder te verdelen in productgroepen.

Direct een debiteur of crediteur aanmaken bij een factuur
U hoeft niet langer apart een nieuwe debiteur of crediteur aan te maken voordat u de (inkoop)factuur kunt aanmaken. Dit kan in het vervolg direct vanaf de aanmaakpagina van een (inkoop)factuur of offerte. U hoeft dan alleen de essentiële informatie in te vullen, verder worden alle standaard voorkeursinstellingen toegepast.

Verbeterde productkeuze en direct een debiteur aanmaken

Binnenkort: meertalige huisstijl
Steeds vaker vernemen wij van gebruikers het gemis om facturen in een andere taal op te kunnen maken. Sinds enige tijd werken we daarom aan de mogelijkheid om uw huisstijl in meerdere talen op te kunnen maken. Per debiteur, en eventueel ook per factuur/offerte, kunt u de voorkeurstaal opgeven. Met de komst van meertalige huisstijl wordt internationaal zaken doen ook mogelijk vanuit WeFact Standard!

Zijn er functionaliteiten die u mist? Wij horen dit graag, zodat we weten wat er bij onze gebruikers speelt. Stuur ons een e-mail.

Houd de administratie van uw WooCommerce webshop op orde

Inmiddels zijn er veel Nederlandse webshop eigenaren die gebruik maken van WooCommerce, wereldwijd zelfs meer dan 250.000. WooCommerce is een ideale Wordpress plugin om uw eigen webwinkel op te zetten. De plugin biedt volledige flexibiliteit om uw producten aan te bieden. U kunt tevens uw voorraad bijhouden en de plugin kan het gehele bestelproces (inclusief online betalen) afhandelen. Helaas wordt binnen WooCommerce onvoldoende de mogelijkheid geboden om een goede financiële administratie te voeren.

Onze WordPress partner Tussendoor Internet & Marketing uit Leeuwarden heeft daarom een WooCommerce – WeFact plugin ontwikkeld waarmee een WooCommerce webwinkel kan communiceren met een WeFact administratie. Hierdoor profiteert u van de mogelijkheden van WooCommerce en de voordelen van WeFact. De plugin is te gebruiken voor WeFact Standard en WeFact Hosting.

Waarom zou u WeFact gebruiken naast uw WooCommerce webwinkel?

  • Klanten worden automatisch opgenomen in WeFact.
  • Facturen worden automatisch aangemaakt. Uw facturen hebben een professionele uitstraling volgens u huisstijl, die u zelf eenvoudig kunt opmaken in WeFact.
  • De status van de factuur wordt automatisch aangepast aan de status van de bestelling.
  • WeFact helpt u bij uw BTW aangifte.
  • Via het klantenpaneel in uw webwinkel (WooCommerce) zijn facturen te downloaden.

Lees hier meer informatie over de WooCommerce – WeFact plugin. De kosten voor de koppeling bedragen eenmalig € 99,- excl. BTW inclusief 12 maanden updates (optioneel: na het eerste jaar kunt u voor € 49,95 het recht op updates per 12 maanden verlengen) De kosten voor de koppeling bedragen € 69,- excl. BTW per jaar. Heeft u vragen over de plugin of speciale wensen, neem dan contact op met de makers Tussendoor Internet & Marketing. Dit kan per e-mail info@tussendoor.nl of per telefoon 058 – 711 09 16.

Maakt u gebruik van andere webwinkel software, laat ons dit gerust weten zodat we kunnen onderzoeken wat wij voor u kunnen betekenen.

WeFact Standard: abonnement een beperkt aantal keer factureren

Regelmatig ontvingen we de vraag hoe een abonnement aangemaakt kon worden dat maar een x aantal keer gefactureerd wordt, bijvoorbeeld voor een betaling in termijnen. Dit kon tot voor kort gedaan worden door het abonnement op te zeggen met een datum in de toekomst. Het abonnement wordt dan precies het aantal keer dat nodig was gefactureerd. Ondanks dat deze oplossing effectief was, lag de complexiteit bij het uitrekenen van de juiste datum. En juist dat moest door de WeFact Standard gebruiker gedaan worden!

Vanaf de nieuwe versie, vandaag gelanceerd, is deze complexiteit weggenomen. Tijdens het aanmaken en bewerken van het abonnement kunt u onder het tabblad “Einde abonnement” het aantal keer dat het abonnement gefactureerd mag worden invullen. WeFact Standard houdt bij hoe vaak het abonnement gefactureerd is en wanneer het beëindigd moet worden.

Heeft u nog abonnementen die u op de ‘oude methode’,op basis van een zelf uitgerekende einddatum? Deze hoeft u niet aan te passen.

WeFact Standard: sla specifieke klant informatie op die voor u relevant is

Sommige WeFact Standard gebruikers moeten informatie over een klant opslaan waarvoor de standaard opzet geen ruimte biedt. Een goed voorbeeld hiervan is de medische branche, zoals een fysiotherapeut of acupuncturist. Naast de adresgegevens dienen zij ook de zorgverzekeraar en het verzekeringsnummer bij te houden en te communiceren op de factuur. Deze is informatie is noodzakelijk bij het indienen van de declaratie bij de zorgverzekeraar.

Voor deze gebruikers hebben we sinds kort een unieke oplossing: het definiëren van eigen velden. Deze functionaliteit geeft u de vrijheid om precies die velden bij een debiteur toe te voegen die voor u van belang zijn. U kunt zelf het type veld bepalen: een tekstveld, datum, uitklapmenu, checkboxen of radiobuttons.

Uiteraard is deze oplossing ook bruikbaar voor ondernemers die simpelweg meer informatie bij een debiteur willen opslaan.

Waar vind ik deze functionaliteit?
In het menu gaat u naar “Mijn instellingen”. Op de geopende instellingen pagina vindt u het tabblad “Eigen gedefinieerde velden”. Hier kunt u velden toevoegen, beheren en van volgorde veranderen.

Bankafschriften inlezen: ondersteuning voor CAMT, slimmere herkenning en betere workflow

Afgelopen maanden is er door ons gewerkt aan een module voor het inlezen van bankafschriften. De banktransacties die u bij uw bank kan downloaden kunnen geïmporteerd worden in WeFact. Vervolgens kunt u iedere banktransactie één voor één af gaan en koppelen aan een inkoopfactuur, verkoopfactuur of incassobatch. Bij dit proces zal WeFact u helpen om automatisch deze match te maken of, indien een match niet gemaakt kan worden, suggesties geven.

Wat is er nieuw?
We hebben de module vanaf de grond af aan ontwikkeld waarbij er gelet is op slimme en betrouwbare herkenning, gebruiksgemak en duidelijkheid bij het verwerken van banktransacties. De banktransacties worden nu ook opgeslagen bij de factuur, zodat u altijd terug kan zoeken hoe een banktransactie verwerkt is.

We bieden ondersteuning voor de bestandsformaten MT940, MT940 structured (uitgebreidere versie van MT940) en CAMT.053. We adviseren, indien uw bank hier over beschikt, CAMT.053 te gebruiken. Het CAMT.053 formaat bevat namelijk de meeste informatie over een transactie en komt zodoende het verwerken van de transacties ten goede.
WeFact herkent of banktransacties al eerder geïmporteerd zijn, zodat het dubbel verwerken voortaan voorkomen wordt.

Beschikbaar in WeFact Standard en WeFact Hosting
De nieuwe module is beschikbaar voor beide producten. WeFact Standard gebruikers kunnen vanaf heden er gebruik van maken.

WeFact Hosting gebruikers kunnen vanaf vandaag de module in gebruik nemen. Klik binnen uw WeFact Hosting op het versienummer te klikken en download op de downloadpagina de nieuwste (tussen)versie 3.3.2. In deze tussenversie zijn overigens ook veel andere kleine verbeteringen doorgevoerd, zoals het kunnen pauzeren van het betalingstraject van een factuur (er worden dan geen betalingsherinneringen meer verstuurd) en een nieuwe DNS.be integratie.

Nieuwe huisstijl editor in WeFact Standard

Sinds enige tijd maken nieuwe klanten gebruik van een nieuwe huisstijl editor. In deze uitgebreidere huisstijl editor is het onder andere mogelijk om de positie van informatie te bepalen, welke informatie getoond wordt, zelf informatieblokken toe te voegen, kleuren op te geven, randen te maken, de opmaak van tekst te bepalen en de lijnhoogte in te stellen.
Wederom geldt dat deze nieuwe huisstijl editor geen speciale (programmeer)kennis vereist waardoor iedereen zijn wensen kan realiseren. Dit maakt deze editor dan ook uniek in z’n soort.

Bestaande gebruikers: overstap naar de nieuwe huisstijl editor
Bestaande gebruikers van WeFact Standard worden niet automatisch naar de nieuwe huisstijl editor overgezet. De overstap betekent namelijk dat u opnieuw uw huisstijl moet opmaken. Uiteraard kunnen wij hierbij ook helpen, zodat er een soepele overstap plaats vindt. Om gebruik te maken van de nieuwe huisstijl mogelijkheden, kunt u ons een e-mail sturen op helpdesk@wefact.nl.

Nieuwe uitgebreide API voor WeFact Standard

We vernamen regelmatig van klanten dat de mogelijkheden met de huidige API te beperkt waren. Er is daarom besloten een gloednieuwe API te ontwikkelen die alle functionaliteiten van WeFact Standard aanbiedt. De API leent zich prima voor bijvoorbeeld het realiseren van een integratie tussen uw eigen applicatie of website en uw financiële administratie in WeFact Standard.

De ‘oude’ API v1 zal backward compatible blijven. De documentatie van de nieuwe API v2 en voorbeeld PHP bestanden vindt u hier: www.wefact.nl/wefact-standard/apiv2/

Heeft u vragen over de API of integratiemogelijkheden, neem dan contact met ons op.

Accepteer Bitcoin betalingen via Mollie

Klanten van WeFact kunnen vanaf heden Bitcoin betalingen accepteren via de betalingsprovider Mollie. Een eigen Bitcoin wallet is daarvoor niet nodig. U ontvangt de Bitcoin betalingen in euro’s op uw rekening. Hierdoor loopt u zelf geen risico met koersschommelingen.

Websiteprofiel aanmaken binnen Mollie
Om gebruik te maken van deze betaalmethode, dient u binnen uw Mollie account een websiteprofiel aan te maken of te bewerken. Binnen dit websiteprofiel kunt u de gewenste betaalmethodes aanvinken, waaronder Bitcoin maar ook iDEAL, creditcard en Mister Cash.

WeFact Standard gebruikers
U hoeft binnen WeFact geen verdere actie te ondernemen, als u onder “Mijn instellingen” > tabblad “Betaalmogelijkheden” al een ‘Mollie API key’ heeft ingevuld. Indien u daar uw Mollie partner ID heeft ingevuld, kunt u contact met ons opnemen, zodat we de nieuwe Mollie koppeling voor u kunnen activeren.

WeFact Hosting gebruikers
Om naast iDEAL ook gebruik te kunnen maken van de nieuwe betaalmethoden creditcard, Mister Cash en/of Bitcoins, dient u onderstaand bestand te downloaden en de inhoud van dit ZIP bestand te plaatsen in de map “Klanten/betalen/”. Vervolgens voegt u via “Instellingen” > “Betaalmogelijkheden” de nieuwe betaalmethode toe door de map ‘mollie’ te selecteren.