Bankafschriften inlezen: ondersteuning voor CAMT, slimmere herkenning en betere workflow

Afgelopen maanden is er door ons gewerkt aan een module voor het inlezen van bankafschriften. De banktransacties die u bij uw bank kan downloaden kunnen geïmporteerd worden in WeFact. Vervolgens kunt u iedere banktransactie één voor één af gaan en koppelen aan een inkoopfactuur, verkoopfactuur of incassobatch. Bij dit proces zal WeFact u helpen om automatisch deze match te maken of, indien een match niet gemaakt kan worden, suggesties geven.

Wat is er nieuw?
We hebben de module vanaf de grond af aan ontwikkeld waarbij er gelet is op slimme en betrouwbare herkenning, gebruiksgemak en duidelijkheid bij het verwerken van banktransacties. De banktransacties worden nu ook opgeslagen bij de factuur, zodat u altijd terug kan zoeken hoe een banktransactie verwerkt is.

We bieden ondersteuning voor de bestandsformaten MT940, MT940 structured (uitgebreidere versie van MT940) en CAMT.053. We adviseren, indien uw bank hier over beschikt, CAMT.053 te gebruiken. Het CAMT.053 formaat bevat namelijk de meeste informatie over een transactie en komt zodoende het verwerken van de transacties ten goede.
WeFact herkent of banktransacties al eerder geïmporteerd zijn, zodat het dubbel verwerken voortaan voorkomen wordt.

Beschikbaar in WeFact Standard en WeFact Hosting
De nieuwe module is beschikbaar voor beide producten. WeFact Standard gebruikers kunnen vanaf heden er gebruik van maken.

WeFact Hosting gebruikers kunnen vanaf vandaag de module in gebruik nemen. Klik binnen uw WeFact Hosting op het versienummer te klikken en download op de downloadpagina de nieuwste (tussen)versie 3.3.2. In deze tussenversie zijn overigens ook veel andere kleine verbeteringen doorgevoerd, zoals het kunnen pauzeren van het betalingstraject van een factuur (er worden dan geen betalingsherinneringen meer verstuurd) en een nieuwe DNS.be integratie.

Nieuwe huisstijl editor in WeFact Standard

Sinds enige tijd maken nieuwe klanten gebruik van een nieuwe huisstijl editor. In deze uitgebreidere huisstijl editor is het onder andere mogelijk om de positie van informatie te bepalen, welke informatie getoond wordt, zelf informatieblokken toe te voegen, kleuren op te geven, randen te maken, de opmaak van tekst te bepalen en de lijnhoogte in te stellen.
Wederom geldt dat deze nieuwe huisstijl editor geen speciale (programmeer)kennis vereist waardoor iedereen zijn wensen kan realiseren. Dit maakt deze editor dan ook uniek in z’n soort.

Bestaande gebruikers: overstap naar de nieuwe huisstijl editor
Bestaande gebruikers van WeFact Standard worden niet automatisch naar de nieuwe huisstijl editor overgezet. De overstap betekent namelijk dat u opnieuw uw huisstijl moet opmaken. Uiteraard kunnen wij hierbij ook helpen, zodat er een soepele overstap plaats vindt. Om gebruik te maken van de nieuwe huisstijl mogelijkheden, kunt u ons een e-mail sturen op helpdesk@wefact.nl.

Nieuwe uitgebreide API voor WeFact Standard

We vernamen regelmatig van klanten dat de mogelijkheden met de huidige API te beperkt waren. Er is daarom besloten een gloednieuwe API te ontwikkelen die alle functionaliteiten van WeFact Standard aanbiedt. De API leent zich prima voor bijvoorbeeld het realiseren van een integratie tussen uw eigen applicatie of website en uw financiële administratie in WeFact Standard.

De ‘oude’ API v1 zal backward compatible blijven. De documentatie van de nieuwe API v2 en voorbeeld PHP bestanden vindt u hier: www.wefact.nl/wefact-standard/apiv2/

Heeft u vragen over de API of integratiemogelijkheden, neem dan contact met ons op.

Accepteer Bitcoin betalingen via Mollie

Klanten van WeFact kunnen vanaf heden Bitcoin betalingen accepteren via de betalingsprovider Mollie. Een eigen Bitcoin wallet is daarvoor niet nodig. U ontvangt de Bitcoin betalingen in euro’s op uw rekening. Hierdoor loopt u zelf geen risico met koersschommelingen.

Websiteprofiel aanmaken binnen Mollie
Om gebruik te maken van deze betaalmethode, dient u binnen uw Mollie account een websiteprofiel aan te maken of te bewerken. Binnen dit websiteprofiel kunt u de gewenste betaalmethodes aanvinken, waaronder Bitcoin maar ook iDEAL, creditcard en Mister Cash.

WeFact Standard gebruikers
U hoeft binnen WeFact geen verdere actie te ondernemen, als u onder “Mijn instellingen” > tabblad “Betaalmogelijkheden” al een ‘Mollie API key’ heeft ingevuld. Indien u daar uw Mollie partner ID heeft ingevuld, kunt u contact met ons opnemen, zodat we de nieuwe Mollie koppeling voor u kunnen activeren.

WeFact Hosting gebruikers
Om naast iDEAL ook gebruik te kunnen maken van de nieuwe betaalmethoden creditcard, Mister Cash en/of Bitcoins, dient u onderstaand bestand te downloaden en de inhoud van dit ZIP bestand te plaatsen in de map “Klanten/betalen/”. Vervolgens voegt u via “Instellingen” > “Betaalmogelijkheden” de nieuwe betaalmethode toe door de map ‘mollie’ te selecteren.

WeFact Standard update: BTW verleggen, excl/incl BTW bedragen per factuur bepalen en uw top 25 debiteuren

Vandaag, dinsdag 25 maart, is een nieuwe versie van WeFact Standard beschikbaar gesteld. De update kent wederom veel nieuwe functionaliteiten en optimalisaties die het gebruik van WeFact Standard verder verbeteren.

Nieuwe functionaliteiten:

  • WeFact gebruikers die o.a. werkzaam zijn in de bouw kunnen nu handmatig aangeven dat de BTW verlegd moet worden. Dit zal zichtbaar zijn op de factuur PDF. Zie dit help artikel hoe u (handmatig) BTW kunt verleggen.
  • Per factuur kunt u aangeven of u op basis van excl. of incl. BTW bedragen wilt invoeren.
  • Bij de statistieken pagina “Inkomsten en uitgaven” vindt u een extra tabblad “Top 25 debiteuren”. Dit overzicht geeft een lijst met 25 debiteuren met de hoogste omzet in de geselecteerde periode.
  • Indien één debiteur meerdere conceptfacturen heeft, kunt u deze vanuit het overzicht aanvinken en kiezen voor de actie “Conceptfacturen samenvoegen”.
  • U kunt meerdere facturen als aparte PDF’s downloaden en bewaren voor uw eigen administratie. Deze mogelijkheid vindt u door in het menu te gaan naar “Mijn instellingen” en dan in het submenu “Exporteren”.
  • Nieuwe integratie met Mollie. Vanaf heden kunt u ook online betalingen ontvangen via Mister Cash (Belgische klanten) en via creditcard. Bestaande klanten kunnen hierover contact met ons opnemen

Verbeteringen in de nieuwe versie:

  • In de dagelijkse e-mailnotificatie worden nu ook de nog te betalen inkoopfacturen opgenomen (3 dagen voor verstrijken van de betaaltermijn).
  • Optimalisaties doorgevoerd in de SEPA incasso module, waaronder het wijzigen van de incassodatum en een controle of de BIC een correcte notatie heeft.
  • Optimalisaties doorgevoerd in de boekhoudkoppelingen Twinfield en Exact Online, waardoor u onder andere de omgeving/administratie kunt specificeren.

Mist u zelf nog een functionaliteit of heeft u een suggestie hoe iets beter kan?
Stuur ons dan een e-mail.

WeFact Standard update: voeg bijlagen toe bij uw offertes en facturen

Vandaag, 27 januari, is er een nieuwe versie van WeFact Standard beschikbaar gesteld. In deze versie hebben we een aantal kleine verbeteringen doorgevoerd, maar ook een veelgevraagde functionaliteit toegevoegd: het toevoegen van bijlagen bij een offerte, factuur en inkoopfactuur.

Bijlagen bij offertes en facturen
Per offerte en factuur kunt u één of meerdere bijlagen meesturen. Dit kan handig zijn om bijvoorbeeld uw urenverantwoording in één e-mail met de factuur naar de klant te sturen. Per offerte of factuur kunt u tot maximaal 5MB aan bijlagen meesturen.
Help artikel: Hoe kan ik bijlagen meesturen met een offerte of factuur?

Voeg de originele inkoopfactuur toe aan uw administratie
De nieuwe versie biedt vanaf nu ook de mogelijkheid om de originele factuur bij een inkoopfactuur op te slaan. Zo heeft u uw volledige administratie altijd bij de hand!

Mist u zelf nog een functionaliteit of heeft u een suggestie hoe iets beter kan?
Stuur ons dan een e-mail.

De tijd dringt om over te gaan naar de SEPA incasso

De afgelopen weken ontvangen wij steeds vaker de vraag van klanten of WeFact Standard en WeFact Hosting de nieuwe SEPA automatische incasso ondersteunt die vanaf 1 februari 2014 verplicht gesteld wordt door de banken. Zoals we voor de zomer berichtten zijn beide producten al sinds juli 2013 gereed om via SEPA te incasseren. Via dit blog bericht willen we nogmaals u informeren over de overgang.

Verschil tussen de oude CLIEOP3 variant en de nieuwe SEPA variant
Veelal wordt er gedacht en zelfs vanuit de banken gecommuniceerd dat het verschil in het bestandsformaat zit. In plaats van een CLIEOP3 bestand dient er een zogenoemd XML bestand (PAIN formaat) bij de bank aangeleverd te worden. Dit klopt, echter is dit te kort door de bocht beredeneerd en dient u zich als ondernemer en incassant aan veel meer regels te houden!

Goed om daarom deze regels puntsgewijs door te nemen:

  • U kunt incasseren van bankrekeningen buiten Nederland, namelijk bij klanten uit Europa. Hiervoor krijgt u van uw bank een nieuwe. SEPA euro incasso overeenkomst en een IncassantID, uw unieke kenmerk om incasso’s uit te voeren.
  • Met iedere debiteur waarmee u een machtigingsovereenkomst aangaat spreekt u een zogenoemd machtigingskenmerk af. Dit is het kenmerk waaraan de klant (en u) de overeenkomst kan herleiden.
  • U dient vooraf de debiteur te informeren over de exacte datum wanneer het bedrag geïncasseerd wordt. Dit kan/mag in de factuur e-mail.
  • Het incasso bestand (XML, PAIN formaat) dient u voortijdig bij uw bank aan te leveren in verband met de verwerkingstijden bij de bank. Dit in tegenstelling tot de ‘vrijblijvende’ CLIEOP3 incasso wijze waarbij incasso’s vrijwel direct werden uitgevoerd.

Een unieke SEPA module van WeFact
Door deze verandering is het incasso-proces complexer geworden. Om het voor u werkbaar te houden hebben we een unieke module ontwikkeld die al het werk uit handen neemt.

Batches worden automatisch aangemaakt. Incasso facturen zullen ook weer automatisch aan de eerst mogelijke batch worden toegevoegd. WeFact zal vervolgens aangeven wanneer een batch gedownload en geïmporteerd bij uw bank moet worden.
Daarnaast zorgt WeFact dat een debiteur een machtigingskenmerk krijgt en zal in de gaten houden of de batch binnen de limieten van uw incasso contract valt.

Hulp en verdere uitleg
WeFact Standard gebruikers

WeFact Hosting gebruikers:

 

WeFact Standard update van 12 september 2013

Vandaag 12 september zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd in WeFact Standard. Door deze verbeteringen en nieuwe functionaliteiten hopen we het gebruiksgemak verder te verbeteren.

Wat is er veranderd?

  • Afdeling beschikbaar als aanhef (naast “Dhr” en “Mevr”).
  • Bij een afwijkend facturatieadres is nu ook een afwijkende aanhef op te geven.
  • Enkele optimalisaties doorgevoerd voor het gebruik op tablets.
  • Handmatig kunnen factureren van (toekomstige) abonnementen.
  • Een lijst met producten is nu eenvoudiger toe te voegen, door de optie ‘nog een aanmaken’ op de product toevoegpagina.

Daarnaast zijn er nog diverse kleine verbeteringen doorgevoerd.

Mist u zelf nog een functionaliteit of heeft u een suggestie hoe iets beter kan?
Stuur ons dan een e-mail.

Stap over naar SEPA automatische incasso

Vandaag is de nieuwe automatische incasso methode SEPA beschikbaar gesteld voor alle WeFact Standard klanten. Uiterlijk 1 februari 2014 zal iedereen die reeds automatische incasso aanbiedt over moeten gaan op deze variant vanwege de overstap naar IBAN rekeningnummers. De SEPA variant stelt u in staat om niet alleen meer van Nederlandse bankrekeningen te incasseren, maar ook van bankrekeningen binnen Europa.

SEPA automatische incasso gaan gebruiken
Voordat u de nieuwe automatische incasso variant binnen WeFact Standard in gebruik neemt dient u allereerst bij uw bank een Europees machtigingscontract aan te vragen. Wanneer dit geregeld is en u een IncassantID heeft kunt u de nieuwe automatische incasso module inschakelen door in het menu te gaan naar “Mijn instellingen”. Op de geopende pagina gaat u naar het tabblad “Betaalmogelijkheden”, hier vindt u de mogelijkheid om “Ik wil gebruik maken van Europese incasso” in te schakelen.

Wilt u nog gebruik maken van de huidige/’oude’ CLIEOP3 variant, dan is dit uiteraard geen probleem. U hoeft hiervoor niets in te stellen.

Meer informatie

Indien u vragen heeft over het gebruik van de nieuwe incasso module, dan kunt u deze uiteraard per e-mail aan ons stellen.

Koppel uw administratie aan Twinfield

Sinds vandaag is het mogelijk om eenvoudig uw administratie vanuit WeFact te exporteren naar Twinfield. Er wordt rechtstreeks contact gelegd met de webservice van Twinfield, onhandige en handmatige handelingen zijn hierdoor niet nodig. Twinfield is inmiddels het vijfde boekhoudpakket dat ondersteund wordt.

2 weken proberen
U kunt de boekhoudmodule eerst 2 weken kosteloos uitproberen. Ga hiervoor binnen WeFact Standard naar “Mijn instellingen” en vervolgens in het menu “Exporteren”. Kies hier voor Twinfield. Voor WeFact Hosting is deze optie beschikbaar vanaf (komende) versie 3.2 onder het menu ‘Beheer’ en dan te kiezen voor ‘Exporteren’. U kunt eventueel nu al contact met ons opnemen om gebruik te maken van de koppeling.

Na 2 weken kunt u besluiten om de boekhoudmodule af te nemen (de proefperiode wordt niet automatisch een betaalde versie). De kosten bedragen € 5,- excl. BTW per maand.