De tijd dringt om over te gaan naar de SEPA incasso

De afgelopen weken ontvangen wij steeds vaker de vraag van klanten of WeFact Standard en WeFact Hosting de nieuwe SEPA automatische incasso ondersteunt die vanaf 1 februari 2014 verplicht gesteld wordt door de banken. Zoals we voor de zomer berichtten zijn beide producten al sinds juli 2013 gereed om via SEPA te incasseren. Via dit blog bericht willen we nogmaals u informeren over de overgang.

Verschil tussen de oude CLIEOP3 variant en de nieuwe SEPA variant
Veelal wordt er gedacht en zelfs vanuit de banken gecommuniceerd dat het verschil in het bestandsformaat zit. In plaats van een CLIEOP3 bestand dient er een zogenoemd XML bestand (PAIN formaat) bij de bank aangeleverd te worden. Dit klopt, echter is dit te kort door de bocht beredeneerd en dient u zich als ondernemer en incassant aan veel meer regels te houden!

Goed om daarom deze regels puntsgewijs door te nemen:

  • U kunt incasseren van bankrekeningen buiten Nederland, namelijk bij klanten uit Europa. Hiervoor krijgt u van uw bank een nieuwe. SEPA euro incasso overeenkomst en een IncassantID, uw unieke kenmerk om incasso’s uit te voeren.
  • Met iedere debiteur waarmee u een machtigingsovereenkomst aangaat spreekt u een zogenoemd machtigingskenmerk af. Dit is het kenmerk waaraan de klant (en u) de overeenkomst kan herleiden.
  • U dient vooraf de debiteur te informeren over de exacte datum wanneer het bedrag geïncasseerd wordt. Dit kan/mag in de factuur e-mail.
  • Het incasso bestand (XML, PAIN formaat) dient u voortijdig bij uw bank aan te leveren in verband met de verwerkingstijden bij de bank. Dit in tegenstelling tot de ‘vrijblijvende’ CLIEOP3 incasso wijze waarbij incasso’s vrijwel direct werden uitgevoerd.

Een unieke SEPA module van WeFact
Door deze verandering is het incasso-proces complexer geworden. Om het voor u werkbaar te houden hebben we een unieke module ontwikkeld die al het werk uit handen neemt.

Batches worden automatisch aangemaakt. Incasso facturen zullen ook weer automatisch aan de eerst mogelijke batch worden toegevoegd. WeFact zal vervolgens aangeven wanneer een batch gedownload en geïmporteerd bij uw bank moet worden.
Daarnaast zorgt WeFact dat een debiteur een machtigingskenmerk krijgt en zal in de gaten houden of de batch binnen de limieten van uw incasso contract valt.

Hulp en verdere uitleg
WeFact Standard gebruikers

WeFact Hosting gebruikers:

 

WeFact Standard update van 12 september 2013

Vandaag 12 september zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd in WeFact Standard. Door deze verbeteringen en nieuwe functionaliteiten hopen we het gebruiksgemak verder te verbeteren.

Wat is er veranderd?

  • Afdeling beschikbaar als aanhef (naast “Dhr” en “Mevr”).
  • Bij een afwijkend facturatieadres is nu ook een afwijkende aanhef op te geven.
  • Enkele optimalisaties doorgevoerd voor het gebruik op tablets.
  • Handmatig kunnen factureren van (toekomstige) abonnementen.
  • Een lijst met producten is nu eenvoudiger toe te voegen, door de optie ‘nog een aanmaken’ op de product toevoegpagina.

Daarnaast zijn er nog diverse kleine verbeteringen doorgevoerd.

Mist u zelf nog een functionaliteit of heeft u een suggestie hoe iets beter kan?
Stuur ons dan een e-mail.

Stap over naar SEPA automatische incasso

Vandaag is de nieuwe automatische incasso methode SEPA beschikbaar gesteld voor alle WeFact Standard klanten. Uiterlijk 1 februari 2014 zal iedereen die reeds automatische incasso aanbiedt over moeten gaan op deze variant vanwege de overstap naar IBAN rekeningnummers. De SEPA variant stelt u in staat om niet alleen meer van Nederlandse bankrekeningen te incasseren, maar ook van bankrekeningen binnen Europa.

SEPA automatische incasso gaan gebruiken
Voordat u de nieuwe automatische incasso variant binnen WeFact Standard in gebruik neemt dient u allereerst bij uw bank een Europees machtigingscontract aan te vragen. Wanneer dit geregeld is en u een IncassantID heeft kunt u de nieuwe automatische incasso module inschakelen door in het menu te gaan naar “Mijn instellingen”. Op de geopende pagina gaat u naar het tabblad “Betaalmogelijkheden”, hier vindt u de mogelijkheid om “Ik wil gebruik maken van Europese incasso” in te schakelen.

Wilt u nog gebruik maken van de huidige/’oude’ CLIEOP3 variant, dan is dit uiteraard geen probleem. U hoeft hiervoor niets in te stellen.

Meer informatie

Indien u vragen heeft over het gebruik van de nieuwe incasso module, dan kunt u deze uiteraard per e-mail aan ons stellen.

Koppel uw administratie aan Twinfield

Sinds vandaag is het mogelijk om eenvoudig uw administratie vanuit WeFact te exporteren naar Twinfield. Er wordt rechtstreeks contact gelegd met de webservice van Twinfield, onhandige en handmatige handelingen zijn hierdoor niet nodig. Twinfield is inmiddels het vijfde boekhoudpakket dat ondersteund wordt.

2 weken proberen
U kunt de boekhoudmodule eerst 2 weken kosteloos uitproberen. Ga hiervoor binnen WeFact Standard naar “Mijn instellingen” en vervolgens in het menu “Exporteren”. Kies hier voor Twinfield. Voor WeFact Hosting is deze optie beschikbaar vanaf (komende) versie 3.2 onder het menu ‘Beheer’ en dan te kiezen voor ‘Exporteren’. U kunt eventueel nu al contact met ons opnemen om gebruik te maken van de koppeling.

Na 2 weken kunt u besluiten om de boekhoudmodule af te nemen (de proefperiode wordt niet automatisch een betaalde versie). De kosten bedragen € 5,- excl. BTW per maand.

Blijf ook gedurende de zomer op de hoogte van uw administratie

WeFact Standard kent de mogelijkheid om dagelijks per e-mail een notificatie te sturen die u op de hoogte brengt van uw administratie. Te weten nieuwe abonnementen die gefactureerd zijn en facturen waarvoor er een betalingsherinnering verstuurd kan worden.

De dagelijkse notificatie e-mail wordt alleen verstuurd wanneer er actie nodig is, anders wordt er geen notificatie verstuurd. U kunt deze instellen door in het menu te gaan naar “Mijn instellingen”. Op de geopende pagina vindt u het blok “Dagelijkse e-mail notificatie” waar u de instelling “Wilt u de dagelijkse e-mail notificatie ontvangen?” kunt aanvinken.

Een voorbeeld van de e-mail:
Voorbeeld dagelijkse notificatie e-mail

Erg handig om gedurende uw vakantie minimaal met uw administratie bezig te hoeven zijn! Uiteraard is het ook handig voor gebruikers die relatief weinig facturen/abonnementen hebben en niet dagelijks inloggen.

WeFact Standard: veel kleine verbeteringen

WeFact Standard is vandaag geupdate naar een nieuwe versie. In deze versie is voornamelijk veel tijd gestoken in het verbeteren van de huidige functionaliteiten. Daarnaast zijn er ook een aantal nieuwe functionaliteiten toegevoegd zoals het kunnen dupliceren van facturen/offertes.

Wat is er verbeterd?

  • 2 nieuwe boekhoudpakketten worden ondersteund: Afas en Exact Online.
  • Exporteren naar CSV is uitgebreid en er kan beter gefilterd worden om zo de juiste data te exporteren.
  • Wanneer u enige tijd bezig bent met het opmaken van een offerte/factuur kan het gebeuren dat u uitgelogd was. De offerte/factuur was dan niet opgeslagen. Dit hebben we opgelost. Er zal gevraagd worden om opnieuw in te loggen en vervolgens kunt u rustig verder gaan waar u gebleven was.
  • Bij het accepteren van een offerte kan het offertenummer meegenomen worden als referentie bij de factuur. Ook komt u meteen op de factuurpagina in plaats van dat u op de offertepagina bleef.
  • Bij een offerte kan een referentie worden opgegeven.
  • Een factuur of offerte kan vanuit de bekijkpagina gedupliceerd worden (link wordt rechtsboven naast de status van de factuur getoond).
  • Indien een debiteur een afwijkend facturatie adres heeft werd dit adres ook altijd gebruikt voor offertes. Vanaf heden kunt u bij de debiteur aangeven of u dit wilt.
  • Deelbetalingen worden duidelijker getoond bij het bekijken van een factuur.
  • Bij een factuur kan de betaaldatum opgegeven worden.
  • Enkele detailverbeteringen op de factuur toevoeg en bewerk pagina.
  • Bij een debiteur kunt u de automatische bepaling of er BTW berekend mag worden overschrijven, en zelf bepalen of u wel of geen BTW wilt rekenen.
  • Per debiteur kan er een afwijkend betaaltermijn worden opgegeven.
  • In het BTW-overzicht wordt onderaan aangegeven hoeveel u moet betalen of ontvangt.
  • Een factuur of offerte kan vanuit de bekijkpagina gedupliceerd worden (link wordt rechtsboven naast de status van de factuur getoond).

Binnenkort, nieuwe automatische incasso module (SEPA)
We ontvangen ook veel vragen over de overstap naar SEPA direct debit voor de automatische incasso’s. We hebben de ontwikkelingen hiervoor reeds afgerond en zal over enkele weken beschikbaar zijn binnen het pakket. Meer informatie vindt u in een eerder blog bericht:
Nieuwe Europese automatische incasso module: SEPA direct debit.

We horen het graag wanneer u zelf nog suggesties heeft om WeFact Standard te verbeteren. U kunt deze per e-mail naar ons toesturen.

Nieuwe Europese automatische incasso module: SEPA direct debit

Eerder kondigde we al aan dat we bezig waren met een nieuwe automatische incasso methode voor de Europese SEPA variant waar iedereen naar over moeten stappen in verband met de overstap naar IBAN rekeningnummers. De SEPA variant stelt u in staat om niet alleen meer van Nederlandse bankrekeningen te incasseren, maar ook van bankrekeningen binnen Europa.

SEPA in het kort
De SEPA variant heeft een andere (strictere) werkwijze dan u gewend was met de CLIEOP3 variant. In het kort enkele veranderingen die u moet weten:

  • U heeft/krijgt van uw bank een Incassant ID. Iedere debiteur heeft u een machtigingskenmerk. Dit is een uniek kenmerk waar de machtiging aan te herkennen is.
  • Het Incassant ID en machtigingskenmerk dient u te communiceren in het machtigingsformulier.
  • Indien u reeds een machtigingsovereenkomst heeft met uw debiteur, dan hoeft er niet een nieuwe overeenkomst afgesloten te worden. De oude volstaan. De datum van ondertekenen moet zijn ’01-11-2009′ en incassotype ‘Doorlopende machtiging: eerste opdracht’.
  • U dient vooraf de debiteur te informeren over de exacte datum wanneer het bedrag geïncasseerd wordt. Dit kan/mag in het factuur e-mail bericht.
  • Het incasso bestand (PAIN formaat) dient u voortijdig bij uw bank aan te leveren, in tegenstelling tot het CLIEOP3 bestand waarbij incasso’s direct werden uitgevoerd.

Nieuwe werkwijze
Door deze veranderingen is het proces van incasseren complexer geworden. We hebben echter geprobeerd een overzichtelijke werkwijze binnen WeFact te hanteren die veel (denk)werk voor u uit handen zal nemen.
Er zullen automatisch batches aangemaakt worden. Incasso facturen zullen automatisch aan de eerst mogelijke batch worden toegevoegd. WeFact zal vervolgens aangeven wanneer een batch gedownload en geïmporteerd bij uw bank moet worden. Het invullen van een machtigingskenmerk per debiteur zal WeFact automatisch invullen, de vooraankondiging kunt u in de factuur e-mail vermelden en er zal in de gaten worden gehouden of de batch binnen de limieten van uw incasso contract valt.

Wanneer beschikbaar?
In WeFact Standard zal de module in juli beschikbaar komen. Er zal eerst nog eind juni een update komen met veel kleine verbeteringen en een aantal nieuwe functionaliteiten.
Voor WeFact Hosting is versie 3.2 vanaf nu in beta beschikbaar! Geïnteresseerden kunnen met ons contact opnemen. Over enkele weken zal de officiële versie worden uitgerold.

Het is verstandig om nu alvast contact op te nemen met uw bank, om een euro-incasso contract aan te vragen.

Exact Online, het vierde boekhoudpakket dat ondersteund wordt

Vanaf heden wordt ook het boekhoudpakket Exact Online ondersteund om uw WeFact administratie mee uit te wisselen. Gegevens worden direct gecommuniceerd naar de webservice van Exact, zonder dat u hiervoor bestanden moet downloaden en importeren. Eenvoudiger geld op uw boekhouder besparen kan bijna niet!

2 weken proberen
U kunt de boekhoudmodule eerst 2 weken kosteloos uitproberen. Ga hiervoor binnen WeFact Standard naar “Mijn instellingen” en vervolgens in het menu “Exporteren”. Kies hier voor Exact. Voor WeFact Hosting is deze optie beschikbaar vanaf (komende) versie 3.2 onder het menu ‘Beheer’ en dan te kiezen voor ‘Exporteren’. U kunt eventueel nu al contact met ons opnemen om gebruik te maken van de koppeling.

Na 2 weken kunt u besluiten om de boekhoudmodule af te nemen (de proefperiode wordt niet automatisch een betaalde versie). De kosten bedragen € 5,- excl. BTW per maand.

Ondersteuning Twinfield
We zijn ook bezig om een koppeling te realiseren met Twinfield. Gebruikt u Twinfield en wilt u gebruik maken van de boekhoudmodule? Stuur ons dan een e-mail op sales@wefact.nl om op de hoogte te worden gebracht wanneer de boekhoudmodule beschikbaar is!

Exporteer naar Afas

Nadat we eerder berichtten over de exporteermogelijkheden naar de boekhoudpakketten SnelStart en Reeleezee is er nu ook ondersteuning voor Afas. Via WeFact kunt u eenvoudig CSV bestanden downloaden, welke u in uw Afas omgeving kunt importeren. Op deze manier hoeft u geen gegevens meer over te typen en kunt u aanzienlijk besparen op de kosten van uw boekhouder.

2 weken proberen
U kunt de boekhoudmodule eerst 2 weken kosteloos uitproberen. Ga hiervoor binnen WeFact Standard naar “Mijn instellingen” en vervolgens in het menu “Exporteren”. Kies hier uw boekhoudpakket. Voor WeFact Hosting is deze optie beschikbaar vanaf (komende) versie 3.2 onder het menu ‘Beheer’ en dan te kiezen voor ‘Exporteren’.
Na deze 2 weken kunt u besluiten om de boekhoudmodule af te nemen (de proefperiode wordt niet automatisch een betaalde versie). De kosten bedragen € 5,- excl. BTW per maand.

Exact, Twinfield en …
We zijn bezig om ook een koppeling te realiseren met Exact en Twinfield. Bent u geinteresseerd in één van deze pakketten? Stuur ons dan een e-mail op sales@wefact.nl om op de hoogte te worden gebracht wanneer de boekhoudmodule beschikbaar is!

Gebruikt u een ander boekhoudpakket? Stuur ons dan ook gerust een e-mail, zodat we kunnen kijken of we dat pakket ook kunnen gaan ondersteunen.

Over op IBAN

Vanaf 1 februari 2014 gaat Nederland over op IBAN. Iedereen krijgt dan een nieuw, langer rekeningnummer. Doel hiermee is om het Europese betalingsverkeer verder te vereenvoudigen en versnellen. Door deze overstap verandert ook het incasso proces. Graag informeren wij jullie over deze veranderingen en wat er van ons verwacht kan worden.

Rekeningnummers omzetten
Een eerste stap om over te gaan op IBAN, is het aanvullen van de rekeningsgegevens in uw klantenbestand. Waar u nu nog Nederlandse bankrekeningnummers heeft staan, heeft u vanaf 1 februari 2014 (alleen) de IBAN en BIC gegevens nodig. Via de website van IBAN BIC Service kunt u rekeningnummers omzetten.

Vanuit WeFact proberen we u hierin een handje te helpen! Voor alle WeFact Standard klanten geldt dat we automatisch alle missende IBAN en BIC gegevens hebben aangevuld, indien er bij uw klant of leverancier al een rekeningnummer bekend was.

Voor WeFact Hosting klanten kunnen we dit niet automatisch verzorgen. Echter hebben we een tool ontwikkeld die veel werk uit handen kan nemen door de IBAN en BIC gegevens op te halen. Download hier de tool en de handleiding zodat u direct aan de slag kunt.

Europese incasso
Indien u momenteel incasseert bij uw klanten, heeft u met nog meer veranderingen te maken. De Nederlandse incasso verdwijnt en gaat over naar de Europese variant (SEPA Direct Debit genaamd). Momenteel zijn we druk bezig met het aanpassen van onze WeFact producten om de gewijzigde processen zo optimaal mogelijk te ondersteunen en in de nieuwe PAIN-formaat gedownload kunnen worden. Uiteraard zorgen we ervoor dat we deze wijzigingen tijdig doorvoeren, zodat u ruimschoots voor 1 februari 2014 over kunt op deze nieuwe incassovorm.

Waar moet ik verder nog rekening mee houden?
We adviseren u om al uw communicatievormen te controleren en te zorgen dat u uw eigen IBAN en BIC vermeld. Denk hierbij aan briefpapier, uw website, e-mailsjablonen etc.