Exporteer naar Afas

Nadat we eerder berichtten over de exporteermogelijkheden naar de boekhoudpakketten SnelStart en Reeleezee is er nu ook ondersteuning voor Afas. Via WeFact kunt u eenvoudig CSV bestanden downloaden, welke u in uw Afas omgeving kunt importeren. Op deze manier hoeft u geen gegevens meer over te typen en kunt u aanzienlijk besparen op de kosten van uw boekhouder.

2 weken proberen
U kunt de boekhoudmodule eerst 2 weken kosteloos uitproberen. Ga hiervoor binnen WeFact Standard naar “Mijn instellingen” en vervolgens in het menu “Exporteren”. Kies hier uw boekhoudpakket. Voor WeFact Hosting is deze optie beschikbaar vanaf (komende) versie 3.2 onder het menu ‘Beheer’ en dan te kiezen voor ‘Exporteren’.
Na deze 2 weken kunt u besluiten om de boekhoudmodule af te nemen (de proefperiode wordt niet automatisch een betaalde versie). De kosten bedragen € 5,- excl. BTW per maand.

Exact, Twinfield en …
We zijn bezig om ook een koppeling te realiseren met Exact en Twinfield. Bent u geinteresseerd in één van deze pakketten? Stuur ons dan een e-mail op sales@wefact.nl om op de hoogte te worden gebracht wanneer de boekhoudmodule beschikbaar is!

Gebruikt u een ander boekhoudpakket? Stuur ons dan ook gerust een e-mail, zodat we kunnen kijken of we dat pakket ook kunnen gaan ondersteunen.

Over op IBAN

Vanaf 1 februari 2014 gaat Nederland over op IBAN. Iedereen krijgt dan een nieuw, langer rekeningnummer. Doel hiermee is om het Europese betalingsverkeer verder te vereenvoudigen en versnellen. Door deze overstap verandert ook het incasso proces. Graag informeren wij jullie over deze veranderingen en wat er van ons verwacht kan worden.

Rekeningnummers omzetten
Een eerste stap om over te gaan op IBAN, is het aanvullen van de rekeningsgegevens in uw klantenbestand. Waar u nu nog Nederlandse bankrekeningnummers heeft staan, heeft u vanaf 1 februari 2014 (alleen) de IBAN en BIC gegevens nodig. Via de website van IBAN BIC Service kunt u rekeningnummers omzetten.

Vanuit WeFact proberen we u hierin een handje te helpen! Voor alle WeFact Standard klanten geldt dat we automatisch alle missende IBAN en BIC gegevens hebben aangevuld, indien er bij uw klant of leverancier al een rekeningnummer bekend was.

Voor WeFact Hosting klanten kunnen we dit niet automatisch verzorgen. Echter hebben we een tool ontwikkeld die veel werk uit handen kan nemen door de IBAN en BIC gegevens op te halen. Download hier de tool en de handleiding zodat u direct aan de slag kunt.

Europese incasso
Indien u momenteel incasseert bij uw klanten, heeft u met nog meer veranderingen te maken. De Nederlandse incasso verdwijnt en gaat over naar de Europese variant (SEPA Direct Debit genaamd). Momenteel zijn we druk bezig met het aanpassen van onze WeFact producten om de gewijzigde processen zo optimaal mogelijk te ondersteunen en in de nieuwe PAIN-formaat gedownload kunnen worden. Uiteraard zorgen we ervoor dat we deze wijzigingen tijdig doorvoeren, zodat u ruimschoots voor 1 februari 2014 over kunt op deze nieuwe incassovorm.

Waar moet ik verder nog rekening mee houden?
We adviseren u om al uw communicatievormen te controleren en te zorgen dat u uw eigen IBAN en BIC vermeld. Denk hierbij aan briefpapier, uw website, e-mailsjablonen etc.

WeFact Standard: zoeken verbeterd, bedragen incl. BTW invoeren en meer

Vanochtend, 14 februari, is WeFact Standard geüpdate. In deze update hebben we een aantal mooie kleine en grotere verbeteringen doorgevoerd. Enkele verbeteringen willen we graag met jullie delen.

Sneller zoeken
Het zoeken in de zoekbalk (rechtsboven) levert nu sneller resultaten. Tevens hebben we opnieuw gekeken naar alle onderdelen waarop gezocht kan worden.

Bedragen incl. BTW invoeren
Een veelgevraagde functionaliteit was het kunnen invoeren van bedragen incl. BTW. Op dit moment was het namelijk alleen nog maar mogelijk om bedragen excl. BTW in te voeren. Dit had als nadeel dat sommige bedragen, zoals € 35,00, niet realiseerbaar zijn.
We hebben nu een algemene instelling toegevoegd (ga in het menu naar “Mijn instellingen”, hier vindt u de instelling “Wilt u prijzen inclusief of exclusief BTW invullen?”) waarmee u kunt aangeven of u met bedragen excl. of incl. BTW wilt werken.

Opzegging abonnement ongedaan maken
Wanneer een abonnement opgezegd was, kon deze niet weer actief gemaakt worden. Er moest dan een nieuw abonnement aangemaakt worden. Dit hebben we verbeterd. Sinds heden kan een opgezegde abonnement weer actief gemaakt worden door de opzegging te annuleren. Deze functionaliteit verschijnt op de abonnement-bekijkpagina.

Daarnaast vindt u op de debiteur-bekijkpagina het totaal openstaande factuurbedrag en de omzet van deze debiteur van dit jaar en vorig jaar. Bij een debiteur kunt u nu ook een bedrijfsnaam opgeven bij de afwijkende bedrijfsgegevens en bij het aanmaken van een abonnement of inkoopfactuur kunt u direct aangeven dat u er nog één wilt aanmaken.

Heeft u vragen naar aanleiding van deze update of zelf nog suggesties om WeFact Standard te verbeteren? Stuur ons dan een e-mail.

ICL/ICP aangifte via WeFact

WeFact Standard en WeFact Hosting (versie 3.1) hebben sinds hun laatste update de mogelijkheid om naast het gebruikelijke BTW overzicht ook een ICL/ICP-overzicht op te vragen. Dit overzicht geeft een lijst van uw intracommunautaire leveringen gedurende de geselecteerde periode. Het BTW-nummer en totaalbedrag aan leveringen staan per debiteur vermeld, zodat u eenvoudig deze informatie over kunt nemen bij uw BTW aangifte. Per debiteur kunt u op het icoontje achteraan de regel klikken voor een uitgebreide specificatie hoe het bedrag tot stand is gekomen.

We hopen dat u hiermee nog meer tijd kunt besparen bij het doen van uw BTW – en ICL aangifte!

WeFact Standard: Exporteer naar SnelStart of Reeleezee

Sinds vanochtend is WeFact Standard geupdate naar een nieuwe versie. Deze nieuwe versie bevat een aantal (kleine) verbeteringen die het gebruiksgemak vergroten. Daarnaast beschikt WeFact Standard sinds deze update over een koppeling met boekhoudpakketten. Deze veelgevraagde module stelt u in staat om gegevens uit WeFact Standard over te zetten naar uw boekhoudpakket. Het handmatig overtypen van alle gegevens in uw boekhoudpakket is dus verleden tijd!

Op dit moment is er ondersteuning voor twee pakketten: SnelStart en Reeleezee. De SnelStart module werkt op basis van CSV, u download een CSV bestand dat u vervolgens kunt importeren in SnelStart. De Reeleezee module communiceert rechtstreeks met de webservice van Reeleezee, met een muisklik wordt alles dus overgezet.

U kunt de boekhoudmodule eerst 2 weken kosteloos uitproberen. Ga hiervoor binnen WeFact Standard naar “Mijn instellingen” en vervolgens in het menu “Exporteren”. Kies hier uw boekhoudpakket. Na deze 2 weken kunt u besluiten om de boekhoudmodule af te nemen (de proefperiode wordt niet automatisch een betaalde versie). De kosten bedragen € 5,- excl. BTW per maand.

Afas, Twinfield en …
We zijn druk bezig om ook een koppeling te realiseren met Afas en Twinfield. We hopen deze koppelingen in het begin van het nieuwe jaar beschikbaar te kunnen stellen. Bent u geinteresseerd in één van deze pakketten? Stuur ons dan een e-mail op helpdesk@wefact.nl om op de hoogte te worden gebracht wanneer de boekhoudmodule beschikbaar is!

Gebruikt u een ander boekhoudpakket? Stuur ons dan ook een e-mail, zodat we kunnen kijken of we dat pakket ook kunnen gaan ondersteunen.

De boekhoudmodule zal binnenkort ook beschikbaar zijn in ons WeFact Hosting pakket!

Kortingspercentage per factuurregel in WeFact Standard en meer

WeFact Standard heeft vandaag weer enkele veranderingen ondergaan. In dit blogbericht informeren we u graag over twee van deze aanpassingen!

Makkelijkere navigatie door het pakket heen
Om makkelijker door uw administratie te kunnen klikken, is het voortaan mogelijk om in een willekeurig overzicht ook op de debiteurnaam te klikken. U gaat dan direct naar de betreffende debiteur. Daarnaast kunt u vanaf een factuur-pagina ook direct doorklikken naar een abonnement. Dit kunt u herkennen doordat een factuurregel een blauwe link is. Zo ziet u eenvoudig of en welke abonnementen er aanwezig zijn op een factuur.

Kortingspercentage per factuurregel
Een veelgevraagde functionaliteit is de mogelijkheid om per factuurregel een korting te kunnen geven. Vanaf vandaag kunt u eenvoudig een procentuele korting toepassen, die enkel geldig is voor de geselecteerde factuurregel. Door op het ‘%’-teken te klikken dat verschijnt zodra u met de muis over de factuurregel gaat, krijgt u de mogelijkheid het kortingspercentage in te voeren. Natuurlijk is deze korting ook automatisch zichtbaar in de PDF-variant van een factuur.

Daarnaast hebben we veel kleine verbeteringen doorgevoerd, waaronder nog niet betaalde inkoopfacturen worden getoond op het dashboard, een knop ‘betaald’ bij inkoopfacturen, een knop bij het bekijken van een incasso factuur of het incasseren gelukt/mislukt is en een overzichtelijker resultaat als de statistieken worden geprint.

Nieuwe functies in de API: ophalen abonnementen en meer filters

De API van WeFact Standard en WeFact Hosting is vandaag uitgebreid met een aantal veel gevraagde functionaliteiten.

Het is nu mogelijk om via de API een lijst met abonnementen op te halen. Bij het opvragen van deze lijst kan opgegeven worden om alleen de abonnementen op te halen van één specifieke debiteur. Daarnaast is ons vaak gevraagd of het mogelijk is om bij het ophalen van facturen en offertes te kunnen filteren op status of een periode op te kunnen geven. Beide opties zijn vanaf heden beschikbaar in de nieuwste API versie.

Voor WeFact Hosting zijn bovendien enkele extra functionaliteiten beschikbaar gesteld, waaronder de mogelijkheid om inloggegevens van een debiteur te controleren en het meegeven van de betaaldatum bij het veranderen van de factuurstatus.

Om van de nieuwe functies gebruik te kunnen maken, kan via de kennisbank de nieuwste bestanden gedownload worden. Hier vindt u ook tevens de meest recente documentatie en voorbeeld bestanden.

1 oktober 2012: BTW verhoging van 19% naar 21%

Per 1 oktober 2012 zal het BTW tarief van 19% naar 21% worden verhoogd. Via deze weg willen we jullie graag informeren over de betekenis van deze verhoging en hoe u hier als ondernemer mee om moet gaat.

Wat betekent de verhoging?
Het BTW tarief dat u moet toepassen (19% of 21%) hangt af van het moment dat de prestaties worden verricht. Zijn diensten geleverd voor 1 oktober 2012 dan dient er 19% BTW berekend te worden. Diensten die na 1 oktober 2012 worden geleverd moeten belast worden met 21% BTW. Het toe te passen BTW tarief wordt dus niet bepaald door het moment waarop u de factuur verstuurt!

Een aantal voorbeelden

  • U heeft consultancy uren gemaakt in september en u verstuurt de factuur in oktober. U dient dan 19% te rekenen.
  • U heeft op basis van uurtarief 5 uur gewerkt op 24 september en 7 uur gewerkt op 3 oktober. U dient nu 2 factuurregels te maken, waarbij u 19% rekent over de 5 uur gewerkt in september en 21% rekent u over de 7 uur die u in oktober heeft gewerkt.
  • Op 20 september verstuurt u een factuur voor de huur voor de periode oktober 2012. U dient 21% BTW te berekenen.

Een unieke tool ontwikkeld door WeFact
Mogelijk heeft u al veel factureren verstuurd waarvoor u nu nog een naheffing moet sturen. Denk hierbij aan (jaar)abonnementen welke u vooruit factureert. Bij WeFact proberen we met onze klanten mee te denken en hebben daarom voor deze BTW verhoging een tool ontwikkeld die jullie met de naheffing kan helpen. De tool geeft u inzicht in welke verstuurde facturen een periode bevat die na 1 oktober 2012 eindigt en dus een naheffing vereist. De tool biedt overigens geen mogelijkheid om de naheffing automatisch te factureren!

In WeFact Standard is de tool vanaf heden beschikbaar. Voor WeFact Hosting klanten is de tool beschikbaar in versie 3. De tool vindt u onder de menuknop “Statistieken”.

Wat moet u doen: BTW tarief aanpassen en huisstijl controleren
U dient handmatig het standaard BTW tarief binnen WeFact aan te passen naar 21%. Bij het aanpassen zal er een dialoog scherm verschijnen. WeFact zal suggesties doen om de BTW aanpassing geautomatiseerd door te voeren bij: producten, abonnementen, concept facturen, nog niet verzonden offertes en de huisstijl.
Met de aanpassing van het standaard BTW tarief zal WeFact proberen de huisstijl zo goed mogelijk geschikt te maken voor het nieuwe BTW percentage. Toch is het raadzaam om direct de huisstijl na te lopen of het naar wens is.

Handmatig een naheffing factureren, hoe?
Allereerst bent u vrij om een naheffing wel of niet door te berekenen. Beslist u om geen naheffing te sturen, dan dient u de naheffing als verlies voor uw onderneming op te nemen.
Wilt u de naheffing wel factureren, dan dient u een factuur aan te maken met twee factuurregels. Bij de eerste factuurregel dient u het naheffingsbedrag excl. BTW negatief (een – voor het bedrag) in te vullen en te belasten met 19% BTW. De tweede factuurregel dient u opnieuw het naheffingsbedrag excl. BTW in te vullen, maar nu niet negatief en met 21% BTW. Vergeet bij de naheffing niet om duidelijk te vermelden voor welke factuur er een naheffing gedaan wordt.

Een voorbeeld hoe dit er uit ziet:

Alle klanten zullen ook per e-mail worden ingelicht over de BTW verhoging en welke stappen zij precies in hun WeFact product moeten doorlopen.

Ondersteuning voor Rabobank OmniKassa

Eind vorig jaar introduceerde Rabobank een nieuwe betaaloplossing, genaamd OmniKassa. Via OmniKassa is er ondersteuning voor meer betaalplatformen naast iDEAL, zoals creditcard, acceptgiro en incasso. Hierdoor is het sinds enkele maanden niet meer mogelijk om bij de Rabobank een iDEAL overeenkomst te nemen. Rabobank verstrekt voor nieuwe klanten vanaf heden alleen OmniKassa.

Door deze ontwikkeling hebben wij een koppeling ontwikkeld voor Rabobank OmniKassa om online betalingen te ontvangen.

Week 25, 2012: Nieuwe functionaliteiten in WeFact Standard

WeFact Standard is sinds vandaag weer verder uitgebreid met nieuwe functionaliteiten en verbeteringen. In dit blog bericht informeren we jullie graag over enkele functionaliteiten!

Eenvoudiger producten selecteren
Voor klanten die veel producten in WeFact Standard hebben staan, hebben we goed nieuws! Vanaf nu is het eenvoudiger om bij het aanmaken van een factuur of offerte het juiste product te kunnen selecteren. Waar vroeger in een lijst met producten gezocht moest worden, kan nu direct het juiste product geselecteerd worden of is er eenvoudig te zoeken naar het juiste product. Een zoekvenster zal een lijst met suggesties gegeven waar u direct uit kunt kiezen.

Meerdere regels gebruiken in omschrijvingen van facturen, offertes en abonnementen
De omschrijving van een factuur-, offerte en abonnementregel kan tegenwoordig uit meer dan een enkele regel bestaan. Door tijdens het invoeren van een omschrijving de ‘enter’-toets te gebruiken, zal automatisch het omschrijvingsveld groter worden. Natuurlijk kunt u ook bij uw producten al gebruik maken van meerdere regels, zodat u na het selecteren van het product direct een duidelijke factuur krijgt.

Inzage in te verwachten omzet uit abonnementen
Benieuwd naar de omzet die u nog gaat realiseren? Onder de menuknop ‘Statistieken’ is een menuknop ‘Periodieke omzet’ toegevoegd die u inzage geeft in de omzet die gerealiseerd gaat worden door uw abonnementen. Door deze nieuwe functionaliteit krijgt u een beter inzicht in de stand van zaken van uw onderneming en of alles nog op schema loopt.

BTW overzicht nu ook per maand
Voor klanten die de BTW iedere maand dienen aan te geven bij de Belastingdienst, is het nu mogelijk de BTW aangifte-hulp van WeFact Standard te gebruiken. Naast de kwartaal en jaaroverzichten welke al aanwezig waren, kan er ook een maandoverzicht gegenereerd worden.

Indien u zelf suggesties heeft hoe WeFact Standard verder verbeterd kan worden of ideeën voor nieuwe functionaliteiten, geef deze dan per e-mail aan ons door!