Kortingspercentage per factuurregel in WeFact Standard en meer

WeFact Standard heeft vandaag weer enkele veranderingen ondergaan. In dit blogbericht informeren we u graag over twee van deze aanpassingen!

Makkelijkere navigatie door het pakket heen
Om makkelijker door uw administratie te kunnen klikken, is het voortaan mogelijk om in een willekeurig overzicht ook op de debiteurnaam te klikken. U gaat dan direct naar de betreffende debiteur. Daarnaast kunt u vanaf een factuur-pagina ook direct doorklikken naar een abonnement. Dit kunt u herkennen doordat een factuurregel een blauwe link is. Zo ziet u eenvoudig of en welke abonnementen er aanwezig zijn op een factuur.

Kortingspercentage per factuurregel
Een veelgevraagde functionaliteit is de mogelijkheid om per factuurregel een korting te kunnen geven. Vanaf vandaag kunt u eenvoudig een procentuele korting toepassen, die enkel geldig is voor de geselecteerde factuurregel. Door op het ‘%’-teken te klikken dat verschijnt zodra u met de muis over de factuurregel gaat, krijgt u de mogelijkheid het kortingspercentage in te voeren. Natuurlijk is deze korting ook automatisch zichtbaar in de PDF-variant van een factuur.

Daarnaast hebben we veel kleine verbeteringen doorgevoerd, waaronder nog niet betaalde inkoopfacturen worden getoond op het dashboard, een knop ‘betaald’ bij inkoopfacturen, een knop bij het bekijken van een incasso factuur of het incasseren gelukt/mislukt is en een overzichtelijker resultaat als de statistieken worden geprint.

Nieuwe functies in de API: ophalen abonnementen en meer filters

De API van WeFact Standard en WeFact Hosting is vandaag uitgebreid met een aantal veel gevraagde functionaliteiten.

Het is nu mogelijk om via de API een lijst met abonnementen op te halen. Bij het opvragen van deze lijst kan opgegeven worden om alleen de abonnementen op te halen van één specifieke debiteur. Daarnaast is ons vaak gevraagd of het mogelijk is om bij het ophalen van facturen en offertes te kunnen filteren op status of een periode op te kunnen geven. Beide opties zijn vanaf heden beschikbaar in de nieuwste API versie.

Voor WeFact Hosting zijn bovendien enkele extra functionaliteiten beschikbaar gesteld, waaronder de mogelijkheid om inloggegevens van een debiteur te controleren en het meegeven van de betaaldatum bij het veranderen van de factuurstatus.

Om van de nieuwe functies gebruik te kunnen maken, kan via de kennisbank de nieuwste bestanden gedownload worden. Hier vindt u ook tevens de meest recente documentatie en voorbeeld bestanden.

1 oktober 2012: BTW verhoging van 19% naar 21%

Per 1 oktober 2012 zal het BTW tarief van 19% naar 21% worden verhoogd. Via deze weg willen we jullie graag informeren over de betekenis van deze verhoging en hoe u hier als ondernemer mee om moet gaat.

Wat betekent de verhoging?
Het BTW tarief dat u moet toepassen (19% of 21%) hangt af van het moment dat de prestaties worden verricht. Zijn diensten geleverd voor 1 oktober 2012 dan dient er 19% BTW berekend te worden. Diensten die na 1 oktober 2012 worden geleverd moeten belast worden met 21% BTW. Het toe te passen BTW tarief wordt dus niet bepaald door het moment waarop u de factuur verstuurt!

Een aantal voorbeelden

  • U heeft consultancy uren gemaakt in september en u verstuurt de factuur in oktober. U dient dan 19% te rekenen.
  • U heeft op basis van uurtarief 5 uur gewerkt op 24 september en 7 uur gewerkt op 3 oktober. U dient nu 2 factuurregels te maken, waarbij u 19% rekent over de 5 uur gewerkt in september en 21% rekent u over de 7 uur die u in oktober heeft gewerkt.
  • Op 20 september verstuurt u een factuur voor de huur voor de periode oktober 2012. U dient 21% BTW te berekenen.

Een unieke tool ontwikkeld door WeFact
Mogelijk heeft u al veel factureren verstuurd waarvoor u nu nog een naheffing moet sturen. Denk hierbij aan (jaar)abonnementen welke u vooruit factureert. Bij WeFact proberen we met onze klanten mee te denken en hebben daarom voor deze BTW verhoging een tool ontwikkeld die jullie met de naheffing kan helpen. De tool geeft u inzicht in welke verstuurde facturen een periode bevat die na 1 oktober 2012 eindigt en dus een naheffing vereist. De tool biedt overigens geen mogelijkheid om de naheffing automatisch te factureren!

In WeFact Standard is de tool vanaf heden beschikbaar. Voor WeFact Hosting klanten is de tool beschikbaar in versie 3. De tool vindt u onder de menuknop “Statistieken”.

Wat moet u doen: BTW tarief aanpassen en huisstijl controleren
U dient handmatig het standaard BTW tarief binnen WeFact aan te passen naar 21%. Bij het aanpassen zal er een dialoog scherm verschijnen. WeFact zal suggesties doen om de BTW aanpassing geautomatiseerd door te voeren bij: producten, abonnementen, concept facturen, nog niet verzonden offertes en de huisstijl.
Met de aanpassing van het standaard BTW tarief zal WeFact proberen de huisstijl zo goed mogelijk geschikt te maken voor het nieuwe BTW percentage. Toch is het raadzaam om direct de huisstijl na te lopen of het naar wens is.

Handmatig een naheffing factureren, hoe?
Allereerst bent u vrij om een naheffing wel of niet door te berekenen. Beslist u om geen naheffing te sturen, dan dient u de naheffing als verlies voor uw onderneming op te nemen.
Wilt u de naheffing wel factureren, dan dient u een factuur aan te maken met twee factuurregels. Bij de eerste factuurregel dient u het naheffingsbedrag excl. BTW negatief (een – voor het bedrag) in te vullen en te belasten met 19% BTW. De tweede factuurregel dient u opnieuw het naheffingsbedrag excl. BTW in te vullen, maar nu niet negatief en met 21% BTW. Vergeet bij de naheffing niet om duidelijk te vermelden voor welke factuur er een naheffing gedaan wordt.

Een voorbeeld hoe dit er uit ziet:

Alle klanten zullen ook per e-mail worden ingelicht over de BTW verhoging en welke stappen zij precies in hun WeFact product moeten doorlopen.

Ondersteuning voor Rabobank OmniKassa

Eind vorig jaar introduceerde Rabobank een nieuwe betaaloplossing, genaamd OmniKassa. Via OmniKassa is er ondersteuning voor meer betaalplatformen naast iDEAL, zoals creditcard, acceptgiro en incasso. Hierdoor is het sinds enkele maanden niet meer mogelijk om bij de Rabobank een iDEAL overeenkomst te nemen. Rabobank verstrekt voor nieuwe klanten vanaf heden alleen OmniKassa.

Door deze ontwikkeling hebben wij een koppeling ontwikkeld voor Rabobank OmniKassa om online betalingen te ontvangen.

Week 25, 2012: Nieuwe functionaliteiten in WeFact Standard

WeFact Standard is sinds vandaag weer verder uitgebreid met nieuwe functionaliteiten en verbeteringen. In dit blog bericht informeren we jullie graag over enkele functionaliteiten!

Eenvoudiger producten selecteren
Voor klanten die veel producten in WeFact Standard hebben staan, hebben we goed nieuws! Vanaf nu is het eenvoudiger om bij het aanmaken van een factuur of offerte het juiste product te kunnen selecteren. Waar vroeger in een lijst met producten gezocht moest worden, kan nu direct het juiste product geselecteerd worden of is er eenvoudig te zoeken naar het juiste product. Een zoekvenster zal een lijst met suggesties gegeven waar u direct uit kunt kiezen.

Meerdere regels gebruiken in omschrijvingen van facturen, offertes en abonnementen
De omschrijving van een factuur-, offerte en abonnementregel kan tegenwoordig uit meer dan een enkele regel bestaan. Door tijdens het invoeren van een omschrijving de ‘enter’-toets te gebruiken, zal automatisch het omschrijvingsveld groter worden. Natuurlijk kunt u ook bij uw producten al gebruik maken van meerdere regels, zodat u na het selecteren van het product direct een duidelijke factuur krijgt.

Inzage in te verwachten omzet uit abonnementen
Benieuwd naar de omzet die u nog gaat realiseren? Onder de menuknop ‘Statistieken’ is een menuknop ‘Periodieke omzet’ toegevoegd die u inzage geeft in de omzet die gerealiseerd gaat worden door uw abonnementen. Door deze nieuwe functionaliteit krijgt u een beter inzicht in de stand van zaken van uw onderneming en of alles nog op schema loopt.

BTW overzicht nu ook per maand
Voor klanten die de BTW iedere maand dienen aan te geven bij de Belastingdienst, is het nu mogelijk de BTW aangifte-hulp van WeFact Standard te gebruiken. Naast de kwartaal en jaaroverzichten welke al aanwezig waren, kan er ook een maandoverzicht gegenereerd worden.

Indien u zelf suggesties heeft hoe WeFact Standard verder verbeterd kan worden of ideeën voor nieuwe functionaliteiten, geef deze dan per e-mail aan ons door!

WordPress plugin voor WeFact

Via de API is het mogelijk om gegevens uit WeFact op te halen, maar ook gegevens in te voeren of acties uit te voeren. Een voorbeeld van de mogelijkheden die onze API biedt is de WordPress plugin die door Tussendoor | Internet & Marketing is ontwikkeld. Wanneer u WordPress gebruikt voor uw website, kunt u vanuit het beheer direct inzicht krijgen in uw gegevens van WeFact zonder hier speciaal bij WeFact voor in te loggen.

De WordPress plugin is kosteloos te gebruiken voor WeFact Standard en WeFact Hosting en kan gedownload worden op:
http://wordpress.org/extend/plugins/wordpress-wefact-plugin/

We danken Tussendoor | Internet & Marketing voor de ontwikkeling!

Nieuwe functies in de API: versturen per e-mail en verwijderen

Voor zowel WeFact Standard als WeFact Hosting is vandaag de API uitgebreid met een aantal veel gevraagde functionaliteiten.

Het is nu ook mogelijk om via de API offertes en facturen te versturen per e-mail. Zo kan via de API eerst een factuur aangemaakt worden en daarna direct verstuurd worden. Daarnaast hebben we het mogelijk gemaakt om debiteuren te verwijderen en abonnementen op te zeggen. Tenslotte is er een functionaliteit toegevoegd welke het mogelijk maakt om een factuur verder uit te breiden met extra factuurregels, zolang de factuur nog niet is verzonden.

Om van de nieuwe functies gebruik te kunnen maken, kan via de kennisbank de nieuwste bestanden gedownload worden en de meest recente documentatie:

De API beschikt nu over de volgende functionaliteiten:

  • Producten: ophalen van alle producten, informatie ophalen van 1 product
  • Debiteuren: ophalen van alle debiteuren, informatie ophalen van 1 debiteur, debiteur toevoegen, bewerken en verwijderen
  • Offertes: ophalen van alle offertes van 1 debiteur, informatie ophalen van 1 offerte, offerte toevoegen, offerte accepteren/weigeren, offerte als PDF downloaden, offerte per e-mail versturen
  • Facturen: ophalen van alle facturen van 1 debiteur, informatie ophalen van 1 factuur, factuur toevoegen, factuur op (on)betaald zetten, factuur als PDF downloaden, factuur per e-mail versturen, extra factuurregels toevoegen
  • Abonnementen: aanmaken van een abonnement, opzeggen van een abonnement

Update WeFact Standard week 47, 2011

Vanmiddag is er een update uitgevoerd aan WeFact Standard. Deze update kent voornamelijk verbeteringen aan de huidige functionaliteiten. Hieronder een korte samenvatting van de wijzigingen:

  • Bij een factuur met meerdere pagina’s kan voortaan een pagina totaal worden getoond (zie screenshots onder aan dit artikel).
  • Deelbetalingen worden beter weergegeven
  • Op een factuur wordt bij het klantadres BTW nummer alleen getoond indien deze is ingevuld bij de debiteur en ingesteld in de huisstijl.
  • In een bepaalde situatie met Mollie werd er geen ontvangstbevestiging van de betaling verstuurd. Dit is opgelost.
  • Daarnaast hebben we enkele kleine verbeteringen doorgevoerd en een API update voor volgende week voorbereid.

Mist u nog iets in WeFact Standard of heeft u een verbetering voor een bepaalde functionaliteit? Laat het ons weten! Door alle feedback die wij ontvangen zijn wij in staat om onze producten als maar te blijven verbeteren.

Hoe omgaan met de Wet van Dam

Vanaf 1 december 2011 gaat een nieuwe wet van kracht waarover we jullie graag willen informeren: de Wet van Dam. Deze wet beschermd consumenten (geen ZZP’ers en ondernemers) voor het stilzwijgend verlengen van contracten. Als ondernemer krijg je hier dus ongetwijfeld ook mee te maken.

Er is een factsheet beschikbaar gesteld door ICTRecht, welke je kan helpen de nieuwe wet te begrijpen en waar veelgestelde vragen worden behandeld door jurist Arnoud Engelfriet. Deze factsheet is te vinden op: http://ictrecht.nl/factsheets/factsheet-stilzwijgende-verlenging-aan-banden-gelegd/

Kort samengevat houdt de nieuwe wet in dat je na het eerste contract(jaar) bij een particuliere klant dit contract niet meer stilzwijgend met een jaar mag verlengen zonder tussentijdse opzegmogelijkheid. Na de stilzwijgende verlenging kan de klant namelijk ten alle tijde opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van een maand. Het eventueel vooruitbetaalde bedrag dient terugbetaald te worden. Veel algemene voorwaarden zullen waarschijnlijk een kleine aanpassing vereisen. Aangeraden wordt om dit bij een jurist na te gaan.

Ook van kracht voor domeinregistratie (en hosting)
Veel van onze klanten hebben een bedrijf in de hostingbranche. Daarbij moeten domeinnamen vooraf (meestal per jaar of zelfs voor meerdere jaren) ingekocht worden. Door deze nieuwe wet ontstaat er een extra ondernemersrisico. Doordat consumenten het recht hebben na een jaar op ieder moment op te zeggen.
Stel dat een consument een domeinnaam per jaar afneemt, heeft de consument vanaf 1 december 2011 het recht bijvoorbeeld midden in het tweede jaar de domeinnaam op te zeggen en heeft dan tevens recht op het vooruitbetaalde bedrag van nog een half jaar terug te krijgen (bij stilzwijgende verlenging en betaling per jaar).

Kan WeFact mij helpen om mijn klanten bewust te laten verlengen?
WeFact is momenteel bezig om voor onze klanten een ‘oplossing’ (tool) ter beschikking te stellen, zodat (hopelijk voor 1 december a.s.) er een e-mail naar de particuliere klant gestuurd kan worden, waarin de klant expliciet kan aangeven dat een abonnement verlengt mag worden. Doordat de klant bewust een actie verricht voor het verlengen van het abonnement, ontstaat er opnieuw een contract. Uiteraard wederom voor een maximum van 1 jaar.

Indien de klant dit formulier niet invult, kun je als bedrijf zelf bepalen wat je gaat doen (conform je algemene voorwaarden); ofwel stilzwijgend verlengen, ofwel het contract zelf handmatig beëindigen.

Hieronder vindt je een screenshot van het idee zoals we het nu uitgewerkt hebben:

online-verlengen

Heb je zelf ideeën, vertel het ons!
Indien je aan de hand van onze voorgestelde oplossing nog goede suggesties voor ons hebt, staan we daar altijd voor open. We brainstormen graag met onze klanten om tot een zo goed mogelijke oplossing te komen!

Nieuwe functies in de API: offertes en producten

Voor zowel WeFact Standard als WeFact Hosting is vandaag de API uitgebreid met een aantal veel gevraagde functionaliteiten.

Het is nu ook mogelijk om via de API offertes aan te maken, op te vragen, als PDF te downloaden en zelfs te accepteren of te weigeren. In WeFact Standard is er een toevoeging gemaakt die het mogelijk maakt om een lijst met alle producten op te halen. Deze functionaliteit was eerder al beschikbaar voor WeFact Hosting.

Om van de nieuwe functies gebruik te kunnen maken, kan via de kennisbank de nieuwste bestanden gedownload worden:

De API beschikt nu over de volgende functionaliteiten:

  • Producten: ophalen van alle producten, informatie ophalen van 1 product
  • Debiteuren: ophalen van alle debiteuren, informatie ophalen van 1 debiteur, debiteur toevoegen en debiteur bewerken
  • Offertes: ophalen van alle offertes van 1 debiteur, informatie ophalen van 1 offerte, offerte toevoegen, offerte accepteren/weigeren, offerte als PDF downloaden
  • Facturen: ophalen van alle facturen van 1 debiteur, informatie ophalen van 1 factuur, factuur toevoegen, factuur op (on)betaald zetten, factuur als PDF downloaden
  • Abonnementen: aanmaken van een abonnement