WeFact update: verbeteringen aan creditfacturen, deelbetalingen en abonnementen

Op 30 april is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Deze update bevat enkele nieuwe functionaliteiten die interessant voor je kunnen zijn.

Uitbreiding op gedeeltelijk crediteren
Vanaf nu zal bij het aanklikken van de actieknop “(Gedeeltelijk) crediteren” op de factuur bekijkpagina gevraagd worden of je de gehele of een gedeelte van de factuur wilt crediteren. Wil je een gedeelte crediteren, dan kun je de bewuste factuurregels aanvinken en het aantal en de prijs per stuk nog aanpassen.
Voor meer informatie over (gedeeltelijk) crediteren kun je het help artikel bekijken.

Verbetering in deelbetalingen
Bij verkoopfacturen was het al mogelijk om een betaalmethode op te geven wanneer een factuur op betaald gezet werd. Vanaf nu kun je ook een betaalmethode opgeven bij een deelbetaling.

Bij inkoopfacturen is het nu ook mogelijk om een betaalmethode op te geven. Bij het volledig op betaald zetten, en uiteraard bij een deelbetaling.

Ieder abonnement op een aparte factuur
Er is een extra instelling toegevoegd die zorgt dat ieder abonnement op een aparte factuur komt, ongeacht meerdere abonnementen van een zelfde debiteur op dezelfde ‘factureren op’ datum. Ieder abonnement genereert een eigen aparte factuur.
U kunt deze instelling vinden door in het menu naar “Instellingen” te gaan en vervolgens naar het onderdeel “Abonnementen”. Onder het kopje “Factureren van abonnementen” kun je nu kiezen voor “Nee, zet ieder abonnement op een aparte factuur”. Eventueel kunt u handmatig conceptfacturen samenvoegen.

En verder

  • Hebben we weer enkele optimalisaties doorgevoerd in de boekhoudkoppelingen.
  • Hebben we de weergave van de factuurtabel op sommige schermbreedtes geoptimaliseerd.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten, of heb je feedback hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: meerdere pakbon/werkbon documenten en per e-mail toesturen

Op maandag 15 april is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Deze update bevat verbeteringen aan de pakbon/werkbon functionaliteit en de boekhoudkoppeling.

Meerdere documenten
Indien je gebruik maakt van de functionaliteit om op basis van een factuur een pakbon, werkbon, opdrachtbevestiging of leveringsbon te genereren, kon je maar kiezen uit 1 van deze documenten. Met deze update is het mogelijk om meerdere documenten te kiezen. Zo kun je bijvoorbeeld zowel een pakbon als een werkbon in WeFact genereren.

Nog niet bekend met deze functionaliteit? Lees dan het volgende help artikel.

Per e-mail toesturen
Een veel gehoorde wens van gebruikers is het kunnen e-mailen van bijvoorbeeld de werkbon. Ook dit is nu mogelijk! Je kunt het standaard e-mail bericht (per documenttype) naar eigen wens opmaken. Bij het versturen van het document kun je het bericht altijd nog personaliseren.

Het is ook mogelijk vanuit het factuur overzicht om meerdere facturen te selecteren en in bulk de documenten naar PDF te genereren.

Boekhoudkoppeling verbeteringen

  • Algemeen: ophalen van openstaande postenlijst uit de boekhouding verder geoptimaliseerd zodat het proces sneller verloopt.
  • Exact online: een factuur met incasso krijgt als betalingsconditie ‘IN’, zodat de incassofacturen ook in de boekhouding inzichtelijk zijn.
  • Twinfield: een inkoopfactuur met status ‘creditfactuur’ krijgt bij de boeking nu het vinkje ‘credit inkoopfactuur’.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten, of heb je feedback hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: condities voor eigen velden om wel/niet te tonen

Op 15 maart is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Deze update bevat veel kleine verbeteringen onder de motorkap, maar ook interessante zaken die je direct kunt toepassen.

Condities voor eigen velden
Je kunt vanaf nu gebruik maken van condities voor eigen velden. Met deze condities kun je bepalen of bepaalde tekst in je huisstijl (zowel e-mailberichten als PDF bestanden) wel of niet getoond mag worden. Handig wanneer je niet altijd een eigen veld invult en in dat geval dus ook niet wil tonen.

Voorbeeld, vrije veld ‘Verzekeringsnummer’
Is het vrije veld ‘Verzekeringsnummer’ niet ingevuld bij een debiteur, dan zou er komen te staan: “Verzekeringsnummer: “. Niets erachter, omdat je bij de debiteur geen verzekeringsnummer hebt ingevuld. Met deze update is het mogelijk deze situatie af te vangen door er een conditie omheen te zetten.

De tekst binnen de conditie wordt dan alleen getoond indien er daadwerkelijk iets opgegeven is. Je hoeft overigens deze condities niet te raden, in de huisstijl editor staat bij alle variabelen een rubriek ‘Eigen velden – condities’ waar je ze in terug kunt vinden.

Verbeteringen in de inkoopmodule
Daarnaast hebben we diverse verbeteringen doorgevoerd in de inkoopmodule. Zo worden corrupte PDF bestanden nu door WeFact automatisch gecorrigeerd, waardoor ze wel geaccepteerd worden. We hebben dit ook bij corrupte UBL bestanden toegepast.

En verder

  • Hebben we veel optimalisaties doorgevoerd in de boekhoudkoppelingen.
  • Kun je briefpapier nu toepassen op alle documenten in een huisstijl of in alle documenten in al je huisstijlen.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten, of heb je feedback hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Videoguide, word een WeFact expert!

Hoe werkt WeFact, hoe ziet het programma er uit, kun je mij eens de mogelijkheden vertellen? Dit zijn vragen die we krijgen bij WeFact. Om deze reden hebben we een complete videoguide gemaakt. In deze videoguide nemen we je stapsgewijs mee door het pakket en belichten we alle onderdelen.

Alleen op zoek naar meer informatie over een bepaald onderdeel? Geen probleem, je kan eenvoudig een specifiek hoofdstuk bekijken. Op deze manier word jij een WeFact expert en leer je WeFact kennen door een persoonlijke uitleg van onze WeFacters.

Bekijk de videoguide en ervaar het gemak van online factureren!

WeFact update: verstuur facturen via Simplerinvoicing

Op 12 december is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update stellen we een pilot ter beschikking om facturen vanuit WeFact via Simplerinvoicing te versturen. Tijdens deze pilot kun je kosteloos gebruik maken van Simplerinvoicing. Na de pilot zullen enkele transacties inbegrepen zijn in het WeFact abonnement.

WeFact - Simplerinvoicing

Wat is Simplerinvoicing?
Simplerinvoicing is een netwerk van samenwerkende software dienstverleners die het direct uitwisselen van e-facturen tussen administraties mogelijk maakt. Dankzij Simplerinvoicing kun je met WeFact facturen versturen en ontvangen via het PEPPOL netwerk. Je debiteur (of crediteur) dient zich ook aan te sluiten bij Simplerinvoicing om jouw factuur te kunnen ontvangen. Je stelt namelijk Simplerinvoicing bij een debiteur specifiek in op basis van KvK, BTW of Overheidsinstantie nummer (OIN). De factuur wordt dan niet naar het e-mailadres verstuurd, maar wordt direct ingeschoten in hun administraties.

Overheid verplicht per april 2019 e-facturatie
De Rijksoverheid, gemeenten, provincies en waterschappen accepteren vanaf april 2019 enkel nog e-facturen. Dit mag geen PDF of UBL zijn, maar moet via bijvoorbeeld Simplerinvoicing.

Voordelen van Simplerinvoicing
Het gebruik van Simplerinvoicing biedt meerdere voordelen, voor jou en je klant:

  • De Rijksoverheid, gemeenten, provincies en waterschappen accepteren vanaf april 2019 enkel nog e-facturen via Simplerinvoicing.
  • Facturen worden direct uitgewisseld tussen administraties, zonder tussenkomst van mail servers. Hierdoor komen facturen op een geldig Simplerinvoicing adres altijd aan.
  • Geen gegevens meer overtypen bij inkoopfacturen, WeFact herkent 100% de data.

Simplerinvoicing activeren in WeFact
WeFact biedt je de mogelijkheid om jouw bedrijf aan te melden bij het PEPPOL netwerk om vervolgens via Simplerinvoicing te factureren. Om een bedrijf aan te melden dienen wij te controleren of jij ook echt achter het bedrijf zit. Daarom verifiëren wij eerst enkele bedrijfsgegevens:

  1. Per post sturen we een verificatiecode naar het bedrijfsadres uit de KvK.
  2. Een domeinnaam controle door een e-mail te sturen naar de domeinnaam.
  3. De IBAN rekeninghouder door een eenmalige iDEAL betaling van € 1,-.

Het gehele verificatieproces duurt een aantal dagen door de brief per post.

Ga in het menu naar “Instellingen” en kies voor het onderdeel “Simplerinvoicing”. Op deze pagina kun je starten met het verifiëren van je bedrijfsgegevens. Na het afronden van de verificatie kun je Simplerinvoicing inschakelen. Lees alles over het instellen en gebruik van Simplerinvoicing in het help artikel.

 Indien je facturen wenst te versturen en/of ontvangen via Simplerinvoicing melden we je aan bij het PEPPOL netwerk via onze partner Tradeinterop. We registreren daarbij jouw KvK-nummer en BTW-nummer.

WeFact update: verschil maken tussen 0% btw, geen btw en btw verlegd mogelijk

Vanaf vandaag is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we voornamelijk aandacht besteed aan het verbeteren van de btw instellingen. Voorheen kon er in WeFact geen goed onderscheid gemaakt worden in 0% btw, geen btw en btw verlegd. Een veelgevraagde functionaliteit die we vanaf nu mogelijk hebben gemaakt!

Btw codes
Met het uitvoeren van de update hebben we achter de schermen eerdere btw percentages omgezet in btw codes. Alle instellingen zijn al correct aangepast zodat jij als ondernemer geen verschil merkt. Door het kunnen instellen van “0%” en “btw verlegd” kan per debiteur een juiste voorkeur worden ingegeven en kunnen beide in één administratie worden toegepast. Ook bij de inkoopkant is de mogelijkheid “btw verlegd” toegevoegd. In de koppeling met een boekhoudpakket kan iedere btw code gekoppeld worden aan een afwijkende grootboekrekening/btw-rekening in plaats van dat deze scenario’s verzameld op 1 instelling werden.

Btw wijziging van 6% naar 9%
Door de verwachte wetswijzingen in btw tarieven zal de eventuele btw tariefsverhoging van 6% naar 9% ook gemakkelijker doorgevoerd kunnen worden in WeFact. Meer over de btw omzetting lees je in ons helpartikel.

Heb je vragen over de btw aanpassing in WeFact of heb je suggesties over hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Dan horen we het graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Nieuw: Tip WeFact aan anderen en verdien zelf € 25,-

Ken jij ondernemers die nog factureren met Word of Excel? Of ondernemers die op zoek zijn naar een fijne en efficiëntere manier van factureren? Vanaf nu is het mogelijk om deze personen eenvoudig uit te nodigen om WeFact te gaan gebruiken.

Aanbrengvergoeding
Voorheen was het al mogelijk om ondernemers uit te nodigen voor WeFact middels een unieke link. Wanneer je via deze link een nieuwe klant aanbracht bij ons kreeg je een aanbrengvergoeding van €25,- op de eerstvolgende WeFact factuur.

We wilden er echter voor zorgen dat er meer persoonlijk voordeel uitgehaald kon worden, dus hebben we het systeem aangepast. Je kan vanaf nu mensen eenvoudig uitnodigen per e-mail. Daarnaast is de unieke link vanaf nu niet meer gekoppeld aan een WeFact administratie, maar aan je gebruikersaccount. Dit zorgt ervoor dat alle medewerkers in een WeFact administratie ondernemers uit kunnen nodigen.

Ook hebben we de beloning veranderd; per aangebrachte klant krijg je van ons een Coolblue giftcard ter waarde van € 25,-! Degene die je uitnodigt krijgt bij het bestellen van WeFact een extra maand gratis WeFact. Zowel jij als degene die je uitnodigt hebben hier dus voordeel bij!

Hoe werkt het?
Ga binnen WeFact met de muis rechtsbovenin over je profielfoto of initialen. Hier vind je een nieuw menu-onderdeel: “Tip WeFact aan anderen”. Op deze pagina hoef je enkel een e-mailadres in te vullen of de persoonlijke link te delen. Voor de rest hoef je niets te doen, behalve dan alvast iets leuks uitzoeken bij Coolblue!

Tip WeFact aan anderen en verdien €25,-!

De voorwaarden voor de aanbrengvergoedingen lees je hier. Vragen over hoe je zo snel mogelijk meer voordeel uit WeFact kan halen? Laat het ons dan weten via helpdesk@wefact.nl of telefonisch op 085-732 57 00.

Twinfield en Exact online: omzet/kosten spreiden of boeken in een andere periode (transitorisch boeken)

In navolging op de WeFact update vorige week hebben we een nieuwe veelgevraagde functionaliteit toegevoegd. Accountants en ondernemers gaven aan dat zij graag omzet/kosten willen spreiden over meerdere perioden richting het boekhoudpakket. Boekhoudkundig ook wel ‘transitorisch boeken’ genoemd.

Waarom spreiden van omzet/kosten over meerdere perioden?
Normaal gesproken worden omzet/kosten geboekt op de factuurdatum. Ontvang je bijvoorbeeld een factuur voor een abonnement van 1 jaar, dan worden alle kosten in die maand geboekt. Dit geeft een vertekent beeld van hoe je bedrijf draait. Eigenlijk hoort het bedrag evenredig verdeeld te worden over de 12 maanden, om een correct resultaat te zien. Je dient het bedrag en de BTW uiteraard nog steeds direct te voldoen, maar in je eigen boekhouding spreid je het uit over de perioden waarop het bedrag van toepassing is.

Transitorisch boeken is dus bedoeld om een meer representatieve weergave van jouw eigen bedrijfsresultaten te krijgen. Het is een interne boekhoudkundige bewerking.

Ondersteuning Twinfield en Exact online
Het is mogelijk om per factuurregel (inkoop/verkoop) een periode op te geven. Deze periode kan worden meegegeven aan het boekhoudpakket Twinfield of Exact online.

In de volgende help artikelen lees je precies hoe je dit kan instellen:

Voor andere boekhoudpakketten is er op dit moment geen ondersteuning. Neem contact op indien je een ander boekhoudpakket gebruikt en deze functionaliteit ook wenst.

Periode opgeven in WeFact
Je kunt dit in WeFact zowel bij een inkoopfactuur als een verkoopfactuur invullen.

Verkoopfactuur

 
Inkoopfactuur

Heeft u vragen over deze functionaliteit, stel deze dan gerust aan ons.

WeFact update: periode opgeven zonder abonnement en instellingenpagina in nieuwe stijl

Dinsdag 24 juli is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we het mogelijk gemaakt om een periode op te kunnen geven bij offerte- en factuurregels, maar ook bij inkoopfactuurregels. Tevens zijn de algemene instellingen in de nieuwe stijl verwerkt.

Periode vermelden op de offerte/factuur zonder abonnement
Voorheen kon je bij het aanmaken van een offerte of factuur, een regel periodiek maken. Deze actie resulteerde in een abonnement. Vanaf nu is het óók mogelijk om alleen een periode op te geven zonder dat er een abonnement ontstaat.

Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld een vakantiehuis of auto verhuurt en de verhuurperiode wilt vermelden of wanneer je wilt aangeven in welke periode werkzaamheden zijn uitgevoerd. De periode wordt onder de regel vermeld zónder dat hieruit een abonnement volgt.

Het is ook mogelijk om een periode op te geven bij inkoopfactuurregels. Dit is handig wanneer je een factuur ontvangt voor een heel jaar en deze kosten wilt verspreiden.

Instellingenpagina in nieuwe stijl
De nieuwe WeFact stijl die we al op een aantal andere pagina’s hebben doorgevoerd is nu ook toegepast op de algemene instellingenpagina. Dit resulteert in een duidelijkere nieuwe weergave.

Heb je verdere feedback over ons pakket of suggesties om WeFact te verbeteren?
Dan vernemen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl

WeFact update: periode vermelding van “tot” naar “tot en met”

Op donderdag 5 juli is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we een verandering doorgevoerd in de bepaling van de einddatum van een periode. Voorheen werd een abonnement in WeFact met een “tot” einddatum getoond. In deze update hebben we dit aangepast. WeFact zal nu werken volgens een “t/m” einddatum.

Hoewel binnen WeFact nu een “t/m” einddatum wordt weergegeven zijn abonnementsperiodes ongewijzigd. Dezelfde periode wordt gefactureerd. We hanteren enkel een andere schrijfwijze.

Periode “tot” naar “tot en met
Bij het opgeven van een periode bij een abonnement of factuurregel werd de periode vermeld met een “tot” einddatum. Een “tot en met” einddatum is een meer gehanteerde schrijfwijze. Tevens heeft deze schrijfwijze de voorkeur wanneer je bijvoorbeeld spreekt over de huurperiode van een (vakantie)huis of de periode waarin diensten geleverd zijn.

Voorbeeld
•  Voor deze update:  01-01-2019  tot   01-02-2019
•  Na deze update:     01-01-2019  t/m  31-01-2019

Huisstijl ongewijzigd voor bestaande gebruikers: nog steeds “tot”
Bij alle bestaande WeFact gebruikers wordt er op de factuur nog steeds een “tot” einddatum vermeld, zoals jij en jouw klanten gewend waren. Wil je liever “tot en met” vermelden, dan kun je dat in de huisstijl veranderen. Ga in het menu naar “Instellingen” en het submenu eronder “Huisstijl” en bewerk je factuur en offerte PDF:
•  Variabele tot:              [factuurregel_eind_periode_tot]
•  Variabele tot en met:  [factuurregel_eind_periode]

Heb je hulp nodig bij het aanpassen naar “tot en met” in je huisstijl of heb je feedback hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.