WeFact update: inkoopfacturen goedkeuren of afwijzen

Dinsdag 16 juni hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Vanaf nu is het mogelijk om inkoopfacturen te autoriseren in WeFact en via de mobiele app.

Voor wie is dit handig?
Het autoriseren van inkoopfacturen kan een handige optie zijn wanneer meerdere mensen binnen uw organisatie inkoopfacturen verwerken, maar bepaalde personen zoals de directeur eerst een akkoord moeten geven. In plaats van dat de factuur uitgeprint wordt en met pen een akkoord krijgt, kan dit eenvoudiger online in WeFact geregeld worden.

Inschakelen
Binnen uw administratie dient u meerdere medewerkers te hebben. Extra medewerkers zijn gratis. Vervolgens kunt u het autoriseren inschakelen, lees hier hoe u het instelt.

Hoe werkt het
Als een nieuwe inkoopfactuur in de administratie verwerkt is zal deze in een aparte ‘Nog te autoriseren’ tabel komen. In deze tabel kunt u precies zien wie de inkoopfactuur nog moet autoriseren, dit kan 1 medewerker zijn maar kunnen ook meerdere medewerkers zijn. Pas als een inkoopfactuur door alle medewerkers is goedgekeurd, gaat de inkoopfactuur door naar de volgende fase. De inkoopfactuur kan ook dan pas worden opgenomen in een betaalbatch en worden geëxporteerd naar het boekhoudpakket.
Inkoopfacturen die worden afgewezen verschijnen ook in een aparte tabel. Bij het afwijzen van een inkoopfactuur moet er altijd een reden worden opgegeven.

Goedkeuren of afwijzen
Een autorisator kan een inkoopfactuur goedkeuren of afwijzen in WeFact of via de mobiele app door naar de inkoopfactuur te gaan. Lees meer in het help artikel.

Inkoopfacturen goedkeuren of afwijzen in WeFact en in de app

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten of heb je suggesties wat verbeterd kan worden aan het verwerken van inkoopfacturen? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: rekenen in invoervelden

Dinsdag 28 april hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Hierin hebben we het mogelijk gemaakt om te rekenen in invoervelden van facturen of offertes. Verder hebben we de producten- en statistiekenpagina een make-over gegeven in de nieuwe stijl van WeFact.

Rekenen in invoervelden bij offertes en facturen

Vanaf nu is het niet meer nodig om je rekenmachine te gebruiken voor het berekenen van de juiste prijs. In het invoerveld kan een formule ingevoerd worden zodat WeFact het juiste bedrag berekent.

Voorbeelden hoe berekend kan worden:

  • 10 + 5
  • 10 – 5
  • 10 * 1,1
  • 10 / 1,1

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je suggesties voor het pakket? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl

WeFact update: inkoopfactuur direct boeken op grootboekrekening (boekhoudkoppeling vereist)

Donderdag 16 april hebben we een nieuwe update uitgebracht die betrekking heeft op het verwerken van inkoopfacturen, indien je WeFact gekoppeld is aan een boekhoudpakket. Namelijk de keuze om bij het invoeren van inkoopfacturen te werken met kostencategorieën of met grootboekrekeningen.

Ondernemer: kostencategorieën
Indien je al inkoopfacturen verwerkt in WeFact ben je bekend met het selecteren van kostencategorieën om je kosten te specificeren zoals huur, telefoonkosten, computers, software. Indien WeFact gekoppeld is aan het boekhoudpakket van je accountant, zitten deze kostencategorieën gekoppeld aan grootboekrekeningen uit het boekhoudpakket.

Het voordeel hiervan is dat je niet te maken hebt met boekhoudkundige benamingen en honderden opties. Je hebt een selectief aantal categorieën met een duidelijke naam waar je uit kan kiezen. Hierdoor kan je zelf foutloos inkoopfacturen verwerken in WeFact.

Accountant: grootboekrekeningen
In veel gevallen worden de inkoopfacturen verwerkt door de accountant. De ondernemer hoeft alleen de inkoopfacturen aan te leveren (in WeFact), maar niet te verwerken. In dit geval werkt het voor de accountant, en soms ook voor de ondernemer, fijner om direct de grootboekrekening te kiezen in WeFact in plaats van gebruik te maken van de versimpelde werkmethode van kostencategorieën.

Instelling binnen WeFact wat je wilt gebruiken
Binnen WeFact kun je zelf bepalen of je gebruik wilt maken van kostencategorieën of grootboekrekeningen uit het boekhoudpakket. Ga hiervoor in WeFact in het menu naar “Instellingen” en kies op de pagina voor het onderdeel “Inkoop”. Hier vind je de instelling “Inkoop uitgaven specificeren”.

Accountants hebben in hun accountancy omgeving een voorkeursinstelling die wordt toegepast bij nieuwe WeFact administraties die ze aanmaken.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je suggesties wat verbeterd kan worden aan het verwerken van inkoopfacturen? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: boekingsregels voor inkoopfacturen

Dinsdag 17 maart hebben we een nieuwe update uitgebracht. We hebben kleine verbeteringen doorgevoerd door het hele pakket. Daarnaast hebben we een aantal nieuwe functionaliteiten toegevoegd aan de inkoopmodule.

Boekingsregels voor inkoopfacturen
Vanaf nu is het mogelijk om boekingsregels op te slaan bij een crediteur. Boekingsregels van een crediteur worden automatisch toegepast bij het verwerken van een inkoopfactuur. Eén of meer boekingsregels bestaan uit een kostencategorie, een omschrijving en/of BTW tarief.
Je kan boekingsregels invoeren bij een crediteur, of als je een eerste keer een inkoopfactuur verwerkt onderaan de pagina het vinkje zetten om de boekingsregels op te slaan bij de crediteur.

Handig!
Boekingsregels kunnen je helpen bij het sneller verwerken van inkoopfacturen. Denk bijvoorbeeld aan je huur factuur, die je iedere maand hetzelfde geboekt wil hebben op dezelfde kostencategorie, omschrijving en BTW. Dit geldt ook voor je telefoonrekening, internetrekening, tankbonnetjes, en andere leveranciers. Het gebruik van boekingsregels zorgt voor snellere en meer foutloze verwerking van inkoopfacturen!

Blader door nog te verwerken inkoopfacturen
Ook zie je rechts bovenin bij inkoopfacturen die je nog moet verwerken pijltjes. Met de pijltjes kun je heen-en-weer bladeren door de lijst van nog te verwerken inkoopfacturen. Handig om een inkoopfactuur over te slaan, of nadat je een interne notitie hebt toegevoegd door naar de volgende te gaan zonder de inkoopfactuur te verwerken.


Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten of heb je suggesties wat verbeterd kan worden aan het verwerken van inkoopfacturen? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: interne notitie bij een inkoopfactuur

Dinsdag 3 maart hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. We hebben kleine verbeteringen doorgevoerd en het mogelijk gemaakt om een interne notitie bij een inkoopfactuur te verwerken.

Interne notitie bij een inkoopfactuur
Bij het verwerken en bekijken van een inkoopfactuur vind je een tabblad “Interne notitie”. Hier kun je een notitie noteren.
In geval van een nog te verwerken inkoopfactuur kun je een notitie noteren zonder de inkoopfactuur te moeten verwerken. Dit is handig voor jezelf en collega’s wanneer er bijvoorbeeld onduidelijkheid is over de factuur of het factuurbedrag.

Inzichtelijk of er een notitie is
Indien er een interne notitie aanwezig is herken je dit aan het notitie-icoontje. Dit icoontje zie je op de overzichtspagina en op de bekijkpagina van een inkoopfactuur.

Komende periode werken we aan meer inkoopverbeteringen, waardoor het verwerken van inkoopfacturen makkelijker en sneller kan. We zullen je hier uiteraard over informeren.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je suggesties wat verbeterd kan worden aan het verwerken van inkoopfacturen? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: bijlagen opslaan bij een debiteur of crediteur

Woensdag 22 januari hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Sinds deze update is het mogelijk om bij een debiteur en crediteur bijlagen op te slaan, handig om bijvoorbeeld een contract of een verwerkersovereenkomst bij de relatie te bewaren. Tevens hebben we een aantal kleine optimalisaties doorgevoerd.

Bijlagen bij een debiteur of crediteur
Wanneer je een debiteur of crediteur bekijkt vindt je vanaf nu een tabblad “Bijlagen” en zie je tussenhaakjes hoeveel bijlagen er opgeslagen zijn. Tijdens het toevoegen of bewerken van een debiteur/crediteur kun je bijlagen toevoegen en bijlagen verwijderen. Een bijlage sleep je simpelweg naar de pagina of je klikt op de link om een bijlage toe te voegen.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je feedback hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: makkelijker Belgische bedrijven toevoegen en nieuwe valuta beschikbaar

Dinsdag 24 december hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we naast kleine verbeteringen ook een koppeling met de Belgische bedrijvenregister KBO en ondersteunen we een aantal extra valuta.

Eenvoudig Belgische bedrijven toevoegen
Wanneer je een Belgische debiteur of crediteur aanmaakt en dit betreft een bedrijf, kunnen we nu ook het Belgische bedrijvenregister KBO doorzoeken. Klik je het betreffende bedrijf aan in de lijst, dan worden de adresgegevens aangevuld. Vul zelf enkel de contactpersoon en het e-mailadres nog aan.
Deze functionaliteit is voor alle gebruikers, uiteraard, gratis beschikbaar!

Voor Belgische WeFact gebruikers zal dit de standaard zijn. Alle gebruikers kunnen in het resultaten venster rechtsbovenin switchen tussen het Nederlandse KvK register en het Belgische KBO.

Nieuwe valuta
Het is mogelijk in WeFact om in andere valuta te factureren dan Euro. WeFact beschikt over de dagelijkse koersinformatie en kan daardoor automatisch de juiste wisselkoers hanteren. In deze update hebben we een aantal valuta toegevoegd:

  • ANG (Antilliaanse Gulden)
  • AWG (Arubaanse Gulden)
  • AED (Verenigde Arabische Emiraten Dirham)
  • TWD (Taiwanese Dollar)
  • MAD (Marokkaanse Dirham)
  • QAR (Qatarese Rial)

Wil je in vreemde valuta factureren, lees dan het volgende help artikel.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je feedback hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: plan offertes in om automatisch te versturen

Woensdag 18 december hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Je kunt vanaf nu, net als bij conceptfacturen, een datum en tijdstip opgeven waarop een offerte automatisch verzonden wordt.

Inplannen van een offerte
Na het toevoegen van een concept offerte heb je de mogelijkheid de offerte op het door jouw gewenste moment automatisch te laten versturen. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld in de avond of het weekend de offerte maakt, maar op dat tijdstip het niet meer naar de klant wilt sturen.

De functie ‘Offerte inplannen’ vind je op de bekijkpagina van een conceptfactuur, aan de rechterkant als blauw linkje bij de overige acties.

Verzendmethode per post
Indien de offerte verzendmethode per post heeft, wordt de offerte zoals u gewend bent niet door ons per post verstuurd. Wel krijgt u via de dagelijkse notificatie een melding dat u zelf de offerte dient te versturen.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je feedback hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: stuur herinneringen en aanmaningen naar een afwijkend e-mailadres

Vanaf nu kun je bij jouw debiteuren een afwijkend e-mailadres instellen voor herinneringen en aanmaningen. Stel dit in voor debiteuren die gebruik maken van geautomatiseerde inkoopsystemen zoals bijvoorbeeld de inkoopmodule van WeFact, Basecone, Dizzydata etc. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat de herinnering of aanmaning bij jouw contactpersoon terechtkomt, in plaats van bij het geautomatiseerde inkoop e-mailadres. Het nadeel van deze inkoopsystemen is namelijk dat zij niet herkennen dat jij een herinnering en aanmaning verstuurd hebt, en dus wordt je betalingsherinnering niet opgemerkt.

Instellen bij de debiteur
Bewerk de debiteur en ga naar het tabblad “Instellingen”. Vink de instelling “Naar afwijkend e-mailadres sturen” aan achter “Herinnering & aanmaning”. Vervolgens verschijnt er een invoerveld om een e-mailadres in te vullen.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je feedback hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Visma eAccounting integratie: automatisch exporteren en betalingen ophalen

Vanaf nu is er een integratie met Visma eAccounting, het online boekhoudpakket voor zzp’ers en mkb’ers van Visma. Met de integratie tussen WeFact en Visma eAccounting hoef je gegevens niet meer handmatig over te typen. Ook heeft jouw boekhouder inzicht in actuele data, en kan hij of zij daardoor beter advies geven.

WeFact - eAccounting integratie

Automatisch exporten
Vanaf nu kan de financiële data uit WeFact geheel automatisch geëxporteerd worden naar Visma eAccounting. Debiteuren en verkoopfacturen kun je exporteren, evenals crediteuren en inkoopfacturen. De bewuste PDF factuur kan bij de boeking meegestuurd worden.

Boeken op specifieke grootboekrekeningen
Omzet en kosten kunnen specifiek worden weggeboekt middels het instellen van grootboekrekeningen. Ook kan je zien welke data klaar staat om geëxporteerd te worden via de link “Bekijk details”.

Openstaande facturen ophalen
Facturen die je aflettert in Visma eAccounting, wellicht via de automatische bankkoppeling in het boekhoudpakket, kunnen door WeFact opgehaald worden. Hierdoor worden facturen ook in WeFact automatisch op betaald gezet. Een mooie functionaliteit voor een actueel overzicht van de openstaande facturen in WeFact!

Meer over de integratie richting Visma eAccounting lees je in het volgende help-artikel.

Kosteloze integratie
Informeer bij je boekhouder of accountant naar de mogelijkheden. Indien je boekhouder bekend is met WeFact, is een koppeling met Visma eAccounting geheel kosteloos.

Heb je vragen, suggesties of verbeteringen over de integratie? Dan horen we deze graag per e-mail: helpdesk@wefact.nl