WeFact update: boekingsregels voor inkoopfacturen

Dinsdag 17 maart hebben we een nieuwe update uitgebracht. We hebben kleine verbeteringen doorgevoerd door het hele pakket. Daarnaast hebben we een aantal nieuwe functionaliteiten toegevoegd aan de inkoopmodule.

Boekingsregels voor inkoopfacturen
Vanaf nu is het mogelijk om boekingsregels op te slaan bij een crediteur. Boekingsregels van een crediteur worden automatisch toegepast bij het verwerken van een inkoopfactuur. Eén of meer boekingsregels bestaan uit een kostencategorie, een omschrijving en/of BTW tarief.
Je kan boekingsregels invoeren bij een crediteur, of als je een eerste keer een inkoopfactuur verwerkt onderaan de pagina het vinkje zetten om de boekingsregels op te slaan bij de crediteur.

Handig!
Boekingsregels kunnen je helpen bij het sneller verwerken van inkoopfacturen. Denk bijvoorbeeld aan je huur factuur, die je iedere maand hetzelfde geboekt wil hebben op dezelfde kostencategorie, omschrijving en BTW. Dit geldt ook voor je telefoonrekening, internetrekening, tankbonnetjes, en andere leveranciers. Het gebruik van boekingsregels zorgt voor snellere en meer foutloze verwerking van inkoopfacturen!

Blader door nog te verwerken inkoopfacturen
Ook zie je rechts bovenin bij inkoopfacturen die je nog moet verwerken pijltjes. Met de pijltjes kun je heen-en-weer bladeren door de lijst van nog te verwerken inkoopfacturen. Handig om een inkoopfactuur over te slaan, of nadat je een interne notitie hebt toegevoegd door naar de volgende te gaan zonder de inkoopfactuur te verwerken.


Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten of heb je suggesties wat verbeterd kan worden aan het verwerken van inkoopfacturen? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: interne notitie bij een inkoopfactuur

Dinsdag 3 maart hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. We hebben kleine verbeteringen doorgevoerd en het mogelijk gemaakt om een interne notitie bij een inkoopfactuur te verwerken.

Interne notitie bij een inkoopfactuur
Bij het verwerken en bekijken van een inkoopfactuur vind je een tabblad “Interne notitie”. Hier kun je een notitie noteren.
In geval van een nog te verwerken inkoopfactuur kun je een notitie noteren zonder de inkoopfactuur te moeten verwerken. Dit is handig voor jezelf en collega’s wanneer er bijvoorbeeld onduidelijkheid is over de factuur of het factuurbedrag.

Inzichtelijk of er een notitie is
Indien er een interne notitie aanwezig is herken je dit aan het notitie-icoontje. Dit icoontje zie je op de overzichtspagina en op de bekijkpagina van een inkoopfactuur.

Komende periode werken we aan meer inkoopverbeteringen, waardoor het verwerken van inkoopfacturen makkelijker en sneller kan. We zullen je hier uiteraard over informeren.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je suggesties wat verbeterd kan worden aan het verwerken van inkoopfacturen? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: bijlagen opslaan bij een debiteur of crediteur

Woensdag 22 januari hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Sinds deze update is het mogelijk om bij een debiteur en crediteur bijlagen op te slaan, handig om bijvoorbeeld een contract of een verwerkersovereenkomst bij de relatie te bewaren. Tevens hebben we een aantal kleine optimalisaties doorgevoerd.

Bijlagen bij een debiteur of crediteur
Wanneer je een debiteur of crediteur bekijkt vindt je vanaf nu een tabblad “Bijlagen” en zie je tussenhaakjes hoeveel bijlagen er opgeslagen zijn. Tijdens het toevoegen of bewerken van een debiteur/crediteur kun je bijlagen toevoegen en bijlagen verwijderen. Een bijlage sleep je simpelweg naar de pagina of je klikt op de link om een bijlage toe te voegen.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je feedback hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: makkelijker Belgische bedrijven toevoegen en nieuwe valuta beschikbaar

Dinsdag 24 december hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we naast kleine verbeteringen ook een koppeling met de Belgische bedrijvenregister KBO en ondersteunen we een aantal extra valuta.

Eenvoudig Belgische bedrijven toevoegen
Wanneer je een Belgische debiteur of crediteur aanmaakt en dit betreft een bedrijf, kunnen we nu ook het Belgische bedrijvenregister KBO doorzoeken. Klik je het betreffende bedrijf aan in de lijst, dan worden de adresgegevens aangevuld. Vul zelf enkel de contactpersoon en het e-mailadres nog aan.
Deze functionaliteit is voor alle gebruikers, uiteraard, gratis beschikbaar!

Voor Belgische WeFact gebruikers zal dit de standaard zijn. Alle gebruikers kunnen in het resultaten venster rechtsbovenin switchen tussen het Nederlandse KvK register en het Belgische KBO.

Nieuwe valuta
Het is mogelijk in WeFact om in andere valuta te factureren dan Euro. WeFact beschikt over de dagelijkse koersinformatie en kan daardoor automatisch de juiste wisselkoers hanteren. In deze update hebben we een aantal valuta toegevoegd:

  • ANG (Antilliaanse Gulden)
  • AWG (Arubaanse Gulden)
  • AED (Verenigde Arabische Emiraten Dirham)
  • TWD (Taiwanese Dollar)
  • MAD (Marokkaanse Dirham)
  • QAR (Qatarese Rial)

Wil je in vreemde valuta factureren, lees dan het volgende help artikel.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je feedback hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: plan offertes in om automatisch te versturen

Woensdag 18 december hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Je kunt vanaf nu, net als bij conceptfacturen, een datum en tijdstip opgeven waarop een offerte automatisch verzonden wordt.

Inplannen van een offerte
Na het toevoegen van een concept offerte heb je de mogelijkheid de offerte op het door jouw gewenste moment automatisch te laten versturen. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld in de avond of het weekend de offerte maakt, maar op dat tijdstip het niet meer naar de klant wilt sturen.

De functie ‘Offerte inplannen’ vind je op de bekijkpagina van een conceptfactuur, aan de rechterkant als blauw linkje bij de overige acties.

Verzendmethode per post
Indien de offerte verzendmethode per post heeft, wordt de offerte zoals u gewend bent niet door ons per post verstuurd. Wel krijgt u via de dagelijkse notificatie een melding dat u zelf de offerte dient te versturen.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je feedback hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: stuur herinneringen en aanmaningen naar een afwijkend e-mailadres

Vanaf nu kun je bij jouw debiteuren een afwijkend e-mailadres instellen voor herinneringen en aanmaningen. Stel dit in voor debiteuren die gebruik maken van geautomatiseerde inkoopsystemen zoals bijvoorbeeld de inkoopmodule van WeFact, Basecone, Dizzydata etc. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat de herinnering of aanmaning bij jouw contactpersoon terechtkomt, in plaats van bij het geautomatiseerde inkoop e-mailadres. Het nadeel van deze inkoopsystemen is namelijk dat zij niet herkennen dat jij een herinnering en aanmaning verstuurd hebt, en dus wordt je betalingsherinnering niet opgemerkt.

Instellen bij de debiteur
Bewerk de debiteur en ga naar het tabblad “Instellingen”. Vink de instelling “Naar afwijkend e-mailadres sturen” aan achter “Herinnering & aanmaning”. Vervolgens verschijnt er een invoerveld om een e-mailadres in te vullen.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je feedback hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Visma eAccounting integratie: automatisch exporteren en betalingen ophalen

Vanaf nu is er een integratie met Visma eAccounting, het online boekhoudpakket voor zzp’ers en mkb’ers van Visma. Met de integratie tussen WeFact en Visma eAccounting hoef je gegevens niet meer handmatig over te typen. Ook heeft jouw boekhouder inzicht in actuele data, en kan hij of zij daardoor beter advies geven.

WeFact - eAccounting integratie

Automatisch exporten
Vanaf nu kan de financiële data uit WeFact geheel automatisch geëxporteerd worden naar Visma eAccounting. Debiteuren en verkoopfacturen kun je exporteren, evenals crediteuren en inkoopfacturen. De bewuste PDF factuur kan bij de boeking meegestuurd worden.

Boeken op specifieke grootboekrekeningen
Omzet en kosten kunnen specifiek worden weggeboekt middels het instellen van grootboekrekeningen. Ook kan je zien welke data klaar staat om geëxporteerd te worden via de link “Bekijk details”.

Openstaande facturen ophalen
Facturen die je aflettert in Visma eAccounting, wellicht via de automatische bankkoppeling in het boekhoudpakket, kunnen door WeFact opgehaald worden. Hierdoor worden facturen ook in WeFact automatisch op betaald gezet. Een mooie functionaliteit voor een actueel overzicht van de openstaande facturen in WeFact!

Meer over de integratie richting Visma eAccounting lees je in het volgende help-artikel.

Kosteloze integratie
Informeer bij je boekhouder of accountant naar de mogelijkheden. Indien je boekhouder bekend is met WeFact, is een koppeling met Visma eAccounting geheel kosteloos.

Heb je vragen, suggesties of verbeteringen over de integratie? Dan horen we deze graag per e-mail: helpdesk@wefact.nl

Zet ons Customer Care team in voor een optimale inrichting van je huisstijl

Heb je een volledig ingerichte huisstijl voor je factuur en wil je deze ook voor je offerte gebruiken? Ons Customer Care team helpt graag jouw ingerichte huisstijl over te zetten naar de offerte. Stuur je verzoek voor het overzetten van de huisstijl naar helpdesk@wefact.nl zodat wij dit voor je kunnen verzorgen.

Tevens is het mogelijk om de inrichting van je bestaande huisstijl over te laten zetten naar een huisstijl in de Engelse, Franse of Duitse taal. Zo kun je voor zowel je Nederlandse als buitenlandse klanten exact dezelfde huisstijl hanteren in de taal van je debiteur. Benader ook hiervoor ons Customer Care team.

Ben je op zoek naar meer informatie over de vele mogelijkheden die WeFact te bieden heeft? Bekijk de videoguide waarin we je stapsgewijs meenemen door het pakket.

WeFact update: herinneringen automatisch (paar dagen later) versturen en meer inzicht in betaalbatches inkoopfacturen

Maandag 27 mei is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we het mogelijk gemaakt om betalingsherinneringen later dan de gestelde betaaltermijn te versturen. Ook kun je vanaf nu de betalingsherinneringen automatisch op een door jou ingesteld tijdstip laten versturen. Tot slot is er meer inzicht in de betaalbatches voor het betalen van inkoopfacturen. Lees hieronder meer over de update.

Automatisch versturen van herinneringen/aanmaningen
Betalingsherinneringen kunnen nu automatisch door WeFact verstuurd worden, op het tijdstip dat jij kiest. Hierdoor heb je er zelf geen omkijken meer naar en kun je verder met ondernemen. Lees hier hoe je automatisch herinneringen/aanmaningen laat versturen.

Later versturen van herinneringen/aanmaningen
WeFact helpt je grip te houden over je openstaande facturen. Bij het verstrijken van de betaaltermijn zal je alert gemaakt worden dat je een betalingsherinnering kan versturen.

Wil je niet direct de dag na verstrijken van de betaaltermijn een betalingsherinnering versturen, dan kun je dit nu instellen. Voorbeeld: je hanteert een betaaltermijn van 14 dagen. Nu kan je opgeven dat je 2 dagen wilt wachten. Op dag 17 zal WeFact pas aangeven dat je een betalingsherinnering kan versturen. Lees hier waar en hoe je dit instelt in je WeFact administratie.

Meer inzicht in betaalbatches (inkoopfacturen)
Na het invoeren van je inkoopfacturen, kan je de nog te betalen inkoopfacturen selecteren en een betaalbatch genereren. Deze betaalbatch kan je importeren bij je bank. Op de gekozen datum worden dan de betalingen uitgevoerd.

In WeFact ontbrak echter het inzicht in deze gegenereerde batches. Met deze update heb je wel inzicht in de batches en kun je zien welke inkoopfacturen erin zitten. Ga in het menu naar “Inkoopfacturen” en kies in het submenu eronder voor “Betaalbatches”. Lees hier meer over hoe je met betaalbatches makkelijk je inkoopfacturen betaalt.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten, of heb je feedback hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: verbeteringen aan creditfacturen, deelbetalingen en abonnementen

Op 30 april is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Deze update bevat enkele nieuwe functionaliteiten die interessant voor je kunnen zijn.

Uitbreiding op gedeeltelijk crediteren
Vanaf nu zal bij het aanklikken van de actieknop “(Gedeeltelijk) crediteren” op de factuur bekijkpagina gevraagd worden of je de gehele of een gedeelte van de factuur wilt crediteren. Wil je een gedeelte crediteren, dan kun je de bewuste factuurregels aanvinken en het aantal en de prijs per stuk nog aanpassen.
Voor meer informatie over (gedeeltelijk) crediteren kun je het help artikel bekijken.

Verbetering in deelbetalingen
Bij verkoopfacturen was het al mogelijk om een betaalmethode op te geven wanneer een factuur op betaald gezet werd. Vanaf nu kun je ook een betaalmethode opgeven bij een deelbetaling.

Bij inkoopfacturen is het nu ook mogelijk om een betaalmethode op te geven. Bij het volledig op betaald zetten, en uiteraard bij een deelbetaling.

Ieder abonnement op een aparte factuur
Er is een extra instelling toegevoegd die zorgt dat ieder abonnement op een aparte factuur komt, ongeacht meerdere abonnementen van een zelfde debiteur op dezelfde ‘factureren op’ datum. Ieder abonnement genereert een eigen aparte factuur.
U kunt deze instelling vinden door in het menu naar “Instellingen” te gaan en vervolgens naar het onderdeel “Abonnementen”. Onder het kopje “Factureren van abonnementen” kun je nu kiezen voor “Nee, zet ieder abonnement op een aparte factuur”. Eventueel kunt u handmatig conceptfacturen samenvoegen.

En verder

  • Hebben we weer enkele optimalisaties doorgevoerd in de boekhoudkoppelingen.
  • Hebben we de weergave van de factuurtabel op sommige schermbreedtes geoptimaliseerd.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten, of heb je feedback hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.