WeFact update: periode vermelding van “tot” naar “tot en met”

Op donderdag 5 juli is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we een verandering doorgevoerd in de bepaling van de einddatum van een periode. Voorheen werd een abonnement in WeFact met een “tot” einddatum getoond. In deze update hebben we dit aangepast. WeFact zal nu werken volgens een “t/m” einddatum.

Hoewel binnen WeFact nu een “t/m” einddatum wordt weergegeven zijn abonnementsperiodes ongewijzigd. Dezelfde periode wordt gefactureerd. We hanteren enkel een andere schrijfwijze.

Periode “tot” naar “tot en met
Bij het opgeven van een periode bij een abonnement of factuurregel werd de periode vermeld met een “tot” einddatum. Een “tot en met” einddatum is een meer gehanteerde schrijfwijze. Tevens heeft deze schrijfwijze de voorkeur wanneer je bijvoorbeeld spreekt over de huurperiode van een (vakantie)huis of de periode waarin diensten geleverd zijn.

Voorbeeld
•  Voor deze update:  01-01-2019  tot   01-02-2019
•  Na deze update:     01-01-2019  t/m  31-01-2019

Huisstijl ongewijzigd voor bestaande gebruikers: nog steeds “tot”
Bij alle bestaande WeFact gebruikers wordt er op de factuur nog steeds een “tot” einddatum vermeld, zoals jij en jouw klanten gewend waren. Wil je liever “tot en met” vermelden, dan kun je dat in de huisstijl veranderen. Ga in het menu naar “Instellingen” en het submenu eronder “Huisstijl” en bewerk je factuur en offerte PDF:
•  Variabele tot:              [factuurregel_eind_periode_tot]
•  Variabele tot en met:  [factuurregel_eind_periode]

Heb je hulp nodig bij het aanpassen naar “tot en met” in je huisstijl of heb je feedback hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Vernieuwde Unit4 integratie: automatisch exporteren en betalingen ophalen

De boekhoudkoppeling met Unit4 is volledig vernieuwd. Bij het leggen van de koppeling met Unit4 kunnen alle debiteuren en crediteuren geïmporteerd worden uit de boekhouding. Zo is de WeFact administratie nog sneller ingericht om direct aan de slag te kunnen.

Automatisch exporten en betalingen ophalen
Vanaf nu kan de financiële data uit WeFact geheel automatisch geëxporteerd worden naar Unit4. Ook zijn de betalingen op te halen waardoor betaalde facturen in de boekhouding ook in WeFact automatisch op betaald worden gezet. Een mooie functionaliteit voor een actueel overzicht van de openstaande facturen in WeFact!

Specifiek wegboeken
Omzet en kosten kunnen voortaan specifiek worden weggeboekt middels het instellen van grootboekrekeningen. Ook kan je zien welke data klaar staat om geëxporteerd te worden via de link “Bekijk details”. Meer over het exporteren richting Unit4 lees je in het volgende help-artikel.

Kosteloze integratie
Door de vernieuwde koppeling is het eenvoudiger om je facturatie automatisch door te laten zetten naar het boekhoudpakket. Gebruik je Unit4 maar is er nog geen koppeling vanuit WeFact? Informeer dan bij je boekhouder naar de mogelijkheden. Indien je boekhouder bekend is met WeFact, is een koppeling met Unit4 zelfs geheel kosteloos.

Heb je nog suggesties of verbeteringen voor de koppeling met Unit4? Dan horen we deze graag per e-mail: helpdesk@wefact.nl

WeFact update: verbeteringen inkoopfacturen en boekhoudkoppelingen

Op woensdag 20 juni is er weer een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we voornamelijk gewerkt aan verbeteringen in het pakket, boekhoudkoppelingen en het verder doorvoeren van de nieuwe WeFact stijl.

Inkoopfacturen
PDF bestanden van je inkoopfacturen worden in hogere en scherpere kwaliteit weergegeven. Ook hebben we de herkenning bij het ophalen van inkoopfacturen nog verder kunnen verbeteren.

Boekhoudkoppelingen
De boekhoudkoppelingen met Twinfield, Exact Online, Snelstart en e-Boekhouden zijn in deze update sterk verbeterd. Meerdere foutmeldingen zijn verholpen en ook aan gemak en inzicht is gewerkt. Zo kun je vanaf nu precies zien welke data klaar staat om geëxporteerd te worden middels de link “Bekijk details”. Tevens is de koppeling met Unit4 volledig vernieuwd. Hierover volgt een afzonderlijk blog bericht.

Nieuwe stijl
Wellicht was het je al opgevallen dat WeFact een verandering wat betreft stijl aan het doormaken is. Eerder werd de inkoopfactuur-, offerte-, crediteur-, exporteer- en medewerkerspagina al voorzien van een nieuwe stijl. Nu is ook de debiteurpagina in een nieuw jasje gestoken. Komende maanden zullen ook andere pagina’s in WeFact onder handen genomen worden.

Heb je verdere feedback over ons pakket of suggesties om WeFact te verbeteren? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl

WeFact Standard update: zelf producten, debiteuren en crediteuren importeren uit Excel/CSV

Woensdag 16 mei is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Deze update maakt het mogelijk om zelf product-, debiteur- of crediteurgegevens te importeren uit een Excel of CSV bestand. Deze functionaliteit zal er voor zorgen dat je eenvoudig en snel gegevens kunt importeren in een WeFact administratie.

Zelf importeren
Heb je een klantenbestand in Excel/CSV of een productenlijst die je bijvoorbeeld van jouw leverancier ontvangen hebt, dan kun je deze zelf importeren. Dankzij de update heb je geen hulp meer voor nodig van de WeFact helpdesk en kan je het volledig zelf.

Dit kan door naar het menu-onderdeel “Producten”, “Debiteuren” of “Crediteuren” te gaan en onderaan de pagina te kiezen voor “Zelf importeren”. In het volgende help-artikel staat uitgelegd hoe een import zo vlot mogelijk kan verlopen.

Gegevens importeren in WeFact

Bijwerken van bestaande gegevens
Wil je bestaande gegevens bijwerken, vanwege bijvoorbeeld aanvullingen of prijswijzigingen? Dan is dit ook mogelijk middels onze importtool! WeFact zal op basis van het product-, debiteur-, of crediteurnummer herkennen of deze aanwezig is in de administratie. Bestaat een specifiek nummer al dan zal deze bijgewerkt worden, de nieuwe nummers worden toegevoegd.

Toch hulp nodig? Geen zorgen, onze helpdesk helpt je graag met het importeren!

Heb je verdere feedback over ons pakket of suggesties om WeFact te verbeteren?
Dan vernemen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl

WeFact is AVG/GDPR ready

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing in de hele Europese Unie. Iedere ondernemer zal hierdoor bewuster om moeten gaan met privacy gevoelige informatie. Omdat u persoonsgegevens opslaat binnen uw WeFact administratie dient u een verwerkersovereenkomst met ons te sluiten.

Wat is een verwerkersovereenkomst?
In een verwerkersovereenkomst worden afspraken vastgelegd hoe de verwerking van gegevens gedaan wordt. Denk aan welke persoonsgegevens verwerkt worden, beveiligingsmaatregelen die getroffen worden, maar ook hoe gehandeld wordt bij een eventueel datalek.

Verwerkersovereenkomst met WeFact
Als verantwoordelijke over uw klantgegevens, bent u verplicht een verwerkersovereenkomst te sluiten met al uw leveranciers, waar u persoonsgegevens opslaat of laat verwerken. U voert uw administratie in WeFact. Dit houdt in dat deze gegevens beveiligd en gecodeerd opgeslagen worden op de servers van WeFact. Er dient daarom volgens de nieuwe AVG wetgeving een verwerkersovereenkomst gesloten te worden tussen u en WeFact B.V.

WeFact verwerkersovereenkomst
Onze Verwerkersovereenkomst maakt een integraal onderdeel uit van onze Algemene Voorwaarden. Lees hier onze Algemene Voorwaarden en onze Verwerkersovereenkomst.

Online accepteren
Vanaf 9 april kunt u in uw WeFact, indien u de eigenaar bent van de administratie, de verwerkersovereenkomst met WeFact accepteren en ondertekenen. Een gele balk bovenin uw administratie en een opstartscherm wanneer u inlogt in uw administratie zullen u vragen om akkoord te gaan. Het accepteren en ondertekenen gebeurt eenvoudig online.

Wat voor impact heeft de AVG nog meer voor u?
De AVG zorgt dat u als ondernemer/organisatie meer verplichtingen heeft bij het verwerken van persoonsgegevens en legt nadruk op de verantwoordelijkheid dat u zich aan de wet houdt. Doordat u WeFact gebruikt, verwerkt u persoonsgegevens (denk aan NAW-gegevens, telefoonnummers, e-mailadressen en bankgegevens). Maar hoogstwaarschijnlijk gebruikt u ook andere programma’s naast WeFact, werkt u met Excel-lijsten of heeft u op uw website een contactformulier. De AVG regelgeving heeft op vrijwel iedere onderneming impact.

Het is raadzaam om u door een jurist te laten adviseren en te inventariseren welke acties u moet ondernemen.

HostFact, de nieuwe naam voor WeFact Hosting

WeFact heeft altijd twee producten gehad: WeFact Hosting voor de hostingbranche en het facturatiepakket WeFact Standard. Twee verschillende producten onder dezelfde naam ‘WeFact’ leverden vaak verwarring op bij huidige en nieuwe gebruikers.

Om verwarring te voorkomen gaat WeFact Hosting voortaan verder onder de nieuwe naam HostFact. Deze splitsing betekent dat HostFact B.V. per 28 maart 2018 alle activiteiten van WeFact Hosting uitvoert.

De kwaliteit, de ondersteuning en de prijs blijven zoals u gewend bent.

Wat betekent dit voor u als gebruiker?
Is HostFact een nieuwe organisatie?
Ja. HostFact is een nieuwe onderneming, maar bestaat uit dezelfde mensen.

Wat gebeurt er met mijn abonnement en prijs?
Uw abonnement blijft onveranderd. Ook de prijzen blijven onveranderd.
Voortaan ontvangt u de facturen van HostFact B.V.

Heeft dit impact op de software WeFact Hosting?
Alle functionaliteiten blijven behouden. De backoffice ondergaat een kleine metamorfose naar de stijl van HostFact. Het klantenpaneel en bestelformulier blijven onveranderd.

Nieuwe update: versie 5
In de loop van volgende week zal een nieuwe update beschikbaar worden gesteld. In deze versie zal er ondersteuning zijn voor PHP 7.1, kunnen conceptfacturen ingepland worden, kan er per e-mail een overzicht van openstaande facturen verstuurd worden, middels de tab-toets nieuwe factuurregel toevoegen en nog 50 andere verbeteringen.

Heeft u nog vragen? Stuur ons dan, op het nieuwe e-mailadres, een e-mail info@hostfact.nl.

WeFact Standard update: stel twee-staps authenticatie in voor extra beveiliging van je administratie

Om je WeFact account extra te beveiligen kun je sinds deze WeFact update twee-staps authenticatie instellen. Twee-staps authenticatie houdt in dat na het invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord er gevraagd wordt naar een authenticatiecode. Deze authenticatiecode kun je vinden in de authorisator app op je mobiele telefoon, zoals Google Authenticator voor iPhone of Android.

Wat is twee-staps authenticatie?
In de video hieronder hoor je meer over wat twee-staps authenticatie is en zie je hoe je het kunt inschakelen. Het stappenplan is ook terug te lezen in het help artikel.

Ben ik verplicht om twee-staps authenticatie te gebruiken?
Nee, dit is optioneel. Uit veiligheidsoogpunt is het echter wel aan te raden om het te gebruiken. Zorg ongeacht de keuze dat je nooit een makkelijk of voor de hand liggend wachtwoord gebruikt.

Heb je vragen over het inschakelen van twee-staps authenticatie, of suggesties om WeFact verder te verbeteren? Dan vernemen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact Standard testfase: factuur maken in een vreemde valuta

Wil je een factuur maken in een andere valuta dan in euro of vraagt jouw klant hierom? Steeds meer WeFact gebruikers krijgen te maken met internationale klanten, waardoor het gebruik van andere valuta dan euro mogelijk is. Na lange tijd ontwikkelen presenteren we met trots de nieuwe functionaliteit in testfase: eenvoudig facturen maken in een vreemde valuta. Het is mogelijk om naast de euro te werken met meer dan 25 andere valuta, bijvoorbeeld de Amerikaanse dollar, de Britse pond of de Chinese yen.

Factuur maken in een vreemde valuta in WeFact

Hoe werkt factureren in meerdere valuta?
Zodra je de bij de betreffende debiteur de gewenste valuta hebt gekozen worden alle prijzen in je offerte en factuur opgemaakt in die vreemde valuta. WeFact zal de wisselkoersen ophalen, het rekenwerk uitvoeren, omrekenen naar je basisvaluta en de offerte/factuur PDF zal opgemaakt worden in de vreemde valuta.

Meer informatie aangaande een factuur maken in een andere valuta kun je teruglezen in het volgende help artikel: hoe factureer ik in meerdere valuta?

Wisselkoers
Wanneer je werkt met vreemde valuta, dan krijg je te maken met wisselkoersen. Werk je met WeFact dat kost dit je gelukkig geen extra inspanning, WeFact regelt dit geheel automatisch voor je. De actuele wisselkoers (van de ECB) wordt toegepast op het moment dat je een conceptfactuur maakt.

Hoe wordt het geëxporteerd naar het boekhoudpakket?
Bij de boekhoudprogramma’s Twinfield, Exact Online en Unit4 wordt de boeking in de vreemde valuta geëxporteerd en geven we de bewuste wisselkoers mee.
Bij de andere boekhoudprogramma’s Snelstart, e-Boekhouden, Yuki, Afas en Reeleezee wordt de basisvaluta euro gebruikt.

Wil je facturen maken in andere valuta, dan kun je gratis deelnemen aan de testversie. Stuur ons hiervoor een e-mail bericht naar: helpdesk@wefact.nl

WeFact Standard update: nieuw offerteoverzicht met beter inzicht in verlopen offertes

Dinsdag 9 januari is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. Naast vele kleine verbeteringen hebben we het offerteoverzicht in een nieuw jasje gestoken met meer inzicht in je uitstaande offertes. De nieuwe workflow verloopt van concept offerte, naar een openstaande offerte en uiteindelijk een geaccepteerde of geweigerde offerte die naar een archief geplaatst kan worden.

Inzicht in (bijna) verlopen offertes
Het vernieuwde, frisse offerteoverzicht zorgt niet alleen voor een duidelijk inzicht, maar ook voor de mogelijkheid tot beter beheer. Er kan gefilterd worden op bijna verlopen en verlopen offertes. Bij verlopen offertes wordt er melding gemaakt in het menu-item achter “Offertes” en zal er ook melding gemaakt worden in de dagelijkse notificatie per e-mail.
Bovendien worden verlopen offertes in de overzichtstabel opvallender in oranje weergegeven. Hierdoor wordt het beter inzichtelijk om nog niet geaccepteerde offertes op te volgen en deze opdrachten mogelijk alsnog binnen te kunnen halen.

Hieronder een voorbeeld van het vernieuwde offerteoverzicht.
Offerte overzicht: helder inzicht in alle offerte statussen

Archiveren van offertes
Een offerte moet uiteindelijk beantwoord worden met geaccepteerd of geweigerd. Een offerte kan daarna in het archief geplaatst worden. Geweigerde offertes zullen automatisch in het archief geplaatst worden. Bij een geaccepteerde offerte kun je met één muisklik een factuur maken en/of daarna archiveren.

Heb jij zelf nog suggesties voor het verbeteren van WeFact, of heb je interesse in het gebruik van meerdere valuta? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact Standard update: samenvoegen bijlagen tot één PDF, vernieuwd online betaalscherm en exporteren van factuurregels

Dinsdag 12 december is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. We hebben gewerkt aan een aantal nieuwe functionaliteiten waar veel gebruikers op zaten te wachten en veel kleinere verbeteringen doorgevoerd.
Op dit moment zijn we tevens in de afrondingsfase van een nieuwe uitbreiding: het ondersteunen van meerdere valuta. Over enkele weken zullen we daar meer over melden.

Factuur of offerte samenvoegen met bijlagen tot 1 PDF bestand
Sommige ontvangers die onder andere gebruik maken van bepaalde (inkoop)pakketten kunnen maar overweg met 1 PDF. Hierdoor kan cruciale informatie gemist worden, denk bijvoorbeeld aan een urenverantwoording die als bijlage meegestuurd wordt.
In deze nieuwe versie hebben we het mogelijk gemaakt dat verschillende PDF’s samengevoegd kunnen worden. Het samenvoegen van PDF bijlagen met de factuur of offerte PDF is een algemene instelling voor alle debiteuren of kun je bij een specifieke debiteur instellen. Hierna wordt dit automatisch toegepast.
Lees hier meer informatie in onze help sectie.

Let op: het samenvoegen van bijlagen werkt alleen voor PDF bestanden. Andere bestandstypes worden altijd als losse bijlagen meegestuurd.

Exporteren factuurregels naar Excel
Vrijwel alle gegevens uit WeFact kunnen geëxporteerd worden naar Excel. Wat hierbij nog ontbrak was het exporteren van alle factuurregels. Vanaf nu kunnen ook factuurregels geëxporteerd worden. Dit doe je door in het menu te gaan naar “Exporteren” en te kiezen voor “Exporteren naar Excel”.

Nieuw online betaalscherm
Het betaalscherm dat klanten te zien krijgen bij het online betalen van een factuur is vernieuwd. Het betaalscherm heeft een nieuwe uitstraling en biedt een duidelijkere keuze voor de verschillende betaalmethoden. Het betaalscherm wordt automatisch in het Nederlands of Engels getoond, maar de klant kan ook zelf de taal wisselen.

Heb jij zelf nog suggesties voor het verbeteren van WeFact, of heb je interesse in het gebruik van meerdere valuta? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.