HostFact, de nieuwe naam voor WeFact Hosting

WeFact heeft altijd twee producten gehad: WeFact Hosting voor de hostingbranche en het facturatiepakket WeFact Standard. Twee verschillende producten onder dezelfde naam ‘WeFact’ leverden vaak verwarring op bij huidige en nieuwe gebruikers.

Om verwarring te voorkomen gaat WeFact Hosting voortaan verder onder de nieuwe naam HostFact. Deze splitsing betekent dat HostFact B.V. per 28 maart 2018 alle activiteiten van WeFact Hosting uitvoert.

De kwaliteit, de ondersteuning en de prijs blijven zoals u gewend bent.

Wat betekent dit voor u als gebruiker?
Is HostFact een nieuwe organisatie?
Ja. HostFact is een nieuwe onderneming, maar bestaat uit dezelfde mensen.

Wat gebeurt er met mijn abonnement en prijs?
Uw abonnement blijft onveranderd. Ook de prijzen blijven onveranderd.
Voortaan ontvangt u de facturen van HostFact B.V.

Heeft dit impact op de software WeFact Hosting?
Alle functionaliteiten blijven behouden. De backoffice ondergaat een kleine metamorfose naar de stijl van HostFact. Het klantenpaneel en bestelformulier blijven onveranderd.

Nieuwe update: versie 5
In de loop van volgende week zal een nieuwe update beschikbaar worden gesteld. In deze versie zal er ondersteuning zijn voor PHP 7.1, kunnen conceptfacturen ingepland worden, kan er per e-mail een overzicht van openstaande facturen verstuurd worden, middels de tab-toets nieuwe factuurregel toevoegen en nog 50 andere verbeteringen.

Heeft u nog vragen? Stuur ons dan, op het nieuwe e-mailadres, een e-mail info@hostfact.nl.

WeFact Standard update: stel twee-staps authenticatie in voor extra beveiliging van je administratie

Om je WeFact account extra te beveiligen kun je sinds deze WeFact update twee-staps authenticatie instellen. Twee-staps authenticatie houdt in dat na het invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord er gevraagd wordt naar een authenticatiecode. Deze authenticatiecode kun je vinden in de authorisator app op je mobiele telefoon, zoals Google Authenticator voor iPhone of Android.

Wat is twee-staps authenticatie?
In de video hieronder hoor je meer over wat twee-staps authenticatie is en zie je hoe je het kunt inschakelen. Het stappenplan is ook terug te lezen in het help artikel.

Ben ik verplicht om twee-staps authenticatie te gebruiken?
Nee, dit is optioneel. Uit veiligheidsoogpunt is het echter wel aan te raden om het te gebruiken. Zorg ongeacht de keuze dat je nooit een makkelijk of voor de hand liggend wachtwoord gebruikt.

Heb je vragen over het inschakelen van twee-staps authenticatie, of suggesties om WeFact verder te verbeteren? Dan vernemen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact Standard testfase: factuur maken in een vreemde valuta

Wil je een factuur maken in een andere valuta dan in euro of vraagt jouw klant hierom? Steeds meer WeFact gebruikers krijgen te maken met internationale klanten, waardoor het gebruik van andere valuta dan euro mogelijk is. Na lange tijd ontwikkelen presenteren we met trots de nieuwe functionaliteit in testfase: eenvoudig facturen maken in een vreemde valuta. Het is mogelijk om naast de euro te werken met meer dan 25 andere valuta, bijvoorbeeld de Amerikaanse dollar, de Britse pond of de Chinese yen.

Factuur maken in een vreemde valuta in WeFact

Hoe werkt factureren in meerdere valuta?
Zodra je de bij de betreffende debiteur de gewenste valuta hebt gekozen worden alle prijzen in je offerte en factuur opgemaakt in die vreemde valuta. WeFact zal de wisselkoersen ophalen, het rekenwerk uitvoeren, omrekenen naar je basisvaluta en de offerte/factuur PDF zal opgemaakt worden in de vreemde valuta.

Meer informatie aangaande een factuur maken in een andere valuta kun je teruglezen in het volgende help artikel: hoe factureer ik in meerdere valuta?

Wisselkoers
Wanneer je werkt met vreemde valuta, dan krijg je te maken met wisselkoersen. Werk je met WeFact dat kost dit je gelukkig geen extra inspanning, WeFact regelt dit geheel automatisch voor je. De actuele wisselkoers (van de ECB) wordt toegepast op het moment dat je een conceptfactuur maakt.

Hoe wordt het geëxporteerd naar het boekhoudpakket?
Bij de boekhoudprogramma’s Twinfield, Exact Online en Unit4 wordt de boeking in de vreemde valuta geëxporteerd en geven we de bewuste wisselkoers mee.
Bij de andere boekhoudprogramma’s Snelstart, e-Boekhouden, Yuki, Afas en Reeleezee wordt de basisvaluta euro gebruikt.

Wil je facturen maken in andere valuta, dan kun je gratis deelnemen aan de testversie. Stuur ons hiervoor een e-mail bericht naar: helpdesk@wefact.nl

WeFact Standard update: nieuw offerteoverzicht met beter inzicht in verlopen offertes

Dinsdag 9 januari is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. Naast vele kleine verbeteringen hebben we het offerteoverzicht in een nieuw jasje gestoken met meer inzicht in je uitstaande offertes. De nieuwe workflow verloopt van concept offerte, naar een openstaande offerte en uiteindelijk een geaccepteerde of geweigerde offerte die naar een archief geplaatst kan worden.

Inzicht in (bijna) verlopen offertes
Het vernieuwde, frisse offerteoverzicht zorgt niet alleen voor een duidelijk inzicht, maar ook voor de mogelijkheid tot beter beheer. Er kan gefilterd worden op bijna verlopen en verlopen offertes. Bij verlopen offertes wordt er melding gemaakt in het menu-item achter “Offertes” en zal er ook melding gemaakt worden in de dagelijkse notificatie per e-mail.
Bovendien worden verlopen offertes in de overzichtstabel opvallender in oranje weergegeven. Hierdoor wordt het beter inzichtelijk om nog niet geaccepteerde offertes op te volgen en deze opdrachten mogelijk alsnog binnen te kunnen halen.

Hieronder een voorbeeld van het vernieuwde offerteoverzicht.
Offerte overzicht: helder inzicht in alle offerte statussen

Archiveren van offertes
Een offerte moet uiteindelijk beantwoord worden met geaccepteerd of geweigerd. Een offerte kan daarna in het archief geplaatst worden. Geweigerde offertes zullen automatisch in het archief geplaatst worden. Bij een geaccepteerde offerte kun je met één muisklik een factuur maken en/of daarna archiveren.

Heb jij zelf nog suggesties voor het verbeteren van WeFact, of heb je interesse in het gebruik van meerdere valuta? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact Standard update: samenvoegen bijlagen tot één PDF, vernieuwd online betaalscherm en exporteren van factuurregels

Dinsdag 12 december is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. We hebben gewerkt aan een aantal nieuwe functionaliteiten waar veel gebruikers op zaten te wachten en veel kleinere verbeteringen doorgevoerd.
Op dit moment zijn we tevens in de afrondingsfase van een nieuwe uitbreiding: het ondersteunen van meerdere valuta. Over enkele weken zullen we daar meer over melden.

Factuur of offerte samenvoegen met bijlagen tot 1 PDF bestand
Sommige ontvangers die onder andere gebruik maken van bepaalde (inkoop)pakketten kunnen maar overweg met 1 PDF. Hierdoor kan cruciale informatie gemist worden, denk bijvoorbeeld aan een urenverantwoording die als bijlage meegestuurd wordt.
In deze nieuwe versie hebben we het mogelijk gemaakt dat verschillende PDF’s samengevoegd kunnen worden. Het samenvoegen van PDF bijlagen met de factuur of offerte PDF is een algemene instelling voor alle debiteuren of kun je bij een specifieke debiteur instellen. Hierna wordt dit automatisch toegepast.
Lees hier meer informatie in onze help sectie.

Let op: het samenvoegen van bijlagen werkt alleen voor PDF bestanden. Andere bestandstypes worden altijd als losse bijlagen meegestuurd.

Exporteren factuurregels naar Excel
Vrijwel alle gegevens uit WeFact kunnen geëxporteerd worden naar Excel. Wat hierbij nog ontbrak was het exporteren van alle factuurregels. Vanaf nu kunnen ook factuurregels geëxporteerd worden. Dit doe je door in het menu te gaan naar “Exporteren” en te kiezen voor “Exporteren naar Excel”.

Nieuw online betaalscherm
Het betaalscherm dat klanten te zien krijgen bij het online betalen van een factuur is vernieuwd. Het betaalscherm heeft een nieuwe uitstraling en biedt een duidelijkere keuze voor de verschillende betaalmethoden. Het betaalscherm wordt automatisch in het Nederlands of Engels getoond, maar de klant kan ook zelf de taal wisselen.

Heb jij zelf nog suggesties voor het verbeteren van WeFact, of heb je interesse in het gebruik van meerdere valuta? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact Standard update: nieuwe inkoopkant met gratis herkenning van digitale facturen

Maandag 30 oktober is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. Deze update bevat, naast veel kleinere verbeteringen, een nieuwe inkoopkant voor het verwerken van inkoopfacturen. De afgelopen maanden hebben sommige gebruikers dit al kunnen testen.
Met trots stellen wij de nieuwe inkoopkant voor alle WeFact Standard gebruikers beschikbaar. Het invoeren, verwerken en bewaren van (digitale) inkoopfacturen is eenvoudiger dan ooit tevoren!

Aanleveren, herkennen en verwerken
Inkoopfacturen kunnen op verschillende manieren in de administratie verwerkt worden, namelijk door de inkoopfactuur te uploaden/slepen of simpelweg door de factuur e-mail door te sturen naar uw persoonlijke WeFact e-mailadres voor inkoopfacturen. WeFact zal geheel kosteloos een PDF of UBL proberen te herkennen en de gegevens voor u invullen. De inkoopfactuur hoeft vervolgens alleen nog gecontroleerd en eventueel aangevuld te worden. Bij het invoeren van een inkoopfactuur kan per regel aangegeven worden tot welke kostencategorie deze behoort. Dit biedt u een beter inzicht in uw kosten en kunnen inkoopfacturen specifieker geëxporteerd worden naar het boekhoudpakket.

Betaalbatch genereren
Door de inkoopfactuur toe te voegen aan uw administratie, zal deze als “Nog te betalen inkoopfactuur” worden aangemaakt. Handmatig heeft u de mogelijkheid om de inkoopfactuur op betaald te zetten of u kunt gemakkelijk een betaalbatch generen om zo meerdere inkoopfacturen in een keer te kunnen voldoen middels het internetbankieren.

Terugkoppeling Twinfield en Exact Online
Worden de inkoopfacturen afgeletterd in het boekhoudpakket, dan kan WeFact dit automatisch ophalen uit Twinfield en Exact Online en de inkoopfacturen in WeFact op betaald zetten.

Klik op de video hieronder om te zien hoe u de nieuwe inkoopkant in gebruik kan nemen.

Door zowel verkoopfacturen als inkoopfacturen te verwerken in WeFact heeft u op een eenvoudige manier actueel inzicht in uw inkomsten en uitgaven. Heeft u nog suggesties of verbeteringen voor de inkoopkant? Dan horen we deze graag per e-mail: helpdesk@wefact.nl

WeFact Standard update: e-mail voor versturen personaliseren en overzicht openstaande facturen

Woensdag 2 augustus is er een nieuwe update uitgebracht voor onze facturatie software WeFact Standard. We ontvingen regelmatig de vraag of het mogelijk is om een e-mail bericht voor het versturen nog aan te passen. In deze update hebben we dit mogelijk gemaakt voor alle WeFact gebruikers.

Daarnaast is het vanaf nu mogelijk om een tabel met openstaande facturen te communiceren richting de klant. Dit is handig wanneer u frequent facturen verstuurd naar eenzelfde klant en de klant daardoor het overzicht kan verliezen.

E-mailbericht voor versturen personaliseren

Het zal vanaf nu mogelijk zijn om voor het versturen van een offerte, factuur, herinnering en aanmaning het e-mailbericht nog aan te passen. Deze optie verschijnt bijvoorbeeld wanneer u naar een specifieke factuur gaat en op de verstuur knop klikt. Hieronder een voorbeeld van hoe dit in zijn werk zal gaan.

E-mail personaliseren in WeFact Standard

Klant herinneren aan meerdere openstaande facturen

Er is een variabele beschikbaar gesteld die u in een e-mailbericht op kan nemen. Deze variabele wordt vervangen door een tabel met daarin alle openstaande facturen, het factuurbedrag, de vervaldagen en (indien ingeschakeld) een online betaallink.
Klik hier voor meer informatie over het instellen van deze functionaliteit.

Verder zijn wij achter de schermen druk bezig met het verbeteren van de inkoopkant van WeFact. Er loopt een testversie waar al gebruik van gemaakt kan worden, interesse? Laat het ons weten via helpdesk@wefact.nl.

Nieuw: directe koppeling met SnelStart

Voorheen was het al mogelijk naar SnelStart te exporteren, namelijk via CSV bestanden. Maar sinds SnelStart een online/web versie heeft uitgebracht is het mogelijk om de WeFact gegevens automatisch te exporteren naar de online Snelstart database.

De partnerschap zorgt voor een mooie samenwerking tussen het sterke facturatiepakket WeFact van de ondernemer en het boekhoudpakket Snelstart van de boekhouder.

Samenwerking online facturatiepakket WeFact en boekhoudpakket Snelstart

Hoe leg ik de koppeling?
Ga in WeFact naar het exporteer overzicht. Hier kunt u kiezen voor het exporteren naar SnelStart. Na het leggen van de koppeling kunt u bepalen op welke grootboekrekeningen omzet geboekt mag worden. U kunt afwijkende grootboekrekeningen kiezen op basis van de productgroepen in WeFact.
WeFact Hosting: de nieuwe Snelstart koppeling zal in de aankomende versie 4.2.0 beschikbaar zijn (juli 2017).

Wat kan er geëxporteerd worden?
Debiteuren, facturen, crediteuren en inkoopfacturen kunnen geëxporteerd worden. U kunt er voor kiezen dit automatisch één keer per dag te laten exporteren of handmatig uitvoeren.

Snelstart database nog niet in de cloud?
Neem contact op met uw accountant/boekhouder of direct met Snelstart als u zelf een abonnement afneemt. Eenmaal uw Snelstart database in de cloud, betekent dat u nooit meer data kwijt raakt en WeFact naadloos kan koppelen met de Snelstart boekhouding.

Heeft u nog vragen, neem dan contact met ons op.

WeFact Standard update: debiteurgegevens aanvullen via Kamer van Koophandel en meer

Dinsdag 16 mei is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. Met trots presenteren we het makkelijker aanmaken van een debiteur of crediteur door in WeFact Standard te zoeken in het Kamer van Koophandel register. Daarnaast hebben we een verbetering doorgevoerd in het gedeeltelijk crediteren en indien u Exact Online gebruikt kan de oorspronkelijke PDF geëxporteerd worden bij de boeking.

Kamer van Koophandel: razendsnel een relatie toevoegen
Wanneer u een debiteur of crediteur aanmaakt en dit betreft een bedrijf, doorzoeken we het Kamer van Koophandel register. Klikt u het betreffende bedrijf aan in de lijst, dan worden de adresgegevens aangevuld. Vul zelf enkel de contactpersoon en het e-mailadres nog aan.
Deze functionaliteit is voor alle gebruikers, uiteraard, gratis beschikbaar!

Gedeeltelijk crediteren
Eerder in 2016 maakte we het al mogelijk om een factuur gedeeltelijk te crediteren. Deze functionaliteit hebben we uitgebreid dat u nu ook het veld ‘Aantal’ kan aanpassen. Heeft u bijvoorbeeld 5 stuks gefactureerd, dan kunt u nu bij het gedeeltelijk crediteren 2 stuks opgeven.

Exact Online: PDF bij de boeking
Gebruikt u Exact Online als boekhoudpakket, dan kunt u nu in WeFact bij de Exact Online instellingen aangeven dat u de PDF bij een boeking geëxporteerd wilt hebben. In geval van een verkoopboeking is dit de factuur PDF. Voegt u bij de inkoopfacturen in WeFact ook de oorspronkelijke inkoopfactuur als bijlage toe, dan wordt deze ook naar Exact Online geëxporteerd.

Uitfasering: API versie 1
Op 1 oktober 2017 faseren we API versie 1 uit. Gebruikers die een integratie hebben gemaakt met onze webservice gebaseerd op API versie 1 verzoeken we over te stappen op API versie 2, welke sinds mei 2014 beschikbaar is. Vraag zonodig uw website bouwer deze overgang te realiseren voor u.

Heeft u nog suggesties of verbeteren voor WeFact Standard? Dan horen we deze graag.
Dit kan per e-mail aan helpdesk@wefact.nl.

WeFact Standard update: snelheidoptimalisaties, verbetering boekhoudkoppelingen en meer

Maandag 24 april is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. We hebben gewerkt aan snelheidsoptimalisaties, nieuwe icoontjes door het gehele pakket en kleinere verbeteringen. Daarnaast zijn er optimalisaties in de boekhoudkoppelingen gemaakt waar we u graag over informeren.

Boekhoudkoppeling meldingen
Synchronisatie meldingen werden in WeFact getoond als exporteer foutmeldingen. In veel gevallen was er geen sprake van een ‘fout’. Wanneer handmatig een factuur in WeFact op betaald wordt gezet, maar de boeking staat nog open in het boekhoudpakket leverde dit een foutmelding op. Dit is meestal het gevolg wanneer (de bank in) het boekhoudpakket nog niet is bijgewerkt.

We hebben nu onderscheid gemaakt tussen foutmeldingen, waarvoor handmatige actie vereist is, en meldingen waarbij de boeking nog open staat in het boekhoudpakket.

Betaald in WeFact, maar nog open in de boekhouding

Exact Online: verzamelbetalingen en crediteringen
Wat nog ontbrak in de integratie met Exact Online was het ophalen van verzamelbetalingen, één betaling voor meerdere facturen, en de herkenning wanneer een factuur gecrediteerd was. In deze update hebben we dit verholpen waardoor deze scenario’s wel afgevangen worden.

Al enige tijd werken we aan een aantal nieuwe grote functionaliteiten in WeFact Standard. In de aankomende weken/maanden zullen er updates volgen waarin we gefaseerd deze functionaliteiten beschikbaar gaan stellen. Binnenkort zal u hier meer over lezen.

Heeft u nog suggesties of verbeteren voor WeFact Standard? Dan horen we deze graag.
Dit kan per e-mail aan helpdesk@wefact.nl.