Een effectieve zakelijke administratie vormt de ruggengraat van elk succesvol bedrijf. Het stelt ondernemers in staat om hun financiën te beheren, belastingen correct te betalen en inzicht te krijgen in de financiële gezondheid van hun onderneming. In dit artikel bespreken we waarom het essentieel is om een zakelijke administratie op te zetten en hoe je dit het beste kunt doen.
Waarom een zakelijke administratie opzetten?
Een goede zakelijke administratie biedt tal van voordelen voor ondernemers. Ten eerste geeft het je inzicht in de financiële gezondheid van je bedrijf. Je kunt zien hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat, wat je winst is en waar eventuele financiële knelpunten liggen. Dit inzicht stelt je in staat om beslissingen te nemen en je bedrijf efficiënter te beheren.
Daarnaast is een nauwkeurige administratie essentieel voor de Belastingdienst. Het helpt je om belastingaangiften correct en op tijd in te dienen, waardoor je boetes en problemen met de fiscus kunt voorkomen. Bovendien kan een goede administratie je helpen bij het verkrijgen van financiering of leningen, omdat geldverstrekkers graag inzicht hebben in de financiële situatie van je bedrijf voordat ze investeringen doen in je bedrijf.
Hoe zet je een boekhouding op?
Een correcte boekhouding is dus essentieel voor je bedrijf. Hieronder leggen we uit hoe je een goede boekhouding opzet. Ook vertellen we waar je rekening moet houden om de boekhouding op een correcte manier bij te houden.
Meld je aan bij de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst.
Het eerste wat je moet doen bij het opzetten van een zakelijke administratie is je bedrijf registreren bij de Kamer van Koophandel. Dit is verplicht voor alle ondernemers in Nederland. Daarnaast moet je je aanmelden bij de Belastingdienst voor het verkrijgen van een btw-nummer en het regelen van belastingzaken om bijvoorbeeld btw-aangifte te doen.
Open een zakelijke bankrekening
Het is sterk aan te raden om een zakelijke bankrekening te openen. Dit maakt het eenvoudig om zakelijke uitgaven gescheiden te houden van persoonlijke uitgaven. Hierdoor houdt je overzicht wat de inkomsten en uitgaven zijn van jouw onderneming.
Zet een urenregistratie op
Een urenregistratie is niet verplicht, maar om als ondernemer in aanmerking te komen voor belastingvoordelen, zoals de zelfstandigenaftrek, is het van belang dat je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteedt. Met een urenregistratie zie je gemakkelijk of je aan dit aantal voldoet. Om op een overzichtelijke manier je uren bij te houden, kun je gebruikmaken van een agenda of een urenregistratieprogramma.
Bewaar je administratie
De Belastingdienst vereist dat je je financiële administratie minimaal 7 jaar bewaart. Een overzichtelijke administratie is niet alleen verplicht, maar ook cruciaal voor eventuele belastingcontroles. Wat je minimaal 7 jaar moet bewaren, omvat:
- Debiteuren- en crediteurenadministratie: alle openstaande facturen van klanten en leveranciers.
- In- en verkoopadministratie: alle inkoop- en verkoopfacturen.
- Grootboekadministratie: alle financiële transacties, zoals ontvangen en uitgaande betalingen
- Voorraadadministratie: alle voorraden inclusief de waarde van de voorraad
- Kasadministratie: alle kassabonnen die met contant geld zijn aangekocht of verkocht
- Loonadministratie (indien je personeel hebt): Alle loonstroken en jaaropgaves
- Urenadministratie: Alleen als je in aanmerking wilt komen voor aftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek
- Bankafschriften
Gegevens die betrekking hebben op onroerend goed, moeten minimaal 10 jaar worden bewaard.
Houdt overzicht met een administratieprogramma
Het handmatig bijhouden van je administratie kan tijdrovend en foutgevoelig zijn. Hierom is het aan te raden om gebruik te maken van een online administratieprogramma. Een administratieprogramma helpt je om inkomsten en uitgaven automatisch te registreren en genereren overzichtelijke rapporten, waardoor je meer controle hebt over je financiën.
Maak efficiënt facturen met een facturatieprogramma
Naast een administratieprogramma is het ook aan te raden om gebruik te maken van een facturatieprogramma. Hiermee kun je eenvoudig professionele facturen maken en verzenden naar je klanten. Ook kun je automatisch betalingsherinneringen instellen en heb je overzicht welke facturen openstaan en welk al betaald zijn.