Verbeterde integratie met Exact online: automatische exportmogelijkheid

Vandaag is voor iedere WeFact Standard gebruiker de verbeterde integratie met Exact Online ter beschikking gesteld. Steeds meer accountants zien grote meerwaarde om de ondernemer met WeFact te laten werken en WeFact te koppelen aan het boekhoudpakket. Hierbij hoorden wij steeds vaker de vraag of de export naar Exact Online ook automatisch kon plaatsvinden. Met de nieuwe update geven we hier gehoor aan.

Instellen automatisering
Zodra in het menu bij “Exporteren” de koppeling met Exact Online is gemaakt, verschijnt er een vernieuwd dashboard met een actuele exporteerstatus.

Exact Online koppeling update

Bij de instellingen voor de export naar Exact Online kan bij het blok “Automatisering” ingesteld worden wat er automatisch geëxporteerd dient te worden. De automatische export vindt eenmaal per dag rond 6:00 uur plaats. Daarnaast blijft het ook altijd mogelijk om handmatig een export te verrichten.

Importeren debiteuren
Bij het starten van een nieuwe administratie in WeFact kan het handig zijn dat bestaande debiteuren geïmporteerd worden. Wanneer deze debiteuren in Exact Online bekend zijn kunt u deze zelf importeren. In het exportdasbhoard onder “Debiteuren” vindt u de knop “Importeren”, mits er nog geen debiteuren in WeFact staan.

Binnenkort: ophalen openstaande posten
WeFact heeft geen automatische bankkoppeling. Vandaar dat de vraag kwam of er gebruik gemaakt kan worden van de bankkoppeling die boekhoudpakketten wel hebben. De integratie met Exact Online zal binnenkort uitgebreid worden met de mogelijkheid om openstaande posten op te halen en hiermee openstaande facturen in WeFact op betaald te zetten. Houdt onze blog in de gaten voor de realisatie hiervan.

Heeft u nog vragen of wellicht suggesties om WeFact verder te verbeteren? Neem dan gerust contact op.

Verbeterde integratie met Twinfield: automatische exportmogelijkheid

Vandaag is voor iedere WeFact Standard gebruiker de verbeterde integratie met Twinfield ter beschikking gesteld. Steeds meer accountants zien grote meerwaarde om de ondernemer met WeFact te laten werken en WeFact te koppelen aan het boekhoudpakket. Hierbij hoorden wij steeds vaker de vraag of de export naar Twinfield ook automatisch kon plaatsvinden. Met de nieuwe update geven we hier gehoor aan.

Instellen automatisering
Zodra in het menu bij “Exporteren” de koppeling met Twinfield is gemaakt, verschijnt er een vernieuwd dashboard met een actuele exporteerstatus.

Twinfield koppeling update

Bij de instellingen voor de export naar Twinfield kan bij het blok “Automatisering” ingesteld worden wat er automatisch geëxporteerd dient te worden. De automatische export vindt eenmaal per dag rond 6:00 uur plaats. Daarnaast blijft het ook altijd mogelijk om handmatig een export te verrichten.

Documentlink
Naast de geautomatiseerde export is het ook mogelijk om in te stellen dat er een documentlink naar de factuur in WeFact beschikbaar wordt in Twinfield. Hierdoor kan de accountant (die toegang heeft tot de WeFact administratie) snel de factuur inzien.
Voor meer informatie over het instellen verwijzen we u door naar het volgende help-artikel.

Importeren debiteuren
Bij het starten van een nieuwe administratie in WeFact kan het handig zijn dat bestaande debiteuren geïmporteerd worden. Wanneer deze debiteuren in Twinfield bekend zijn kunt u deze zelf importeren. In het exportdasbhoard onder “Debiteuren” vindt u de knop “Importeren”, mits er nog geen debiteuren in WeFact staan.

Binnenkort: ophalen openstaande posten
WeFact heeft geen automatische bankkoppeling. Vandaar dat de vraag kwam of er gebruik gemaakt kan worden van de bankkoppeling die boekhoudpakketten wel hebben. De integratie met Twinfield zal binnenkort uitgebreid worden met de mogelijkheid om openstaande posten op te halen en hiermee openstaande facturen in WeFact op betaald te zetten. Houdt onze blog in de gaten voor de realisatie hiervan.

Heeft u nog vragen of wellicht suggesties om WeFact verder te verbeteren? Neem dan gerust contact op.

WeFact Standard update: meerdere medewerkers, meerdere administraties, UBL 2.0 en pakbon

Deze maand is het feest bij WeFact. Precies 10 jaar geleden zijn wij gestart met het aanbieden van WeFact Standard, het facturatiepakket speciaal voor ZZP’ers en kleine ondernemers. In een recent blog artikel kunt u teruglezen hoe WeFact is opgericht en de ontwikkelingen van de afgelopen 10 jaar.

Van dit feestelijk moment willen we graag gebruik maken om de nieuwe functionaliteiten waar afgelopen maanden hard aan gewerkt is met u te delen. Deze nieuwe functionaliteiten zijn beschikbaar sinds de update van zondag 18 oktober.

Meerdere medewerkers
Misschien wel de meest gevraagde functionaliteit: met meerdere medewerkers werken in een administratie. Sinds de update kunt u medewerkers uitnodigen tot de administratie. Iedere medewerker krijgt dus een eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Tevens kunnen per medewerker rechten worden bepaald, om bepaalde onderdelen niet toegankelijk te maken. Klik hier om te lezen hoe u medewerkers toevoegt in uw administratie.

Meerdere medewerkers kunnen toegang hebben tot een administratie

Toegang tot meerdere administraties
Wanneer u meerdere administraties heeft is het nu lastig schakelen tussen deze administraties. Dit hebben we verbeterd. Met 1 inlog heeft u toegang tot al uw administraties en kunt u eenvoudig heen-en-weer schakelen zonder uit te hoeven loggen. Ook kunt u zelf voor een nieuwe/andere onderneming een nieuwe administratie aanmaken.

Snel wisselen tussen meerdere administraties

UBL 2.0
Nieuw is ook de ondersteuning voor UBL 2.0. UBL is een ontwikkeling die het mogelijk maakt om op een universele manier facturen tussen bedrijven/softwarepakketten uit te wisselen. De overheid is één van de partijen die hier al op inzet om het elektronisch factureren te stimuleren. Lees hier hoe u UBL 2.0 inschakelt in WeFact.

Pakbon/werkbon
Een gehoord gemis is ook het kunnen generen van een pakbon/werkbon op basis van een factuur. Wanneer u de pakbon functionaliteit inschakelt kunt u bij een (concept)bon een PDF genereren en uitprinten om hem te laten ondertekenen door uw opdrachtgever of mee te sturen bij een verzending. Lees hier hoe u het in kan inschakelen.

Binnenkort: iPhone en Android app
Binnenkort zal de WeFact Standard app voor iPhone en Android beschikbaar komen. Hiermee heeft u met uw smartphone altijd en overal toegang tot uw administratie(s). U kunt uw debiteuren bekijken, nieuwe facturen maken, herinneringen versturen etc. Zodra de mobiele app beschikbaar is zullen we u uiteraard informeren.

WeFact Standard iPhone en Android app

Heeft u vragen naar aanleiding van de nieuwe functionaliteiten of hoe u ze in gebruik kunt nemen, neem dan gerust contact op. Dit kan per e-mail op helpdesk@wefact.nl of telefonisch op 085 – 732 57 00.

We zijn trots op ons 10 jarig bestaan en kijken uit naar de mooie ontwikkelingen die gaan komen in de volgende 10 jaar!

Met feestelijke groet,

WeFact

WeFact bestaat 10 jaar!

Het is alweer 10 jaar geleden dat WeFact begon en dat moet natuurlijk gevierd worden! Daarom staat de maand oktober in het teken van ons 10 jarig bestaan. Vandaag, 1 oktober, willen we iedereen een terugblik geven hoe WeFact is ontstaan in 2005, toen online werken nog niet zo gebruikelijk was als nu.

WeFact 10 jaar

2005: Het begin
Ondanks dat 2005 nog maar 10 jaar geleden is, waren er nog geen smartphones zoals de iPhone of Android telefoons en werkte bijna iedereen in Internet Explorer 6 op Windows XP. Jeroen Blox en Roel Korting, de oprichters van WeFact, waren in die tijd actief als zelfstandige webontwikkelaars. Bij beide speelde de behoefte om periodiek te factureren. In de bestaande facturatie-/boekhoudpakketten was hier geen mogelijkheid voor. Uit deze frustratie zagen Jeroen en Roel een uitdaging: het realiseren van een facturatiepakket waar iedere ondernemer zelf op een eenvoudige manier online zijn administratie in kan doen.

2006: Lancering tweede product WeFact Hosting
WeFact biedt twee producten aan. WeFact Standard, een online facturatiepakket voor ZZP’ers en kleine ondernemers. WeFact Hosting, een bedrijfsautomatiserings- en facturatiepakket voor de hostingbranche. Het tweede product, WeFact Hosting, is één jaar later op 1 oktober 2006 gelanceerd. In die jaren kwamen de prijzen voor de hostingbranche steeds verder onder druk en dus ook de marges. Automatisering van de processen van bestelling tot oplevering was daarom een noodzakelijke ontwikkeling waar met WeFact Hosting op ingespeeld werd. Dat er behoefte was aan deze automatisering werd direct bevestigd na de lancering. In de eerste week heeft WeFact meer dan 75 hostingbedrijven mogen verwelkomen. Negen jaar later wordt nog steeds een grote groep van deze eerste hostingbedrijven bediend.

Ontwikkelen aan een betrouwbare en duurzame dienst
Al 10 jaar lang wordt er dagelijks doorontwikkeld. De input van deze doorontwikkeling is mede te danken aan de voortdurende feedback en suggesties van WeFact gebruikers om de producten nog beter te maken. Gedurende de jaren zijn de webtechnieken veel veranderd, net zoals de WeFact producten zelf. WeFact Standard heeft maar liefst drie keer een metamorfose ondergaan en WeFact Hosting twee keer.
Vanaf het begin is de visie geweest om gebruiksvriendelijke producten met goede ondersteuning te leveren. Beslissingen en ontwikkelingen moe(s)ten bijdragen aan het algemeen belang: de producten beter maken voor zo veel mogelijk WeFact gebruikers. Inmiddels maken duizenden ondernemers dagelijks gebruik van de WeFact producten.

Waar blijft het feestje?
WeFact heeft deze maand een aantal verrassingen in petto. We kondigen enkele nieuwe functionaliteiten aan en hebben een ludieke actie in gedachten om digitaal factureren verder te promoten. Meer volgt gedurende deze maand.

WeFact aanwezig tijdens Jaarcongres Accountant 2015

Wolters Kluwer organiseert op dinsdag 29 september 2015 in het NBC Congrescentrum te Nieuwegein de 10e editie van het Jaarcongres Accountant. WeFact is hierbij aanwezig met een eigen stand en deze is te bezoeken tussen 8.30 – 17.00 uur.

Ervaringen van ondernemers en accountants wijzen uit dat ZZP’ers en kleine ondernemers zelf hun facturatie willen doen. Het gebruik van een boekhoudpakket is echter vaak te ingewikkeld voor hen.
WeFact presenteert de mogelijkheden voor ondernemers om hun eigen facturatie eenvoudig, snel en foutloos te regelen en biedt een koppeling voor accountants om dit te exporteren naar boekhoudprogramma’s. Tijdens het congres zal WeFact ook ontwikkelingen presenteren speciaal voor accountants welke in oktober binnen WeFact Standard beschikbaar zullen zijn..

Het thema van het Jaarcongres Accountant is: ‘Van Financieel dienstverlener naar ondernemende business partner’. Inschrijven en aanvullende informatie over bijvoorbeeld PE punten zijn hier terug te vinden. Nieuwsgierig geworden? Maak een afspraak of bezoek onze stand!

WeFact Hosting versie 3.6.0: VPS ondersteuning en DNS beheer

Vandaag is WeFact Hosting versie 3.6.0 beschikbaar gesteld. Deze nieuwe versie bevat de VPS ondersteuning en het DNS beheer voor de backoffice dat afgelopen maanden in beta beschikbaar was. Naast deze twee grote uitbreidingen, zijn er ook nog een aantal kleinere functionaliteiten toegevoegd.

Verbeteringen en nieuwe functionaliteiten zijn o.a.:

  • Dupliceren van inkoopfacturen, waardoor identieke inkoopfacturen sneller ingevoerd kunnen worden.
  • Bij een crediteur kan aangegeven worden of er een machtiging is afgegeven.
  • Niet gebruikte domeinnaam contacten kunnen in WeFact Hosting worden opgeschoond.
  • Het toevoegen en beheren van interacties bij een debiteur werkt nu soepeler/sneller.
  • Registrar Oxxa heeft SSL ondersteuning gekregen.
  • Registrar Openprovider kan nu gekoppeld worden met een API wachtwoord en met een API hash, afhankelijk van uw voorkeur (API hash wordt aangeraden).
  • Enkele optimalisaties in de SEPA incasso en bankafschrift inlezen.
  • Een actie wordt bij het per ongeluk dubbel klikken met de muis niet meer meerdere keren uitgevoerd.
  • De API is uitgebreid. Onder andere is SSL, VPS en DNS beheer via de API beschikbaar. Lees hier de changelog.
  • Nieuw: webhooks om in bestaande WeFact Hosting acties zelf extra acties te realiseren. Klik hier voor de documentatie.

NIEUW: VPS ondersteuning (in backoffice)
Voor informatie over de VPS ondersteuning kunt u een eerder blog artikel teruglezen, klik hier.

NIEUW: DNS beheer (in backoffice)
Voor informatie over DNS beheer kunt u een eerder blog artikel teruglezen, klik hier.

Hoe update ik naar versie 3.6.0?
Klik op het versienummer boven in uw WeFact Hosting. De downloadpagina in ons klantenpaneel wordt geopend. Hier kunt u de update naar versie 3.6.0 downloaden.
Het is mogelijk om te updaten vanaf versie 3.4. Heeft u nog een oudere versie, zorg dan eerst dat u update tot versie 3.4. De oudere versies kunt u ook downloaden in ons klantenpaneel.

Wat staat er op de planning voor WeFact Hosting…
Voor de resterende maanden van 2015 en begin 2016 zullen we werken aan een nieuw klantenpaneel. We laten hierbij het oude klantenpaneel los, zodat we gebruik kunnen maken van de nieuwste technieken. Het nieuwe klantenpaneel zal uiteraard ook de nieuwe diensttypes SSL certificaten en VPS ondersteunen, evenals DNS beheer richting de eindklant brengen. Het nieuwe klantenpaneel zal daarnaast veel meer functionaliteiten krijgen voor de eindklant en meer (eenvoudigere) mogelijkheden voor ontwikkelaars. Meer hierover volgt over enkele maanden.

Koppeling boekhoudpakket Acumulus en facturatiepakket WeFact

Het bedrijf achter het boekhoudpakket Acumulus heeft een integratie gerealiseerd met WeFact voor de uitwisseling van de administratie. Hiermee kan uw boekhouder de laatste boekhoudkundige bewerkingen in Acumulus doen, terwijl u geniet van het online factureren met WeFact.

Hoe werkt de koppeling?
Vanuit Acumulus zal er frequent (doorgaans ieder uur) gecommuniceerd worden met WeFact om nieuwe mutaties op te halen en te verwerken in Acumulus. Op dit moment worden debiteuren en verkoopfacturen uitgewisseld.

Voor welke WeFact versie?
De koppeling is zowel voor WeFact Standard als voor WeFact Hosting beschikbaar.

Wat kost de koppeling?
De koppeling wordt door Acumulus gratis ter beschikking gesteld.

Ik wil het uitproberen
Acumulus heeft op hun website een stappenplan gepubliceerd die u helpt om de koppeling te activeren en in gebruik te nemen. Dit stappenplan vindt u hier:
https://www.siel.nl/acumulus/koppelingen/facturatiepakketten/WeFact/

WeFact Standard update: nieuwe condities, uitgebreidere zoekfunctie en inzicht voldane facturen

Vandaag, woensdag 8 juli, is er een nieuwe update voor WeFact Standard online gegaan. De update bestaat uit kleine optimalisaties, verbeteringen in gebruiksgemak en extra inzicht bij facturen.

Conditie voor bedrijf of contactpersoon
Er zijn condities gemaakt die herkennen of de debiteur een bedrijf, een bedrijf met contactpersoon of een particulier betreft. De condities kunnen worden toegepast in de adressering binnen de huisstijl e-mail en PDF. De volgende condities zijn hier voor te gebruiken:

  • [is_bedrijf]hier variabele of tekst[/is_bedrijf]
  • [heeft_contactpersoon]hier variabele of tekst[/heeft_contactpersoon]
  • [is_particulier]hier variabele of tekst[/is_particulier]

Zoekfunctie
De zoekfunctie rechstbovenin doorzoekt vanaf deze update ook de eigen gedefinieerde velden. Voortaan kunt u dus ook een debiteur vinden door te zoeken op bijvoorbeeld patiënt- of verzekeringsnummers.

Factuur voldaan
Vanaf heden zal in het factuuroverzicht de datum te zien zijn wanneer de factuur voldaan is. Dit geeft een specifieker inzicht wanneer de facturen voldaan zijn.

Achter de schermen
Naast de genoemde verbeteringen zijn er achter de schermen (letterlijk en figuurlijk) nog een aantal verbeteringen doorgevoerd ter optimalisatie van WeFact Standard.
Waar op dit moment over gebrainstormd wordt is hoe er meerdere medewerkers binnen een account kunnen werken en één medewerker toegang heeft tot meerdere accounts. Dit zal een uitkomst zijn voor accountants en gebruikers met meerdere ondernemingen. In een volgende blog artikel kunt u hier meer over lezen.

WeFact streeft er naar om haar producten te blijven verbeteren en ontwikkelen. Zijn er functionaliteiten die u mist of heeft u tips? Stuur ons een e-mail.

Binnenkort: DNS beheer in WeFact Hosting (beta)

Naast VPS beheer is er de afgelopen maanden ook gewerkt aan een ander veel gevraagde uitbreiding in WeFact Hosting: DNS beheer. Op dit moment zijn we de laatste integraties aan het afronden. Een goed moment dus om de ontwikkelingen te delen en de inschrijving voor de beta te openen!

Introductie
Het DNS beheer gebeurt op basis van nameserver groepen. Een nameserver groep is een unieke combinatie van nameserver 1, nameserver 2 en nameserver 3. Iedere nameserver groep heeft 1 beheerder; een hosting paneel, registrar of DNS server software. Met deze informatie is WeFact Hosting in staat om de provisioning van de DNS bij een domeinnaam registratie goed te verzorgen. Tevens is de DNS beheerder bij bestaande domeinnamen bekend.

Hoe u het in gebruik neemt leest u in de online helpsectie: Hoe schakel ik DNS beheer in?

Welke partijen en software worden ondersteund?

  • Hosting panelen:
    cPanel, DirectAdmin, ISPConfig en Plesk.
  • Registrars:
    Openprovider, Oxxa en Realtime Register.
  • DNS server software:
    PowerDNS

Tevens zal binnenkort documentatie beschikbaar komen om zelf een integratie te realiseren.

Klantenpaneel
Het klantenpaneel zal nu nog geen mogelijkheid bieden voor de eindklant om zelf DNS te beheren. Op dit moment zijn we ons aan het oriënteren om een nieuw klantenpaneel te ontwikkelen. Het nieuwe klantenpaneel zal meer functionaliteiten voor de eindgebruiker krijgen. Zo zal er ondersteuning komen voor DNS beheer, SSL, VPS en andere toekomstige diensttypes.

De beta uitproberen?
Heeft u interesse om DNS beheer in beta uit te proberen, dan kunt u contact met ons opnemen. We vernemen graag welke partij/software u gebruikt voor DNS beheer.

WeFact Standard update: vernieuwingen bestaande functionaliteiten, ondersteuning meerdere decimalen en Payt

Vandaag, maandag 11 mei, is er een nieuwe versie van WeFact Standard beschikbaar gesteld. De update kent voornamelijk vernieuwingen in bestaande functionaliteiten, maar ook een aantal nieuwe mogelijkheden.

Belangrijkste vernieuwingen

  • Bij het aanmaken/bewerken van een offerte en factuur kunt u aangeven dat de kortingsmodule genegeerd moet worden.
  • Een conceptfactuur kan geblokkeerd worden. Nieuw te factureren abonnementen worden dan niet aan deze conceptfactuur toegevoegd.
  • Aantal dagen dat een abonnement van te voren gefactureerd moet worden kan afwijkend per debiteur worden ingesteld.
  • Betaalscherm om een factuur online te betalen zal bij buitenlandse klanten automatisch in het Engels worden getoond.
  • Een inkoopfactuur kunt u vanaf nu dupliceren.
  • In de facturen Excel export wordt nu in aparte kolommen per BTW percentage het BTW bedrag getoond.
  • Bij een deelbetaling kunt u in het vervolg ook de betaaldatum opgeven.
  • De bijlage bij inkoopfacturen kunt u nu exporteren.

Ondersteuning bedragen met 3 of 4 decimalen
Een vaker gehoorde vraag van WeFact gebruikers was of het mogelijk is om meer dan 2 decimalen in te vullen. Vanaf vandaag is dit mogelijk. U kunt bedragen met meer dan 2, namelijk 3 of 4 decimalen in te vullen. Op de factuur zal bij prijs per stuk dit bedrag in de ingevulde 2, 3 of 4 decimalen getoond worden. Het regeltotaal wordt wel in 2 decimalen getoond, zodat de optelling van alle regeltotalen het factuurbedrag oplevert.

Online incasso service: Payt
Payt is een online incasso service die u helpt bij het betaald krijgen van uw openstaande facturen. Lees hier meer over Payt.
U kunt Payt inschakelen door in het menu te gaan naar “Mijn instellingen” en vervolgens naar het tabblad “Facturatie”. In het blok “Herinneringen” vindt u de mogelijkheid om middels een vinkje Payt in te schakelen. Na het opslaan van de instellingen zal u doorgestuurd worden naar Payt om WeFact Standard eenmalig te machtigen.

Zijn er functionaliteiten die u mist? Wij horen dit graag, zodat we weten wat er bij onze gebruikers speelt. Stuur ons een e-mail.