Koppeling met boekhoudpakket Unit4 Multivers

Steeds vaker ontvingen we de vraag of het boekhoudpakket Unit4 Multivers online ondersteund kon worden. Begin 2015 zijn we daarom gestart met de realisatie van een koppeling. Vandaag hebben we de koppeling afgerond en is deze voor iedereen beschikbaar.

De koppeling met Unit4 Multivers online
De koppeling wordt eenmalig tot stand gebracht via OAuth met de webservice van Unit4 Multivers online. Nadat de verbinding is gelegd kunt u uw boekhoudomgeving kiezen. Daarna dient u op te geven hoe alle financiële gegevens weggeboekt moeten worden, door o.a. de bijbehorende grootboekrekeningen op te geven. Ondanks dat dit een eenmalige klus is, hebben we gezorgd dat we van Unit4 doorkrijgen wat u voorkeursinstellingen zijn. Dit betekent dat het slechts een controle slag is geworden en dus niet veel tijd kost.

Uitwisselen van financiële gegevens
Informatie wordt nog niet automatisch uitgewisseld. U dient handmatig aan te geven wat u wilt exporteren. Dit kunt u bijvoorbeeld 1 keer per week of maand doen.
We willen uiteindelijk naar een situatie toewerken dat informatie direct wordt uitgewisseld en facturen niet meer in beide pakketten als betaald gemarkeerd hoeven te worden.

2 weken vrijblijvend proberen
U kunt de boekhoudmodule eerst 2 weken kosteloos uitproberen. Gebruikers van het facturatiepakket WeFact Standard gaan in het menu naar “Mijn instellingen” en vervolgens in het submenu “Exporteren”. Kies hier voor Unit4 Multivers.
Voor WeFact Hosting gebruikers is Unit4 beschikbaar onder het menu ‘Beheer’ en dan te kiezen voor ‘Exporteren’

Na 2 weken kunt u besluiten om de boekhoudmodule af te nemen (de proefperiode wordt niet automatisch een betaalde versie). De kosten bedragen € 5,- excl. BTW per maand.

WeFact Hosting versie 3.5.0: autosuggest uitklapmenu, hosting upgraden, domeinnaam synchronisatie en veel optimalisaties

Vandaag is WeFact Hosting versie 3.5.0 beschikbaar gesteld. Deze nieuwe versie bevat een aantal nieuwe functionaliteiten, en veel optimalisaties en verbetering in gebruik, snelheid en betere integraties. Hieronder informeren wij u graag over de veranderingen.

Verbeteringen en nieuwe functionaliteiten zijn o.a.:

  • Synchronisatie om (automatisch) domeinnaam informatie up-to-date te houden.
  • Bij een offerte en factuur kan in het veld ‘Aantal’ een eenheid achter het aantal ingevuld worden, zoals ‘3 uur’, ‘2 stuks’ of ‘5 m2‘.
  • U kunt een ENTER gebruiken in de offerte-/factuurregel omschrijving.
  • Op de dienstbekijkpagina vindt u voortaan de facturen terug waarop de dienst voorkomt.
  • Bij de boekhoudkoppelingen voor Exact, Afas en Twinfield kan nu ook per crediteurgroep
    een afwijkende kosten-grootboekrekening worden ingesteld.
  • Alle integraties kunnen onafhankelijk van WeFact Hosting versie geupdate worden. Op deze manier kunnen verbeteringen sneller beschikbaar worden gesteld.
  • Extra bescherming voor XSS en voor CSRF toegevoegd.

Zoek- en keuzemogelijkheid bij selecteren product, debiteur en crediteur
Wanneer u veel producten, debiteuren of crediteuren in WeFact Hosting heeft kan het kiezen van het juiste item onhandig werken. De lijst is te lang om eenvoudig een keuze te maken. In de update van vandaag hebben we dit ongemak getackeld. Het kiezen naar het juiste product of relatie kan nog steeds uit een lijst, maar ook door te zoeken. De lijst zal in dat geval alleen gerelateerde items tonen op basis van de ingetypte karakters.
Maakt u gebruik van groepen, dan kunt u er ook voor kiezen de resultaten te grouperen. Deze ‘instelling’ vindt u onderaan het zoekvenster. Vink de checkbox aan om de lijst onder te verdelen in groepen.

Specificatie van het BTW-overzicht
Mede door de nieuwe EU wetgeving omtrent het hanteren van nationale BTW tarieven bij particulieren binnen de EU is het noodzakelijk geworden om inzicht te krijgen naar welke landen u gefactureerd heeft en welk BTW tarief is toegepast. Deze specificatie vindt u door in het menu te gaan naar “Statistieken” en vervolgens “BTW-overzicht”. Op deze pagina vindt u het tabblad “Specificatie BTW”.

Hoe update ik naar versie 3.5.0?
Klik op het versienummer boven in uw WeFact Hosting. De downloadpagina in ons klantenpaneel wordt geopend. Hier kunt u de update naar versie 3.5.0 downloaden.
Het is mogelijk om te updaten vanaf versie 3.3. Heeft u nog een oudere versie, zorg dan eerst dat u update tot versie 3.3. De oudere versies kunt u ook downloaden in ons klantenpaneel.

WeFact Standard update: snelheidsoptimalisaties, uitgebreider BTW overzicht en veel kleinere verbeteringen

Vandaag, 2 maart, is er een nieuwe update beschikbaar gesteld. In deze update hebben we aandacht besteed aan veel kleine(re) verbeteringen, gefocust op snelheidsoptimalisaties en een aantal mooie toevoegingen gerealiseerd die u meer inzicht geven in de administratie. Met meer dan 50 verbeteringen lichten we er graag een aantal uit.

Zoek- en keuzemogelijkheid bij selecteren product, debiteur en crediteur
Sinds de vorige update is het mogelijk om bij het toevoegen van een factuurregel te selecteren uit de productenlijst, maar ook te zoeken naar een product of te filteren op productgroep. We hebben, zeker bij een groot productenaanbod, flinke snelheidsoptimalisaties weten te realiseren. Tevens hebben we deze nieuwe zoek- en keuzemogelijkheid toegepast bij het selecteren van een debiteur en crediteur. Dit maakt het kiezen sneller en eenvoudiger!

Uitgebreider inzicht in BTW overzicht
Mede door de nieuwe EU wetgeving omtrent het hanteren van nationale BTW tarieven bij particulieren binnen de EU is het noodzakelijk geworden om inzicht te krijgen naar welke landen u gefactureerd heeft en welk BTW tarief is toegepast. Naast het zelf kunnen beheren van de BTW tarieven vindt u nu ook een nieuw tabblad “Specificatie BTW” op de reguliere BTW-overzicht pagina. Hiermee is het mogelijk om precies inzichtelijk te krijgen hoe het af te dragen BTW bedrag is opgebouwd.

Overige verbeteringen
Vanuit het Dashboard hebben we een aantal actieknoppen toegevoegd die u in staat stelt om direct een crediteur aan te maken of een inkoopfactuur toe te voegen. Tevens kan bij een crediteur en/of bij een inkoopfactuur aangegeven worden dat de factuur automatisch geïncasseerd wordt van uw rekening. Ook is het mogelijk om op basis van crediteurgroepen afwijkende grootboekrekeningen op te geven in de boekhoudkoppeling.

We blijven het online facturatieprogramma WeFact Standard continu verbeteren en uitbreiden. Zijn er zaken die u mist, dan vernemen we deze graag per e-mail van uw.

Nieuwe integratie met de .eu registrar EURid

Vandaag is de integratie met de aanbieder van .eu domeinnamen EURid beschikbaar gesteld. EURid is de officiële instantie die .eu domeinnamen afgeeft. Om hier gebruik van te maken dient u EURid deelnemer te worden.

Beschikbare acties EURid

  • Domeinnaam registreren en verhuizen
  • Domeinnaam opzeggen (per direct en einde looptijd)
  • Nameservers wijzigen
  • WHOIS-informatie wijzigen
  • Autorisatiecode opvragen

Hoe kan ik EURid toevoegen als registrar?
Ga hiervoor binnen uw WeFact Hosting in het menu naar “Instellingen” > “Modules”. Op deze pagina vindt u het tabblad “Nieuwe module toevoegen” waar u vervolgens EURid kunt kiezen.

Binnenkort: VPS aanmaken en beheren in WeFact Hosting

De afgelopen maanden is er door ons gewerkt aan een veel gevraagde uitbreiding in WeFact Hosting: VPS ondersteuning. Met deze uitbreiding is het inmiddels mogelijk 4 diensttypes te beheren en zelfs te automatiseren.

Introductie
Net als bij de andere diensttypes is er gewerkt naar een situatie waarbij het gehele traject van bestelling tot aan oplevering en vervolgens opzegging geautomatiseerd kan worden. U kunt één of meerdere VPS servers toevoegen, waaronder u de VPS pakketten aanmaakt en koppelt aan de VPS templates zoals deze op het platform zijn gedefinieerd.

Na het aanmaken van een VPS kan de klant direct de inloggegevens ontvangen waarmee toegang verkregen kan worden tot de VPS. De VPS dienst zelf kan vanuit WeFact Hosting door u worden beheerd. Een VPS kan worden gestart, gestopt, gereboot, geblokkeerd en verwijderd.

Welke platformen worden ondersteund?
Op dit moment worden de platformen Openstack en Onapp ondersteund. We zijn voornemens om meer platformen te gaan ondersteunen, afhankelijk van de vraag en de integratie mogelijkheden. Daarnaast is het mogelijk worden om zelf een integratie te realiseren met uw VPS platform. Klik hier voor de documentatie en het voorbeeldbestand.

Bestelformulier en klantenpaneel
Het bestelformulier zal ondersteuning krijgen om VPS te verkopen. Op dit moment is dit nog in ontwikkeling, maar zal bij de definitieve lancering beschikbaar zijn.
Het klantenpaneel zal geen aparte ondersteuning krijgen voor VPS, alleen het abonnement zal zichtbaar zijn in het abonnementen overzicht.
Op dit moment zijn we ons aan het oriënteren om een nieuw klantenpaneel te ontwikkelen. Het nieuwe klantenpaneel zal meer functionaliteiten voor de eindgebruiker krijgen en ondersteuning gaan bieden voor SSL certificaten, VPS en eventuele andere toekomstige diensttypes.

De beta uitproberen?
Heeft u interesse om het nieuwe diensttype VPS in beta uit te proberen, dan kunt u contact met ons opnemen. Graag vernemen we van u welk virtualisatie platform u gebruikt.

Nieuwe integratie met hosting controle paneel ISPConfig

Sinds enige tijd is er een integratie beschikbaar met het hosting controle paneel ISPConfig. Dit is het vijfde controle paneel dat we ondersteunen. Inmiddels is de integratie voor alle gebruikers beschikbaar door binnen WeFact Hosting in het menu te gaan naar “Instellingen” > “Modules” en dan onder het tabblad “Nieuwe module toevoegen”.

Beschikbare acties ISPConfig:

  • Webhostingpakket aanmaken
  • Resellerpakket aanmaken
  • Hostingaccount (de)blokkeren
  • Hostingaccount verwijderen
  • Hostingaccounts importeren
  • Extra domeinnamen toevoegen/verwijderen

Terugblik op 2014 en gewijzigde openingsdagen met kerst en oud & nieuw

We naderen het einde van 2014, een jaar dat veel nieuwe ontwikkelingen kent. Een goede reden om daarom terug te blikken op het prachtige jaar.

In WeFact Standard is het sinds 2014 mogelijk om bijlagen op te slaan bij offertes/facturen, bedragen inclusief BTW in te vullen, er is een gloednieuwe API beschikbaar gesteld, een nieuwe unieke huisstijl editor, een nieuwe module om bankafschriften in te lezen, de mogelijkheid om eigen velden bij debiteuren toe te voegen, een verbeterde werking van abonnementen, een verbeterde productkeuze bij offerte/factuur en tot slot de mogelijkheid om uw huisstijl meertalig op te maken en dus uw klant in de juiste taal te bedienen.

Bij WeFact Hosting is veel aandacht besteed aan details. Kleine optimalisaties die het gebruik van WeFact Hosting fijner maken en tijd besparen. Daarnaast zijn er ook nieuwe ontwikkelingen geweest. Zo is het mogelijk om SSL certificaten aan te vragen en te beheren, is er een gloednieuwe API beschikbaar gesteld, kunnen bijlagen opgeslagen worden bij offertes/facturen (en binnenkort ook bij debiteuren), kunnen er eigen velden bij debiteuren toegevoegd worden, is er een nieuwe module om bankafschriften in te lezen, er kunnen opzegprocedures gedefinieerd worden met geautomatiseerde taken, up-/downgraden van hostingaccounts, en het synchroniseren van domeinnaam informatie.

Voor 2015 staan er ook weer veel nieuwe ontwikkelingen en uitbreidingen op de planning. Hierover zullen we gedurende 2015 u verder informeren.

Via dit bericht willen we u tevens op de hoogte brengen van de gewijzigde openingsdagen tijdens de feestdagen. De volgende dagen zijn wij gesloten:
– Kerst: donderdag 25 en vrijdag 26 december 2014
– Oudjaar: woensdag 31 december 2014
– Nieuwjaar: donderdag 1 januari 2015

Via deze weg wensen wij u fijne feestdagen en een ondernemend 2015 toe!

Het WeFact team

Nieuwe BTW-regels per 1 januari 2015 bij leveringen aan particulieren in andere EU-landen

Per 1 januari 2015 gaan er andere regels gelden voor het berekenen van BTW indien er digitale diensten geleverd worden aan particulieren uit andere EU-lidstaten. Op de website van de Belastingdienst is hier meer over te lezen.

Mocht u digitale diensten aanbieden (waaronder hosting, internettoegang en software diensten ook vallen), dan zullen deze veranderingen ook voor u gelden. U dient dan vanaf 1 januari 2015 bij levering aan een particulier uit een andere EU-lidstaat het BTW tarief van het desbetreffende land te berekenen. Zo zal bij een levering naar een particulier uit Denemarken 25% BTW in rekening gebracht moeten worden. Deze BTW dient vervolgens ook bij de Deense Belastingdienst aangegeven te worden, of er kan gebruik gemaakt worden van de Mini One Stop Shop-regeling (MOSS) van de Nederlandse Belastingdienst.

Om de facturen correct te blijven versturen, zijn er aanpassingen nodig in uw WeFact pakket. Hieronder vermelden we welke aanpassingen dat zijn.

WeFact Standard
In WeFact Standard kunt u zelf BTW percentages toevoegen en per land aangeven welk BTW percentage toegepast moet worden. Ga in het menu naar “Instellingen” en kies op de geopende pagina het tabblad “BTW”. Hier kunt u de BTW percentages toevoegen en vervolgens in het blok “Aanvullende BTW-regels” kunt u het land, vervolgens “Particulieren (en bedrijven zonder BTW nummer)” kiezen en tot slot het betreffende lokale BTW percentage.

WeFact Hosting
In WeFact Hosting kunt u zelf extra BTW percentages toevoegen en regels instellen.
Ga in het menu naar “Instellingen” > “WeFact voorkeuren” > tabblad “BTW” kunt u de extra percentages aanmaken.

Welk BTW percentage wordt gehanteerd in het land?
Op bijvoorbeeld Wikipedia kunt u een lijst met verschillende BTW percentages terugvinden.

In onderstaande afbeelding ziet u hoe u de BTW percentages kan toevoegen en de BTW regels instelt, zodat deze automatisch worden toegepast bij het betreffende land.

BTW aangifte
Op dit moment geeft WeFact bij de BTW-aangifte pagina nog geen helder overzicht per land en de berekende BTW. In de toekomstige versie zullen we dit gaan opnemen.

UPDATE: SQL-query voor alles toe te voegen
Met dank aan gebruiker D. Baars van 123 Hosting Service is er een SQL bestand dat u kunt gebruiken om alle Europese BTW tarieven + BTW regels toe te passen in uw WeFact Hosting. Klik hier om dit SQL bestand te downloaden.

Zorg dat u, voordat u de SQL uitvoert, uitgelogd bent. Controleer na het uitvoeren van de SQL of er dubbele BTW percentages zijn. Die kunt u handmatig verwijderen.

WeFact Standard update: meertalige huisstijl en vul een eenheid bij factuurregel veld ‘Aantal’ in

Vandaag, maandag 8 december, is er een nieuwe versie van WeFact Standard beschikbaar gesteld. De update kent meerdere verbeteringen en beantwoordt een veelgehoorde vraag: facturen in meerdere talen opmaken.

Meertalige huisstijl
Vanaf heden kunt u uw huisstijl in meerdere talen opmaken. We leveren standaard een huisstijl in het Nederlands, Engels en Duits. U kunt ook andere talen toevoegen, maar de vertaling dient u dan zelf te doen.
Indien u internationaal zaken doet zal deze nieuwe functionaliteit interessant zijn. Lees hier hoe u een extra taal toevoegt en het in gebruik neemt.

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in de nieuwste huisstijl editor. Stuur ons een e-mail wanneer u nog een oudere editor hebt, om de meertaligheid functionaliteit te gebruiken.

Mogelijkheid om een eenheid bij een factuurregel veld ‘Aantal’ in te vullen
Bij het invoeren van een factuur/offerte kunt u nu bij het veld ‘Aantal’ een eenheid invullen. Denk hierbij aan “1 uur”, “2,5 m2” of “12 m³”. Met deze toevoeging kunt u uw factuur nog duidelijker maken voor uw klant.

Andere verbeteringen in deze update

  • Eigen lettertypes gebruiken in uw PDF huisstijl, lees hier meer over.
  • Mogelijkheid om een omschrijving en interne notitie bij een factuur/offerte te plaatsen.
  • De nieuwe productselectie verder geoptimaliseerd n.a.v. feedback van gebruikers.
  • Extern factuurnummer bij een inkoopfactuur kan nu maximaal 100 karakters bevatten.
  • Bij een inkoopfactuur kunt u het factuurtotaal zelf corrigeren (voorheen kon er een centenverschil ontstaan).

Zijn er functionaliteiten die u mist? Wij horen dit graag, zodat we weten wat er bij onze gebruikers speelt. Stuur ons een e-mail.

Integratie online incasso service Payt, helpt u betaald te krijgen

Payt is een online incasso service die u helpt bij het betaald krijgen van uw openstaande facturen. Payt verandert de traditionele incassomarkt door een online platform waarbij u zelf invloed heeft op het incassotraject én ook nog eens de wettelijk in rekening gebrachte incassokosten mag houden.

De voordelen van Payt en de samenwerking met WeFact:

  • Direct vanuit WeFact Hosting uw openstaande factuur uitzetten bij Payt. Lees hier hoe u Payt gebruikt binnen WeFact Hosting.
  • Ontvang zelf de in rekening gebrachte rente + incassokosten (€ 40 tot € 6.775).
  • Effectieve aanpak richting uw klant: aangetekende e-mail, fysieke brief, sms bericht en telefonisch contact via een bel robot.
  • Ontvang betalingen rechtstreeks op uw rekening, niet via een derdenrekening van het incassobureau.
  • Zelf inzicht en invloed in het incassotraject. Beëindig eventueel vroegtijdig het traject.

Payt rekent voor het starten van een incassozaak € 19,95. Hiervoor kunt u ook nog een pre-incasso starten, waarbij Payt de klant nog een laatste keer herinnert aan de openstaande factuur, voordat er daadwerkelijk een incassozaak gestart wordt. Meldt u hier aan om Payt uit te proberen!

Op dit moment is Payt alleen te gebruiken door WeFact Hosting gebruikers. WeFact Standard zal later volgen.