WeFact Standard update: meertalige huisstijl en vul een eenheid bij factuurregel veld ‘Aantal’ in

Vandaag, maandag 8 december, is er een nieuwe versie van WeFact Standard beschikbaar gesteld. De update kent meerdere verbeteringen en beantwoordt een veelgehoorde vraag: facturen in meerdere talen opmaken.

Meertalige huisstijl
Vanaf heden kunt u uw huisstijl in meerdere talen opmaken. We leveren standaard een huisstijl in het Nederlands, Engels en Duits. U kunt ook andere talen toevoegen, maar de vertaling dient u dan zelf te doen.
Indien u internationaal zaken doet zal deze nieuwe functionaliteit interessant zijn. Lees hier hoe u een extra taal toevoegt en het in gebruik neemt.

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in de nieuwste huisstijl editor. Stuur ons een e-mail wanneer u nog een oudere editor hebt, om de meertaligheid functionaliteit te gebruiken.

Mogelijkheid om een eenheid bij een factuurregel veld ‘Aantal’ in te vullen
Bij het invoeren van een factuur/offerte kunt u nu bij het veld ‘Aantal’ een eenheid invullen. Denk hierbij aan “1 uur”, “2,5 m2” of “12 m³”. Met deze toevoeging kunt u uw factuur nog duidelijker maken voor uw klant.

Andere verbeteringen in deze update

  • Eigen lettertypes gebruiken in uw PDF huisstijl, lees hier meer over.
  • Mogelijkheid om een omschrijving en interne notitie bij een factuur/offerte te plaatsen.
  • De nieuwe productselectie verder geoptimaliseerd n.a.v. feedback van gebruikers.
  • Extern factuurnummer bij een inkoopfactuur kan nu maximaal 100 karakters bevatten.
  • Bij een inkoopfactuur kunt u het factuurtotaal zelf corrigeren (voorheen kon er een centenverschil ontstaan).

Zijn er functionaliteiten die u mist? Wij horen dit graag, zodat we weten wat er bij onze gebruikers speelt. Stuur ons een e-mail.

Integratie online incasso service Payt, helpt u betaald te krijgen

Payt is een online incasso service die u helpt bij het betaald krijgen van uw openstaande facturen. Payt verandert de traditionele incassomarkt door een online platform waarbij u zelf invloed heeft op het incassotraject én ook nog eens de wettelijk in rekening gebrachte incassokosten mag houden.

De voordelen van Payt en de samenwerking met WeFact:

  • Direct vanuit WeFact Hosting uw openstaande factuur uitzetten bij Payt. Lees hier hoe u Payt gebruikt binnen WeFact Hosting.
  • Ontvang zelf de in rekening gebrachte rente + incassokosten (€ 40 tot € 6.775).
  • Effectieve aanpak richting uw klant: aangetekende e-mail, fysieke brief, sms bericht en telefonisch contact via een bel robot.
  • Ontvang betalingen rechtstreeks op uw rekening, niet via een derdenrekening van het incassobureau.
  • Zelf inzicht en invloed in het incassotraject. Beëindig eventueel vroegtijdig het traject.

Payt rekent voor het starten van een incassozaak € 19,95. Hiervoor kunt u ook nog een pre-incasso starten, waarbij Payt de klant nog een laatste keer herinnert aan de openstaande factuur, voordat er daadwerkelijk een incassozaak gestart wordt. Meldt u hier aan om Payt uit te proberen!

Op dit moment is Payt alleen te gebruiken door WeFact Hosting gebruikers. WeFact Standard zal later volgen.

WeFact Standard update: verbeterde productkeuze en direct een relatie aanmaken bij een factuur

Vandaag, maandag 27 oktober, is een nieuwe versie van WeFact Standard beschikbaar gesteld. De update kent een aantal nieuwe functionaliteiten en verbeteringen om de administratie te vergemakkelijken. Tevens informeren we jullie graag over de komende ontwikkeling.

Verbeterde productkeuze
Wanneer u veel producten in WeFact Standard heeft, kon het kiezen van het juiste product bij een factuur of offerte onhandig werken. De lijst werd simpelweg te lang. In de update van vandaag hebben we dit ongemak daarom getackeld. Het kiezen naar het juiste product kan nog steeds uit een lijst, maar ook door te zoeken op productnummer of productnaam. De lijst zal in dat geval alleen gerelateerde producten tonen op basis van de ingetypte karakters.
Maakt u gebruik van productgroepen, dan kunt u de productlijst ook onderverdelen in productgroepen. Deze ‘instelling’ vindt u onderaan het venster wanneer u zoekt naar een product. Vink de checkbox aan om de lijst onder te verdelen in productgroepen.

Direct een debiteur of crediteur aanmaken bij een factuur
U hoeft niet langer apart een nieuwe debiteur of crediteur aan te maken voordat u de (inkoop)factuur kunt aanmaken. Dit kan in het vervolg direct vanaf de aanmaakpagina van een (inkoop)factuur of offerte. U hoeft dan alleen de essentiële informatie in te vullen, verder worden alle standaard voorkeursinstellingen toegepast.

Verbeterde productkeuze en direct een debiteur aanmaken

Binnenkort: meertalige huisstijl
Steeds vaker vernemen wij van gebruikers het gemis om facturen in een andere taal op te kunnen maken. Sinds enige tijd werken we daarom aan de mogelijkheid om uw huisstijl in meerdere talen op te kunnen maken. Per debiteur, en eventueel ook per factuur/offerte, kunt u de voorkeurstaal opgeven. Met de komst van meertalige huisstijl wordt internationaal zaken doen ook mogelijk vanuit WeFact Standard!

Zijn er functionaliteiten die u mist? Wij horen dit graag, zodat we weten wat er bij onze gebruikers speelt. Stuur ons een e-mail.

WeFact Hosting versie 3.4.1: o.a. upgraden hostingaccount en domeinnaam synchronisatie

Vandaag is WeFact Hosting versie 3.4.1 beschikbaar gesteld. Deze (tussen)versie kent een aantal veel gevraagde functionaliteiten zoals het kunnen upgraden van een hostingaccount. Hieronder informeren wij u graag over de veranderingen.

Verbeteringen en nieuwe functionaliteiten zijn o.a.:

  • Bijlagen opslaan bij een debiteur en crediteur.
  • Aan/uit zetten van de autorenew van een domeinnaam.
  • Inloggen in de backoffice volgens een 2-stap authenticatie. Naast de combinatie van een gebruikersnaam en wachtwoord dient er een authorisatiecode ingevuld te worden. Deze extra bescherming is per medewerker in te stellen. Lees hier hoe u dit inschakelt.
  • Integratie met betaalmethode SOFORT.
  • Integratie met betaalmethode Giropay.
  • Oplossing voor het niet ondersteunen van de opzegactie ‘Domeinnaam niet meer verlengen (bij registrar)’ bij SIDN. Hiervoor wordt een vervangende opzegactie toegevoegd die 1 dag voor de verlengdatum de domeinnaam opzegt.
  • In de titel van uw browser venster/tab ziet u nu terug op welke pagina u in WeFact Hosting bent.

NIEUW: Up-/downgraden van een hostingaccount
Indien een klant van hostingpakket wilt upgraden of downgraden kan dit in het vervolg vanuit de backoffice geregeld worden. U hoeft hiervoor niet langer handmatig de bewerking in het server control paneel te doen. Tevens kan WeFact Hosting de financiële afhandeling verzorgen door een factuur aan te maken.
Bekijk het help artikel hoe u een hostingaccount kunt up-/downgraden.

NIEUW: Automatische synchronisatie van domeinnaam informatie
Het is belangrijk dat informatie binnen WeFact Hosting actueel is. We hebben daarom een functionaliteit ontwikkeld die de verlengdatum en de nameservers automatisch controleert en actualiseert. Het bekijken van een domeinnaam of de cronjob zorgt periodiek dat informatie bij de registrar wordt opgehaald. Lees hier hoe u de domeinnaam synchronisatie inschakelt.

Hoe update ik naar versie 3.4.1?
Klik op het versienummer boven in uw WeFact Hosting. De downloadpagina in ons klantenpaneel wordt geopend. Hier kunt u de update naar versie 3.4.1 downloaden.
Het is mogelijk om te updaten vanaf versie 3.2. Heeft u nog een oudere versie, zorg dan eerst dat u update tot versie 3.2. De oudere versies kunt u ook downloaden in ons klantenpaneel.

Houd de administratie van uw WooCommerce webshop op orde

Inmiddels zijn er veel Nederlandse webshop eigenaren die gebruik maken van WooCommerce, wereldwijd zelfs meer dan 250.000. WooCommerce is een ideale Wordpress plugin om uw eigen webwinkel op te zetten. De plugin biedt volledige flexibiliteit om uw producten aan te bieden. U kunt tevens uw voorraad bijhouden en de plugin kan het gehele bestelproces (inclusief online betalen) afhandelen. Helaas wordt binnen WooCommerce onvoldoende de mogelijkheid geboden om een goede financiële administratie te voeren.

Onze WordPress partner Tussendoor Internet & Marketing uit Leeuwarden heeft daarom een WooCommerce – WeFact plugin ontwikkeld waarmee een WooCommerce webwinkel kan communiceren met een WeFact administratie. Hierdoor profiteert u van de mogelijkheden van WooCommerce en de voordelen van WeFact. De plugin is te gebruiken voor WeFact Standard en WeFact Hosting.

Waarom zou u WeFact gebruiken naast uw WooCommerce webwinkel?

  • Klanten worden automatisch opgenomen in WeFact.
  • Facturen worden automatisch aangemaakt. Uw facturen hebben een professionele uitstraling volgens u huisstijl, die u zelf eenvoudig kunt opmaken in WeFact.
  • De status van de factuur wordt automatisch aangepast aan de status van de bestelling.
  • WeFact helpt u bij uw BTW aangifte.
  • Via het klantenpaneel in uw webwinkel (WooCommerce) zijn facturen te downloaden.

Lees hier meer informatie over de WooCommerce – WeFact plugin. De kosten voor de koppeling bedragen eenmalig € 99,- excl. BTW inclusief 12 maanden updates (optioneel: na het eerste jaar kunt u voor € 49,95 het recht op updates per 12 maanden verlengen) De kosten voor de koppeling bedragen € 69,- excl. BTW per jaar. Heeft u vragen over de plugin of speciale wensen, neem dan contact op met de makers Tussendoor Internet & Marketing. Dit kan per e-mail info@tussendoor.nl of per telefoon 058 – 711 09 16.

Maakt u gebruik van andere webwinkel software, laat ons dit gerust weten zodat we kunnen onderzoeken wat wij voor u kunnen betekenen.

Domeinnamen en SSL certificaten aanvragen bij Networking4all

In WeFact Hosting versie 3.4 is de ondersteuning van partijen voor het aanvragen van domeinnamen en SSL certificaten uitgebreid met Networking4all. Networking4all heeft een groot aanbod van domeinnaam extensies en levert SSL certificaten van de merken Symantec, GlobalSign, GeoTrust en Thawte.

Aanmelden bij Networking4all
Neem contact op met Networking4all om gebruik te kunnen maken van hun dienstverlening. Dit kan per e-mail via sales@networking4all.com of telefonisch op 020 – 788 10 30.

Networking4all gebruiken binnen WeFact Hosting
De integratie is te gebruiken vanaf WeFact Hosting versie 3.4.0. Ga hiervoor in het menu naar “Instellingen” en kies hier “Modules”. Op de module pagina kunt u onder het tabblad “Nieuwe module toevoegen” Networking4all installeren. Hierna kunt u Networking4all toevoegen als registrar en uw klant inloggegevens invullen.

WeFact Hosting versie 3.4: Opzegprocedures, bankafschriften inlezen en DNS.be

Zojuist is WeFact Hosting versie 3.4 officieel beschikbaar gesteld. Deze versie bevat de mogelijkheid om diensten op te zeggen volgens opzegprocedures, maar ook de reeds aangekondigde module om bankafschriften in te lezen. Daarnaast hebben we weer op verschillende fronten WeFact Hosting verbeterd en gebruiksvriendelijker gemaakt. Hieronder informeren wij u graag over de veranderingen.

Verbeteringen en nieuwe functionaliteiten zijn o.a.:

  • Nieuwe module om bankafschriften in te lezen: ondersteuning voor CAMT, MT940 structured en MT940. Bank transacties kunnen worden gekoppeld aan een inkoopfactuur, verkoopfactuur of incassobatch. Zie het eerdere blog artikel voor meer informatie.
  • Domeinnamen in batch wijzigen van WHOIS informatie, registrar of overdragen naar een andere debiteur.
  • Wijzigen van het wachtwoord van een hostingaccount.
  • Koppeling met domeinnaam registrar DNS.be.
  • Koppeling met domeinnaam registrar InterNetworX.
  • Mogelijkheid om bij een verzonden factuur het betalingstraject te pauzeren. Handig wanneer u een speciale regeling met uw klant heeft afgesproken of wanneer de factuur uit handen is gegeven aan een incassobureau.
  • Bij het handmatig op betaald zetten van een factuur kunt u de betaaldatum opgeven.

NIEUW: Diensten opzeggen volgens opzegprocedures
Een veel gehoorde wens van gebruikers was om op een goede manier diensten op te kunnen zeggen. Deze update geeft gehoor aan deze behoefte. Er kunnen opzegprocedures gedefinieerd waaronder opzegacties kunnen hangen. Deze (geautomatiseerde) opzegacties hebben betrekking op het verwerken van de opzegging voor de dienst.
Voorbeeld: zodra een hostingaccount opgezegd wordt, kan op de opzegdatum het hostingaccount geblokkeerd worden en 30 dagen later verwijderd worden.
Bekijk het volgende artikel hoe u dit in gebruik neemt.

Hoe update ik naar versie 3.4?
Klik op het rode versienummer boven in uw WeFact Hosting. De downloadpagina in ons klantenpaneel wordt geopend. Hier kunt u de update naar versie 3.4 downloaden.
Het is mogelijk om te updaten vanaf versie 3.2. Heeft u nog een oudere versie, zorg dan eerst dat u update tot versie 3.2. De oudere versies kunt u ook downloaden in ons klantenpaneel.

WeFact Standard: abonnement een beperkt aantal keer factureren

Regelmatig ontvingen we de vraag hoe een abonnement aangemaakt kon worden dat maar een x aantal keer gefactureerd wordt, bijvoorbeeld voor een betaling in termijnen. Dit kon tot voor kort gedaan worden door het abonnement op te zeggen met een datum in de toekomst. Het abonnement wordt dan precies het aantal keer dat nodig was gefactureerd. Ondanks dat deze oplossing effectief was, lag de complexiteit bij het uitrekenen van de juiste datum. En juist dat moest door de WeFact Standard gebruiker gedaan worden!

Vanaf de nieuwe versie, vandaag gelanceerd, is deze complexiteit weggenomen. Tijdens het aanmaken en bewerken van het abonnement kunt u onder het tabblad “Einde abonnement” het aantal keer dat het abonnement gefactureerd mag worden invullen. WeFact Standard houdt bij hoe vaak het abonnement gefactureerd is en wanneer het beëindigd moet worden.

Heeft u nog abonnementen die u op de ‘oude methode’,op basis van een zelf uitgerekende einddatum? Deze hoeft u niet aan te passen.

WeFact Standard: sla specifieke klant informatie op die voor u relevant is

Sommige WeFact Standard gebruikers moeten informatie over een klant opslaan waarvoor de standaard opzet geen ruimte biedt. Een goed voorbeeld hiervan is de medische branche, zoals een fysiotherapeut of acupuncturist. Naast de adresgegevens dienen zij ook de zorgverzekeraar en het verzekeringsnummer bij te houden en te communiceren op de factuur. Deze is informatie is noodzakelijk bij het indienen van de declaratie bij de zorgverzekeraar.

Voor deze gebruikers hebben we sinds kort een unieke oplossing: het definiëren van eigen velden. Deze functionaliteit geeft u de vrijheid om precies die velden bij een debiteur toe te voegen die voor u van belang zijn. U kunt zelf het type veld bepalen: een tekstveld, datum, uitklapmenu, checkboxen of radiobuttons.

Uiteraard is deze oplossing ook bruikbaar voor ondernemers die simpelweg meer informatie bij een debiteur willen opslaan.

Waar vind ik deze functionaliteit?
In het menu gaat u naar “Mijn instellingen”. Op de geopende instellingen pagina vindt u het tabblad “Eigen gedefinieerde velden”. Hier kunt u velden toevoegen, beheren en van volgorde veranderen.

Bankafschriften inlezen: ondersteuning voor CAMT, slimmere herkenning en betere workflow

Afgelopen maanden is er door ons gewerkt aan een module voor het inlezen van bankafschriften. De banktransacties die u bij uw bank kan downloaden kunnen geïmporteerd worden in WeFact. Vervolgens kunt u iedere banktransactie één voor één af gaan en koppelen aan een inkoopfactuur, verkoopfactuur of incassobatch. Bij dit proces zal WeFact u helpen om automatisch deze match te maken of, indien een match niet gemaakt kan worden, suggesties geven.

Wat is er nieuw?
We hebben de module vanaf de grond af aan ontwikkeld waarbij er gelet is op slimme en betrouwbare herkenning, gebruiksgemak en duidelijkheid bij het verwerken van banktransacties. De banktransacties worden nu ook opgeslagen bij de factuur, zodat u altijd terug kan zoeken hoe een banktransactie verwerkt is.

We bieden ondersteuning voor de bestandsformaten MT940, MT940 structured (uitgebreidere versie van MT940) en CAMT.053. We adviseren, indien uw bank hier over beschikt, CAMT.053 te gebruiken. Het CAMT.053 formaat bevat namelijk de meeste informatie over een transactie en komt zodoende het verwerken van de transacties ten goede.
WeFact herkent of banktransacties al eerder geïmporteerd zijn, zodat het dubbel verwerken voortaan voorkomen wordt.

Beschikbaar in WeFact Standard en WeFact Hosting
De nieuwe module is beschikbaar voor beide producten. WeFact Standard gebruikers kunnen vanaf heden er gebruik van maken.

WeFact Hosting gebruikers kunnen vanaf vandaag de module in gebruik nemen. Klik binnen uw WeFact Hosting op het versienummer te klikken en download op de downloadpagina de nieuwste (tussen)versie 3.3.2. In deze tussenversie zijn overigens ook veel andere kleine verbeteringen doorgevoerd, zoals het kunnen pauzeren van het betalingstraject van een factuur (er worden dan geen betalingsherinneringen meer verstuurd) en een nieuwe DNS.be integratie.