Nieuwe huisstijl editor in WeFact Standard

Sinds enige tijd maken nieuwe klanten gebruik van een nieuwe huisstijl editor. In deze uitgebreidere huisstijl editor is het onder andere mogelijk om de positie van informatie te bepalen, welke informatie getoond wordt, zelf informatieblokken toe te voegen, kleuren op te geven, randen te maken, de opmaak van tekst te bepalen en de lijnhoogte in te stellen.
Wederom geldt dat deze nieuwe huisstijl editor geen speciale (programmeer)kennis vereist waardoor iedereen zijn wensen kan realiseren. Dit maakt deze editor dan ook uniek in z’n soort.

Bestaande gebruikers: overstap naar de nieuwe huisstijl editor
Bestaande gebruikers van WeFact Standard worden niet automatisch naar de nieuwe huisstijl editor overgezet. De overstap betekent namelijk dat u opnieuw uw huisstijl moet opmaken. Uiteraard kunnen wij hierbij ook helpen, zodat er een soepele overstap plaats vindt. Om gebruik te maken van de nieuwe huisstijl mogelijkheden, kunt u ons een e-mail sturen op helpdesk@wefact.nl.

Nieuwe uitgebreide API voor WeFact Standard

We vernamen regelmatig van klanten dat de mogelijkheden met de huidige API te beperkt waren. Er is daarom besloten een gloednieuwe API te ontwikkelen die alle functionaliteiten van WeFact Standard aanbiedt. De API leent zich prima voor bijvoorbeeld het realiseren van een integratie tussen uw eigen applicatie of website en uw financiële administratie in WeFact Standard.

De ‘oude’ API v1 zal backward compatible blijven. De documentatie van de nieuwe API v2 en voorbeeld PHP bestanden vindt u hier: www.wefact.nl/wefact-standard/apiv2/

Heeft u vragen over de API of integratiemogelijkheden, neem dan contact met ons op.

Accepteer Bitcoin betalingen via Mollie

Klanten van WeFact kunnen vanaf heden Bitcoin betalingen accepteren via de betalingsprovider Mollie. Een eigen Bitcoin wallet is daarvoor niet nodig. U ontvangt de Bitcoin betalingen in euro’s op uw rekening. Hierdoor loopt u zelf geen risico met koersschommelingen.

Websiteprofiel aanmaken binnen Mollie
Om gebruik te maken van deze betaalmethode, dient u binnen uw Mollie account een websiteprofiel aan te maken of te bewerken. Binnen dit websiteprofiel kunt u de gewenste betaalmethodes aanvinken, waaronder Bitcoin maar ook iDEAL, creditcard en Mister Cash.

WeFact Standard gebruikers
U hoeft binnen WeFact geen verdere actie te ondernemen, als u onder “Mijn instellingen” > tabblad “Betaalmogelijkheden” al een ‘Mollie API key’ heeft ingevuld. Indien u daar uw Mollie partner ID heeft ingevuld, kunt u contact met ons opnemen, zodat we de nieuwe Mollie koppeling voor u kunnen activeren.

WeFact Hosting gebruikers
Om naast iDEAL ook gebruik te kunnen maken van de nieuwe betaalmethoden creditcard, Mister Cash en/of Bitcoins, dient u onderstaand bestand te downloaden en de inhoud van dit ZIP bestand te plaatsen in de map “Klanten/betalen/”. Vervolgens voegt u via “Instellingen” > “Betaalmogelijkheden” de nieuwe betaalmethode toe door de map ‘mollie’ te selecteren.

WeFact Standard update: BTW verleggen, excl/incl BTW bedragen per factuur bepalen en uw top 25 debiteuren

Vandaag, dinsdag 25 maart, is een nieuwe versie van WeFact Standard beschikbaar gesteld. De update kent wederom veel nieuwe functionaliteiten en optimalisaties die het gebruik van WeFact Standard verder verbeteren.

Nieuwe functionaliteiten:

  • WeFact gebruikers die o.a. werkzaam zijn in de bouw kunnen nu handmatig aangeven dat de BTW verlegd moet worden. Dit zal zichtbaar zijn op de factuur PDF. Zie dit help artikel hoe u (handmatig) BTW kunt verleggen.
  • Per factuur kunt u aangeven of u op basis van excl. of incl. BTW bedragen wilt invoeren.
  • Bij de statistieken pagina “Inkomsten en uitgaven” vindt u een extra tabblad “Top 25 debiteuren”. Dit overzicht geeft een lijst met 25 debiteuren met de hoogste omzet in de geselecteerde periode.
  • Indien één debiteur meerdere conceptfacturen heeft, kunt u deze vanuit het overzicht aanvinken en kiezen voor de actie “Conceptfacturen samenvoegen”.
  • U kunt meerdere facturen als aparte PDF’s downloaden en bewaren voor uw eigen administratie. Deze mogelijkheid vindt u door in het menu te gaan naar “Mijn instellingen” en dan in het submenu “Exporteren”.
  • Nieuwe integratie met Mollie. Vanaf heden kunt u ook online betalingen ontvangen via Mister Cash (Belgische klanten) en via creditcard. Bestaande klanten kunnen hierover contact met ons opnemen

Verbeteringen in de nieuwe versie:

  • In de dagelijkse e-mailnotificatie worden nu ook de nog te betalen inkoopfacturen opgenomen (3 dagen voor verstrijken van de betaaltermijn).
  • Optimalisaties doorgevoerd in de SEPA incasso module, waaronder het wijzigen van de incassodatum en een controle of de BIC een correcte notatie heeft.
  • Optimalisaties doorgevoerd in de boekhoudkoppelingen Twinfield en Exact Online, waardoor u onder andere de omgeving/administratie kunt specificeren.

Mist u zelf nog een functionaliteit of heeft u een suggestie hoe iets beter kan?
Stuur ons dan een e-mail.

WeFact Hosting versie 3.3: SSL certificaten, nieuwe API, bijlagen, definieer eigen velden, etc.

Zojuist is WeFact Hosting versie 3.3 officieel beschikbaar gesteld. Deze versie bevat veel nieuwe functionaliteiten die de afgelopen maanden in beta versies beschikbaar zijn gesteld en getest. Daarnaast hebben we op verschillende fronten WeFact Hosting verbeterd en gebruiksvriendelijker gemaakt. Hieronder informeren wij u graag over de veranderingen.

Verbeteringen en nieuwe functionaliteiten zijn o.a.:

  • Bijlagen meesturen met een factuur of offerte (zie eerder blog bericht).
  • Definieer eigen velden die gebruikt kunnen worden bij een debiteur (zie eerder blog bericht).
  • U kunt er voor kiezen om bedragen exclusief of inclusief BTW in te vullen.
  • Ticketsysteem verbeteringen, waaronder het locken van een ticket.
  • SEPA Direct Debit module verder verbeterd.
  • Koppeling met Oxxa fors verbeterd en ondersteuning voor DNS template.
  • Ondersteuning DNS template bij OpenProvider koppeling.
  • SIDN importeermogelijkheid (CSV bestanden).
  • Ondersteuning van alle nieuwe (nog uit te geven) domeinnaam extensies.

NIEUW:  SSL module
Vanaf heden kunt u SSL certificaten beheren in WeFact Hosting. Aanvragen van certificaten kunnen aangevraagd worden bij OpenProvider en Xolphin. Klanten kunnen SSL certificaten direct in uw bestelformulier bestellen.
Lees een uitgebreidere functieomschrijving van alle mogelijkheden in een eerder blog bericht: Beheer uw SSL certificaat… gewoon vanuit WeFact Hosting.

NIEUW:  API versie 2
We hoorden regelmatige klanten over de beperkingen die de huidige API heeft. Daarom hebben we een gloednieuwe API ontwikkeld die vrijwel alle huidige functionaliteiten binnen WeFact Hosting ondersteund. De ‘oude’ API v1 blijft backward compatible. De documentatie en voorbeeld PHP bestanden van de nieuwe API v2 vindt u hier: www.wefact.nl/wefact-hosting/apiv2/

Hoe update ik naar versie 3.3?
Klik op het rode versienummer boven in uw WeFact Hosting. De downloadpagina in ons klantenpaneel wordt nu geopend. Hier heeft u de mogelijkheid om de update naar versie 3.3 te downloaden. Het is mogelijk om te updaten vanaf versie 3.1. Heeft u nog een oudere versie, zorg dan eerst dat u update tot versie 3.1. De oudere versies kunt u ook downloaden in ons klantenpaneel.

We’re hiring! Help ons aan een PHP programmeur

Dagelijks wordt er met veel plezier gewerkt aan verbeteringen en nieuwe functionaliteiten binnen onze producten WeFact Standard en WeFact Hosting. Door verdere groei en meer ideeën/wensen zijn we opzoek naar slimme PHP programmeurs die ons kunnen helpen met de verdere uitbouw van WeFact.

Binnen ons jonge team zullen je werkzaamheden naast het programmeren bestaan uit het uitdenken van functionaliteiten en gebruiksvriendelijker maken van de software. Daarnaast help je mee aan de internationale uitbouw van WeFact Hosting. Kennis van PHP, MySQL en jQuery is hiervoor vereist. De werkzaamheden dienen bij ons op kantoor in Eersel (omgeving Eindhoven) uitgevoerd te worden.

De vacatures vind je op: www.wefact.nl/vacatures/

Verdien € 1.000,- door ons te helpen!
Indien jij ons helpt bij het in contact brengen met een geschikte kandidaat en dit leidt tot een aanstelling, ontvang je van ons een beloning van € 1.000,-!

Ken je iemand die wellicht interesse heeft? Stuur ons dan een e-mail op: j.blox@wefact.nl

WeFact Standard update: voeg bijlagen toe bij uw offertes en facturen

Vandaag, 27 januari, is er een nieuwe versie van WeFact Standard beschikbaar gesteld. In deze versie hebben we een aantal kleine verbeteringen doorgevoerd, maar ook een veelgevraagde functionaliteit toegevoegd: het toevoegen van bijlagen bij een offerte, factuur en inkoopfactuur.

Bijlagen bij offertes en facturen
Per offerte en factuur kunt u één of meerdere bijlagen meesturen. Dit kan handig zijn om bijvoorbeeld uw urenverantwoording in één e-mail met de factuur naar de klant te sturen. Per offerte of factuur kunt u tot maximaal 5MB aan bijlagen meesturen.
Help artikel: Hoe kan ik bijlagen meesturen met een offerte of factuur?

Voeg de originele inkoopfactuur toe aan uw administratie
De nieuwe versie biedt vanaf nu ook de mogelijkheid om de originele factuur bij een inkoopfactuur op te slaan. Zo heeft u uw volledige administratie altijd bij de hand!

Mist u zelf nog een functionaliteit of heeft u een suggestie hoe iets beter kan?
Stuur ons dan een e-mail.

Beheer uw SSL certificaat… gewoon vanuit WeFact Hosting

Naast de mogelijkheden van WeFact Hosting om domeinnamen realtime te registeren en hosting accounts aan te maken, zal binnenkort een extra diensttype beschikbaar komen.
Via deze weg presenteren we met trots de SSL module!

Een korte introductie
Het configureren
Binnen WeFact Hosting kunt u uw  SSL producten definiëren. Tijdens het definiëren selecteert u de SSL leverancier met het bijbehorende SSL product van de leverancier. Alle specificaties van het product worden opgehaald, zoals de beschikbare aanvraagperiodes en de ondersteuning voor wildcard en multi-domein. Dit bespaart invoerwerk en voorkomt fouten!
Het is gebruikelijk om een SSL certificaat tegen een gereduceerd tarief te leveren wanneer de klant het certificaat voor een langere periode afneemt. Binnen WeFact Hosting is het mogelijk om per aanvraagperiode een prijs per jaar op te kunnen geven, en dus ook een gereduceerd tarief door te rekenen.

SSL product informatie wordt verkregen van de registrar

Beschikbaar in bestelformulier
Een SSL certificaat kan handmatig via de backoffice aangemaakt worden. Daarnaast kan de klant ook via het bestelformulier een SSL certificaat aanvragen. Dit kan eenvoudig via een uitklapmenu of via een gebruiksvriendelijke keuze-wizard. Een SSL certificaat kan een fantastische upsell mogelijkheid zijn richting uw (bestaande) klanten.

Aanvragen en installeren
Het aanvragen van een SSL certificaat kan door WeFact Hosting worden gestart. De aanvraagstatus wordt automatisch in de gaten gehouden. Zodra een certificaat succesvol is aangevraagd en dus geïnstalleerd kan worden op de server, zult u een notificatie ontvangen.
Op dit moment dient de installatie nog handmatig gedaan te worden, maar we hebben de intentie om ook dit volledig te gaan automatiseren.

Voorbeeld van actief SSL certificaat

Beheren van uw SSL certificaten
De SSL module binnen WeFact Hosting stelt u in staat om zeer overzichtelijk te waken over uw SSL certificaten. U hoeft niet meer in het control paneel van uw SSL leverancier in te loggen, alle acties kunt u doen vanuit het vertrouwde WeFact Hosting. Denk hierbij aan acties om een SSL certificaat terug te trekken, te verlengen, domeinnamen toe te voegen/verwijderen of wijzigingen aan het SSL certificaat aan te brengen.

Verlengen van een SSL certificaat
Abonnementen van SSL certificaten zullen standaard niet automatisch opnieuw worden gefactureerd, maar pas zodra de verlenging van het SSL certificaat is uitgevoerd. Een handmatige actie is dus vereist, maar geeft u wel de gelegenheid om eventueel een SSL certificaat voor een langere of kortere periode aan te vragen. WeFact Hosting zal u tijdig herinneren om een SSL certificaat te verlengen.

SSL leveranciers: Openprovider en Xolphin
Om betrouwbaar SSL certificaten aan te vragen is er een intensieve samenwerking met de veelgebruikte partijen Openprovider en Xolphin. Hierdoor kunnen SSL certificaten met domein-validatie, organisatie-validatie en uitgebreide validatie worden aangevraagd.
Bent u nog geen klant bij hun, informeer dan bij hun naar de mogelijkheden.

Interesse? Neem deel aan de beta
De SSL module zal vanaf januari 2014 onder een kleine groep geïnteresseerden beschikbaar worden gesteld. Biedt u reeds SSL certificaten aan of wilt u dit gaan aanbieden, dan zal deze module veel werk uit handen nemen en bijdragen aan meer omzet. We zouden graag uw feedback horen!

U kunt zich aanmelden voor de beta versie door een e-mail te sturen naar: helpdesk@wefact.nl. Vermeld daarbij of u gebruik maakt van Openprovider of Xolphin.

Openingsdagen tijdens de kerst en oud & nieuw

We naderen het einde van een prachtig 2013 en kijken stiekem al uit naar een veelbelovend 2014. Via dit bericht willen we u op de hoogte brengen over de gewijzigde openingsdagen tijdens de feestdagen.

De volgende dagen zijn wij gesloten:
– woensdag 25 en donderdag 26 december
– dinsdag 31 december en woensdag 1 januari

Via deze weg wensen wij u fijne feestdagen en een ondernemend en gezond 2014!

Het WeFact team

De tijd dringt om over te gaan naar de SEPA incasso

De afgelopen weken ontvangen wij steeds vaker de vraag van klanten of WeFact Standard en WeFact Hosting de nieuwe SEPA automatische incasso ondersteunt die vanaf 1 februari 2014 verplicht gesteld wordt door de banken. Zoals we voor de zomer berichtten zijn beide producten al sinds juli 2013 gereed om via SEPA te incasseren. Via dit blog bericht willen we nogmaals u informeren over de overgang.

Verschil tussen de oude CLIEOP3 variant en de nieuwe SEPA variant
Veelal wordt er gedacht en zelfs vanuit de banken gecommuniceerd dat het verschil in het bestandsformaat zit. In plaats van een CLIEOP3 bestand dient er een zogenoemd XML bestand (PAIN formaat) bij de bank aangeleverd te worden. Dit klopt, echter is dit te kort door de bocht beredeneerd en dient u zich als ondernemer en incassant aan veel meer regels te houden!

Goed om daarom deze regels puntsgewijs door te nemen:

  • U kunt incasseren van bankrekeningen buiten Nederland, namelijk bij klanten uit Europa. Hiervoor krijgt u van uw bank een nieuwe. SEPA euro incasso overeenkomst en een IncassantID, uw unieke kenmerk om incasso’s uit te voeren.
  • Met iedere debiteur waarmee u een machtigingsovereenkomst aangaat spreekt u een zogenoemd machtigingskenmerk af. Dit is het kenmerk waaraan de klant (en u) de overeenkomst kan herleiden.
  • U dient vooraf de debiteur te informeren over de exacte datum wanneer het bedrag geïncasseerd wordt. Dit kan/mag in de factuur e-mail.
  • Het incasso bestand (XML, PAIN formaat) dient u voortijdig bij uw bank aan te leveren in verband met de verwerkingstijden bij de bank. Dit in tegenstelling tot de ‘vrijblijvende’ CLIEOP3 incasso wijze waarbij incasso’s vrijwel direct werden uitgevoerd.

Een unieke SEPA module van WeFact
Door deze verandering is het incasso-proces complexer geworden. Om het voor u werkbaar te houden hebben we een unieke module ontwikkeld die al het werk uit handen neemt.

Batches worden automatisch aangemaakt. Incasso facturen zullen ook weer automatisch aan de eerst mogelijke batch worden toegevoegd. WeFact zal vervolgens aangeven wanneer een batch gedownload en geïmporteerd bij uw bank moet worden.
Daarnaast zorgt WeFact dat een debiteur een machtigingskenmerk krijgt en zal in de gaten houden of de batch binnen de limieten van uw incasso contract valt.

Hulp en verdere uitleg
WeFact Standard gebruikers

WeFact Hosting gebruikers: