WeFact Standard: abonnement een beperkt aantal keer factureren

Regelmatig ontvingen we de vraag hoe een abonnement aangemaakt kon worden dat maar een x aantal keer gefactureerd wordt, bijvoorbeeld voor een betaling in termijnen. Dit kon tot voor kort gedaan worden door het abonnement op te zeggen met een datum in de toekomst. Het abonnement wordt dan precies het aantal keer dat nodig was gefactureerd. Ondanks dat deze oplossing effectief was, lag de complexiteit bij het uitrekenen van de juiste datum. En juist dat moest door de WeFact Standard gebruiker gedaan worden!

Vanaf de nieuwe versie, vandaag gelanceerd, is deze complexiteit weggenomen. Tijdens het aanmaken en bewerken van het abonnement kunt u onder het tabblad “Einde abonnement” het aantal keer dat het abonnement gefactureerd mag worden invullen. WeFact Standard houdt bij hoe vaak het abonnement gefactureerd is en wanneer het beëindigd moet worden.

Heeft u nog abonnementen die u op de ‘oude methode’,op basis van een zelf uitgerekende einddatum? Deze hoeft u niet aan te passen.

WeFact Standard: sla specifieke klant informatie op die voor u relevant is

Sommige WeFact Standard gebruikers moeten informatie over een klant opslaan waarvoor de standaard opzet geen ruimte biedt. Een goed voorbeeld hiervan is de medische branche, zoals een fysiotherapeut of acupuncturist. Naast de adresgegevens dienen zij ook de zorgverzekeraar en het verzekeringsnummer bij te houden en te communiceren op de factuur. Deze is informatie is noodzakelijk bij het indienen van de declaratie bij de zorgverzekeraar.

Voor deze gebruikers hebben we sinds kort een unieke oplossing: het definiëren van eigen velden. Deze functionaliteit geeft u de vrijheid om precies die velden bij een debiteur toe te voegen die voor u van belang zijn. U kunt zelf het type veld bepalen: een tekstveld, datum, uitklapmenu, checkboxen of radiobuttons.

Uiteraard is deze oplossing ook bruikbaar voor ondernemers die simpelweg meer informatie bij een debiteur willen opslaan.

Waar vind ik deze functionaliteit?
In het menu gaat u naar “Mijn instellingen”. Op de geopende instellingen pagina vindt u het tabblad “Eigen gedefinieerde velden”. Hier kunt u velden toevoegen, beheren en van volgorde veranderen.

Bankafschriften inlezen: ondersteuning voor CAMT, slimmere herkenning en betere workflow

Afgelopen maanden is er door ons gewerkt aan een module voor het inlezen van bankafschriften. De banktransacties die u bij uw bank kan downloaden kunnen geïmporteerd worden in WeFact. Vervolgens kunt u iedere banktransactie één voor één af gaan en koppelen aan een inkoopfactuur, verkoopfactuur of incassobatch. Bij dit proces zal WeFact u helpen om automatisch deze match te maken of, indien een match niet gemaakt kan worden, suggesties geven.

Wat is er nieuw?
We hebben de module vanaf de grond af aan ontwikkeld waarbij er gelet is op slimme en betrouwbare herkenning, gebruiksgemak en duidelijkheid bij het verwerken van banktransacties. De banktransacties worden nu ook opgeslagen bij de factuur, zodat u altijd terug kan zoeken hoe een banktransactie verwerkt is.

We bieden ondersteuning voor de bestandsformaten MT940, MT940 structured (uitgebreidere versie van MT940) en CAMT.053. We adviseren, indien uw bank hier over beschikt, CAMT.053 te gebruiken. Het CAMT.053 formaat bevat namelijk de meeste informatie over een transactie en komt zodoende het verwerken van de transacties ten goede.
WeFact herkent of banktransacties al eerder geïmporteerd zijn, zodat het dubbel verwerken voortaan voorkomen wordt.

Beschikbaar in WeFact Standard en WeFact Hosting
De nieuwe module is beschikbaar voor beide producten. WeFact Standard gebruikers kunnen vanaf heden er gebruik van maken.

WeFact Hosting gebruikers kunnen vanaf vandaag de module in gebruik nemen. Klik binnen uw WeFact Hosting op het versienummer te klikken en download op de downloadpagina de nieuwste (tussen)versie 3.3.2. In deze tussenversie zijn overigens ook veel andere kleine verbeteringen doorgevoerd, zoals het kunnen pauzeren van het betalingstraject van een factuur (er worden dan geen betalingsherinneringen meer verstuurd) en een nieuwe DNS.be integratie.

Nieuwe huisstijl editor in WeFact Standard

Sinds enige tijd maken nieuwe klanten gebruik van een nieuwe huisstijl editor. In deze uitgebreidere huisstijl editor is het onder andere mogelijk om de positie van informatie te bepalen, welke informatie getoond wordt, zelf informatieblokken toe te voegen, kleuren op te geven, randen te maken, de opmaak van tekst te bepalen en de lijnhoogte in te stellen.
Wederom geldt dat deze nieuwe huisstijl editor geen speciale (programmeer)kennis vereist waardoor iedereen zijn wensen kan realiseren. Dit maakt deze editor dan ook uniek in z’n soort.

Bestaande gebruikers: overstap naar de nieuwe huisstijl editor
Bestaande gebruikers van WeFact Standard worden niet automatisch naar de nieuwe huisstijl editor overgezet. De overstap betekent namelijk dat u opnieuw uw huisstijl moet opmaken. Uiteraard kunnen wij hierbij ook helpen, zodat er een soepele overstap plaats vindt. Om gebruik te maken van de nieuwe huisstijl mogelijkheden, kunt u ons een e-mail sturen op helpdesk@wefact.nl.

Nieuwe uitgebreide API voor WeFact Standard

We vernamen regelmatig van klanten dat de mogelijkheden met de huidige API te beperkt waren. Er is daarom besloten een gloednieuwe API te ontwikkelen die alle functionaliteiten van WeFact Standard aanbiedt. De API leent zich prima voor bijvoorbeeld het realiseren van een integratie tussen uw eigen applicatie of website en uw financiële administratie in WeFact Standard.

De ‘oude’ API v1 zal backward compatible blijven. De documentatie van de nieuwe API v2 en voorbeeld PHP bestanden vindt u hier: www.wefact.nl/wefact-standard/apiv2/

Heeft u vragen over de API of integratiemogelijkheden, neem dan contact met ons op.

Accepteer Bitcoin betalingen via Mollie

Klanten van WeFact kunnen vanaf heden Bitcoin betalingen accepteren via de betalingsprovider Mollie. Een eigen Bitcoin wallet is daarvoor niet nodig. U ontvangt de Bitcoin betalingen in euro’s op uw rekening. Hierdoor loopt u zelf geen risico met koersschommelingen.

Websiteprofiel aanmaken binnen Mollie
Om gebruik te maken van deze betaalmethode, dient u binnen uw Mollie account een websiteprofiel aan te maken of te bewerken. Binnen dit websiteprofiel kunt u de gewenste betaalmethodes aanvinken, waaronder Bitcoin maar ook iDEAL, creditcard en Mister Cash.

WeFact Standard gebruikers
U hoeft binnen WeFact geen verdere actie te ondernemen, als u onder “Mijn instellingen” > tabblad “Betaalmogelijkheden” al een ‘Mollie API key’ heeft ingevuld. Indien u daar uw Mollie partner ID heeft ingevuld, kunt u contact met ons opnemen, zodat we de nieuwe Mollie koppeling voor u kunnen activeren.

WeFact Hosting gebruikers
Om naast iDEAL ook gebruik te kunnen maken van de nieuwe betaalmethoden creditcard, Mister Cash en/of Bitcoins, dient u onderstaand bestand te downloaden en de inhoud van dit ZIP bestand te plaatsen in de map “Klanten/betalen/”. Vervolgens voegt u via “Instellingen” > “Betaalmogelijkheden” de nieuwe betaalmethode toe door de map ‘mollie’ te selecteren.

WeFact Standard update: BTW verleggen, excl/incl BTW bedragen per factuur bepalen en uw top 25 debiteuren

Vandaag, dinsdag 25 maart, is een nieuwe versie van WeFact Standard beschikbaar gesteld. De update kent wederom veel nieuwe functionaliteiten en optimalisaties die het gebruik van WeFact Standard verder verbeteren.

Nieuwe functionaliteiten:

  • WeFact gebruikers die o.a. werkzaam zijn in de bouw kunnen nu handmatig aangeven dat de BTW verlegd moet worden. Dit zal zichtbaar zijn op de factuur PDF. Zie dit help artikel hoe u (handmatig) BTW kunt verleggen.
  • Per factuur kunt u aangeven of u op basis van excl. of incl. BTW bedragen wilt invoeren.
  • Bij de statistieken pagina “Inkomsten en uitgaven” vindt u een extra tabblad “Top 25 debiteuren”. Dit overzicht geeft een lijst met 25 debiteuren met de hoogste omzet in de geselecteerde periode.
  • Indien één debiteur meerdere conceptfacturen heeft, kunt u deze vanuit het overzicht aanvinken en kiezen voor de actie “Conceptfacturen samenvoegen”.
  • U kunt meerdere facturen als aparte PDF’s downloaden en bewaren voor uw eigen administratie. Deze mogelijkheid vindt u door in het menu te gaan naar “Mijn instellingen” en dan in het submenu “Exporteren”.
  • Nieuwe integratie met Mollie. Vanaf heden kunt u ook online betalingen ontvangen via Mister Cash (Belgische klanten) en via creditcard. Bestaande klanten kunnen hierover contact met ons opnemen

Verbeteringen in de nieuwe versie:

  • In de dagelijkse e-mailnotificatie worden nu ook de nog te betalen inkoopfacturen opgenomen (3 dagen voor verstrijken van de betaaltermijn).
  • Optimalisaties doorgevoerd in de SEPA incasso module, waaronder het wijzigen van de incassodatum en een controle of de BIC een correcte notatie heeft.
  • Optimalisaties doorgevoerd in de boekhoudkoppelingen Twinfield en Exact Online, waardoor u onder andere de omgeving/administratie kunt specificeren.

Mist u zelf nog een functionaliteit of heeft u een suggestie hoe iets beter kan?
Stuur ons dan een e-mail.

WeFact Hosting versie 3.3: SSL certificaten, nieuwe API, bijlagen, definieer eigen velden, etc.

Zojuist is WeFact Hosting versie 3.3 officieel beschikbaar gesteld. Deze versie bevat veel nieuwe functionaliteiten die de afgelopen maanden in beta versies beschikbaar zijn gesteld en getest. Daarnaast hebben we op verschillende fronten WeFact Hosting verbeterd en gebruiksvriendelijker gemaakt. Hieronder informeren wij u graag over de veranderingen.

Verbeteringen en nieuwe functionaliteiten zijn o.a.:

  • Bijlagen meesturen met een factuur of offerte (zie eerder blog bericht).
  • Definieer eigen velden die gebruikt kunnen worden bij een debiteur (zie eerder blog bericht).
  • U kunt er voor kiezen om bedragen exclusief of inclusief BTW in te vullen.
  • Ticketsysteem verbeteringen, waaronder het locken van een ticket.
  • SEPA Direct Debit module verder verbeterd.
  • Koppeling met Oxxa fors verbeterd en ondersteuning voor DNS template.
  • Ondersteuning DNS template bij OpenProvider koppeling.
  • SIDN importeermogelijkheid (CSV bestanden).
  • Ondersteuning van alle nieuwe (nog uit te geven) domeinnaam extensies.

NIEUW:  SSL module
Vanaf heden kunt u SSL certificaten beheren in WeFact Hosting. Aanvragen van certificaten kunnen aangevraagd worden bij OpenProvider en Xolphin. Klanten kunnen SSL certificaten direct in uw bestelformulier bestellen.
Lees een uitgebreidere functieomschrijving van alle mogelijkheden in een eerder blog bericht: Beheer uw SSL certificaat… gewoon vanuit WeFact Hosting.

NIEUW:  API versie 2
We hoorden regelmatige klanten over de beperkingen die de huidige API heeft. Daarom hebben we een gloednieuwe API ontwikkeld die vrijwel alle huidige functionaliteiten binnen WeFact Hosting ondersteund. De ‘oude’ API v1 blijft backward compatible. De documentatie en voorbeeld PHP bestanden van de nieuwe API v2 vindt u hier: www.wefact.nl/wefact-hosting/apiv2/

Hoe update ik naar versie 3.3?
Klik op het rode versienummer boven in uw WeFact Hosting. De downloadpagina in ons klantenpaneel wordt nu geopend. Hier heeft u de mogelijkheid om de update naar versie 3.3 te downloaden. Het is mogelijk om te updaten vanaf versie 3.1. Heeft u nog een oudere versie, zorg dan eerst dat u update tot versie 3.1. De oudere versies kunt u ook downloaden in ons klantenpaneel.

We’re hiring! Help ons aan een PHP programmeur

Dagelijks wordt er met veel plezier gewerkt aan verbeteringen en nieuwe functionaliteiten binnen onze producten WeFact Standard en WeFact Hosting. Door verdere groei en meer ideeën/wensen zijn we opzoek naar slimme PHP programmeurs die ons kunnen helpen met de verdere uitbouw van WeFact.

Binnen ons jonge team zullen je werkzaamheden naast het programmeren bestaan uit het uitdenken van functionaliteiten en gebruiksvriendelijker maken van de software. Daarnaast help je mee aan de internationale uitbouw van WeFact Hosting. Kennis van PHP, MySQL en jQuery is hiervoor vereist. De werkzaamheden dienen bij ons op kantoor in Eersel (omgeving Eindhoven) uitgevoerd te worden.

De vacatures vind je op: www.wefact.nl/vacatures/

Verdien € 1.000,- door ons te helpen!
Indien jij ons helpt bij het in contact brengen met een geschikte kandidaat en dit leidt tot een aanstelling, ontvang je van ons een beloning van € 1.000,-!

Ken je iemand die wellicht interesse heeft? Stuur ons dan een e-mail op: j.blox@wefact.nl

WeFact Standard update: voeg bijlagen toe bij uw offertes en facturen

Vandaag, 27 januari, is er een nieuwe versie van WeFact Standard beschikbaar gesteld. In deze versie hebben we een aantal kleine verbeteringen doorgevoerd, maar ook een veelgevraagde functionaliteit toegevoegd: het toevoegen van bijlagen bij een offerte, factuur en inkoopfactuur.

Bijlagen bij offertes en facturen
Per offerte en factuur kunt u één of meerdere bijlagen meesturen. Dit kan handig zijn om bijvoorbeeld uw urenverantwoording in één e-mail met de factuur naar de klant te sturen. Per offerte of factuur kunt u tot maximaal 5MB aan bijlagen meesturen.
Help artikel: Hoe kan ik bijlagen meesturen met een offerte of factuur?

Voeg de originele inkoopfactuur toe aan uw administratie
De nieuwe versie biedt vanaf nu ook de mogelijkheid om de originele factuur bij een inkoopfactuur op te slaan. Zo heeft u uw volledige administratie altijd bij de hand!

Mist u zelf nog een functionaliteit of heeft u een suggestie hoe iets beter kan?
Stuur ons dan een e-mail.