Hanteer prijzen inclusief BTW en voeg bijlagen toe aan facturen/offertes

Een steeds vaker gemiste functionaliteit die we hoorden was het kunnen invoeren van prijzen incl. BTW. Het is namelijk niet mogelijk om op basis van een exclusief BTW bedrag precies uit te komen op € 10,00 of € 35,00 incl. BTW. In de nieuwe WeFact Hosting (tussen)versie 3.2.3 bieden we hier nu wel ondersteuning voor, evenals een aantal andere interessante toevoegingen zoals het kunnen meesturen van bijlagen bij een factuur of offerte.

Hanteer prijzen inclusief BTW
U kunt instellen om binnen het volledige pakket te werken met prijzen exclusief of inclusief BTW. Deze instelling vindt u door in het menu te gaan naar “Instellingen” en vervolgens “WeFact voorkeuren”. In het tabblad “BTW” vindt u de instelling “Wilt u prijzen exclusief of inclusief BTW hanteren?”.
Bovendien kunt u per factuur of bestelformulier een afwijkende voorkeur instellen.

Stuur bijlagen mee met een factuur of offerte
Een ander veelgestelde vraag is de mogelijkheid om bijlagen mee te sturen bij een factuur of offerte. Denk hierbij aan een urenoverzicht of productbrochure. Onderaan bij het toevoegen en bewerken van een factuur of offerte vindt u de mogelijkheid om bijlagen te kiezen. Ook kunt u er voor kiezen om één of meerdere bestanden te slepen (drag & drop) naar het invoerformulier waarmee u het uploaden van de bestanden start. Alle bijlagen worden altijd meegestuurd bij het per e-mail versturen van de factuur of offerte.

Bijlage bij een factuur toevoegen

SIDN facturatieperiode instelling
Zoals eerder in een ander blog bericht gemeld zal SIDN haar facturatiebeleid vanaf 1 januari 2014 veranderen waarbij voor een deelnemer de keuze is om een domeinnaam per 1, 3 of 12 maanden te registreren. In versie 3.2.3 kunt u nu bij de registrar SIDN uw voorkeursfacturatieperiode instellen.

Binnenkort: Een gloednieuwe API (versie 2)
Al enkele maanden zijn wij druk bezig met de ontwikkeling van een geheel vernieuwde API. De huidige API (versie 1) kent een beperkt aantal functionaliteiten, waardoor klanten tijdens integraties tegen bepaalde zaken aanliepen. De nieuwe API zal dit euvel oplossen. Vrijwel alle functionaliteiten die binnen WeFact Hosting aanwezig zijn, zullen ook beschikbaar zijn als functie binnen de API. De API versie 1 zal backward compatible gehouden worden.

Indien u van plan bent om met de API aan de slag te gaan, kunt u contact met ons opnemen om binnenkort de BETA versie te ontvangen. Zo kunt u uw integraties en ideeën direct baseren op de nieuwe API!

Onderhoudswerkzaamheden deze week

Afgelopen twee weken hebben we helaas enkele malen instabiliteit ervaren in onze dienstverlening. Onze website en WeFact Standard waren dan korte tijd niet bereikbaar. Om deze problemen in de toekomst te voorkomen zullen we daarom deze week onderhoud uitvoeren.
Het eerste onderhoud zal maandagavond (11 november 2013) plaatsvinden tussen 22:30 en 23:30 uur. Tijdens het onderhoud zal ook onze website verminderd bereikbaar zijn.

Klanten die WeFact Standard gebruiken
Gedurende het onderhoud zal WeFact Standard niet bereikbaar zijn. Ook later deze week zal WeFact Standard nog eenmaal korte tijd onbereikbaar zijn. Boven het inlogvenster zullen we hierover berichten.

Klanten die WeFact Hosting gebruiken
De WeFact Hosting klanten zullen geen hinder ervaren van het onderhoud.

Update 13-11-2013:
Woensdagavond (13 november 2013) zal tussen 22:30 en 23:59 uur een tweede onderhoud plaatsvinden. WeFact Standard gebruikers kunnen dan tijdelijk niet inloggen en onze website zal verminderd bereikbaar zijn.

Update 14-11-2013:
Woensdagavond is het tweede en laatste onderhoud succesvol uitgevoerd. Alles functioneert weer naar behoren.

Onze excuses voor het ongemak.

SIDN: wijziging facturatiebeleid voor deelnemers

We ontvangen afgelopen weken veel vragen van SIDN deelnemers over de wijziging in het facturatiebeleid van SIDN en wat dit betekent voor de werking binnen WeFact Hosting. Graag informeren wij de gebruikers die SIDN deelnemer zijn hierover.

Wat wijzigt er in het facturatiebeleid bij SIDN?
Vanaf 1 januari 2014 zal SIDN niet langer alleen een facturatieperiode van 3 maanden kennen, maar zal het ook mogelijk zijn om domeinnamen per maand of per jaar vooruit te betalen. Bij het registreren of verhuizen van domeinnamen kan de gewenste facturatieperiode worden aangegeven. Huidige domeinnamen blijven standaard op 3 maanden staan, tenzij dit binnen het DRS per domeinnaam handmatig wordt gewijzigd.

Wat betekent dit voor de koppeling in WeFact Hosting?
In WeFact Hosting zal in de volgende update een algemene instelling voor de registrar SIDN komen waar u de facturatieperiode van 1 maand, 3 maanden of 1 jaar kunt kiezen. Deze instelling wordt gebruikt bij alle registraties of verhuizingen vanuit WeFact Hosting.
Het zal niet mogelijk worden om vanuit WeFact per domeinnaam een afwijkende facturatieperiode te kiezen.

Vanwege miscommunicatie met SIDN kan het zijn dat sommige klanten een ander antwoord van ons hebben ontvangen dan bovenstaande berichtgeving. Onze excuses hiervoor.

 

 

Eigen velden definiëren in WeFact Hosting

Regelmatig krijgen we vragen over het zelf kunnen definiëren van velden, om meer informatie bij een debiteur op te kunnen slaan. Vanaf WeFact Hosting (tussen)versie 3.2.2 die sinds 26 september 2013 beschikbaar is, hebben we deze mogelijkheid toegevoegd.

Wat kan ik doen met eigen velden? 
De extra velden geven u de vrijheid om meer informatie op te slaan. Denk bijvoorbeeld aan hoe een klant bij u terecht is gekomen (in het bestelformulier) of het opslaan van de geboortedatum.

De extra velden kunnen worden gebruikt bij een debiteur, domeinnaam contact en in het bestelformulier. U kunt verschillende type velden definiëren: een tekstveld, selectieveld, checkboxen, radiobuttons, datumveld of een textarea.

Alle eigen gedefinieerde velden zijn te gebruiken in e-mail – en PDF templates en zijn ook beschikbaar in de koppeling naar de registrar.

Waar te vinden binnen WeFact Hosting
Ga in het menu naar “Instellingen” en onder “WeFact voorkeuren” vindt u de menuknop
“Eigen gedefinieerde velden”.

Eigen gedefinieerde velden

WeFact Standard update van 12 september 2013

Vandaag 12 september zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd in WeFact Standard. Door deze verbeteringen en nieuwe functionaliteiten hopen we het gebruiksgemak verder te verbeteren.

Wat is er veranderd?

  • Afdeling beschikbaar als aanhef (naast “Dhr” en “Mevr”).
  • Bij een afwijkend facturatieadres is nu ook een afwijkende aanhef op te geven.
  • Enkele optimalisaties doorgevoerd voor het gebruik op tablets.
  • Handmatig kunnen factureren van (toekomstige) abonnementen.
  • Een lijst met producten is nu eenvoudiger toe te voegen, door de optie ‘nog een aanmaken’ op de product toevoegpagina.

Daarnaast zijn er nog diverse kleine verbeteringen doorgevoerd.

Mist u zelf nog een functionaliteit of heeft u een suggestie hoe iets beter kan?
Stuur ons dan een e-mail.

Maak zelf een koppeling met je betaalprovider

Met kennis van PHP kan er een integratie ontwikkeld worden met een betaalprovider die beschikt over een API. Op deze manier kunt u uw vertrouwde betaalprovider gebruiken binnen WeFact Hosting.

Een handleiding en voorbeeld kan gevonden worden op de volgende pagina:
https://www.wefact.nl/wefact-hosting/developer/payment-provider/

Afgelopen weken is er op basis van de informatie een koppeling gerealiseerd met de betaalprovider Sisow. Meer informatie en een downloadlink vindt u op de partner pagina over Sisow: www.wefact.nl/wefact-hosting/partners/sisow/

U bent vrij om uw eigen gemaakte koppelingen te verspreiden of delen met anderen.

Stap over naar SEPA automatische incasso

Vandaag is de nieuwe automatische incasso methode SEPA beschikbaar gesteld voor alle WeFact Standard klanten. Uiterlijk 1 februari 2014 zal iedereen die reeds automatische incasso aanbiedt over moeten gaan op deze variant vanwege de overstap naar IBAN rekeningnummers. De SEPA variant stelt u in staat om niet alleen meer van Nederlandse bankrekeningen te incasseren, maar ook van bankrekeningen binnen Europa.

SEPA automatische incasso gaan gebruiken
Voordat u de nieuwe automatische incasso variant binnen WeFact Standard in gebruik neemt dient u allereerst bij uw bank een Europees machtigingscontract aan te vragen. Wanneer dit geregeld is en u een IncassantID heeft kunt u de nieuwe automatische incasso module inschakelen door in het menu te gaan naar “Mijn instellingen”. Op de geopende pagina gaat u naar het tabblad “Betaalmogelijkheden”, hier vindt u de mogelijkheid om “Ik wil gebruik maken van Europese incasso” in te schakelen.

Wilt u nog gebruik maken van de huidige/’oude’ CLIEOP3 variant, dan is dit uiteraard geen probleem. U hoeft hiervoor niets in te stellen.

Meer informatie

Indien u vragen heeft over het gebruik van de nieuwe incasso module, dan kunt u deze uiteraard per e-mail aan ons stellen.

WeFact Hosting versie 3.2: SEPA ondersteuning en veel verbeteringen

Zojuist is WeFact Hosting versie 3.2 officieel beschikbaar gesteld. Deze versie bevat voornamelijk veel verbeteringen die we de afgelopen tijd hebben ontvangen van onze klanten en ondersteuning voor de nieuwe automatische incasso SEPA variant. Hieronder informeren wij u graag over wat er veranderd is.

Enkele verbeteringen

  • Agenda handelingen verlopen dynamisch en mogelijkheid om te zoeken.
  • 2 nieuwe betaalmogelijkheden: 2Checkout en Google Wallet.
  • Franse taal in het bestelformulier beschikbaar.
  • Ondersteuning voor IDN domeinnamen.
  • Exporteren naar CSV: kunnen filteren op alleen incasso facturen, debiteurgroep en wachtwoord debiteur mee exporteren en sortering facturen verbeterd.
  • Herinnering verlengen abonnement nu ook alleen te versturen naar particulieren.
  • (Autosuggest) zoeken fors verbeterd en geoptimaliseerd.
  • Bij het toevoegen van een domeinnaam kan de beschikbaarheid worden gecontroleerd.
  • Ticketsysteem: CC-veld toegevoegd en mogelijkheid om notificatie naar medewerker die ticket beantwoord heeft te sturen.
  • PLESK 11 ondersteuning verbeterd.
  • Bestellingen kunnen automatisch worden doorgezet, alleen wanneer deze betaald zijn.
  • Uitgebreide mogelijkheden voor beheren BTW percentages.
  • Verbetering sorteringen in overzichten.

SEPA automatische incasso module
Eind 2013 zult u over moeten stappen op de nieuwe automatische incasso SEPA variant in verband met de overstap naar de IBAN rekeningnummers. Belangrijke veranderingen, weetjes en screenshots hoe de nieuwe module eruit ziet vindt u in een eerder blog bericht: Nieuwe Europese automatische incasso module: SEPA direct debit.

Koppeling met boekhoudpakketten Exact Online, Twinfield en Afas
Het is vanaf heden ook mogelijk om uw administratie vanuit WeFact Hosting eenvoudig te exporteren naar Exact Online, Twinfield of Afas. De kosten voor deze module bedragen € 5,- excl. BTW per maand, maar u kunt eerst 2 weken de module kosteloos en vrijblijvend uitproberen.

Hoe download ik de nieuwe versie?
Klik op het rode versienummer boven in uw WeFact Hosting. De downloadpagina in ons klantenpaneel wordt nu geopend. Hier heeft u de mogelijkheid om de update naar versie 3.2 te downloaden. Het is mogelijk om te updaten vanaf versie 3.0. Heeft u nog een oudere versie, zorg dan eerst dat u update tot versie 3.0. De oudere versies kunt u ook downloaden in ons klantenpaneel.

Koppel uw administratie aan Twinfield

Sinds vandaag is het mogelijk om eenvoudig uw administratie vanuit WeFact te exporteren naar Twinfield. Er wordt rechtstreeks contact gelegd met de webservice van Twinfield, onhandige en handmatige handelingen zijn hierdoor niet nodig. Twinfield is inmiddels het vijfde boekhoudpakket dat ondersteund wordt.

2 weken proberen
U kunt de boekhoudmodule eerst 2 weken kosteloos uitproberen. Ga hiervoor binnen WeFact Standard naar “Mijn instellingen” en vervolgens in het menu “Exporteren”. Kies hier voor Twinfield. Voor WeFact Hosting is deze optie beschikbaar vanaf (komende) versie 3.2 onder het menu ‘Beheer’ en dan te kiezen voor ‘Exporteren’. U kunt eventueel nu al contact met ons opnemen om gebruik te maken van de koppeling.

Na 2 weken kunt u besluiten om de boekhoudmodule af te nemen (de proefperiode wordt niet automatisch een betaalde versie). De kosten bedragen € 5,- excl. BTW per maand.

Blijf ook gedurende de zomer op de hoogte van uw administratie

WeFact Standard kent de mogelijkheid om dagelijks per e-mail een notificatie te sturen die u op de hoogte brengt van uw administratie. Te weten nieuwe abonnementen die gefactureerd zijn en facturen waarvoor er een betalingsherinnering verstuurd kan worden.

De dagelijkse notificatie e-mail wordt alleen verstuurd wanneer er actie nodig is, anders wordt er geen notificatie verstuurd. U kunt deze instellen door in het menu te gaan naar “Mijn instellingen”. Op de geopende pagina vindt u het blok “Dagelijkse e-mail notificatie” waar u de instelling “Wilt u de dagelijkse e-mail notificatie ontvangen?” kunt aanvinken.

Een voorbeeld van de e-mail:
Voorbeeld dagelijkse notificatie e-mail

Erg handig om gedurende uw vakantie minimaal met uw administratie bezig te hoeven zijn! Uiteraard is het ook handig voor gebruikers die relatief weinig facturen/abonnementen hebben en niet dagelijks inloggen.