WeFact update: eenvoudiger tekstopmaak toepassen en meer

Zojuist is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Het wordt hiermee gemakkelijker om teksten in offerte- en factuurregels te voorzien van opmaak en meer. Graag vertellen wij jullie in deze blog meer over de laatste ontwikkelingen.

Opmaak tekst

Het was in WeFact al mogelijk om tekst op te maken door gebruik te maken van codes. Door de nieuwe ontwikkelingen is het nu gemakkelijker om tekst op te maken bij factuur-, offerte- en abonnementregels of bij productomschrijvingen. Je kan de tekst selecteren en kiezen om hem vetgedrukt, schuingedrukt of onderstreept te maken. Het is zelfs mogelijk om alle drie de stijlen tegelijk toe te passen.

Update notificaties in WeFact

Daarnaast hebben we een functionaliteit toegevoegd, waardoor het mogelijk is om updates met jouw te communiceren in WeFact. Zo ben jij meteen op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen.

Autorisatie datum van de bank

In onze vorige update werd het mogelijk om je bankrekening te koppelen aan jouw WeFact administratie. Het is hierbij belangrijk dat je om de 90 dagen opnieuw de koppeling autoriseert.

Met onze nieuwe update krijg jij duidelijk in jouw administratie te zien wanneer jouw autorisatie verloopt en kan je de autorisatie gemakkelijk verlengen.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: een eigen gemaakte offerte PDF gebruiken in WeFact

Op woensdag 20 oktober hebben we een nieuwe update uitgebracht met vernieuwingen bij een offerte maken. Het is vanaf nu namelijk mogelijk om je eigen PDF-documenten toe te voegen bij de offerte.

Gebruik je eigen gemaakte offerte

Heb je al een mooie offerte buiten WeFact om gemaakt? Dan kan je die nu toevoegen in jouw WeFact administratie! Er is namelijk een extra blok toegevoegd aan de offertepagina waarin je jouw offerte als PDF-document kan toevoegen. Heb je jouw offerte toegevoegd? Dan kan je in WeFact de opvolging bijhouden en kan de klant de offerte online accepteren.

Meer informatie en de video over hoe te gebruiken vind je in het help artikel: Eigen gemaakte offerte PDF gebruiken binnen WeFact.

Offerte opbouw, samengevoegd tot 1 PDF

Extra toevoeging bij de offerte

Maak je jouw offertes al in WeFact, maar wil je hier bijvoorbeeld een voorblad of vervolgpagina’s aan toevoegen? Dat kan nu ook! Kies er bijvoorbeeld voor om een titelpagina of inleidende brief toe te voegen. De geüploade PDF-bestanden worden samengevoegd met de offerte tot 1 bestand, zodat jij jouw offerte compleet naar de klant kan versturen.

Heb je vragen of zijn er onduidelijkheden over deze nieuwe functionaliteit, dan horen we dat graag op helpdesk@wefact.nl. Mis je zelf nog iets in het maken van offertes, laat het ons dan ook gerust weten.

Bank: automatisch transacties in de administratie

De WeFact bank is gelanceerd! Met een bankkoppeling wordt je administratie nog actueler. De kosten bedragen € 5,- p/m per IBAN.

Activeren? Volg het stappenplan uit het help artikel.

Waarom bankkoppeling?

WeFact is niet enkel een facturatiepakket, maar een administratiepakket. Het pakket bevat alle functionaliteiten voor een ondernemer om zijn/haar administratie te regelen. Een factuur maken kon al in WeFact, net zoals een offerte maken en een inkoopfactuur wordt herkend en verrijkt om sneller te verwerken. Een automatische bankkoppeling ontbrak echter nog voor een actuelere administratie. Met de bankkoppeling brengen we de banktransacties in WeFact en kunnen transacties gematcht worden aan (inkoop)facturen. Deze bankkoppeling zal voor alle ondernemers een echte toevoeging zijn! 

Voordelen voor de ondernemer 

Door de WeFact bank kan de ondernemer zelf zijn hele administratie regelen, van verkoop, inkoop tot de betalingen en weet door de actuele status precies hoe zijn administratie er voor staat. De ondernemer hoeft niet meer handmatig in WeFact facturen op betaald te zetten. Mocht de ondernemer samen met een accountant werken, dan hoeft hij niet meer te wachten tot de accountant de betalingen in het boekhoudpakket heeft verwerkt. 

“Mijn eerste indruk van de bankkoppeling is super! Ik heb nu veel beter overzicht welke facturen betaald zijn en welke inkoopfacturen ik nog moet betalen. Wat een fijne aanvulling in WeFact!” 

Voordelen voor de accountant 

De bankkoppeling heeft als voordeel voor de accountant dat de ondernemer zelf in-control is. Hierdoor heeft de accountant niet de druk om voor een bepaalde tijd de bank bijgewerkt te hebben. Het is nu mogelijk voor de accountant om bijvoorbeeld 1x per kwartaal of 1x per jaar de bank te verwerken. Dit zorgt voor minder verplichtingen en druk voor jou als accountant. 

Bankkoppeling vs betalingen ophalen uit boekhoudpakket 

Nu zal je misschien denken dat de betalingen ophalen vanuit het boekhoudpakket hetzelfde doet. Dat klopt, maar het nadeel hieraan is dat deze altijd achterloopt doordat de transacties van vandaag nog niet in het boekhoudpakket te zien zijn. Ook ben je als ondernemer afhankelijk van de accountant, die de aflettering doet. Met de bank in WeFact ben je als ondernemer zelf in-control en beschik je over actuele transacties! 

Fase 1, meer ontwikkelingen volgen 

De nieuwe bankkoppeling is fase 1. Meer fases gaan volgen. Zo is het afletteren in WeFact nog onveranderd. We werken op dit moment aan een nieuwe functionaliteit voor het verwerken van banktransacties. Het doel is om, wanneer er een transactie binnenkomt, WeFact een match vindt met een factuur en automatisch verwerkt. Zonder menselijke tussenkomst worden (inkoop)facturen gemarkeerd als betaald. 

Er gaan nog meer ontwikkelingen volgen aan de bank. Hier zal later meer over gedeeld worden. 

WeFact update: vernieuwde offerte aanmaak- en bekijkpagina inclusief PDF weergave

Op donderdag 1 juli hebben we een nieuwe update uitgebracht met veel vernieuwingen aan de offerte module. Dit is de eerste update van een aantal updates die komende maanden volgen ten aanzien van het maken en gebruiken van offertes binnen WeFact. Naast de offertemodule werken we ook aan een andere grote functionaliteit. Hierover binnenkort meer. In dit blog bericht vertellen we graag wat er nieuw is in de update van 1 juli.

Nieuwe offerte aanmaak- en bekijkpagina

We hebben de pagina om een offerte te maken en te bekijken volledig vernieuwd. De vormgeving is vernieuwd conform de style waarin alle andere pagina’s van WeFact al waren. Deze nieuwe pagina’s stelt ons goed in staat om nu en de komende tijd nieuwe (veel gevraagde) functionaliteiten toe te voegen.

Nieuwe debiteur of product aanmaken

Vanaf de offerte maken pagina kun je nu direct een nieuwe debiteur toevoegen. Een venster verschijnt waarin je alle debiteurgegevens kunt invullen, inclusief de eerder gemiste telefoonnummer, extra contactgegevens en eigen velden.

Nieuwe regel toevoegen tussen 2 offerteregels

Een lange offerte gemaakt en een regel ergens tussenin voegen? Vanaf nu kun je eenvoudig een regel tussen 2 regels toevoegen op een offerte aanmaak- of bewerkpagina.

Notitieregel toevoegen

Het kan fijn zijn om een notitie toe te voegen voor een extra toelichting op de offerte. Daarom is er naast de knop “Offerteregel toevoegen” ook een knop “notitieregel” toegevoegd om een notitie (of een witregel) te maken.

Live voorbeeld van de offerte PDF

Na het invoeren van een offerte wil je natuurlijk zien hoe de offerte er in PDF uit komt te zien. We hebben daarom nu een live weergave

Zijn er vragen of onduidelijkheden over de nieuwe weergave of functionaliteiten, dan horen we dat graag op helpdesk@wefact.nl. Mis je zelf nog iets in het maken van offertes laat het ons dan ook weten.

WeFact update: makkelijker producten aanmaken & betere bonnetjes herkenning

Zojuist is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Namelijk eenvoudig een product aanmaken vanuit een regel en zijn er verbeteringen aangebracht in de herkenning van bonnetjes. Graag vertellen we jullie in deze blog meer over deze laatste ontwikkelingen.

Een product aanmaken vanuit een offerte-, factuur- of abonnementsregel

Voorheen moest je in het menu bij “Producten” een product hebben aangemaakt om deze in de regel te kunnen kiezen bij een offerte, factuur of abonnementsregel. Vanaf nu is het ook mogelijk om vanuit het aanmaken van een offerte, factuur of abonnementsregel een product aan te maken. Het product zal door deze actie opgeslagen worden en terug te vinden zijn bij producten. Zo kan het product bij een volgende keer eenvoudig weer gekozen worden.

Klik in het product invoerveld en vervolgens op ‘Nieuw product’ in het dropdown venster.

Het product zal netjes het eerstvolgende productnummer opvolgen, maar deze is uiteraard ook te bewerken indien gewenst. Het product dat je aanmaakt zal automatisch geselecteerd worden in de regel.

OCR: detecteren of een bonnetje betaald is

Voor inkoopfacturen en bonnetjes heeft WeFact de mogelijkheid dat er zoveel mogelijk data uit het bestand herkend wordt. WeFact zal na het herkennen zoveel mogelijk velden van de inkoopfactuur voor je proberen te vullen. Vanaf deze update probeert de OCR ook te herkennen of een bonnetje betaald is. Zo ja, dan zal dit worden voorgeselecteerd.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: gratis bonnetjes herkenning (scan & herken)

Maandag 1 maart hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact.
Deze update bevat de mogelijkheid om foto’s van bonnetjes te uploaden waarna WeFact de data herkent en als factuurgegevens invult.

Bonnetjes herkenning (ook wel scan & herken)

WeFact is bekend geworden vanwege de sterke verkoopkant. Maar wat niet iedereen weet is dat er altijd al de mogelijkheid is geweest om ook inkoopfacturen te verwerken. De laatste tijd zijn we onder andere bezig geweest om ook de inkoopkant naar een hoger niveau te tillen. Met als mijlpaal deze update: bonnetjes herkenning!

Welke gegevens worden herkend?

  • Datum
  • Valuta
  • Bedrag(en) exclusief btw
  • BTW percentage(s)
  • Totaalbedrag incl. btw

Dit is de eerste versie van de bonnetjes herkenning. We blijven werken aan het verder verbeteren van de herkenning en horen daarom graag wanneer sommige dingen niet of niet goed herkend worden zodat we dit kunnen blijven verbeteren.

Hoe werkt het?

Mobiele app
Download de WeFact app (iPhone of Android) op je telefoon. Open de app en kies middels het plusje rechts bovenin voor ‘Inkoopfactuur’ en maak vervolgens een nieuwe foto of kies voor een bestaande afbeelding.

Computer (uploaden)
Upload een afbeelding of scan van het bonnetje. WeFact zal direct gegevens herkennen en invullen. Controleer ook hier de gegevens en vul aan waar nodig.

Per e-mail
Verstuur het bonnetje of factuur naar je unieke WeFact inkoopadres en WeFact probeert de gegevens te herkennen en voor je in te vullen.


Feedback
Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: extra contactpersonen bij een debiteur

Maandag 8 februari hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we een veel gevraagde functionaliteit toegevoegd, namelijk het toe kunnen voegen van meerdere contactpersonen bij een debiteur.

Meerdere contactpersonen

Het was al mogelijk om afwijkende facturatiegegevens op te geven bij een debiteur. Dit bleek niet in alle gevallen toereikend te zijn, omdat er slechts één set afwijkende gegevens ingevoerd kon worden. Soms heb je echter meerdere contactpersonen bij een debiteur. Daar was nu geen ruimte voor.

Vanaf nu is het wel mogelijk om meerdere contactpersonen in te voeren bij een debiteur. Door deze contactpersonen bij de debiteur op te slaan kun je bij het maken van een offerte of factuur de juiste contactpersoon kiezen. Je kunt bij een debiteur een voorkeur contactpersoon selecteren voor facturen en offertes, die altijd standaard gekozen wordt en waar je dan vanaf kan wijken.

Contactpersonen invoeren bij een debiteur

Als je een debiteur aanmaakt of bewerkt zie je de optie om extra contactpersonen toe te voegen, rechtsonder.

Invoervelden
Standaard zullen de velden voor contactpersoon naam (en aanhef) en e-mailadres verschijnen. Je kunt extra velden kiezen om ook in te vullen: bedrijfsnaam, adresgegevens, telefoonnummer en mobielnummer.

Standaard contactpersonen
Tijdens het toevoegen van een extra contactpersoon, verschijnt automatisch ook de optie om standaard contacten in te stellen voor facturen en offertes. Het gekozen contactpersoon zal standaard geselecteerd zijn wanneer je een nieuwe factuur of offerte maakt.

Waar is de optie ‘afwijkende facturatiegegevens’ gebleven?

Afwijkende facturatiegegevens die je had ingesteld bij een debiteur zijn automatisch omgezet naar een extra contactpersoon, en als standaard contactpersoon voor facturen en/of offertes geselecteerd. Je hoeft hier dus niets voor te doen en in je werkwijze verandert er niets.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Wat betekent Brexit voor uw onderneming?

Vanaf 1 januari 2021 is de Brexit een feit. Dit betekent dat vanaf die datum het Verenigd Koninkrijk niet meer tot de EU behoort en dus een land “Buiten de EU” is. Dit uittreden heeft veel impact op de regelgeving voor exporteren naar en importeren uit het Verenigd Koninkrijk. Graag lichten we hieronder toe wat dit betekent voor de BTW die berekend wordt vanaf 1 januari 2021.

Hieronder leest u wat er automatisch verandert in WeFact. Wanneer u diensten of goederen levert aan het Verenigd Koninkrijk is het goed om zelf ook na te gaan wat de impact voor u is. Overleg eventueel met uw accountant of boekhouder.

Stuurt u verkoopfacturen naar klanten in het Verenigd Koninkrijk?

Op 1 januari 2021 zal WeFact het Verenigd Koninkrijk als land “Buiten de EU” behandelen. Dit betekent dat u niet ‘BTW verlegd’ maar 0% BTW berekent.

Ontvangt u inkoopfacturen van leveranciers uit het Verenigd Koninkrijk?

Ook in dit geval zal WeFact vanaf 1 januari 2021 het Verenigd Koninkrijk als land “Buiten de EU” zien en wordt er automatisch uitgegaan van 0% BTW.

Wat betekent dit voor uw BTW aangifte?

Doordat WeFact het Verenigd Koninkrijk ziet als land “Buiten de EU” zal de verwerking van de BTW automatisch goed gaan. De betreffende verkoopfacturen zullen voortaan in rubriek 3a “Leveringen buiten de EU” terug te vinden zijn. De inkoopfacturen in rubriek 4a “Leveringen/diensten uit landen buiten de EU”.

WeFact update: QR code op verkoopfactuur en inkoopfactuur betalen via bankieren app

Dinsdag 17 november hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we een aantal mooie nieuwe functionaliteiten toegevoegd die het betalen van facturen door je klant eenvoudiger kunnen maken. Ook kun je vanaf nu eenvoudig inkoopfacturen betalen met je bankieren app.

Verkoopfactuur voorzien van QR code

Je kunt vanaf nu in de huisstijl een blok toevoegen die een QR code genereert voor een verkoopfactuur. Je klant kan deze QR code scannen met de camera van een mobiele telefoon en wordt vervolgens doorgestuurd naar het online betaalscherm voor o.a. iDEAL. Dit is hetzelfde betaalscherm als de online betaallink in de e-mail.

De QR code wordt alleen op de factuur getoond bij een positief openstaand bedrag en geen automatische incasso.

Inkoopfactuur betalen via bankieren app

Daarnaast kun je vanaf nu makkelijk je inkoopfacturen betalen. Heb je een bankieren app op je telefoon, dan kun je met die app door een QR code te scannen eenvoudig betalen via WeFact.

Let op: Betalen met een QR code wordt alleen ondersteund door de banken ING, Knab, ASN Bank, Bunq, RegioBank, SNS Bank en Argenta. Helaas bieden ABN Amro en Rabobank geen ondersteuning.
Om een inkoopfactuur te betalen met een QR code kun je de inkoopfactuur openen en op de knop ‘Betaal met QR code’ klikken.
Meerdere inkoopfacturen achter elkaar betalen doe je door de checkboxen aan te vinken in het overzicht en in het uitklapmenu te kiezen voor ‘Betaal met QR code’.

Verder in deze update

  • Bij het toevoegen van een inkoopfactuur kun je direct aangeven dat deze al betaald is. Als betaaldatum wordt de factuurdatum ingevuld in plaats van de datum van vandaag.
  • Abonnementen exporteren naar Excel biedt nu extra filter mogelijkheden ten aanzien van (in de toekomst) opgezegde abonnementen.
  • Om het aanmaken van dubbele debiteuren te voorkomen hebben we op de factuur- en offerte aanmaakpagina het toevoegen van een nieuwe debiteur achter een actielink geplaatst.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: slimmer zoeken en interne notitie debiteur zichtbaar bij factuur/offerte

Dinsdag 20 oktober hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Deze update biedt veel gemak in het beter en sneller zoeken in de administratie. Tevens is toegevoegd dat wanneer een debiteur een interne notitie heeft deze notitie bij het maken van een factuur of offerte zichtbaar is.

Slimmer zoeken in WeFact
Zoeken in WeFact is altijd tot je beschikking via de zoekbalk bovenaan de pagina. Met deze update hebben we het zoekresultaat vernieuwd. Je krijgt meer informatie te zien, zoals adresgegevens bij debiteuren of datum en bedrag bij facturen, offertes en inkoopfacturen. Er worden tevens meer resultaten getoond.

Interne notitie debiteur en crediteur inzichtelijk
Wanneer je een factuur, offerte of abonnement aanmaakt en een bestaande debiteur selecteert, zie je vanaf nu een icoontje verschijnen wanneer er een interne notitie aanwezig is. Bij het aanmaken van een inkoopfactuur is nu de interne notitie van een crediteur zichtbaar.

Je kan op die manier handiger acteren aan de hand van die interne notitie.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.