De tijd dringt om over te gaan naar de SEPA incasso

De afgelopen weken ontvangen wij steeds vaker de vraag van klanten of WeFact Standard en WeFact Hosting de nieuwe SEPA automatische incasso ondersteunt die vanaf 1 februari 2014 verplicht gesteld wordt door de banken. Zoals we voor de zomer berichtten zijn beide producten al sinds juli 2013 gereed om via SEPA te incasseren. Via dit blog bericht willen we nogmaals u informeren over de overgang.

Verschil tussen de oude CLIEOP3 variant en de nieuwe SEPA variant
Veelal wordt er gedacht en zelfs vanuit de banken gecommuniceerd dat het verschil in het bestandsformaat zit. In plaats van een CLIEOP3 bestand dient er een zogenoemd XML bestand (PAIN formaat) bij de bank aangeleverd te worden. Dit klopt, echter is dit te kort door de bocht beredeneerd en dient u zich als ondernemer en incassant aan veel meer regels te houden!

Goed om daarom deze regels puntsgewijs door te nemen:

  • U kunt incasseren van bankrekeningen buiten Nederland, namelijk bij klanten uit Europa. Hiervoor krijgt u van uw bank een nieuwe. SEPA euro incasso overeenkomst en een IncassantID, uw unieke kenmerk om incasso’s uit te voeren.
  • Met iedere debiteur waarmee u een machtigingsovereenkomst aangaat spreekt u een zogenoemd machtigingskenmerk af. Dit is het kenmerk waaraan de klant (en u) de overeenkomst kan herleiden.
  • U dient vooraf de debiteur te informeren over de exacte datum wanneer het bedrag geïncasseerd wordt. Dit kan/mag in de factuur e-mail.
  • Het incasso bestand (XML, PAIN formaat) dient u voortijdig bij uw bank aan te leveren in verband met de verwerkingstijden bij de bank. Dit in tegenstelling tot de ‘vrijblijvende’ CLIEOP3 incasso wijze waarbij incasso’s vrijwel direct werden uitgevoerd.

Een unieke SEPA module van WeFact
Door deze verandering is het incasso-proces complexer geworden. Om het voor u werkbaar te houden hebben we een unieke module ontwikkeld die al het werk uit handen neemt.

Batches worden automatisch aangemaakt. Incasso facturen zullen ook weer automatisch aan de eerst mogelijke batch worden toegevoegd. WeFact zal vervolgens aangeven wanneer een batch gedownload en geïmporteerd bij uw bank moet worden.
Daarnaast zorgt WeFact dat een debiteur een machtigingskenmerk krijgt en zal in de gaten houden of de batch binnen de limieten van uw incasso contract valt.

Hulp en verdere uitleg
WeFact Standard gebruikers

WeFact Hosting gebruikers:

 

Over op IBAN

Vanaf 1 februari 2014 gaat Nederland over op IBAN. Iedereen krijgt dan een nieuw, langer rekeningnummer. Doel hiermee is om het Europese betalingsverkeer verder te vereenvoudigen en versnellen. Door deze overstap verandert ook het incasso proces. Graag informeren wij jullie over deze veranderingen en wat er van ons verwacht kan worden.

Rekeningnummers omzetten
Een eerste stap om over te gaan op IBAN, is het aanvullen van de rekeningsgegevens in uw klantenbestand. Waar u nu nog Nederlandse bankrekeningnummers heeft staan, heeft u vanaf 1 februari 2014 (alleen) de IBAN en BIC gegevens nodig. Via de website van IBAN BIC Service kunt u rekeningnummers omzetten.

Vanuit WeFact proberen we u hierin een handje te helpen! Voor alle WeFact Standard klanten geldt dat we automatisch alle missende IBAN en BIC gegevens hebben aangevuld, indien er bij uw klant of leverancier al een rekeningnummer bekend was.

Voor WeFact Hosting klanten kunnen we dit niet automatisch verzorgen. Echter hebben we een tool ontwikkeld die veel werk uit handen kan nemen door de IBAN en BIC gegevens op te halen. Download hier de tool en de handleiding zodat u direct aan de slag kunt.

Europese incasso
Indien u momenteel incasseert bij uw klanten, heeft u met nog meer veranderingen te maken. De Nederlandse incasso verdwijnt en gaat over naar de Europese variant (SEPA Direct Debit genaamd). Momenteel zijn we druk bezig met het aanpassen van onze WeFact producten om de gewijzigde processen zo optimaal mogelijk te ondersteunen en in de nieuwe PAIN-formaat gedownload kunnen worden. Uiteraard zorgen we ervoor dat we deze wijzigingen tijdig doorvoeren, zodat u ruimschoots voor 1 februari 2014 over kunt op deze nieuwe incassovorm.

Waar moet ik verder nog rekening mee houden?
We adviseren u om al uw communicatievormen te controleren en te zorgen dat u uw eigen IBAN en BIC vermeld. Denk hierbij aan briefpapier, uw website, e-mailsjablonen etc.