Als je internationaal zaken doet, krijg je waarschijnlijk te maken met koersverschillen. Wisselkoersen veranderen voortdurend en dat kan invloed hebben op je administratie en winstgevendheid. Maar wat zijn koersverschillen precies, hoe verwerk je ze in je boekhouding en hoe voorkom je financiële verrassingen? In deze blog lees je alles wat je moet weten.
Wat zijn koersverschillen?
Een koersverschil ontstaat wanneer een factuur in een vreemde valuta een andere waarde krijgt door schommelingen in de wisselkoers. Dit kan gebeuren tussen het moment van factureren en betalen.
Stel dat je een factuur opstelt in Amerikaanse dollar en je klant deze pas een maand later betaald. Als de wisselkoers in die tijd verandert, ontvang je uiteindelijk een ander bedrag in euro’s dan je oorspronkelijk had berekend. Dit kan positief of negatief uitvallen.
Hoe ontstaan koersverschillen?
Koersverschillen komen vaak voor in de volgende situaties:
- Internationale betalingen: Wanneer je klanten in een andere valuta betalen dan je administratieve basisvaluta.
- Inkoop in vreemde valuta: Als je leveranciers in bijvoorbeeld Britse ponden of dollars betaald moeten worden.
- Bankkosten en omrekeningen: Banken hanteren vaak eigen wisselkoersen, die kunnen afwijken van de marktrente.
Het belang van koersverschillen in de administratie
Voor een correcte administratie is het belangrijk om koersverschillen goed te verwerken. Als ondernemer ben je verplicht om je administratie actueel en accuraat bij te houden. Koersverschillen moeten correct worden geboekt, zodat je btw-aangifte en winstberekening kloppen.
Hoe verwerk je koersverschillen in je boekhouding?
Koersverschillen boek je als winst of verlies, afhankelijk van de impact op je omzet. Dit doe je als volgt:
- Bij ontvangst van een factuur of betaling in vreemde valuta: Noteer de omrekening tegen de actuele wisselkoers.
- Bij betaling: Check of de ontvangen of betaalde euro’s overeenkomen met het eerder vastgestelde bedrag.
- Boek het verschil: Is de uiteindelijke betaling hoger of lager dan verwacht? Dit verschil boek je als wisselkoerswinst of -verlies.
Strategieën om wisselkoersrisico’s te minimaliseren
Wil je de impact van wisselkoersen beperken? Dit zijn drie veelgebruikte strategieën:
1. Gebruik een valutarekening
Een valutarekening bij je bank helpt om betalingen in vreemde valuta binnen te houden, zodat je niet direct hoeft om te wisselen tegen een mogelijk ongunstige koers.
2. Gebruik van vaste wisselkoersen in contracten
Spreek met je klanten en leveranciers vaste wisselkoersen af in offertes of contracten. Zo voorkom je verrassingen bij betalingen.
3. Wisselkoersafdekkingen (hedging)
Bij grote internationale transacties kun je een termijncontract afsluiten bij je bank. Hiermee leg je een wisselkoers vast voor een toekomstige transactie.
Veelgemaakte fouten bij koersverschillen en hoe je ze voorkomt
- Facturen niet direct verwerken: Registreer facturen op de dag van ontvangst, zodat de juiste koers wordt gebruikt.
- Koersverschillen negeren: Zelfs kleine koersverschillen kunnen oplopen. Zorg ervoor dat je ze consequent boekt.
- Handmatige berekeningen: Maak gebruik van software die automatische wisselkoersupdates verwerkt.
Hoe WeFact kan helpen bij het verwerken van koersverschillen
Met WeFact automatiseer je een groot deel van je facturatieproces, inclusief het verwerken van facturen in vreemde valuta. Je kunt jouw WeFact administratie koppelen aan het boekhoudpakket van jouw accountant. Hierdoor komen alle gegevens direct bij de accountant terecht en zijn koersverschillen eenvoudig te boeken.
Wil je gemakkelijk facturen maken en jouw administratie bijhouden? Ontdek de voordelen van WeFact en start een gratis 30-daagse proefperiode.