WeFact Standard: verbeteren van de e-mail afleverkwaliteit

Het is belangrijk dat facturen die u verstuurt in WeFact Standard door uw klanten worden ontvangen en niet in de SPAM filter terecht komen. We analyseren daarom voortdurend hoe we de afleverkwaliteit kunnen verbeteren. Vandaag hebben we een optimalisatie doorgevoerd. Als bestaande WeFact gebruiker informeren we u graag hoe u de afleverkwaliteit verder kan verbeteren.

Validatie van uw e-mailadres
E-mails uit uw WeFact administratie worden verstuurd via de WeFact mailservers. Om SPAM en fraude e-mails te weren controleren ontvangende mailservers (kortom, uw klanten) of de afkomst van de e-mail betrouwbaar is. Dit is cruciaal om te voorkomen dat iemand zich ongewenst voor kan doen als een willekeurig bedrijf/persoon (zoals bijvoorbeeld bij phishing vaak het geval is).

Het versturen van een factuur in WeFact gebeurt via de WeFact mailservers met uw e-mailadres als afzender. Wanneer de ontvangende mailserver controleert of de WeFact mailserver uit uw naam e-mails mag versturen, kan hieruit een goedkeuring of afwijzing uit komen. Een afwijzing betekent dat uw e-mail in de ongewenste postvak in komt of dat u zelfs een melding krijgt dat de e-mail niet kon worden afgeleverd aan de klant.

Het controleren of een mailserver e-mails mag versturen vanuit een e-mailadres gebeurt volgens een zogenaamd SPF record en een DKIM record. Hiermee geeft u als het ware toestemming dat de WeFact mailservers vanuit uw e-mailadres e-mails mogen versturen.

Valideren
Ga in uw WeFact Standard administratie in het menu naar “Instellingen” en kies vervolgens het tabblad “E-mail instellingen”. Hier kunt u zien of u reeds een SPF record en DKIM record heeft ingesteld. Indien dit ontbreekt bestaat er een risico dat e-mails niet altijd aankomen.
U kunt dan twee dingen doen:

  1. Vraag uw hostingbedrijf of ICT partij om een SPF record en DKIM record in te stellen. Op de instellingen pagina “E-mail instellingen” kunt u een bestand met instructies downloaden die u kunt doorsturen.
  2. Wilt u of kunt u geen SPF record en DKIM record instellen, kies dan voor de ‘Standaard WeFact methode gebruiken’ om alsnog de hoogst mogelijke afleverkwaliteit te behalen. Het resultaat is bijna hetzelfde als optie 1, behalve dat in sommige e-mail programma’s (zoals Gmail) achter u als afzender ‘via mijnwefact.nl’ getoond kan worden. De e-mail wordt uiteraard nog steeds volledig uit uw naam verstuurd.

 

Het is niet verplicht om actie te ondernemen, maar we adviseren wel om een SPF record en DKIM record in te stellen. Anders adviseren we u om voor de ‘Standaard WeFact methode’ te kiezen, zodat uw e-mails niet in de ongewenste postvak in belanden.

Voor alle WeFact gebruikers die vanaf 1 maart 2017 gestart zijn, is automatisch de ‘Standaard WeFact methode’ toegepast. Zij hebben de mogelijkheid om een SPF record en DKIM record in te stellen om e-mails volledig en betrouwbaar uit eigen naam te versturen.

Raad WeFact aan bij vrienden en
collega-ondernemers en ontvang € 25,-!

Vrienden uitnodigen