WeFact Standard Help



Hoe gebruik ik Europese (SEPA) incasso?
WeFact Standard stelt u in staat om automatische incasso aan te bieden aan uw klanten, waarbij veel werk uit handen wordt genomen. Hieronder vindt u stap-voor-stap hoe u automatische incasso aan kunt bieden aan uw klanten en hoe dit proces precies in z'n werk gaat.


1. Sluit een SEPA incasso contract af bij uw bank
Neem contact op met uw bank om een Europese SEPA incasso contract aan te vragen, zodat u automatische incasso's bij uw bank kan uitvoeren.
WeFact Standard biedt ondersteuning voor de normale SEPA incasso en de bedrijven SEPA. 


2. Voeg de betalingsmogelijkheid toe in WeFact Standard
Ga binnen WeFact Standard in het menu naar "Instellingen". Op de geopende pagina kiest u voor het tabblad "Betaalmogelijkheden". Onderaan de pagina vindt u de mogelijkheid om "Ik wil gebruik maken van Europese incasso" in te schakelen. Instellingen zullen verschijnen. Hieronder zullen we deze één voor één doornemen.

Instellingen voor machtiging
Vul hier uw 'Incassant ID' in die u van uw bank heeft verkregen. Daarnaast kunt u een maximaal aantal keer per maand incasso batches uitvoeren. Geef dit aantal op en kies vervolgens welke dagen van de maand een batch uitgevoerd mag worden bij de bank. We raden het tevens aan om in te stellen dat u per e-mail een notificatie krijgt wanneer u een incasso batch kan downloaden.

SEPA incasso type
Selecteer hier wat voor SEPA incasso type u heeft, de normale SEPA incasso of de bedrijven SEPA incasso.

Termijnen
Voordat u een incassobatch mag uitvoeren dient u een vooraankondiging te sturen. Deze vooraankondiging kunt u doen in de factuur e-mail naar de klant. Standaard staat deze waarde op '14', maar kunt u anders overeengekomen zijn met uw klanten.

Let op: bij het bepalen in welke batch een factuur geplaatst moet worden, wordt de rekensom 'datum versturen' + 'vooraankondigingsdagen' = 'eerst mogelijke incasso batch' gebruikt. Stel dat u op 8 januari een factuur verstuurt, dan kan die factuur pas vanaf (8 + 14 dagen vooraankondiging) de 22e in een batch komen.

Limieten
Uw incasso contract met de bank kent limieten voor het maximale bedrag van 1 transactie in de batch en een maximaal bedrag voor de totale batch. WeFact Standard kan u helpen herinneren wanneer u deze limieten overschrijft.
Let op: WeFact Standard zal bij het toevoegen van facturen aan batches geen rekening hier mee houden. Het is puur ter informatie. U kunt uw bank vragen deze limieten verhogen, zodra dit van toepassing is.

Bankrekening
U kunt afwijkende bankgegevens opgeven waarmee u de automatische incasso's uitvoert.



3. Geef bij de debiteur aan dat er een machtiging is afgegeven
Wanneer u een debiteur toevoegt of bewerkt vindt u een tabblad "Bank en machtiging". Hier kunt u de bankgegevens van de debiteur invoeren. Indien de debiteur een machtiging heeft afgegeven kunt u van deze bankrekening incasseren door hier aan te vinken "Deze debiteur wil betalen via automatische incasso". De volgende velden verschijnen:
  • "Machtigingskenmerk":  deze wordt automatisch ingevuld. Heeft u reeds een machtigingskenmerk met deze debiteur, vul deze dan in.
  • "Datum van ondertekening":  de datum dat de debiteur een machtiging heeft afgegeven.
  • "Incassotype":  hier zijn 3 mogelijkheden, 2 voor doorlopende machtiging (of het de eerste keer is of dat er al vaker geincasseerd is met die machtigingskenmerk) en 1 in geval van een eenmalige machtiging. Indien u kiest voor "Doorlopende machtiging: eerste opdracht" zal WeFact Standard dit automatisch omzetten naar een "Doorlopende machtiging: vervolg opdracht" op het moment dat een factuur is geincasseerd en op betaald is gezet.



4. Facturen worden toegevoegd aan een batch
Indien een debiteur een machtiging heeft afgegeven, wordt een factuur automatisch toegevoegd aan de eerst volgend mogelijke incasso batch. Het toewijzen aan welke batch gebeurd pas op het moment dat de factuur verstuurd wordt, omdat in deze e-mail ook de vooraankondiging dient opgenomen te worden dat het bedrag afgeschreven wordt.

U heeft verder geen omkijken hier naar, WeFact Standard regelt het maken en indelen van de incasso batches voor u. U heeft altijd de mogelijkheid, zolang de incasso batch nog in concept is (en dus niet gedownload), om facturen uit een incasso batch te halen of door te schuiven naar een volgende incasso batch.



5. Batch downloaden en importeren bij uw bank
De incasso batch dient voor de uitvoerdatum geimporteerd te worden bij uw bank. Hierbij wordt uitgegaan van de vooraankondingstermijn en de verwerkingstijd van de bank.

Ruim voortijds zal wanneer de batch te downloaden is dit zichtbaar zijn binnen WeFact Standard op het dashboard. Ook zal u per e-mail een notificatie ontvangen, mits u dit heeft ingesteld.
De batch kunt u downloaden in het batch overzicht of door de batch te bekijken en bovenaan op de "Download batch" knop te klikken. Vervolgens dient u het gedownloade bestand (in PAIN formaat) bij uw bank te importeren.


6. Transacties binnen WeFact Standard verwerken
Wanneer de incasso batch door uw bank verwerkt is dient u deze nog handmatig te verwerken. Zoek de incasso batch binnen WeFact Standard op door in het menu te gaan naar "Facturen" en vervolgens in het submenu "Incasso facturen". Hier vindt u een overzicht van alle facturen die geïncasseerd zijn. Deze facturen kunt u, door vinkjes voor de factuurnummers te zetten, verwerken in geval ze betaald of mislukt zijn.


Beschikbare variabelen
Er zijn 2 variabele beschikbaar die u kunt gebruiken om het machtigingskenmerk en de datum van incasseren (in de factuur e-mail) te communiceren naar uw klant:
  • [machtigingskenmerk] = Unieke machtigingskenmerk van de debiteur
  • [factuur_incassodatum] = datum waarop de bank de incasso uitvoert

Notificatie e-mails richting klant
Wanneer u de automatische incasso inschakelt vindt u 2 extra e-mail berichten in uw huisstijl terug (menu "Instellingen" en vervolgens in het submenu "Huisstijl"). Deze worden aan de rechterkant onderaan in een eigen blok weergegeven. U bent vrij om deze tekstueel aan te passen en van uw eigen opmaak te voorzien.





Vul onderstaand formulier in:


Versturen