Inkoopfactuur toevoegen

Naast uw verkopen kunt u ook uw uitgaven bijhouden in WeFact. Inkoopfacturen kunt u op verschillende manieren in uw administratie verwerken, het bestand uploaden/slepen of stuur een factuur die u per e-mail heeft ontvangen door naar uw eigen WeFact e-mailadres. Het voeren van uw inkoop administratie wordt hierdoor makkelijker en sneller.

Gratis herkenning met scan-en-herken functie! 
Wanneer u uw factuur of bonnetje toevoegt zal WeFact kosteloos proberen de crediteur en alle factuurkenmerken te herkennen en voor u alvast in te vullen.

Stap 1: Dien een inkoopfactuur direct in uw WeFact, verwerk hem later...

We adviseren dat u een inkoopfactuur of bonnetje direct in uw WeFact administratie indient. Zo mist u nooit een factuur/bonnetje! Het verwerken ervan kunt u op een later moment doen.

Er zijn een aantal manieren om snel de inkoopfactuur in te dienen:

• Kassabon? Maak een foto met de mobiele app (iPhone of Android)
• Factuur? Ga in WeFact in het menu naar "Inkoopfacturen" en upload/sleep de factuur er naartoe.
• Factuur per e-mail? Stuur de e-mail door naar uw persoonlijk WeFact e-mailadres.

 

Stap 2: Te verwerken inkoopfacturen

Nadat u de inkoopfactuur/bonnetje heeft ingediend, zal het binnen enkele seconden getoond worden bij "Nog x te verwerken" op de inkoopfacturen pagina. WeFact zal automatisch de crediteur en alle factuurkenmerken proberen te herkennen op uw bonnetje of factuur.

Klik op de blauwe documentnaam om naar de inkoopfactuur te gaan. U komt nu in het invoervenster, aan de linkerkant ziet u een visuele weergave van de factuur en aan de rechterkant vindt u alle inkoopfactuurkenmerken. Ook wanneer WeFact in staat was om de gehele factuur te herkennen is het raadzaam alle velden nauwkeurig na te lopen.

Kostencategorieën

U kunt uw kosten specificeren door gebruik te maken van kostencategorieën. Voorbeelden van kostencategorieën zijn: huur, telefonie, reiskosten, reclame en eten & drinken. U kunt op verschillende manieren gebruik maken van kostencategorieën, namelijk door deze handmatig aan te maken of door grootboekrekeningen te gebruiken uit uw boekhoudpakket. Lees hier meer over kostencategorieën.

Boekingsregels, dezelfde factuurregels toepassen

Met boekingsregels kunt u terugkerende inkoopfacturen sneller verwerken in uw WeFact administratie. In veel gevallen is dit handig zoals bij uw telefoonrekening, internetrekening, tankbonnetjes, huur, lunch/dinner en verzekeringen. Iedere maand wilt u die hetzelfde verwerken: op dezelfde kostencategorie, omschrijving en BTW. Deze boekingsregels worden automatisch toegepast bij het verwerken van een inkoopfactuur.
Lees hier meer over boekingsregels en hoe u het gebruikt.
 

Stap 3: Nog te betalen inkoopfacturen

Na het verwerken van een inkoopfactuur zal deze zichtbaar worden bij de "Nog te betalen inkoopfacturen" op de inkoopfacturen pagina. Door deze aan te vinken kunt u ze in bulk op betaald zetten, wanneer u handmatig al betaald heeft, of u kunt een betaalbatch laten genereren.

Betaalbatch genereren

WeFact kan een betaalbatch bestand genereren met daarin de geselecteerde inkoopfacturen. Door dit bestand bij uw bank te uploaden, betaalt u in één handeling deze inkoopfacturen. U hoeft dus niet factuur-voor-factuur handmatig te betalen. Let op: de bank kan kosten vragen voor het verwerken van een betaalbatch.

Lees in dit helpartikel hoe u de inkoopfacturen uit een betaalbatch op betaald zet: Inzicht betaalbatch inkoopfacturen.