Overzicht openstaande facturen en debiteuren een totaaloverzicht toesturen

Binnen WeFact kunt u op verschillende manieren een overzicht verkrijgen van openstaande facturen. Dit kan zowel op administratieniveau, voor alle openstaande facturen in uw administratie, als door uw debiteuren inzicht te geven in hun openstaande facturen. In dit artikel leggen we beide mogelijkheden uit.

1. Overzicht van alle openstaande facturen binnen de administratie

Facturen waarvoor de betalingstermijn is verstreken, worden in WeFact gemarkeerd als ‘te herinneren’ of ‘aan te manen’. Er zijn verschillende manieren om deze facturen terug te vinden:

Waar vind ik dit overzicht?

• Via het menu "Mijn dashboard"
  Wanneer er herinneringen of aanmaningen verstuurd kunnen worden, verschijnt hiervan een melding boven in het dashboard. Via deze melding wordt u doorgelinkt naar het factuuroverzicht waar u de facturen met een verstreken betaaltermijn kunt terugvinden en direct een herinnering kunt versturen.

• Via het menu "Facturen"
  U kunt handmatig navigeren naar het factuuroverzicht waar u de openstaande facturen kunt terugvinden. Open het menu "Facturen" en filter vervolgens rechtsboven op "openstaand" om de openstaande facturen te zien. Kies eventueel "herinneringen te sturen" of "aanmaningen te sturen" om bulkacties uit te voeren.
  
  

2. Debiteur een totaaloverzicht van de openstaande facturen toesturen

Wanneer u meerdere facturen in een kort tijdsbestek naar één debiteur stuurt, kan het soms onoverzichtelijk worden voor de debiteur wat er nog open staat. Het is mogelijk om uw klant bij een factuur, herinnering, aanmaning of in een mailing te informeren over zijn/haar openstaande facturenlijst.

Waar stel ik dit in?

De tabel met openstaande facturen wordt gegenereerd door een variabele (zie hoofdstuk hieronder). De variabele dient u te plaatsen in het e-mail bericht, dit kan op 3 plaatsen/momenten:

1. In de huisstijl bij een e-mail bericht.
2. Als u voor het versturen nog het e-mail bericht wilt aanpassen. Klik hier voor meer informatie over het personaliseren van een e-mail.
3. Door een mailing te maken in het menu bij "Relaties" submenu "Mailing".  

Variabelen voor openstaande facturenlijst

U kunt een overzicht van openstaande facturen in een e-mail naar uw klant tonen door gebruik te maken van een variabele.

U kunt kiezen tussen een van de volgende variabelen:

• [facturen_overzicht_openstaand]
  Tabel met alle openstaande facturen debiteur.
   
• [facturen_overzicht_overige_openstaand]
  Tabel met alle overige openstaande facturen debiteur, exclusief de betreffende factuur

Er is tevens een conditie beschikbaar die alleen toegepast wordt indien er meer dan 1 factuur openstaat bij de debiteur. Alles wat binnen de conditie staat wordt dan getoond:
[heeft_overige_openstaande_facturen] tekst [/heeft_overige_openstaande_facturen] 

Voorbeeld

Hieronder een voorbeeld van een openstaande facturenlijst in een herinnering e-mail.


De conditie, variabele en tekst zijn in dit voorbeeld toegepast in de herinnering e-mail:

Hulp nodig?

Heeft u vragen of hulp nodig bij het instellen van uw huisstijl. Neem dan gerust contact met ons op, zodat wij u hierbij kunnen ondersteunen.