Facturen versturen via Peppol (voorheen Simplerinvoicing)

WeFact zit aangesloten op Peppol om e-facturen te versturen naar uw klanten die ook aangesloten zijn, of inkoopfacturen te ontvangen.
Levert u diensten aan de (Rijks)overheid of gemeenten? Sinds april 2019 eisen zij e-facturen. Facturen per post, PDF of zelfs UBL worden niet meer geaccepteerd.

Levert u diensten aan de Belgische overheid? Sinds januari 2020 eisen zij e-facturen. Vanaf juli 2024 zal e-facturatie ook verplicht worden voor business to business (B2B) facturen. 

Wat is Peppol?

Peppol is een beveiligd netwerk waarover elektronische documenten verstuurd én ontvangen kunnen worden en als voordeel heeft dat het niet spam-gevoelig is zoals e-mail. Een factuur die verstuurd wordt via Peppol zal gericht zijn aan het btw, KvK of Organisatie-identificatienummer nummer (OIN) van de klant en komt direct in hun administratie.

Om Peppol te gebruiken dient zowel de verzender als de ontvanger aangesloten te zijn. Ter voorbeeld: u verstuurt via Peppol de factuur, uw klant ontvangt via Peppol uw factuur.

De voordelen

• Bedrijf wordt geverifieerd. Spookfacturen behoren tot het verleden.
• U ziet of de factuur succesvol afgeleverd is.
• Inkoopfactuur komt automatisch in uw administratie.
• Factuur kan 100% nauwkeurig herkend worden.

Kosten Peppol

Aan het gebruik van Peppol zijn geen kosten verbonden. Enkel voor de activatie van Peppol dient u eenmalig € 1,- via iDEAL te betalen.
 

Aanmelden bij Peppol

Om gebruik te maken van Peppol dient u zich aan te melden als bedrijf. Dit proces vindt plaats in WeFact. Ga in WeFact in het menu naar "Instellingen" en ga op de pagina naar het onderdeel "Peppol/Simplerinvoicing".

Om uw bedrijf aan te melden dienen wij er eerst zeker van te zijn of u inderdaad bent wie u zegt dat u bent. Deze verificatie doen we in 3 stappen.
 

Verificatie

Stap 1: adrescontrole
We vragen bij de Kamer van Koophandel en op basis van uw BTW nummer bij de Europese Commissie uw bedrijfsadres op. Deze 2 adressen zouden identiek moeten zijn. In dat geval sturen wij een brief per post naar dit adres met daarin een verificatiecode die u in WeFact dient in te vullen. 

Voor Belgische klanten vragen wij de bedrijfsgegevens op bij het KBO en op basis van uw BTW nummer vragen wij bij de Europese Commissie uw bedrijfsadres op.

Stap 2: domeinnaam controle
Bij de Kamer van Koophandel moet een website opgegeven zijn. Naar een willekeurig e-mailadres met die domeinnaam sturen we een verificatiecode die u ook weer in WeFact dient in te vullen.

Stap 3: Rekeninghouder IBAN
U dient eenmalig een iDEAL betaling te verrichten van € 1,- met uw zakelijke bankrekening waarbij uw bedrijfsnaam de rekeninghouder is.
Let op: betaal niet met uw privé rekening! Dit levert geen match op met uw bedrijfsnaam.
 

Activeren

Zodra de verificatie succesvol is doorlopen kunt u aangeven waarvoor u Peppol wilt gebruiken: voor het versturen van verkoopfacturen en/of voor het ontvangen van inkoopfacturen. Dit doet u op de instellingenpagina, ga in het menu naar "Instellingen" en kies op de pagina voor onderdeel "Peppol/Simplerinvoicing" en scroll naar onderen. WeFact zal u gratis aanmelden bij Peppol.

Peppol gebruiken

Via Peppol kunt u facturen versturen én inkoopfacturen ontvangen binnen Nederland.
 

Factuur versturen

Om een factuur te versturen via Peppol dient u bij de debiteur de verzendmethode Simplerinvoicing te kiezen. Bij het aanmaken of bewerken van een debiteur gaat u naar het tabblad "Instellingen" en kiest u bij "Verzendmethode" voor "Via Peppol". U kunt daarna kiezen hoe de debiteur aangesloten zit: via KvK nummer of BTW nummer, of in geval van een Overheidsinstantie kunt u kiezen voor OIN en dient u het OIN nummer in te vullen.
Wanneer Peppol is ingesteld bij de debiteur zullen facturen via Peppol verstuurd worden. In de historie bij een factuur kunt u ook zien of de aflevering gelukt is. Mislukt de aflevering dan zal dit zichtbaar zijn in uw WeFact dashboard.
 

Inkoopfactuur ontvangen

Hiervoor hoeft u niets te doen, als u bij de Peppol instellingen heeft aangegeven inkoopfacturen te willen ontvangen via Peppol. WeFact heeft u, na aanvinken van de instelling, aangemeld bij Peppol met uw KvK nummer en BTW nummer. U bent nu vindbaar voor uw toeleveranciers op Peppol.

Heeft u vragen of problemen met het verificatieproces om aan te melden bij Peppol, stel deze dan gerust per e-mail aan helpdesk@wefact.nl.