Facturen versturen via Simplerinvoicing

WeFact zit aangesloten op Simplerinvoicing om e-facturen te versturen naar uw klanten die ook aangesloten zijn, of inkoopfacturen te ontvangen.
Levert u diensten aan de (Rijks)overheid of gemeenten? Sinds april 2019 eisen zij e-facturen. Facturen per post, PDF of zelfs UBL worden niet meer geaccepteerd.

Wat is Simplerinvoicing?

Simplerinvoicing maakt gebruik van het beveiligde PEPPOL Netwerk. Dit is een netwerk waarover elektronische documenten verstuurd én ontvangen kunnen worden en als voordeel heeft dat het niet spam-gevoelig is zoals e-mail. Een factuur die verstuurd wordt via Simplerinvoicing zal gericht zijn aan het btw, KvK of Overheidsinstantie nummer (OIN) van de klant en komt direct in hun administratie.

Om Simplerinvoicing te gebruiken dient zowel de verzender als de ontvanger aangesloten te zijn. Ter voorbeeld: u verstuurt via Simplerinvoicing de factuur, uw klant ontvangt via Simplerinvoicing uw factuur.

De voordelen

• Bedrijf wordt geverifieerd. Spookfacturen behoren tot het verleden.
• U ziet of de factuur succesvol afgeleverd is.
• Inkoopfactuur komt automatisch in uw administratie.
• Factuur kan 100% nauwkeurig herkend worden.

Kosten Simplerinvoicing

Op dit moment zit Simplerinvoicing in een Pilotfase waardoor het gebruik gratis is. Na de Pilotfase zullen een aantal transacties inbegrepen zitten in uw WeFact abonnement.

Bij de Simplerinvoicing activatie dient u eenmalig € 1,- via iDEAL te betalen.

Aanmelden bij Simplerinvoicing

Om gebruik te maken van Simplerinvoicing dient u zich aan te melden als bedrijf. Dit proces vindt plaats in WeFact. Ga in WeFact in het menu naar "Instellingen" en ga op de pagina naar het onderdeel "Simplerinvoicing".

Om uw bedrijf aan te melden dienen wij er eerst zeker van te zijn of u inderdaad bent wie u zegt dat u bent. Deze verificatie doen we in 3 stappen.
 

Verificatie

Stap 1: adrescontrole
We vragen bij de Kamer van Koophandel en op basis van uw BTW nummer bij de Europese Commissie uw bedrijfsadres op. Deze 2 adressen zouden identiek moeten zijn. In dat geval sturen wij een brief per post naar dit adres met daarin een verificatiecode die u in WeFact dient in te vullen.

Stap 2: domeinnaam controle
Bij de Kamer van Koophandel moet een website opgegeven zijn. Naar een willekeurig e-mailadres met die domeinnaam sturen we een verificatiecode die u ook weer in WeFact dient in te vullen.

Stap 3: Rekeninghouder IBAN
U dient eenmalig een iDEAL betaling te verrichten van € 1,- met uw zakelijke bankrekening waarbij uw bedrijfsnaam de rekeninghouder is.
Let op: betaal niet met uw privé rekening! Dit levert geen match op met uw bedrijfsnaam.
 

Activeren

Zodra de verificatie succesvol is doorlopen kunt u aangeven waarvoor u Simplerinvoicing wilt gebruiken: voor het versturen van verkoopfacturen en/of voor het ontvangen van inkoopfacturen. Dit doet u op de instellingenpagina, ga in het menu naar "Instellingen" en kies op de pagina voor onderdeel "Simplerinvoicing" en scroll naar onderen. WeFact zal u gratis aanmelden bij Simplerinvoicing.

Simplerinvoicing gebruiken

Via Simplerinvoicing kunt u facturen versturen én inkoopfacturen ontvangen.
 

Factuur versturen

Om een factuur te versturen via Simplerinvoicing dient u bij de debiteur de verzendmethode Simplerinvoicing te kiezen. Bij het aanmaken of bewerken van een debiteur gaat u naar het tabblad "Instellingen" en kiest u bij "Verzendmethode" voor "Via Simplerinvoicing". U kunt daarna kiezen hoe de debiteur aangesloten zit: via KvK nummer of BTW nummer, of in geval van een Overheidsinstantie kunt u kiezen voor OIN en dient u het OIN nummer in te vullen.
Wanneer Simplerinvoicing is ingesteld bij de debiteur zullen facturen via Simplerinvoicing verstuurd worden. In de historie bij een factuur kunt u ook zien of de aflevering gelukt is. Mislukt de aflevering dan zal dit zichtbaar zijn in uw WeFact dashboard.
 

Inkoopfactuur ontvangen

Hiervoor hoeft u niets te doen, als u bij de Simplerinvoicing instellingen heeft aangegeven inkoopfacturen te willen ontvangen via Simplerinvoicing. WeFact heeft u, na aanvinken van de instelling, aangemeld bij Simplerinvoicing met uw KvK nummer en BTW nummer. U bent nu vindbaar voor uw toeleveranciers op Simplerinvoicing.

Heeft u vragen of problemen met het verificatieproces om aan te melden bij Simplerinvoicing, stel deze dan gerust per e-mail aan helpdesk@wefact.nl.