Hoe kunnen we u helpen?



    Gebruik maken van Europese (SEPA) incasso

    WeFact stelt u in staat om automatische incasso aan te bieden aan uw klanten, waarbij veel werk uit handen wordt genomen. Hieronder vindt u stap-voor-stap hoe u automatische incasso aan kunt bieden aan uw klanten en hoe dit proces precies in z'n werk gaat.

    Sluit een incasso contract af bij uw bank

    Neem contact op met uw bank om een Europese SEPA incasso contract aan te vragen, zodat u automatische incasso's bij uw bank kan uitvoeren.
    WeFact Standard biedt ondersteuning voor de normale SEPA incasso en de bedrijven SEPA. 

    Activeer automatische incasso in WeFact

    Ga binnen WeFact in het menu naar "Instellingen". Op de geopende pagina kiest u voor het onderdeel "Betaalmogelijkheden". Onderaan de pagina vindt u de mogelijkheid om "Ik wil gebruik maken van Europese incasso" in te schakelen. Vul vervolgens het "Incassant ID" in die u van uw bank heeft verkregen en het SEPA incassotype. Tevens is het raadzaam om aan te vinken dat u per e-mail een notificatie krijgt wanneer u een incassobatch kan downloaden. 

    Batches
    Voorkeursdagen kunnen ingesteld worden om op vaste dagen van de maand te incasseren. Voordat u een incassobatch mag uitvoeren dient u een vooraankondiging te sturen. Deze vooraankondiging kunt u doen in de factuur e-mail naar de klant. Standaard staat deze waarde op '14', maar kunt u anders overeengekomen zijn met uw klanten.
    Let op: bij het bepalen in welke batch een factuur geplaatst moet worden, wordt de rekensom 'datum versturen' + 'vooraankondigingsdagen' = 'eerst mogelijke incassobatch' gebruikt. Stel dat u op 8 januari een factuur verstuurt, dan kan die factuur pas vanaf (8 + 14 dagen vooraankondiging) de 22e in een batch komen.

    Limieten
    Uw incasso contract met de bank kent limieten voor het maximale bedrag van 1 transactie in de batch en een maximaal bedrag voor de totale batch. WeFact kan u helpen herinneren wanneer u deze limieten overschrijft.
    Let op: WeFact zal bij het toevoegen van facturen aan batches geen rekening houden met het limiet. Het is puur ter informatie. U kunt uw bank vragen deze limieten te verhogen, zodra dit van toepassing is.
    Bankrekening
    U kunt afwijkende bankgegevens opgeven waarmee u de automatische incasso's uitvoert.

    Bij de debiteur de machtiging inschakelen

    Wanneer u een debiteur toevoegt of bewerkt vindt u een tabblad "Bank en machtiging". Hier kunt u de bankgegevens van de debiteur invoeren. Indien de debiteur een machtiging heeft afgegeven kunt u van deze bankrekening incasseren door hier "Automatische incasso" aan te vinken.

    De volgende velden verschijnen:
    • Machtigingskenmerk
      Deze wordt automatisch ingevuld. Heeft u reeds een machtigingskenmerk met deze debiteur, vul deze dan in.
       
    • Datum van ondertekening
      De datum dat de debiteur een machtiging heeft afgegeven.
    Machtiging door een debiteur afgegeven

    Facturen worden toegevoegd aan een batch

    Indien er bij een debiteur geïncasseerd mag worden, wordt een factuur automatisch toegevoegd aan de eerst mogelijke incassobatch. Het toewijzen aan welke batch, gebeurd pas op het moment dat de factuur verstuurd wordt, omdat in deze e-mail ook de vooraankondiging dient opgenomen te worden dat het bedrag afgeschreven wordt.

    U heeft hier verder geen omkijken naar, WeFact regelt het maken en indelen van de incassobatches voor u. U heeft altijd de mogelijkheid, zolang de incassobatch nog in concept is (en dus niet gedownload), om facturen uit een incassobatch te halen of door te schuiven naar een volgende incassobatch.
    Batch informatie en de facturen in deze batch

    Batch downloaden en importeren bij uw bank

    De incassobatch dient voor de uitvoerdatum geïmporteerd te worden bij uw bank. Dit aantal dagen is afhankelijk van het aantal verwerkingsdagen die de bank hanteert. 

    Wanneer de batch gedownload kan worden, zal dit middels een melding zichtbaar zijn in de administratie. Ook zal u per e-mail een notificatie ontvangen, mits u dit heeft ingesteld. U kunt de batch downloaden en het bestand (in PAIN formaat) bij uw internetbankieren importeren. 

    Transacties binnen WeFact verwerken

    Wanneer de incassobatch door uw bank verwerkt is dient u deze nog handmatig te verwerken. Ga hiervoor naar de incassobatch in WeFact. De facturen uit de batch kunt u, door vinkjes voor de factuurnummers te zetten, verwerken in het geval ze betaald of mislukt zijn.
    Uitgevoerde batch: facturen verwerken

    Communicatie richting de klant

    De standaard huisstijl is al volledig ingericht en communiceert de incassodatum in de factuur PDF en e-mail. Eventueel is dit aan te passen in de huisstijl. 

    Tip:
    • Maakt u gebruik van Exact online dan kunt u ook incassobatches exporteren. Meer informatie leest u in het volgende help-artikel: Exact Online: incassobatches.
    • Maakt u gebruik Twinfield dan kunt u ook incassobatches exporteren. Meer informatie leest u in het volgende help-artikel: Twinfield: automatische incasso.