Administratie exporteren naar Exact Online
Er is een koppeling beschikbaar om uw administratie automatisch naar Exact Online te exporteren. De volgende gegevens kunnen worden geëxporteerd:
Koppelen en instellen
Ga in WeFact in het menu naar "Exporteren" en kies vervolgens voor "Boekhoudpakket". Kies op de geopende pagina voor Exact online. Een instelproces zal geopend worden, waarmee u een koppeling legt met de Exact Online webservice.
Klantnummering
In WeFact kunnen klant- en leveranciersnummers bestaan uit letters en cijfers. Exact Online ondersteunt uitsluitend numerieke relatienummers.
Bij de export naar Exact Online wordt daarom automatisch alleen het numerieke deel van het klant- of leveranciersnummer overgenomen. Eventuele letters worden hierbij genegeerd.
Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met de nummering van klanten en leveranciers. In WeFact hebben klanten en leveranciers ieder een eigen nummerreeks. In Exact Online worden deze echter binnen één relatiebestand opgeslagen, waarbij ieder relatienummer uniek moet zijn.
Wanneer in WeFact bijvoorbeeld klant 1000 en leverancier 1000 bestaan, kan dit bij export naar Exact Online een conflict veroorzaken. Om dit te voorkomen adviseren wij om klant- en leveranciersnummerreeksen voldoende uit elkaar te laten liggen (bijvoorbeeld klanten vanaf 1000 en leveranciers vanaf 5000).
Relaties importeren vanuit Exact Online
Bij het leggen van de koppeling is het eenmalig mogelijk om relaties te importeren vanuit Exact Online. Om van deze functionaliteit gebruik te maken, mogen er geen relaties in WeFact staan. Heeft u al een testklant aangemaakt, dan kunt u middels het opschonen van de testgegevens de klant(en) alsnog verwijderen. Via menuknop “Exporteren” submenu "Boekhoudpakket" heeft u vervolgens de mogelijkheid om uw relaties alsnog vanuit Exact Online te importeren middels de knop "Importeren".
(Afwijkende) grootboekrekeningen
U kunt precies aangeven op welke grootboekrekeningen de omzet weggeboekt moet worden. In WeFact kunt u producten indelen op productgroepen. Tijdens het instellen kunt u afwijkende grootboekrekeningen voor iedere productgroep instellen, om ook in Exact Online inzicht in de omzet te houden.
Bij inkoopfacturen is het mogelijk om op factuurregelniveau een kostencategorie op te geven. Deze kostencategorieën zijn aan te maken in het menu bij "Instellingen" onder het tabblad "Inkoop". De kostencategorieën zijn bij de instellingen richting het boekhoudpakket te koppelen aan afwijkende grootboekrekeningen.
Automatisch exporteren
Bij het instellen van de koppeling kunt u aangeven dat gegevens automatisch geëxporteerd mogen worden. Het exporteren gebeurt dagelijks vanaf 06:00 uur.
Betalingen ophalen
U kunt bij de Exact instellingen in WeFact aangeven dat automatisch betalingen opgehaald mogen worden. Het tijdstip waarop WeFact de betalingen ophaalt kunt u hier zelf instellen. De openstaande boekingen in Exact en de openstaande facturen in WeFact worden met elkaar vergeleken. Een factuur of inkoopfactuur in WeFact wordt (automatisch) op betaald gezet als de boeking in Exact gematcht is. Dit werkt ideaal wanneer binnen Exact een bankkoppeling gelegd is.
Transitorisch boeken: omzet en kosten spreiden
WeFact kan omzet en kosten op factuurregelniveau spreiden, ook wel transitorisch boeken genaamd. Dit biedt als mogelijkheid om omzet/kosten evenredig te verdelen over de bewuste maanden.
Lees hier uitgebreider over hoe transitorisch boeken werkt in Exact online.
Hulp nodig?
Wij helpen u graag bij vragen over het instellen van de Exact Online koppeling. U kunt contact opnemen via helpdesk@wefact.nl of telefonisch op 085 - 732 57 00.
