Wat is een variabele in WeFact

Met variabelen in WeFact voegt u automatisch gegevens toe aan uw facturen, offertes en e-mails.
Denk bijvoorbeeld aan:

het factuurnummer

de klantnaam

het totaalbedrag

de betaaldatum

Deze gegevens worden automatisch ingevuld zodra u een document bekijkt of verstuurt. U hoeft deze dus niet handmatig in te vullen.

Wat is een variabele?

Een variabele is een stukje tekst dat automatisch wordt vervangen door gegevens uit uw administratie.
U herkent een variabele aan de blokhaken, bijvoorbeeld:

[factuurnummer]

[bedrijfsnaam]

[factuur_datum]

Voorbeeld:
Factuurnummer: [factuurnummer] → Factuurnummer: 2026-001

Waar kunt u variabelen gebruiken?

U kunt variabelen gebruiken in:

PDF-documenten (zoals facturen en offertes)

E-mailberichten

Dit stelt u in via de huisstijl van uw administratie.

Hoe voegt u een variabele toe?

U voegt een variabele toe via de huisstijl.

Ga naar “Instellingen” submenu “Huisstijl”

Open het document of e-mailbericht dat u wilt aanpassen

Klik in het tekstblok waar u de variabele wilt plaatsen
Aan de rechterzijde ziet u ‘Beschikbare variabelen’. Hier kunt u:
- zoeken op naam
- bladeren per categorie
- een variabele aanklikken (deze wordt automatisch gekopieerd)

Plak de variabele op de gewenste plek

Sla de wijzigingen op

Variabele toevoegen via ‘Beschikbare variabelen’ in de huisstijl

Wat gebeurt er als u een variabele gebruikt?

In de huisstijl ziet u de variabele zelf (bijvoorbeeld [factuurnummer]).

In de uiteindelijke factuur of e-mail ziet u automatisch de juiste waarde.

Dit gebeurt bij het bekijken van de PDF of het versturen van een e-mail.

Let op

De variabele moet exact kloppen (inclusief blokhaken).

Als een variabele niet correct is geschreven, wordt deze niet vervangen.

U ziet deze dan letterlijk terug in uw document.

Eigen velden gebruiken als variabele

Wilt u extra informatie toevoegen die niet standaard beschikbaar is?

Dan kunt u gebruikmaken van eigen velden. Na het aanmaken van een eigen veld wordt deze automatisch beschikbaar als variabele in de huisstijl. In het helpartikel leest u meer informatie over het maken van eigen velden.