Een voorschotfactuur verzenden zodat een deel van de kosten vooraf gedekt worden.
Bij een voorschotfactuur factureert u de klant voordat het product of de dienst geleverd is. Het gaat dus om een aanbetaling die u later van het eindbedrag haalt. Zo zorgt u ervoor dat een deel van de kosten vooraf gedekt worden. Het kan in sommige branches handig zijn om een voorschotbetaling te ontvangen.
Op een voorschotfactuur moeten dezelfde gegevens vermeldt staan als op een normale factuur. Ook op een voorschotfactuur berekent u BTW. Deze verrekent u later op de eindfactuur. Houd bij een voorschotnota wel rekening met welk BTW-tarief gebruikt moet worden. Let hier vooral goed op wanneer er meerdere tarieven gebruikt worden. Een voorbeeld voorschotfactuur kan handig zijn.
Wanneer het tijd is om de eindfactuur te maken, moet u er rekening mee houden dat er al een voorschot is ontvangen. Het komt vaak voor dat de vooraf geschatte btw-verdeling niet meer klopt.
Crediteer eerst de voorschotnota op de eindfactuur. Dit bedrag is altijd het bedrag exclusief BTW. Vermeld daarom altijd de creditregels voor de BTW-uitsplitsing. Hierna kunt u de factuur opmaken zoals u gewend bent. Bereken het totaalbedrag exclusief BTW. Hier is het gecrediteerde bedrag al vanaf getrokken. Omdat u de verschuldigde BTW berekent in functie van het factuurbedrag min de voorschotbetaling, is de verschuldigde BTW eigenlijk al gewoon verrekend. U kunt dit altijd nog handmatig narekenen.
Een voorschotfactuur maken, kan op dezelfde manier als een factuur maken. Geef aan dat het om een aanbetaling gaat en vul het bedrag in. Je kan voor het maken van een voorschotfactuur Word of Excel gebruiken of een facturatieprogramma.
Wanneer u Word of Excel gebruikt, is het vaak rekenen of de voorschotnota en de eindfactuur voldoende op elkaar zijn afgestemd.
Gebruikt u factuur software zoals WeFact, dan hoeft u nooit meer te rekenen. WeFact doet dit namelijk voor u! Zo heeft u meer tijd over en worden er minder snel fouten gemaakt.
Het gebruiken van WeFact is geschikt voor alle ondernemers; zowel ZZP’ers, kleine bedrijven, MKB administraties, hoog volume bedrijven en DGA administraties.
Met WeFact maakt u sneller en zonder fouten online facturen, verwerkt u inkoopfacturen en heeft u grip op uw administratie! Test alle functionaliteiten zonder beperkingen met de gratis proefperiode.
Geen betaalgegevens nodig
Een deelfactuur maak je aan door het totaalbedrag op te splitsen, bijvoorbeeld in 50%. Hierover reken je ook btw. Met de eindfactuur factureer je het restant en ook hierover breng je de btw in rekening.
In sommige gevallen wordt een factuur niet in één keer betaald, bijvoorbeeld doordat het een deelfactuur is of omdat er een foutieve betaling heeft plaatsgevonden. In dat geval gaat het om een deelbetaling.
Bij het leveren van een dienst is er geen wettelijk percentage van toepassing. Bij het leveren van een product mag er wettelijk maximaal 50% aanbetaald worden.