Dek een deel van uw kosten vooraf
Bij een voorschotfactuur factureert u de klant voordat het product of de dienst geleverd is. Het gaat dus om een aanbetaling die u later van het eindbedrag haalt. Zo zorgt u ervoor dat een deel van de kosten vooraf gedekt worden. Het kan in sommige branches handig zijn om een voorschotbetaling te ontvangen.
Wat moet er op een voorschotfactuur staan?
Op een voorschotfactuur moeten dezelfde gegevens vermeldt staan als op een normale factuur. Ook op een voorschotfactuur berekent u BTW. Deze verrekent u later op de eindfactuur. Houd bij een voorschotnota wel rekening met welk BTW-tarief gebruikt moet worden. Let hier vooral goed op wanneer er meerdere tarieven gebruikt worden. Een voorbeeld voorschotfactuur kan handig zijn.
Voorschotnota verrekenen met de eindfactuur
Wanneer het tijd is om de eindfactuur te maken, moet u er rekening mee houden dat er al een voorschot is ontvangen. Het komt vaak voor dat de vooraf geschatte btw-verdeling niet meer klopt.
Crediteer eerst de voorschotnota op de eindfactuur. Dit bedrag is altijd het bedrag exclusief BTW. Vermeld daarom altijd de creditregels voor de BTW-uitsplitsing. Hierna kunt u de factuur opmaken zoals u gewend bent. Bereken het totaalbedrag exclusief BTW. Hier is het gecrediteerde bedrag al vanaf getrokken. Omdat u de verschuldigde BTW berekent in functie van het factuurbedrag min de voorschotbetaling, is de verschuldigde BTW eigenlijk al gewoon verrekend. U kunt dit altijd nog handmatig narekenen.
Voordelen van een online factuurprogramma
Wanneer u Word of Excel gebruikt, is het vaak rekenen of de voorschotnota en de eindfactuur voldoende op elkaar zijn afgestemd.
Gebruikt u factuur software zoals WeFact, dan hoeft u nooit meer te rekenen. WeFact doet dit namelijk voor u! Zo heeft u meer tijd over en worden er minder snel fouten gemaakt.