WeFact Hosting Help



WeFact Hosting Help > Betaalmogelijkheden

Hoe gebruik ik Europese (SEPA) incasso?
Beschikbaar vanaf WeFact Hosting versie 3.2.0.
WeFact Hosting stelt u in staat om automatische incasso aan te bieden aan uw klanten, waarbij veel werk uit handen wordt genomen. Hieronder vindt u stap-voor-stap hoe u automatische incasso aan kunt bieden aan uw klanten en hoe dit proces precies in z'n werk gaat.


1. Sluit een SEPA incasso contract af bij uw bank
Neem contact op met uw bank om een Europese SEPA incasso contract aan te vragen, zodat u automatische incasso's bij uw bank kan uitvoeren.
WeFact Hosting biedt standaard ondersteuning voor de normale SEPA incasso, niet de bedrijven SEPA. Wilt u gebruik maken van de bedrijven SEPA, dan dient u contact met ons op te nemen.


2. Voeg de betalingsmogelijkheid toe in WeFact Hosting
Ga binnen WeFact Hosting in het menu naar "Instellingen" en kies vervolgens voor "Betaalmogelijkheden". Klik op de knop "Betaalmethode toevoegen". Kies als soort betaalmethode "Automatische incasso". Aan de rechterkant verschijnen de instellingen voor de betaalmethode.

Uw bank stelt eisen en limieten aan uw contract. Deze zaken dient u ook in WeFact te verwerken.

Instellingen voor machtiging
Vul hier uw 'Incassant ID' in die u van uw bank heeft verkregen. Daarnaast kunt u een maximaal aantal keer per maand incasso batches uitvoeren. Geef dit aantal op en kies vervolgens welke dagen van de maand een batch uitgevoerd mag worden bij de bank. We raden het tevens aan om in te stellen dat u per e-mail een notificatie krijgt wanneer u een incasso batch kan downloaden.

Termijnen
Voordat u een incassobatch mag uitvoeren dient u een vooraankondiging te sturen. Deze vooraankondiging kunt u doen in de factuur e-mail naar de klant. Standaard staat deze waarde op '14', maar kunt u anders overeengekomen zijn met uw klanten. Daarnaast zijn er verwerkingstijden bij de bank. Voor zowel een eerste/eenmalige incasso als voor vervolg incasso's staat dit standaard ingesteld op 2 dagen. Ook deze kunt u naar uw eigen situatie aanpassen.

Let op: bij het bepalen in welke batch een factuur geplaatst moet worden, wordt de rekensom 'datum versturen' + 'vooraankondigingsdagen' = 'eerst mogelijke incasso batch' gebruikt. Stel dat u op 8 januari een factuur verstuurt, dan kan die factuur pas vanaf (8 + 14 dagen vooraankondiging) de 22e in een batch komen.

Limieten
Uw incasso contract met de bank kent limieten voor het maximale bedrag van 1 transactie in de batch en een maximaal bedrag voor de totale batch. WeFact Hosting kan u helpen herinneren wanneer u deze limieten overschrijft.
Let op: WeFact Hosting zal bij het toevoegen van facturen aan batches geen rekening hier mee houden. Het is puur ter informatie. U kunt uw bank vragen deze limieten verhogen, zodra dit van toepassing is.

Bankrekening
U kunt afwijkende bankgegevens opgeven waarmee u de automatische incasso's uitvoert.

Notificatie naar de klant
In geval een incasso mislukt of u de factuur doorgeschoven hebt naar een volgende batch, kunt en moet u uw klant hier van op de hoogte brengen. U kunt hier de standaard e-mail templates opgeven die daarvoor gebruikt mogen worden.



3. Geef bij de debiteur aan dat er een machtiging is afgegeven
Wanneer u een debiteur toevoegt of bewerkt vindt u een tabblad "Bank en machtiging". Hier kunt u de bankgegevens van de debiteur invoeren. Indien de debiteur een machtiging heeft afgegeven kunt u van deze bankrekening incasseren door hier aan te vinken "Deze debiteur wil betalen via automatische incasso". De volgende velden verschijnen:
  • "Machtigingskenmerk":  deze wordt automatisch ingevuld. Heeft u reeds een machtigingskenmerk met deze debiteur, vul deze dan in.
  • "Datum van ondertekening":  de datum dat de debiteur een machtiging heeft afgegeven.
  • "Incassotype":  hier zijn 3 mogelijkheden, 2 voor doorlopende machtiging (of het de eerste keer is of dat er al vaker geincasseerd is met die machtigingskenmerk) en 1 in geval van een eenmalige machtiging. Indien u kiest voor "Doorlopende machtiging: eerste opdracht" zal WeFact Hosting dit automatisch omzetten naar een "Doorlopende machtiging: vervolg opdracht" op het moment dat een factuur is geincasseerd en op betaald is gezet.



4. Facturen worden toegevoegd aan een batch
Indien een debiteur een machtiging heeft afgegeven, wordt een factuur automatisch toegevoegd een de eerst volgend mogelijke incasso batch. Het toewijzen aan welke batch gebeurt pas op het moment dat de factuur verstuurd wordt, omdat in deze e-mail ook de vooraankondiging dient opgenomen te worden dat het bedrag afgeschreven wordt.

U heeft verder geen omkijken hier naar, WeFact Hosting regelt het maken en indelen van de incasso batches voor u. U heeft altijd de mogelijkheid, zolang de incasso batch nog in concept is (en dus niet gedownload), om facturen uit een incasso batch te halen of door te schuiven naar een volgende incasso batch.



5. Batch downloaden en importeren bij uw bank
De incasso batch dient voor de uitvoerdatum geimporteerd te worden bij uw bank. Hierbij wordt uitgegaan van de vooraankondingstermijn en de verwerkingstijd van de bank, welke u ingesteld heeft bij het toevoegen van de betaalmethode (stap 2).

Ruim voortijds zal wanneer de batch te downloaden is dit zichtbaar zijn binnen WeFact Hosting aan de linkerkant waar u vaker actiepunten ziet (zoals Conceptfacturen, Herinneringen te versturen, Nieuwe bestellingen etc). Ook zal u per e-mail een notificatie ontvangen, mits u dit bij de betaalmethode heeft ingesteld.

De batch kunt u downloaden in het batch overzicht of door de batch te bekijken en bovenaan op de "Download batch" knop te klikken. Vervolgens dient u het gedownloade bestand (in PAIN formaat) bij uw bank te importeren.


6. Transacties binnen WeFact Hosting verwerken
Wanneer de incasso batch door uw bank verwerkt is dient u deze nog handmatig te verwerken. Zoek de incasso batch binnen WeFact Hosting op. Hier vindt u een overzicht van alle facturen die geïncasseerd zijn. Deze facturen kunt u, door vinkjes voor de factuurnummers te zetten, verwerken in geval ze betaald of mislukt zijn.


Beschikbare variabelen
Er zijn 2 variabele beschikbaar die u kunt gebruiken om het machtigingskenmerk en de datum van incasseren (in de factuur e-mail) te communiceren naar uw klant:
  • [debtor->MandateID] = Unieke machtigingskenmerk van de debiteur
  • [invoice->DirectDebitDate] = datum waarop de bank de incasso uitvoert





Vul onderstaand formulier in:


Versturen