WeFact Hosting Help



Wat u allemaal moet weten over SEPA direct debit
De automatische incasso variant SEPA stelt u in staat om van bankrekeningen uit de Europese Unie te incasseren. Het proces om te incasseren verloopt volgens een vast protocol. WeFact Hosting helpt u hierbij, waardoor u zelf vrijwel nergens meer aan hoeft te denken. Toch is het goed om op te de hoogte te zijn van de veranderingen, het incasso proces en hoe WeFact Hosting hiermee om gaat. Hieronder vindt u daarom een samenvatting.

Wat is er veranderd
  • U heeft/krijgt van uw bank een Incassant ID.
  • Iedere debiteur heeft een machtigingskenmerk. Dit is een uniek kenmerk waar de machtiging aan te herkennen is.
  • Het Incassant ID en machtigingskenmerk dient u te communiceren in het machtigingsformulier.
  • Indien u reeds een machtigingsovereenkomst heeft met uw debiteur, dan hoeft er niet een nieuwe overeenkomst afgesloten te worden. De oude volstaat. De datum van ondertekenen moet zijn '01-11-2009' en binnen WeFact Hosting incassotype ‘Doorlopende machtiging: eerste opdracht’.
  • U dient vooraf de debiteur te informeren over de exacte datum wanneer het bedrag geïncasseerd wordt. Dit kan/mag in het factuur e-mail bericht.
  • Binnen WeFact Hosting voegt u de automatische incasso betaalmethode toe door in het menu te gaan naar "Instellingen" en dan "Betaalmogelijkheden". Bij de betaalmethode geeft u uw Incassant ID op, welke dagen u een incasso batch wilt genereren en uw incasso limieten.
  • Het incasso bestand (PAIN formaat) dient u voortijdig bij uw bank aan te leveren, in tegenstelling tot het CLIEOP3 bestand waarbij incasso’s direct werden uitgevoerd.


Het incasso proces (binnen WeFact Hosting)
Incasso batches
Op het moment dat een factuur met incasso verstuurd wordt, zal deze worden toegevoegd aan de eerst mogelijke incasso batch. Dit gebeurt dus nog niet bij het aanmaken van de factuur.
Bij de betaalmethode automatische incasso heeft u aangegeven op welke dagen van de maand u wilt incasseren. Alleen op deze momenten zal er dus een incasso batch worden aangemaakt. 

Incasso batch downloaden
WeFact Hosting zal in de backoffice en per e-mail (mits ingesteld) u op de hoogte brengen wanneer een incasso batch gedownload mag worden. Vanaf dat moment worden er geen facturen meer aan de batch toegevoegd. Dit zou namelijk niet overeenstemmen met het aantal dagen dat een klant vooraf moet worden ingelicht dat het bedrag afgeschreven gaat worden. Zodra u de incasso batch download gaat WeFact Hosting er ook vanuit dat u deze (direct) upload bij uw bank. De incasso batch krijg de status 'In behandeling'.
Bij het bekijken en downloaden van een incasso batch wordt er een controle gedaan of alle IBAN nummers een juiste notatie hebben, om fouten te voorkomen.

Verwerken van de incasso batch
Wanneer de incasso's verwerkt zijn kunt u de batch bekijken en vinkjes voor alle facturen plaatsen en kiezen in het uitklapmenu (onderaan) "Betaling factuur ontvangen". U kunt altijd later, wanneer een incasso toch mislukt blijkt te zijn, de factuur opnieuw aanvinken en kiezen in het uitklapmenu voor "Incasso van factuur mislukt". Er zal dan gevraagd worden wat u wilt doen: (a) een notificatie naar de klant sturen en (b) de factuur opnieuw incasseren en dus opnemen in een volgende incasso batch.


Veelgestelde vragen
Welk incasso-type moet ik nemen bij de bank: normaal SEPA contract of een SEPA bedrijven incasso?
WeFact Hosting biedt standaard ondersteuning voor de normale SEPA incasso, niet de bedrijven SEPA. Wilt u gebruik maken van de bedrijven SEPA, dan dient u contact met ons op te nemen.

Waarom kan ik niet, net zoals bij CLIEOP3, direct de facturen incasseren?
De SEPA variant is niet zo 'vrijblijvend' als u gewend was bij CLIEOP3. U werkt bij de SEPA variant met incasso batches. In welke incasso batch de factuur wordt toegevoegd, wordt bepaald op het moment van versturen van de factuur waarbij de vooraankodigingsdagen opgeteld moeten worden. Het aantal dagen vooraankondiging kunt u zelf instellen bij de automatische incasso instellingen, maar moet altijd een paar dagen groter zijn dan de hoogste verwerkingstijd van de bank.

Voorbeeld:
Stel dat u op 8 januari een factuur verstuurt, dan kan die factuur pas op z'n vroegst (8 + 14 dagen vooraankondiging) de 22e geincasseerd worden. Afhankelijk van de ingestelde batch momenten zal de eerste optie vanaf de 22e gebruikt worden.
Heeft u ingesteld dat er een incasso batch de 1e en de 15e aangemaakt mag worden, betekent in dit voorbeeld dat de factuur in de incasso batch van 1 februari wordt geplaatst!


Ik heb een incasso batch gedownload, kan ik dit nog annuleren?
Zolang u de incasso batch nog niet heeft geupload bij uw bank, kunt u binnen WeFact Hosting de incasso batch bekijken en bovenaan op de actieknop klikken om het terug naar de concept-status te zetten.

Kan ik zelf toewijzen aan welke incasso batch de factuur wordt toegevoegd?
Nee. WeFact Hosting bepaalt automatisch de eerst mogelijke incasso batch. Wilt u een incasso batch later pas incasseren, dan kunt u de factuur altijd uit een incasso batch halen. Dit doet u door de incasso batch te bekijken, een vinkje voor de betreffende factuur te zetten en onderaan in het uitklapmenu te kiezen voor "In eerstvolgende batch plaatsen".

Hoe vermeld ik in de e-mail factuur de datum van incasseren en het machtigingskenmerk
U kunt hiervoor de volgende variabelen gebruiken (in een e-mail en PDF template):
  • [debtor->MandateID] = Unieke machtigingskenmerk van de debiteur
  • [invoice->DirectDebitDate] = datum waarop de bank de incasso uitvoert

Creëert WeFact Hosting automatisch een nieuwe batch wanneer ik een incasso limiet bereik?
WeFact Hosting houdt geen rekening met de limieten, maar zal wel aangeven wanneer een batch niet binnen de gestelde limieten valt. U kunt dan tijdig actie ondernemen en contact opnemen met uw bank om eventueel de limieten te laten verhogen.

Waarom wordt mijn incasso batch 1 of 2 dagen later dan mijn ingestelde datum uitgevoerd?
WeFact Hosting houdt rekening met weekenden en de speciale dagen 1e kerstdag (25 december), 2e kerstdag (26 december) en nieuwjaarsdag (1 januari). Valt uw ingestelde incasso batch precies in het weekend of een speciale dag, dan zal de batch worden toegewezen aan de eerstvolgende werkdag.





Vul onderstaand formulier in:


Versturen