WeFact Hosting Help



Exporteren naar Twinfield
Er is een koppeling beschikbaar om uw administratie automatisch naar Twinfield te exporteren.
De volgende gegevens kunnen worden geëxporteerd:
  • Debiteuren
  • Verkoopfacturen (als conceptboekingen)
  • Incassobatches (geboekt naar dagboek "Incasso-onderweg")
  • Betalingen ophalen om de openstaande facturen bij te werken
  • Crediteuren
  • Inkoopfacturen (als conceptboekingen)


Koppelen en instellen
Ga in WeFact Hosting in het menu naar "Beheer" en vervolgens "Exporteren". Kies op de geopende pagina voor Twinfield. Een instelproces zal geopend worden, waarmee u een koppeling legt met de Twinfield webservice.

Debiteurnummering
Na het leggen van de koppeling kunt u de debiteurnummeringreeks opgeven zoals die in Twinfield wordt gevoerd. Stel dat uw debiteuren in WeFact DB00001, DB0002, DB0003, etc. hebben en in Twinfield loopt het in de 1000 reeks, dan kunt u hier 1### invullen. De debiteuren zullen in Twinfield respectievelijk 1001, 1002 en 1003 worden.

(Afwijkende) grootboekrekeningen
U kunt precies aangeven op welke grootboekrekeningen de omzet weggeboekt moet worden. In WeFact kunt u producten indelen op productgroepen. Tijdens het instellen kunt u afwijkende grootboekrekeningen voor iedere productgroep instellen, om ook in Twinfield inzicht in de omzet te houden.

Automatisch exporteren
Bij het instellen van de koppeling kunt u aangeven dat gegevens automatisch geëxporteerd mogen worden. Het is hiervoor noodzakelijk dat u een apare cronjob instelt die geadviseerd wordt ieder uur te draaien. Het cronjob bestand betreft: "/Pro/cronjob_accounting.php".

Betalingen ophalen
U kunt bij de Twinfield instellingen in WeFact aangeven dat automatisch betalingen opgehaald mogen worden. De openstaande boekingen in Twinfield en de openstaande facturen in WeFact worden met elkaar vergeleken. Een factuur in WeFact wordt (automatisch) op betaald gezet als de boeking in Twinfield gematcht is. Dit werkt ideaal wanneer binnen Twinfield een bankkoppeling gelegd is.

Incassobatches
Wanneer u gebruik maakt van automatische incasso in WeFact zijn ook incassobatches te exporteren naar Twinfield. De incassobatch wordt in Twinfield als een bijschrijving op een "Incasso-onderweg" dagboek geëxporteerd. Wanneer de betaling vervolgens binnenkomt, kan deze worden geboekt op de verzamelpost in het "Incasso-onderweg" dagboek door slechts één tegenpost (de FRST of RCUR) te selecteren in plaats van de afzonderlijke facturen.
Bij een stornering moet de specifieke boeking (de individuele factuur) weer openstaand worden. Twinfield zal dit automatisch doen. Echter dient u hiervoor wel te controleren of binnen Twinfield de 'verwerkingsinformatie' is ingevuld. Dit doet u als volgt:
  1. Ga in het menu naar "Kas & banken" en kies op de pagina opnieuw voor "Kas & banken".
  2. Kies in het veld "CODE" voor de bankrekening waar de incasso's op uitgevoerd worden. Klik daarna op volgende.
  3. Op de geopende pagina kiest u het tabblad "Verwerkingsinformatie". Zorg dat u de juiste grootboekrekeningen invult bij in ieder geval:
    - Geweigerde en geannuleerde opdrachten
    - Terugboekingen van incasso-opdrachten (storno's)




Documentlink in Twinfield naar WeFact
Bij de boeking in Twinfield kan er een verwijzing naar de factuur in WeFact worden gemaakt. We gebruiken hiervoor het vrije veld 3 voor (freetext3).

Binnen Twinfield stelt u dit als volgt in:
  1. Ga in het menu naar "Instellingen" > "Administratie-instellingen". Kies vervolgens voor "Dagboeken". Kies daarna als dagboek "Verkoop factuur".
  2. Op de geopende pagina vindt u een onderdeel "Vrije tekstvelden". Geef bij "Vrije tekstveld 3" aan "Toegestaan" en vul als naam "Factuurkenmerk" in.
  3. Eronder vindt u het onderdeel "Document imaging". Vul hier in:
    - Naam:   WeFact factuur
    - Link:      www.uwdomeinnaam.nl/Pro/invoices.php?page=show&id=$FreeText3$

Binnen WeFact dient u bij de instellingen van de Twinfield koppeling aan te vinken dat u de document link wilt meesturen naar Twinfield.




Hulp nodig?
Wij helpen u graag bij vragen over het instellen van de Twinfield koppeling. U kunt contact opnemen via helpdesk@wefact.nl of telefonisch op 085 - 732 57 00.





Vul onderstaand formulier in:


Versturen