WeFact Standard update: verbeteringen SEPA incasso, gebruik TAB toets en korting op een abonnement

Naar aanleiding van feedback van onze gebruikers hebben we deze update voornamelijk aandacht besteed aan het verbeteren van handelingen. Graag informeren we u in dit bericht over deze wijzigingen.

Verbeteringen SEPA incasso
We ontvangen dagelijks vragen over het gebruik van de SEPA incasso. Het incassoproces zit aan regels vast die complex zijn en u niet in staat stellen een factuur direct te incasseren. Alle vraagstukken hebben we opnieuw bestudeerd en een actieplan gemaakt om het incasso proces duidelijker te maken. Daarnaast kunt u op het moment dat u een factuur verstuurt zelf vooraf bepalen in welke incassobatch deze geplaatst mag worden. Zo heeft u meer grip op wanneer een factuur geïncasseerd wordt.

batch-scherm

TAB toets om snel factuurregels aan te maken
Op de factuur aanmaakpagina kunt u door middel van de TAB toets op uw toetsenbord snel door alle velden gaan. Belandt u bij het laatste veld van de factuurregel en drukt u nogmaals op de TAB toets, dan zal er een nieuwe factuurregel verschijnen. Zo kunt u eenvoudiger, zonder muis, extra factuurregels aanmaken.

Korting op een abonnement
Het was reeds mogelijk om op een factuurregel een korting te geven, op een specifiek abonnement van een debiteur kon dit nog niet. Het is nu mogelijk om bij een abonnement ook een kortingpercentage op te geven.

Mocht u zelf nog suggesties hebben voor WeFact Standard, dan horen wij die graag.

WeFact aanwezig tijdens Exact Live op 9 november

Exact organiseert op woensdag 9 november 2016 in de Jaarbeurs te Utrecht de 5e editie van Exact Live. WeFact is hierbij aanwezig als partner met een eigen stand. De Exact Live beurs is gratis te bezoeken tussen 9.30 – 17.30 uur.

Met WeFact kan een ondernemer zelf foutloos online factureren en wordt de administratie automatisch doorgezet naar Exact Online voor de accountant. Deze naadloze integratie maakt het een krachtige combinatie.

Het thema van dit jaar is: Be Tech Curious. Ontdek daarom tijdens de beurs hoe technologie ‘het leven makkelijker kan maken’. Kom ons een bezoekje brengen en schrijf hier gratis in.

exactlive-wefact

Nieuws SEPA incasso: veranderingen verwerkingstijden bank

De SEPA incassoprocedure gaat veranderen. Sommige ondernemers zullen hier al bericht over ontvangen hebben van hun bank. De verandering heeft betrekking op de verwerkingstijden van de banken voor (normale) SEPA automatische incasso. De verwerkingstijden voor de bedrijven incasso blijven onveranderd.

De verwerkingstijd die nu gehanteerd wordt is 6 (eerste incasso) en 3 werkdagen (vervolgincasso). Dit gaat veranderen naar 2 en 1 werkdagen, de doorvoering hiervan verschilt per bank. De status van eerste incasso wordt met deze verandering optioneel.

Wijzigingen per bank
Deze wijziging wordt per bank doorgevoerd:

  • De ABN Amro voert de wijziging door vanaf 22 november 2016 en geeft aan dat er maar één werkdag verwerkingstijd zal zijn.
  • De Rabobank voert het 1 januari 2017 door met een verwerkingstijd van twee werkdagen.
  • De ING voert de wijziging door vanaf 20 november 2016 en geeft aan dat er maar één werkdag verwerkingstijd zal zijn.

Staat uw bank er niet bij, informeer dan zelf bij uw eigen bank.

Moet ik iets veranderen aan mijn proces in WeFact?
Nee. De verplichte vooraankondiging blijft namelijk bestaan, en die bepaalt in welke incassobatch een factuur komt. Hetgeen dat verandert is de aanlevertijd bij de bank.

Tip: doordat u straks korter op het incassomoment de batch kunt aanleveren bij de bank, zou u de vooraankondigingstermijn ook kunnen verkleinen. U zou dit kunnen verkleinen tot minimaal 5 dagen voor de incassodatum. Nadeel van het zo kort op elkaar instellen is de kans dat u de batch te laat aanlevert bij de bank groter is.
Indien u een kortere vooraankondigingstermijn dan 14 dagen hanteert dient u dit wel met uw klant (in de machtigingsovereenkomst) overeen te komen.

Waar in WeFact verander ik de verwerkingstijden van mijn bank?
Dit kan in het menu bij “Instellingen” onder “Betaalmogelijkheden”, bij de instellingen voor automatische incasso. Onder het kopje “Verwerkingstijden van de bank” kunt u het aantal dagen wijzigen.

WeFact Hosting versie 4 officieel beschikbaar!

Afgelopen jaar is er hard gewerkt aan een nieuw, responsive klantenpaneel voor WeFact Hosting. Daarnaast hebben we meerdere nieuwe functionaliteiten opgepakt en veel optimalisaties en verbeteringen doorgevoerd.

Na een lange ontwikkeltijd en 4 beta versies lanceren we vandaag WeFact Hosting versie 4!

WeFact Hosting versie 4
Nieuw klantenpaneel
Voor het nieuwe klantenpaneel hebben we vast gehouden aan de volgende 3 kernwaardes: (i) moderne uitstraling en responsive, (ii) ondersteuning voor alle diensttypes en meer functionaliteiten en tot slot (iii) goede mogelijkheden om zelf aanpassingen en uitbreidingen te realiseren (en nog steeds in staat zijn om WeFact Hosting te updaten).

Door het nieuwe klantenpaneel kunnen uw klanten voortaan o.a. hun facturen inzien en betalen, hun afgenomen diensten bekijken, WHOIS wijzigen, DNS wijzigen, direct inloggen in het hosting control paneel (single sign-on), het SSL certificaat downloaden of een helpdesk ticket inschieten.

Andere kleuren, eigen CSS en eigen pagina’s
Het nieuwe klantenpaneel is zo ontwikkeld dat u eigen aanpassingen eenvoudig kunt doen en dit geen conflict oplevert bij toekomstige updates. De helpsectie is gevuld met help artikelen. Tevens zijn documentatie en voorbeeldbestanden beschikbaar gesteld voor eigen uitbreidingen in de developersectie.

Responsive bestelformulier
Het huidige bestelformulier is vrijwel ongewijzigd gebleven. Echter is de code structuur wel veranderd, zodat het bestelformulier responsive is en het dus op een mobiele telefoon en verschillende schermbreedtes goed getoond wordt.

Eigen velden bij debiteuren, facturen en offertes
Voorheen waren eigen velden alleen beschikbaar bij debiteuren. Nu zijn deze ook in te schakelen voor offertes en/of facturen. Uiteraard kunt u er zelf voor kiezen informatie te tonen in de PDF of e-mail (en de positie/opmaak aan te passen). Lees hier meer over.

UBL facturen
UBL is een ontwikkeling die het mogelijk maakt om op een universele manier facturen tussen bedrijven uit te wisselen. De overheid is één van de partijen die hier al op inzet om het elektronisch factureren te stimuleren. UBL kan pakket breed ingeschakeld worden, maar ook per debiteur afwijkend ingesteld worden. Lees hier meer over.

Verbeterde integratie: Twinfield en Exact Online
Eerder brachten we dit al naar ons andere product WeFact Standard. Na uitvoerig testen, verbeteren en contact met ondernemers en accountants, zit de nieuwe gecertificeerde boekhoudkoppeling met Twinfield en Exact Online nu ook in WeFact Hosting. De koppeling onthoudt welke gegevens nog geëxporteerd moeten worden, wat automatisch kan via een aparte cronjob. Tevens kunnen openstaande posten worden opgehaald waardoor facturen automatisch op betaald gezet worden in WeFact Hosting. Dit werkt mooi samen met de bankkoppeling die in het boekhoudpakket gelegd kan worden.

Nog veel meer…

  • Verbeteringen in de Xolphin, Oxxa, DirectAdmin, Plesk, PowerDNS en Mollie integraties.
  • Retina iconen in de grote actieknoppen in de backoffice.
  • Ondersteuning voor SEPA bedrijven incasso.
  • API ‘modified’ datum en filter mogelijkheden in de list() commando’s. Hierdoor kun je slim alleen gewijzigde gegevens opvragen vanaf een bepaalde datum.
  • API commando ‘debtor.sendemail()’ voor het versturen van e-mails.
  • Webhook “invoice.partpayment()” bij een deelbetaling (het voorbeeld in de documentatie laat zien hoe u een e-mail kunt versturen over een deelbetaling).
  • Meer dan 200 optimalisaties doorgevoerd waardoor processen soepeler verlopen.

We zijn van mening dat versie 4 met het nieuwe klantenpaneel u een extra dienstverlening kan bieden richting uw klanten en uw eigen processen sneller, beter en betrouwbaarder kunt uitvoeren!

WeFact Standard update: offertes online accepteren, gedeeltelijk crediteren en facturen in batch naar UBL exporteren

Maandag 19 september hebben we een nieuwe update voor WeFact Standard uitgebracht. Nadat er de vorige keer veel onder de motorkap is verbeterd, zijn er deze keer optimalisaties doorgevoerd die u zeker gaat tegenkomen tijdens het gebruik van WeFact. De titel van dit blogbericht is daarom dan ook al veelbelovend. Hieronder zullen we deze functionaliteiten toelichten.

Offerte online accepteren
De eerste nieuwe functionaliteit is dat uw eindklant, wanneer u uw offerte per e-mail verstuurt, de mogelijkheid heeft om deze direct online te accepteren. De klant kan een digitale handtekening zetten en het IP-adres plus de datum en tijd worden opgeslagen. Indien de eindklant akkoord gaat, ontvangt u per e-mail een notificatie.
Wilt u uw klanten offertes online laten accepteren, klik hier hoe u het in gebruik neemt.

online-accepteren

Gedeeltelijk crediteren
Voorheen was het alleen mogelijk om in één handeling de gehele factuur te crediteren. Een gedeelte crediteren betekende dat u zelf handmatig een creditfactuur moest aanmaken.

Met deze update is het mogelijk om een factuur wel gedeeltelijk te crediteren. Wanneer u op de factuur bekijkpagina op de knop “(Gedeeltelijk) crediteren” klikt kunt u kiezen om de gehele factuur of enkele factuurregels te crediteren. Vervolgens kunt u de regels die u wilt crediteren aan vinken. De originele factuur blijft onveranderd en behoudt zijn status. Het gecrediteerde bedrag zal als deelbetaling op deze factuur worden verwerkt zodat het juiste openstaand bedrag gecommuniceerd wordt.

Gedeeltelijk-crediteren

UBL in batch exporteren
UBL staat voor Universal Business Language dat vanwege de codetaal door een online boekhoudpakket uitgelezen kan worden. Hierdoor is het handmatig invoeren van facturen niet meer nodig.

WeFact ondersteund al enige tijd het versturen van facturen in UBL. Maar het is nu ook mogelijk om uw verkoopfacturen in batch te exporteren naar losse UBL bestanden. Dit kan een oplossing bieden voor het aanleveren van uw verkoopfacturen aan uw accountant die werkt met een boekhoudprogramma waarmee geen koppeling is maar wel UBL ondersteund. Het exporteren naar UBL vindt u door in het menu te gaan naar “Exporteren” en hier te kiezen voor “Facturen naar UBL” exporteren.

Aanhef Familie & inzicht in aantal verkochte producten
Een veel gevraagde uitbreiding bij de aanhef van de contactpersoon was “Familie”. Wanneer u voor familie als aanhef kiest zal als voornaam automatisch “Familie” ingevuld worden. In het achternaam veld is vervolgens ruimte voor de familienaam.

In het menu bij “Statistieken” is een extra tabblad toegevoegd namelijk “Productverkoop”. Hier krijgt u per product inzicht in het aantal verkochte producten per geselecteerde periode.

Naast de bovengenoemde veranderingen kunt u ook nog veel kleine (visuele) optimalisaties tegen komen. Mocht u zelf nog suggesties hebben om WeFact Standard beter te maken, dan horen wij dit graag.

WeFact Hosting Developer: eigen integratie met DNS platform

Op dit moment is DNS beheer mogelijk bij alle hosting control panelen en bij de domeinregistrars Openprovider, Oxxa en Realtime Register. Daarnaast is er ook een integratie met PowerDNS. Vooralsnog zijn er geen plannen om meer DNS platformen te ondersteunen. Voor de WeFact Hosting gebruikers die wel DNS beheer willen gebruiken, maar er geen integratie is met hun platform hebben we goed nieuws! We hebben de documentatie beschikbaar gesteld om zelf een integratie te realiseren.

Zelf een integratie maken
De documentatie en een voorbeeld integratie bestand zijn in de developer sectie op onze website te vinden: www.wefact.nl/wefact-hosting/developer/

Voor het realiseren van een integratie is PHP kennis vereist.

WeFact Hosting Beta #4: nieuw klantenpaneel en veel verbeteringen

Na drie eerdere beta versies volgt vandaag de vierde en tevens laatste beta versie. Hierna zal de officiële versie 4 volgen die beschikbaar komt voor alle WeFact Hosting gebruikers. Deze vierde beta versie kan daarom gezien worden als de ‘release candidate’. De verwachting is dat in september versie 4 officieel gelanceerd wordt.

Klantenpaneel: Bootstrap v4 alpha 3
Sinds de lancering van het klantenpaneel werd gebruik gemaakt van Bootstrap versie 4. Sinds 27 juli is Bootstrap v4 alpha 3 uit. Tegen de verwachting in is het nog steeds een alpha versie. Desondanks is onze ervaring dat de versie stabiel genoeg is voor het klantenpaneel.
Het nieuwe klantenpaneel is bijgewerkt naar de nieuwe Bootstrap versie. Hiervoor zijn aanpassingen in vrijwel alle “/core/views/” bestanden gemaakt. Indien u eigen maatwerk heeft in de map “/custom/views/”, zult u waarschijnlijk hierin ook aanpassingen moeten verrichten.

50+ issues en optimalisaties
We hebben naast feedback op het nieuwe klantenpaneel en responsive bestelformulier, ook de tijd genomen om bugs, issues en optimalisaties te inventariseren en op te pakken. Dit zijn voornamelijk de kleinere zaken binnen WeFact Hosting geweest, hoe er gecommuniceerd wordt naar externe partijen en duidelijkere foutmeldingen.

Integraties
We hebben de PowerDNS, DirectAdmin, Openstack, Twinfield en Exact Online integraties verder verbeterd. De koppelingen werken nu soepeler en geven betere (fout)meldingen.

Interesse in het proberen van de beta versie? Dat kan, neem dan contact met ons op.

WeFact Standard update: verbeteringen onder de motorkap en API uitbreidingen

Woensdag 3 augustus hebben we een nieuwe update voor WeFact Standard uitgebracht. De update bevat voornamelijk verbeteringen onder de motorkap en een aantal snelheidsoptimalisaties bij grotere gebruiksaantallen. Drie veranderingen willen we wel graag verder toelichten, namelijk het herinnering/aanmaning overzicht, het verdwijnen van het ‘extra e-mailadres’ veld en de API uitbreidingen.

Herinneringen en aanmaningen te versturen
Voorheen, voornamelijk bij veel openstaande facturen, kon het tijdrovend zijn om de facturen te selecteren die een herinnering of aanmaning moesten krijgen. Dit hebben we getackled. Vanuit het dashboard zal in de melding een link zijn om direct de betreffende facturen te zien die een herinnering of aanmaning moeten. Ook vanuit het facturen overzicht zijn rechtsbovenin 2 filters toegevoegd: “herinneringen te sturen” en “aanmaningen te sturen”.

Overzicht herinneringen en aanmaningen te versturen

Extra e-mailadressen
Voorheen was er een ‘extra e-mailadres’ veld onder het normale e-mailadres veld. We ontvingen regelmatig de vraag hoe een derde e-mailadres ingevuld kon worden. Om onduidelijkheden weg te nemen hebben we besloten volgens 1 methode nog meerdere e-mailadressen te ondersteunen, namelijk door in het e-mailadres veld meerdere e-mailadressen te scheiden met een (punt)komma.
Het ‘extra e-mailadres’ veld is dus komen te vervallen, het e-mailadres dat hierin is ingevuld is middels een puntkomma als e-mailadres toegevoegd in het normale e-mailadresveld.

API uitbreiding: ‘created’ en ‘modified’
Bij iedere debiteur, factuur, offerte, abonnement, product, crediteur en inkoopfactuur wordt een ‘created’ en ‘modified’ datum bijgehouden. Dit betekent dat precies inzichtelijk is wanneer een onderdeel initieel aangemaakt is en wanneer de laatste bewerking is uitgevoerd. Op deze datum kan ook gefilterd worden. Zo kunt u bijvoorbeeld alleen de debiteuren ophalen waarbij iets gewijzigd is of die nieuw zijn.
Met deze aanpassing kan er een efficientere API integratie gerealiseerd worden die tevens nog meer naadloos aansluit op een eigen/andere applicatie.

Heeft u nog vragen of wellicht suggesties om WeFact verder te verbeteren? Neem dan gerust contact op.

WeFact Hosting Beta #3: nieuw klantenpaneel, Twinfield/Exact Online, eigen velden, UBL 2.0 en nog meer

We hebben besloten om nog een beta versie uit te brengen. Na de eerste beta van het nieuwe klantenpaneel op 30 mei en de tweede beta op 15 juni is dit de derde beta versie. De beta versies geven ons goed de mogelijkheid om nieuwe functionaliteiten uit te testen bij een selecte gebruikersgroep die op bepaalde functionaliteiten wachten. Er kan snel geschakeld worden en dus sneller gekeken worden of de functionaliteit naar wens werkt.

Deze derde beta kent veel nieuwe functionaliteiten. Deze derde beta-update mag gezien worden als een opstapje richting de uiteindelijke definitieve WeFact Hosting versie 4.

Nieuwe klantenpaneel stabiel
We hebben vrijwel alle feedback van de huidige beta gebruikers verwerkt. Inmiddels lijkt het nieuwe klantenpaneel stabiel te werken en zijn de huidige beta gebruikers enthousiast.

Verbeterde integratie: Twinfield en Exact Online
Eerder brachten we dit al naar ons andere product WeFact Standard. Na uitvoerig testen, verbeteren en contact met ondernemers en accountants, zit de nieuwe gecertificeerde boekhoudkoppeling met Twinfield en Exact Online nu ook in deze beta versie. De koppeling onthoudt welke gegevens nog geëxporteerd moeten worden en kunnen automatisch via een aparte cronjob geëxporteerd worden. Tevens kunnen openstaande posten worden opgehaald waardoor facturen automatisch op betaald gezet worden in WeFact Hosting. Dit werkt mooi samen met de bankkoppeling die in het boekhoudpakket gelegd kan worden.

Eigen velden bij debiteuren, offertes en facturen
Voorheen waren eigen velden alleen beschikbaar bij debiteuren. Nu zijn deze ook in te schakelen voor offertes en/of facturen. Uiteraard kunt u er zelf voor kiezen informatie te tonen in de PDF of e-mail (en de positie/opmaak aan te passen).

UBL facturen
UBL is een ontwikkeling die het mogelijk maakt om op een universele manier facturen tussen bedrijven/softwarepakketten uit te wisselen. De overheid is één van de partijen die hier al op inzet om het elektronisch factureren te stimuleren. UBL kan pakket breed ingeschakeld worden, maar ook per debiteur afwijkend ingesteld worden.

Overige nieuwe functionaliteiten

  • Retina iconen in de grote actieknoppen in de backoffice.
  • Ondersteuning voor SEPA bedrijven incasso.
  • Verbeteringen in de Xolphin, Oxxa, DirectAdmin, Plesk en Mollie integraties.
  • API ‘modified’ datum en filter mogelijkheden in de list() commando’s. Hierdoor kun je slim alleen gewijzigde gegevens opvragen vanaf een bepaalde datum.
  • API commando ‘debtor.sendemail()’ voor het versturen van e-mails.
  • Webhook “invoice.partpayment()” bij een deelbetaling (het voorbeeld in de documentatie laat zien hoe u een e-mail kunt versturen over een deelbetaling).

In de zomerperiode willen we feedback verzamelen over deze beta versie. Ondertussen wordt er verder ontwikkeld aan verbeteringen en nieuwe functionaliteiten om aan het einde van de zomer de officiële versie 4 beschikbaar te stellen.

Interesse in het proberen van de beta versie? Dat kan, neem dan contact met ons op.

Beta #2 van het nieuwe klantenpaneel in WeFact Hosting

Op 30 mei informeerden we u al dat het nieuwe responsive klantenpaneel voor WeFact Hosting in beta is gegaan. De grote interesse en het enthousiasme van de huidige beta gebruikers doet ons goed. We hebben inmiddels veel feedback ontvangen. Het is de bedoeling dat gedurende de beta periode meerdere beta versies uitgeven, alvorens we uiteindelijk de officiële versie beschikbaar stellen.

Vandaag is de tweede beta versie beschikbaar gesteld. In deze versie is de feedback verwerkt en zijn bugs opgelost. Tevens is single sign-on toegevoegd.

Single sign-on: DirectAdmin, cPanel en PLESK
Een veel gevraagde toevoeging is de single sign-on mogelijkheid voor de eindklant om vanuit het klantenpaneel direct in te loggen in het hosting control paneel. In de zojuist uitgegeven tweede beta versie hebben we de single sign-on functionaliteit beschikbaar gesteld. De functionaliteit is in het klantenpaneel en in de backoffice te gebruiken.
Lees hier hoe u single sign-on kunt activeren.

wfh-clientarea-sso

Mee beta testen?
Gebruikers die het interessant vinden om mee te testen zijn welkom en kunnen zich aanmelden door een e-mail te sturen naar: helpdesk@wefact.nl.

Komende periode zal mede op basis van feedback het klantenpaneel verder ontwikkeld worden. Ook wordt er gewerkt aan verbeteringen en nieuwe functionaliteiten in de backoffice.