WeFact update: makkelijker producten aanmaken & betere bonnetjes herkenning

Zojuist is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Namelijk eenvoudig een product aanmaken vanuit een regel en zijn er verbeteringen aangebracht in de herkenning van bonnetjes. Graag vertellen we jullie in deze blog meer over deze laatste ontwikkelingen.

Een product aanmaken vanuit een offerte-, factuur- of abonnementsregel

Voorheen moest je in het menu bij “Producten” een product hebben aangemaakt om deze in de regel te kunnen kiezen bij een offerte, factuur of abonnementsregel. Vanaf nu is het ook mogelijk om vanuit het aanmaken van een offerte, factuur of abonnementsregel een product aan te maken. Het product zal door deze actie opgeslagen worden en terug te vinden zijn bij producten. Zo kan het product bij een volgende keer eenvoudig weer gekozen worden.

Klik in het product invoerveld en vervolgens op ‘Nieuw product’ in het dropdown venster.

Het product zal netjes het eerstvolgende productnummer opvolgen, maar deze is uiteraard ook te bewerken indien gewenst. Het product dat je aanmaakt zal automatisch geselecteerd worden in de regel.

OCR: detecteren of een bonnetje betaald is

Voor inkoopfacturen en bonnetjes heeft WeFact de mogelijkheid dat er zoveel mogelijk data uit het bestand herkend wordt. WeFact zal na het herkennen zoveel mogelijk velden van de inkoopfactuur voor je proberen te vullen. Vanaf deze update probeert de OCR ook te herkennen of een bonnetje betaald is. Zo ja, dan zal dit worden voorgeselecteerd.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: gratis bonnetjes herkenning (scan & herken)

Maandag 1 maart hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact.
Deze update bevat de mogelijkheid om foto’s van bonnetjes te uploaden waarna WeFact de data herkent en als factuurgegevens invult.

Bonnetjes herkenning (ook wel scan & herken)

WeFact is bekend geworden vanwege de sterke verkoopkant. Maar wat niet iedereen weet is dat er altijd al de mogelijkheid is geweest om ook inkoopfacturen te verwerken. De laatste tijd zijn we onder andere bezig geweest om ook de inkoopkant naar een hoger niveau te tillen. Met als mijlpaal deze update: bonnetjes herkenning!

Welke gegevens worden herkend?

  • Datum
  • Valuta
  • Bedrag(en) exclusief btw
  • BTW percentage(s)
  • Totaalbedrag incl. btw

Dit is de eerste versie van de bonnetjes herkenning. We blijven werken aan het verder verbeteren van de herkenning en horen daarom graag wanneer sommige dingen niet of niet goed herkend worden zodat we dit kunnen blijven verbeteren.

Hoe werkt het?

Mobiele app
Download de WeFact app (iPhone of Android) op je telefoon. Open de app en kies middels het plusje rechts bovenin voor ‘Inkoopfactuur’ en maak vervolgens een nieuwe foto of kies voor een bestaande afbeelding.

Computer (uploaden)
Upload een afbeelding of scan van het bonnetje. WeFact zal direct gegevens herkennen en invullen. Controleer ook hier de gegevens en vul aan waar nodig.

Per e-mail
Verstuur het bonnetje of factuur naar je unieke WeFact inkoopadres en WeFact probeert de gegevens te herkennen en voor je in te vullen.


Feedback
Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: extra contactpersonen bij een debiteur

Maandag 8 februari hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we een veel gevraagde functionaliteit toegevoegd, namelijk het toe kunnen voegen van meerdere contactpersonen bij een debiteur.

Meerdere contactpersonen

Het was al mogelijk om afwijkende facturatiegegevens op te geven bij een debiteur. Dit bleek niet in alle gevallen toereikend te zijn, omdat er slechts één set afwijkende gegevens ingevoerd kon worden. Soms heb je echter meerdere contactpersonen bij een debiteur. Daar was nu geen ruimte voor.

Vanaf nu is het wel mogelijk om meerdere contactpersonen in te voeren bij een debiteur. Door deze contactpersonen bij de debiteur op te slaan kun je bij het maken van een offerte of factuur de juiste contactpersoon kiezen. Je kunt bij een debiteur een voorkeur contactpersoon selecteren voor facturen en offertes, die altijd standaard gekozen wordt en waar je dan vanaf kan wijken.

Contactpersonen invoeren bij een debiteur

Als je een debiteur aanmaakt of bewerkt zie je de optie om extra contactpersonen toe te voegen, rechtsonder.

Invoervelden
Standaard zullen de velden voor contactpersoon naam (en aanhef) en e-mailadres verschijnen. Je kunt extra velden kiezen om ook in te vullen: bedrijfsnaam, adresgegevens, telefoonnummer en mobielnummer.

Standaard contactpersonen
Tijdens het toevoegen van een extra contactpersoon, verschijnt automatisch ook de optie om standaard contacten in te stellen voor facturen en offertes. Het gekozen contactpersoon zal standaard geselecteerd zijn wanneer je een nieuwe factuur of offerte maakt.

Waar is de optie ‘afwijkende facturatiegegevens’ gebleven?

Afwijkende facturatiegegevens die je had ingesteld bij een debiteur zijn automatisch omgezet naar een extra contactpersoon, en als standaard contactpersoon voor facturen en/of offertes geselecteerd. Je hoeft hier dus niets voor te doen en in je werkwijze verandert er niets.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Wat betekent Brexit voor uw onderneming?

Vanaf 1 januari 2021 is de Brexit een feit. Dit betekent dat vanaf die datum het Verenigd Koninkrijk niet meer tot de EU behoort en dus een land “Buiten de EU” is. Dit uittreden heeft veel impact op de regelgeving voor exporteren naar en importeren uit het Verenigd Koninkrijk. Graag lichten we hieronder toe wat dit betekent voor de BTW die berekend wordt vanaf 1 januari 2021.

Hieronder leest u wat er automatisch verandert in WeFact. Wanneer u diensten of goederen levert aan het Verenigd Koninkrijk is het goed om zelf ook na te gaan wat de impact voor u is. Overleg eventueel met uw accountant of boekhouder.

Stuurt u verkoopfacturen naar klanten in het Verenigd Koninkrijk?

Op 1 januari 2021 zal WeFact het Verenigd Koninkrijk als land “Buiten de EU” behandelen. Dit betekent dat u niet ‘BTW verlegd’ maar 0% BTW berekent.

Ontvangt u inkoopfacturen van leveranciers uit het Verenigd Koninkrijk?

Ook in dit geval zal WeFact vanaf 1 januari 2021 het Verenigd Koninkrijk als land “Buiten de EU” zien en wordt er automatisch uitgegaan van 0% BTW.

Wat betekent dit voor uw BTW aangifte?

Doordat WeFact het Verenigd Koninkrijk ziet als land “Buiten de EU” zal de verwerking van de BTW automatisch goed gaan. De betreffende verkoopfacturen zullen voortaan in rubriek 3a “Leveringen buiten de EU” terug te vinden zijn. De inkoopfacturen in rubriek 4a “Leveringen/diensten uit landen buiten de EU”.

WeFact update: QR code op verkoopfactuur en inkoopfactuur betalen via bankieren app

Dinsdag 17 november hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we een aantal mooie nieuwe functionaliteiten toegevoegd die het betalen van facturen door je klant eenvoudiger kunnen maken. Ook kun je vanaf nu eenvoudig inkoopfacturen betalen met je bankieren app.

Verkoopfactuur voorzien van QR code

Je kunt vanaf nu in de huisstijl een blok toevoegen die een QR code genereert voor een verkoopfactuur. Je klant kan deze QR code scannen met de camera van een mobiele telefoon en wordt vervolgens doorgestuurd naar het online betaalscherm voor o.a. iDEAL. Dit is hetzelfde betaalscherm als de online betaallink in de e-mail.

De QR code wordt alleen op de factuur getoond bij een positief openstaand bedrag en geen automatische incasso.

Inkoopfactuur betalen via bankieren app

Daarnaast kun je vanaf nu makkelijk je inkoopfacturen betalen. Heb je een bankieren app op je telefoon, dan kun je met die app door een QR code te scannen eenvoudig betalen via WeFact.

Let op: Betalen met een QR code wordt alleen ondersteund door de banken ING, Knab, ASN Bank, Bunq, RegioBank, SNS Bank en Argenta. Helaas bieden ABN Amro en Rabobank geen ondersteuning.
Om een inkoopfactuur te betalen met een QR code kun je de inkoopfactuur openen en op de knop ‘Betaal met QR code’ klikken.
Meerdere inkoopfacturen achter elkaar betalen doe je door de checkboxen aan te vinken in het overzicht en in het uitklapmenu te kiezen voor ‘Betaal met QR code’.

Verder in deze update

  • Bij het toevoegen van een inkoopfactuur kun je direct aangeven dat deze al betaald is. Als betaaldatum wordt de factuurdatum ingevuld in plaats van de datum van vandaag.
  • Abonnementen exporteren naar Excel biedt nu extra filter mogelijkheden ten aanzien van (in de toekomst) opgezegde abonnementen.
  • Om het aanmaken van dubbele debiteuren te voorkomen hebben we op de factuur- en offerte aanmaakpagina het toevoegen van een nieuwe debiteur achter een actielink geplaatst.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: slimmer zoeken en interne notitie debiteur zichtbaar bij factuur/offerte

Dinsdag 20 oktober hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Deze update biedt veel gemak in het beter en sneller zoeken in de administratie. Tevens is toegevoegd dat wanneer een debiteur een interne notitie heeft deze notitie bij het maken van een factuur of offerte zichtbaar is.

Slimmer zoeken in WeFact
Zoeken in WeFact is altijd tot je beschikking via de zoekbalk bovenaan de pagina. Met deze update hebben we het zoekresultaat vernieuwd. Je krijgt meer informatie te zien, zoals adresgegevens bij debiteuren of datum en bedrag bij facturen, offertes en inkoopfacturen. Er worden tevens meer resultaten getoond.

Interne notitie debiteur en crediteur inzichtelijk
Wanneer je een factuur, offerte of abonnement aanmaakt en een bestaande debiteur selecteert, zie je vanaf nu een icoontje verschijnen wanneer er een interne notitie aanwezig is. Bij het aanmaken van een inkoopfactuur is nu de interne notitie van een crediteur zichtbaar.

Je kan op die manier handiger acteren aan de hand van die interne notitie.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact beschikbaar in het Engels / WeFact available in English

English version of this message below.

Nederlands
Dinsdag 6 oktober hebben we de veelgevraagde update uitgebracht: WeFact in het Engels! Veel gebruikers hebben (internationale) collega’s die niet de Nederlandse taal beheersen en waarvoor Engels de voertaal is. Iedere gebruiker die WeFact in het Engels wilt kan dit als volgt instellen:

  1. Log in WeFact: www.mijnwefact.nl
  2. Rechtsboven, ga naar uw gebruikersicoon rechtsboven en kies ‘Profiel instellingen’.
  3. Kies voor ‘English’ onder ‘Taal’.

De taalkeuze is gebruiker specifiek. Het instellen van de taal heeft geen invloed op de administratie. Wilt u uw factuur in het Engels versturen, dan doet u dat door een Engelse huisstijl aan te maken.

English
Tuesday October 6th we released the much-requested update: WeFact in English! Many users have (international) colleagues who do not speak Dutch. English is their main language. Any user who wants to have WeFact in English can set this up as follows:

  1. Login WeFact: www.mijnwefact.nl
  2. On the top right, hover over your user icon and choose ‘Profiel instellingen’.
  3. Select ‘English’ under ‘Taal’.
WeFact in het Engels

WeFact update: betalingstraject pauzeren, inkoopfactuur bewerken en PDF meerdere pagina’s en offerte archief

Dinsdag 22 september hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Deze update bevat nieuwe functionaliteiten voor facturen, offertes en inkoopfacturen.

Factuur betalingstraject pauzeren
Een verzonden factuur heeft een betaaltermijn. Soms kan het wenselijk zijn om dit betalingstraject te pauzeren, bijvoorbeeld omdat je de klant meer tijd gunt om te betalen. Bij het pauzeren kun je nu een reden meegeven en een datum opgeven wanneer het betalingstraject automatisch weer geactiveerd mag worden.

Datum invoeren
Het invoeren van een datum werkt nu slimmer. Vul je ‘1107’ in, dan wordt dit automatisch ’11-07-2020′. Hetzelfde gebeurt als je invult ‘11072020’.

Offerte archief
Op de offerte overzicht pagina zie je precies in welke fase je offertes zich bevinden: concept, verzonden en geaccepteerd. Voorheen stond het archief van oude offertes eronder. Om meer overzicht te houden hebben we het archief verplaats naar een eigen submenu pagina.

Inkoopfactuur (niet meer) bewerken na export
Wanneer een inkoopfactuur geëxporteerd is naar een boekhoudpakket kan deze niet meer bewerkt worden in WeFact, tenzij de eigenaar/accountant expliciet toestemming geeft. Dit voorkomt dat de data in WeFact en in het boekhoudpakket verschilt van elkaar.

Inkoopfactuur PDF met meerdere pagina’s
Een inkoopfactuur PDF dat bestaat uit meerdere pagina’s toont nu direct de pagina’s onder elkaar. Voorheen moest je met knoppen volgende/vorige door de pagina’s bladeren. Nu kun je simpelweg scrollen.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: inkoopfactuur PDF splitsen, bonnetje nummer, inzicht nog te verwerken inkoopfacturen

Dinsdag 25 augustus hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Deze update bevat een aantal nieuwe functionaliteiten en verbeteringen.

Inkoopfactuur PDF splitsen
Het is vanaf nu mogelijk om een inkoopfactuur PDF dat je hebt geüpload of per e-mail toegestuurd hebt gekregen te splitsen in meerdere losse inkoopfacturen. Handig wanneer je bijvoorbeeld één keer per maand je ordner met inkoopfacturen inscant of wanneer de leverancier 1 PDF stuurt met 2 losse facturen. Vanaf nu kan het PDF bestand na aanleveren in WeFact eenvoudig gesplitst worden naar aparte inkoopfacturen. Lees hier hoe je deze functionaliteit gebruikt.

Een inkoopfactuur PDF splitsen in WeFact

Snel een factuurnummer genereren voor een bonnetje
Een bonnetje dat je ontvangt heeft geen factuurnummer. Aangezien dit in WeFact wel verplicht is om in te vullen, loop je tegen een probleem aan. Een veelgebruikte oplossing is om dan de datum van het bonnetje in te vullen. Om dit te vergemakkelijken hebben we hiervoor een speciale knop gemaakt. Wanneer je een bonnetje als inkoopfactuur verwerkt zie je in het factuurnummer veld ‘Bonnetje?’. Dit vult automatisch de datum als factuurnummer in.

Bonnetje nummer genereren

Accountants: inzicht ‘nog te verwerken’ inkoopfacturen
Accountants die de inkoopfacturen voor hun ondernemers verwerken hebben vanaf nu een actueel inzicht op het administratie overzicht. Per administratie geven we het aantal inkoopfacturen nog te verwerken en te autoriseren weer.

WeFact pagina’s in nieuwe look and feel
Ook hebben we een aantal pagina’s voorzien van de nieuwe frisse look-and-feel. Dit betreft het dashboard, het factuur overzicht, de kortingsmodule en de zoekresultaten.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten of heb je suggesties wat verbeterd kan worden aan het verwerken van inkoopfacturen? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: inkoopfacturen goedkeuren of afwijzen

Dinsdag 16 juni hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Vanaf nu is het mogelijk om inkoopfacturen te autoriseren in WeFact en via de mobiele app.

Voor wie is dit handig?
Het autoriseren van inkoopfacturen kan een handige optie zijn wanneer meerdere mensen binnen uw organisatie inkoopfacturen verwerken, maar bepaalde personen zoals de directeur eerst een akkoord moeten geven. In plaats van dat de factuur uitgeprint wordt en met pen een akkoord krijgt, kan dit eenvoudiger online in WeFact geregeld worden.

Inschakelen
Binnen uw administratie dient u meerdere medewerkers te hebben. Extra medewerkers zijn gratis. Vervolgens kunt u het autoriseren inschakelen, lees hier hoe u het instelt.

Hoe werkt het
Als een nieuwe inkoopfactuur in de administratie verwerkt is zal deze in een aparte ‘Nog te autoriseren’ tabel komen. In deze tabel kunt u precies zien wie de inkoopfactuur nog moet autoriseren, dit kan 1 medewerker zijn maar kunnen ook meerdere medewerkers zijn. Pas als een inkoopfactuur door alle medewerkers is goedgekeurd, gaat de inkoopfactuur door naar de volgende fase. De inkoopfactuur kan ook dan pas worden opgenomen in een betaalbatch en worden geëxporteerd naar het boekhoudpakket.
Inkoopfacturen die worden afgewezen verschijnen ook in een aparte tabel. Bij het afwijzen van een inkoopfactuur moet er altijd een reden worden opgegeven.

Goedkeuren of afwijzen
Een autorisator kan een inkoopfactuur goedkeuren of afwijzen in WeFact of via de mobiele app door naar de inkoopfactuur te gaan. Lees meer in het help artikel.

Inkoopfacturen goedkeuren of afwijzen in WeFact en in de app

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten of heb je suggesties wat verbeterd kan worden aan het verwerken van inkoopfacturen? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.