WeFact update: meerdere pakbon/werkbon documenten en per e-mail toesturen

Op maandag 15 april is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Deze update bevat verbeteringen aan de pakbon/werkbon functionaliteit en de boekhoudkoppeling.

Meerdere documenten
Indien je gebruik maakt van de functionaliteit om op basis van een factuur een pakbon, werkbon, opdrachtbevestiging of leveringsbon te genereren, kon je maar kiezen uit 1 van deze documenten. Met deze update is het mogelijk om meerdere documenten te kiezen. Zo kun je bijvoorbeeld zowel een pakbon als een werkbon in WeFact genereren.

Nog niet bekend met deze functionaliteit? Lees dan het volgende help artikel.

Per e-mail toesturen
Een veel gehoorde wens van gebruikers is het kunnen e-mailen van bijvoorbeeld de werkbon. Ook dit is nu mogelijk! Je kunt het standaard e-mail bericht (per documenttype) naar eigen wens opmaken. Bij het versturen van het document kun je het bericht altijd nog personaliseren.

Het is ook mogelijk vanuit het factuur overzicht om meerdere facturen te selecteren en in bulk de documenten naar PDF te genereren.

Boekhoudkoppeling verbeteringen

  • Algemeen: ophalen van openstaande postenlijst uit de boekhouding verder geoptimaliseerd zodat het proces sneller verloopt.
  • Exact online: een factuur met incasso krijgt als betalingsconditie ‘IN’, zodat de incassofacturen ook in de boekhouding inzichtelijk zijn.
  • Twinfield: een inkoopfactuur met status ‘creditfactuur’ krijgt bij de boeking nu het vinkje ‘credit inkoopfactuur’.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten, of heb je feedback hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Raad WeFact aan bij vrienden en
collega-ondernemers en ontvang € 25,-!

Vrienden uitnodigen

WeFact update: condities voor eigen velden om wel/niet te tonen

Op 15 maart is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Deze update bevat veel kleine verbeteringen onder de motorkap, maar ook interessante zaken die je direct kunt toepassen.

Condities voor eigen velden
Je kunt vanaf nu gebruik maken van condities voor eigen velden. Met deze condities kun je bepalen of bepaalde tekst in je huisstijl (zowel e-mailberichten als PDF bestanden) wel of niet getoond mag worden. Handig wanneer je niet altijd een eigen veld invult en in dat geval dus ook niet wil tonen.

Voorbeeld, vrije veld ‘Verzekeringsnummer’
Is het vrije veld ‘Verzekeringsnummer’ niet ingevuld bij een debiteur, dan zou er komen te staan: “Verzekeringsnummer: “. Niets erachter, omdat je bij de debiteur geen verzekeringsnummer hebt ingevuld. Met deze update is het mogelijk deze situatie af te vangen door er een conditie omheen te zetten.

De tekst binnen de conditie wordt dan alleen getoond indien er daadwerkelijk iets opgegeven is. Je hoeft overigens deze condities niet te raden, in de huisstijl editor staat bij alle variabelen een rubriek ‘Eigen velden – condities’ waar je ze in terug kunt vinden.

Verbeteringen in de inkoopmodule
Daarnaast hebben we diverse verbeteringen doorgevoerd in de inkoopmodule. Zo worden corrupte PDF bestanden nu door WeFact automatisch gecorrigeerd, waardoor ze wel geaccepteerd worden. We hebben dit ook bij corrupte UBL bestanden toegepast.

En verder

  • Hebben we veel optimalisaties doorgevoerd in de boekhoudkoppelingen.
  • Kun je briefpapier nu toepassen op alle documenten in een huisstijl of in alle documenten in al je huisstijlen.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten, of heb je feedback hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Een WeFact accountant vinden bij jou in de buurt

Veel ondernemers werken naar volle tevredenheid met WeFact voor het versturen van facturen maar ook het invoeren van inkoopfacturen. Uiteindelijk dient deze administratie doorgezet te worden naar een boekhouder of accountant voor bijvoorbeeld het maken van een jaarrekening. Om deze reden heeft WeFact een aantal koppelingen ontwikkeld met boekhoudprogramma’s die veelgebruikt worden.

Nooit meer overtypen
Om efficiënt te werk te gaan is het verstandig om te zorgen dat de informatie van het facturatieprogramma online foutloos doorgezet worden naar het boekhoudpakket van de accountant. Dit scheelt tijd en moeite die beter in andere zaken gestoken kunnen worden.

Ben jij nog op zoek naar een boekhouder of accountant die ook bekend is met WeFact? Neem dan een kijkje op onze accountantzoekerpagina en vind er een bij jou in de buurt!

Videoguide, word een WeFact expert!

Hoe werkt WeFact, hoe ziet het programma er uit, kun je mij eens de mogelijkheden vertellen? Dit zijn vragen die we krijgen bij WeFact. Om deze reden hebben we een complete videoguide gemaakt. In deze videoguide nemen we je stapsgewijs mee door het pakket en belichten we alle onderdelen.

Alleen op zoek naar meer informatie over een bepaald onderdeel? Geen probleem, je kan eenvoudig een specifiek hoofdstuk bekijken. Op deze manier word jij een WeFact expert en leer je WeFact kennen door een persoonlijke uitleg van onze WeFacters.

Bekijk de videoguide en ervaar het gemak van online factureren!

WeFact maakt e-factureren eenvoudig met Simplerinvoicing koppeling van tradeinterop

“Online facturatieprogramma WeFact maakt het voor ondernemers mogelijk om eenvoudig en direct vanuit de software beveiligd te kunnen e-factureren. WeFact heeft daarvoor met PEPPOL Access Point provider tradeinterop een koppeling gerealiseerd met het netwerk van Simplerinvoicing, dat gebaseerd is op PEPPOL.”

Ondernemers die gebruik maken van WeFact hoeven hierdoor niet langer een account aan te maken bij een externe e-facturatie dienstverlener. Met de nieuwe koppeling kunnen ondernemers direct vanuit de software e-factureren via het beveiligde netwerk van Simplerinvoicing.

Eenvoudig e-factureren via Simplerinvoicing
Organisaties vragen hun leveranciers in toenemende mate om facturen niet alleen elektronisch aan te leveren, maar ook via het beveiligde Simplerinvoicing netwerk. De Nederlandse overheid is hier een goed voorbeeld van. “Ook onze klanten krijgen hiermee te maken”, aldus Roel Korting, algemeen directeur van WeFact. “De koppeling van tradeinterop maakt het voor duizenden WeFact ondernemers mogelijk om zonder enige technische kennis of ingewikkelde procedures te kunnen e-factureren via Simplerinvoicing. Voor ons is dit een mooie stap naar de toekomst, waarin we blijven innoveren om factureren zo eenvoudig mogelijk te maken voor ondernemers.”

Access Point as a Service
WeFact maakt voor deze koppeling gebruik van de Access Point as a Service (APaaS) oplossing van tradeinterop. Henk van Koeverden, directeur van tradeinterop: “Deze oplossing stelt softwareleveranciers in staat e-facturatie toegankelijk en drempelloos te maken. Ondernemers hoeven zich hierdoor niet bezig te houden met de technische aspecten van e-factureren en doordat wij het PEPPOL Access Point implementeren en beheren kunnen ook softwareleveranciers zich bezig houden met hun core business. Wij halen voor hen de complexiteit uit de implementatie.”

Over WeFact
Online facturatieprogramma WeFact is speciaal ontwikkeld voor ondernemers, zodat zij zonder boekhoudkennis zelf de administratie kunnen voeren. Deze oplossing maakt het mogelijk om foutloos (periodiek) te factureren, waardoor veelgemaakte fouten in Word of Excel tot het verleden behoren. WeFact sluit naadloos aan en is officieel partner van onder andere Twinfield, Exact Online, Unit4 en SnelStart.
www.wefact.nl

Over tradeinterop
Tradeinterop helpt zzp, mkb, grote ondernemingen en softwareleveranciers bij het elektronisch uitwisselen van facturen en orders. Tevens ondersteunt tradeinterop organisaties bij het onboarden van leveranciers/klanten om te e-factureren en e-orderen. Kortom: wij maken interactie tussen klanten en leveranciers simpel.
www.tradeinterop.com

WeFact update: verstuur facturen via Simplerinvoicing

Op 12 december is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update stellen we een pilot ter beschikking om facturen vanuit WeFact via Simplerinvoicing te versturen. Tijdens deze pilot kun je kosteloos gebruik maken van Simplerinvoicing. Na de pilot zullen enkele transacties inbegrepen zijn in het WeFact abonnement.

WeFact - Simplerinvoicing

Wat is Simplerinvoicing?
Simplerinvoicing is een netwerk van samenwerkende software dienstverleners die het direct uitwisselen van e-facturen tussen administraties mogelijk maakt. Dankzij Simplerinvoicing kun je met WeFact facturen versturen en ontvangen via het PEPPOL netwerk. Je debiteur (of crediteur) dient zich ook aan te sluiten bij Simplerinvoicing om jouw factuur te kunnen ontvangen. Je stelt namelijk Simplerinvoicing bij een debiteur specifiek in op basis van KvK, BTW of Overheidsinstantie nummer (OIN). De factuur wordt dan niet naar het e-mailadres verstuurd, maar wordt direct ingeschoten in hun administraties.

Overheid verplicht per april 2019 e-facturatie
De Rijksoverheid, gemeenten, provincies en waterschappen accepteren vanaf april 2019 enkel nog e-facturen. Dit mag geen PDF of UBL zijn, maar moet via bijvoorbeeld Simplerinvoicing.

Voordelen van Simplerinvoicing
Het gebruik van Simplerinvoicing biedt meerdere voordelen, voor jou en je klant:

  • De Rijksoverheid, gemeenten, provincies en waterschappen accepteren vanaf april 2019 enkel nog e-facturen via Simplerinvoicing.
  • Facturen worden direct uitgewisseld tussen administraties, zonder tussenkomst van mail servers. Hierdoor komen facturen op een geldig Simplerinvoicing adres altijd aan.
  • Geen gegevens meer overtypen bij inkoopfacturen, WeFact herkent 100% de data.

Simplerinvoicing activeren in WeFact
WeFact biedt je de mogelijkheid om jouw bedrijf aan te melden bij het PEPPOL netwerk om vervolgens via Simplerinvoicing te factureren. Om een bedrijf aan te melden dienen wij te controleren of jij ook echt achter het bedrijf zit. Daarom verifiëren wij eerst enkele bedrijfsgegevens:

  1. Per post sturen we een verificatiecode naar het bedrijfsadres uit de KvK.
  2. Een domeinnaam controle door een e-mail te sturen naar de domeinnaam.
  3. De IBAN rekeninghouder door een eenmalige iDEAL betaling van € 1,-.

Het gehele verificatieproces duurt een aantal dagen door de brief per post.

Ga in het menu naar “Instellingen” en kies voor het onderdeel “Simplerinvoicing”. Op deze pagina kun je starten met het verifiëren van je bedrijfsgegevens. Na het afronden van de verificatie kun je Simplerinvoicing inschakelen. Lees alles over het instellen en gebruik van Simplerinvoicing in het help artikel.

 Indien je facturen wenst te versturen en/of ontvangen via Simplerinvoicing melden we je aan bij het PEPPOL netwerk via onze partner Tradeinterop. We registreren daarbij jouw KvK-nummer en BTW-nummer.

WeFact update: verschil maken tussen 0% btw, geen btw en btw verlegd mogelijk

Vanaf vandaag is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we voornamelijk aandacht besteed aan het verbeteren van de btw instellingen. Voorheen kon er in WeFact geen goed onderscheid gemaakt worden in 0% btw, geen btw en btw verlegd. Een veelgevraagde functionaliteit die we vanaf nu mogelijk hebben gemaakt!

Btw codes
Met het uitvoeren van de update hebben we achter de schermen eerdere btw percentages omgezet in btw codes. Alle instellingen zijn al correct aangepast zodat jij als ondernemer geen verschil merkt. Door het kunnen instellen van “0%” en “btw verlegd” kan per debiteur een juiste voorkeur worden ingegeven en kunnen beide in één administratie worden toegepast. Ook bij de inkoopkant is de mogelijkheid “btw verlegd” toegevoegd. In de koppeling met een boekhoudpakket kan iedere btw code gekoppeld worden aan een afwijkende grootboekrekening/btw-rekening in plaats van dat deze scenario’s verzameld op 1 instelling werden.

Btw wijziging van 6% naar 9%
Door de verwachte wetswijzingen in btw tarieven zal de eventuele btw tariefsverhoging van 6% naar 9% ook gemakkelijker doorgevoerd kunnen worden in WeFact. Meer over de btw omzetting lees je in ons helpartikel.

Heb je vragen over de btw aanpassing in WeFact of heb je suggesties over hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Dan horen we het graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Kabinetsplan: verhoging btw laag tarief van 6% naar 9%

Tijdens Prinsjesdag 2018 is kenbaar gemaakt dat het kabinet het btw-tarief van 6% naar 9% wil veranderen. De Eerste en Tweede Kamer moeten nog akkoord geven op deze wijziging. Echter ondernemers moeten al wel de voorbereidingen treffen in de administratie. Meer hierover is te lezen op de website van de Belastingdienst.

Wijziging per 01-01-2019
Wanneer de Eerste en Tweede Kamer dit jaar nog instemmen met het wetsvoorstel, zal de wijziging van het btw-tarief per 01-01-2019 in gaan. De factuurdatum bepaalt welk tarief berekend moet worden. Stuur je een factuur eind december 2018? Dan zal het 6% tarief berekend moeten worden. Vanaf 01-01-2019 dient met 9% btw gefactureerd te worden.

Wat moet ik aanpassen binnen WeFact?
Je hoeft zelf in principe geen wijzigingen binnen WeFact door te voeren. Zodra het wetsvoorstel aangenomen is, zal in je WeFact administratie de vraag verschijnen om een btw wijziging van 6% naar 9% in te plannen. Stem je hiermee in, dan zullen per 01-01-2019 de productprijzen en abonnementen met een laag btw-tarief automatisch aangepast worden.

Voorbeeld: een factuur van € 100,- exclusief btw die op 31-12-2018 met een laag tarief verstuurd wordt zal een totaal incl. btw hebben van € 106,-. Terwijl wanneer ditzelfde product op 01-01-2019 gefactureerd wordt het totaal incl. btw op € 109,- uitkomt.

Heb je verdere vragen over de tarief verandering binnen WeFact? Dan vernemen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Samenwerking tussen software distributeur DSD Europe en facturatiepakket WeFact

DSD gaat de facturatie oplossing WeFact aanbieden via hun platform. DSD Europe biedt IT-resellers het meest complete platform voor de digitale distributie van software zoals Office365, Adobe, Antivirus pakketten etc. Partners van DSD kunnen het facturatieprogramma WeFact voor eigen gebruik inzetten, maar ook als maandelijkse dienst verkopen aan hun klanten.

Door de koppeling van WeFact met het DSD-platform kunnen partners hun eigen facturatieproces automatiseren. Wanneer zij die optie gebruiken, stuurt het platform de orderdetails naar WeFact, dat vervolgens de facturatie naar de eindklant verzorgt.

“WeFact is onder andere ideaal voor resellers die de overstap naar Managed Service Provider (MSP) willen maken”, legt Thijs van de Moosdijk, oprichter en CEO van DSD Europe, uit. “Vaak horen we van hen dat ze twijfelen over die stap omdat ze de mogelijkheid om maandelijks te kunnen factureren nog niet op orde hebben. Door de combinatie van WeFact en DSD kan dat eenvoudig worden geregeld. Het past bij ons doel om het werk van resellers, dienstverleners en MSP’s eenvoudiger te maken en is daardoor een perfecte aanvulling op ons bestaande portfolio.”

“Meer en meer software wordt op abonnementsbasis afgenomen”, merkt de oprichter en directeur van WeFact, Roel Korting. “De periodieke facturatie kost de IT-reseller maandelijks enorm veel tijd. Door de samenwerking tussen DSD Europe en WeFact worden de afgenomen softwarelicenties automatisch in WeFact gezet. Ze worden vervolgens periodiek gefactureerd richting de klant. De IT-reseller bespaart hiermee tijd en voorkomt fouten en eventueel ongefactureerde omzet.”

WeFact is per direct beschikbaar in het DSD-platform.

Nieuw: Tip WeFact aan anderen en verdien zelf € 25,-

Ken jij ondernemers die nog factureren met Word of Excel? Of ondernemers die op zoek zijn naar een fijne en efficiëntere manier van factureren? Vanaf nu is het mogelijk om deze personen eenvoudig uit te nodigen om WeFact te gaan gebruiken.

Aanbrengvergoeding
Voorheen was het al mogelijk om ondernemers uit te nodigen voor WeFact middels een unieke link. Wanneer je via deze link een nieuwe klant aanbracht bij ons kreeg je een aanbrengvergoeding van €25,- op de eerstvolgende WeFact factuur.

We wilden er echter voor zorgen dat er meer persoonlijk voordeel uitgehaald kon worden, dus hebben we het systeem aangepast. Je kan vanaf nu mensen eenvoudig uitnodigen per e-mail. Daarnaast is de unieke link vanaf nu niet meer gekoppeld aan een WeFact administratie, maar aan je gebruikersaccount. Dit zorgt ervoor dat alle medewerkers in een WeFact administratie ondernemers uit kunnen nodigen.

Ook hebben we de beloning veranderd; per aangebrachte klant krijg je van ons een Coolblue giftcard ter waarde van € 25,-! Degene die je uitnodigt krijgt bij het bestellen van WeFact een extra maand gratis WeFact. Zowel jij als degene die je uitnodigt hebben hier dus voordeel bij!

Hoe werkt het?
Ga binnen WeFact met de muis rechtsbovenin over je profielfoto of initialen. Hier vind je een nieuw menu-onderdeel: “Tip WeFact aan anderen”. Op deze pagina hoef je enkel een e-mailadres in te vullen of de persoonlijke link te delen. Voor de rest hoef je niets te doen, behalve dan alvast iets leuks uitzoeken bij Coolblue!

Tip WeFact aan anderen en verdien €25,-!

De voorwaarden voor de aanbrengvergoedingen lees je hier. Vragen over hoe je zo snel mogelijk meer voordeel uit WeFact kan halen? Laat het ons dan weten via helpdesk@wefact.nl of telefonisch op 085-732 57 00.