WeFact update: verstuur facturen via Simplerinvoicing

Op 12 december is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update stellen we een pilot ter beschikking om facturen vanuit WeFact via Simplerinvoicing te versturen. Tijdens deze pilot kun je kosteloos gebruik maken van Simplerinvoicing. Na de pilot zullen enkele transacties inbegrepen zijn in het WeFact abonnement.

WeFact - Simplerinvoicing

Wat is Simplerinvoicing?
Simplerinvoicing is een netwerk van samenwerkende software dienstverleners die het direct uitwisselen van e-facturen tussen administraties mogelijk maakt. Dankzij Simplerinvoicing kun je met WeFact facturen versturen en ontvangen via het PEPPOL netwerk. Je debiteur (of crediteur) dient zich ook aan te sluiten bij Simplerinvoicing om jouw factuur te kunnen ontvangen. Je stelt namelijk Simplerinvoicing bij een debiteur specifiek in op basis van KvK, BTW of Overheidsinstantie nummer (OIN). De factuur wordt dan niet naar het e-mailadres verstuurd, maar wordt direct ingeschoten in hun administraties.

Overheid verplicht per april 2019 e-facturatie
De Rijksoverheid, gemeenten, provincies en waterschappen accepteren vanaf april 2019 enkel nog e-facturen. Dit mag geen PDF of UBL zijn, maar moet via bijvoorbeeld Simplerinvoicing.

Voordelen van Simplerinvoicing
Het gebruik van Simplerinvoicing biedt meerdere voordelen, voor jou en je klant:

  • De Rijksoverheid, gemeenten, provincies en waterschappen accepteren vanaf april 2019 enkel nog e-facturen via Simplerinvoicing.
  • Facturen worden direct uitgewisseld tussen administraties, zonder tussenkomst van mail servers. Hierdoor komen facturen op een geldig Simplerinvoicing adres altijd aan.
  • Geen gegevens meer overtypen bij inkoopfacturen, WeFact herkent 100% de data.

Simplerinvoicing activeren in WeFact
WeFact biedt je de mogelijkheid om jouw bedrijf aan te melden bij het PEPPOL netwerk om vervolgens via Simplerinvoicing te factureren. Om een bedrijf aan te melden dienen wij te controleren of jij ook echt achter het bedrijf zit. Daarom verifiëren wij eerst enkele bedrijfsgegevens:

  1. Per post sturen we een verificatiecode naar het bedrijfsadres uit de KvK.
  2. Een domeinnaam controle door een e-mail te sturen naar de domeinnaam.
  3. De IBAN rekeninghouder door een eenmalige iDEAL betaling van € 1,-.

Het gehele verificatieproces duurt een aantal dagen door de brief per post.

Ga in het menu naar “Instellingen” en kies voor het onderdeel “Simplerinvoicing”. Op deze pagina kun je starten met het verifiëren van je bedrijfsgegevens. Na het afronden van de verificatie kun je Simplerinvoicing inschakelen. Lees alles over het instellen en gebruik van Simplerinvoicing in het help artikel.

Raad WeFact aan bij vrienden en
collega-ondernemers en ontvang € 25,-!

Vrienden uitnodigen

WeFact update: verschil maken tussen 0% btw, geen btw en btw verlegd mogelijk

Vanaf vandaag is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we voornamelijk aandacht besteed aan het verbeteren van de btw instellingen. Voorheen kon er in WeFact geen goed onderscheid gemaakt worden in 0% btw, geen btw en btw verlegd. Een veelgevraagde functionaliteit die we vanaf nu mogelijk hebben gemaakt!

Btw codes
Met het uitvoeren van de update hebben we achter de schermen eerdere btw percentages omgezet in btw codes. Alle instellingen zijn al correct aangepast zodat jij als ondernemer geen verschil merkt. Door het kunnen instellen van “0%” en “btw verlegd” kan per debiteur een juiste voorkeur worden ingegeven en kunnen beide in één administratie worden toegepast. Ook bij de inkoopkant is de mogelijkheid “btw verlegd” toegevoegd. In de koppeling met een boekhoudpakket kan iedere btw code gekoppeld worden aan een afwijkende grootboekrekening/btw-rekening in plaats van dat deze scenario’s verzameld op 1 instelling werden.

Btw wijziging van 6% naar 9%
Door de verwachte wetswijzingen in btw tarieven zal de eventuele btw tariefsverhoging van 6% naar 9% ook gemakkelijker doorgevoerd kunnen worden in WeFact. Meer over de btw omzetting lees je in ons helpartikel.

Heb je vragen over de btw aanpassing in WeFact of heb je suggesties over hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Dan horen we het graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Kabinetsplan: verhoging btw laag tarief van 6% naar 9%

Tijdens Prinsjesdag 2018 is kenbaar gemaakt dat het kabinet het btw-tarief van 6% naar 9% wil veranderen. De Eerste en Tweede Kamer moeten nog akkoord geven op deze wijziging. Echter ondernemers moeten al wel de voorbereidingen treffen in de administratie. Meer hierover is te lezen op de website van de Belastingdienst.

Wijziging per 01-01-2019
Wanneer de Eerste en Tweede Kamer dit jaar nog instemmen met het wetsvoorstel, zal de wijziging van het btw-tarief per 01-01-2019 in gaan. De factuurdatum bepaalt welk tarief berekend moet worden. Stuur je een factuur eind december 2018? Dan zal het 6% tarief berekend moeten worden. Vanaf 01-01-2019 dient met 9% btw gefactureerd te worden.

Wat moet ik aanpassen binnen WeFact?
Je hoeft zelf in principe geen wijzigingen binnen WeFact door te voeren. Zodra het wetsvoorstel aangenomen is, zal in je WeFact administratie de vraag verschijnen om een btw wijziging van 6% naar 9% in te plannen. Stem je hiermee in, dan zullen per 01-01-2019 de productprijzen en abonnementen met een laag btw-tarief automatisch aangepast worden.

Voorbeeld: een factuur van € 100,- exclusief btw die op 31-12-2018 met een laag tarief verstuurd wordt zal een totaal incl. btw hebben van € 106,-. Terwijl wanneer ditzelfde product op 01-01-2019 gefactureerd wordt het totaal incl. btw op € 109,- uitkomt.

Heb je verdere vragen over de tarief verandering binnen WeFact? Dan vernemen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Samenwerking tussen software distributeur DSD Europe en facturatiepakket WeFact

DSD gaat de facturatie oplossing WeFact aanbieden via hun platform. DSD Europe biedt IT-resellers het meest complete platform voor de digitale distributie van software zoals Office365, Adobe, Antivirus pakketten etc. Partners van DSD kunnen het facturatieprogramma WeFact voor eigen gebruik inzetten, maar ook als maandelijkse dienst verkopen aan hun klanten.

Door de koppeling van WeFact met het DSD-platform kunnen partners hun eigen facturatieproces automatiseren. Wanneer zij die optie gebruiken, stuurt het platform de orderdetails naar WeFact, dat vervolgens de facturatie naar de eindklant verzorgt.

“WeFact is onder andere ideaal voor resellers die de overstap naar Managed Service Provider (MSP) willen maken”, legt Thijs van de Moosdijk, oprichter en CEO van DSD Europe, uit. “Vaak horen we van hen dat ze twijfelen over die stap omdat ze de mogelijkheid om maandelijks te kunnen factureren nog niet op orde hebben. Door de combinatie van WeFact en DSD kan dat eenvoudig worden geregeld. Het past bij ons doel om het werk van resellers, dienstverleners en MSP’s eenvoudiger te maken en is daardoor een perfecte aanvulling op ons bestaande portfolio.”

“Meer en meer software wordt op abonnementsbasis afgenomen”, merkt de oprichter en directeur van WeFact, Roel Korting. “De periodieke facturatie kost de IT-reseller maandelijks enorm veel tijd. Door de samenwerking tussen DSD Europe en WeFact worden de afgenomen softwarelicenties automatisch in WeFact gezet. Ze worden vervolgens periodiek gefactureerd richting de klant. De IT-reseller bespaart hiermee tijd en voorkomt fouten en eventueel ongefactureerde omzet.”

WeFact is per direct beschikbaar in het DSD-platform.

Nieuw: Tip WeFact aan anderen en verdien zelf € 25,-

Ken jij ondernemers die nog factureren met Word of Excel? Of ondernemers die op zoek zijn naar een fijne en efficiëntere manier van factureren? Vanaf nu is het mogelijk om deze personen eenvoudig uit te nodigen om WeFact te gaan gebruiken.

Aanbrengvergoeding
Voorheen was het al mogelijk om ondernemers uit te nodigen voor WeFact middels een unieke link. Wanneer je via deze link een nieuwe klant aanbracht bij ons kreeg je een aanbrengvergoeding van €25,- op de eerstvolgende WeFact factuur.

We wilden er echter voor zorgen dat er meer persoonlijk voordeel uitgehaald kon worden, dus hebben we het systeem aangepast. Je kan vanaf nu mensen eenvoudig uitnodigen per e-mail. Daarnaast is de unieke link vanaf nu niet meer gekoppeld aan een WeFact administratie, maar aan je gebruikersaccount. Dit zorgt ervoor dat alle medewerkers in een WeFact administratie ondernemers uit kunnen nodigen.

Ook hebben we de beloning veranderd; per aangebrachte klant krijg je van ons een Coolblue giftcard ter waarde van € 25,-! Degene die je uitnodigt krijgt bij het bestellen van WeFact een extra maand gratis WeFact. Zowel jij als degene die je uitnodigt hebben hier dus voordeel bij!

Hoe werkt het?
Ga binnen WeFact met de muis rechtsbovenin over je profielfoto of initialen. Hier vind je een nieuw menu-onderdeel: “Tip WeFact aan anderen”. Op deze pagina hoef je enkel een e-mailadres in te vullen of de persoonlijke link te delen. Voor de rest hoef je niets te doen, behalve dan alvast iets leuks uitzoeken bij Coolblue!

Tip WeFact aan anderen en verdien €25,-!

De voorwaarden voor de aanbrengvergoedingen lees je hier. Vragen over hoe je zo snel mogelijk meer voordeel uit WeFact kan halen? Laat het ons dan weten via helpdesk@wefact.nl of telefonisch op 085-732 57 00.

Twinfield en Exact online: omzet/kosten spreiden of boeken in een andere periode (transitorisch boeken)

In navolging op de WeFact update vorige week hebben we een nieuwe veelgevraagde functionaliteit toegevoegd. Accountants en ondernemers gaven aan dat zij graag omzet/kosten willen spreiden over meerdere perioden richting het boekhoudpakket. Boekhoudkundig ook wel ‘transitorisch boeken’ genoemd.

Waarom spreiden van omzet/kosten over meerdere perioden?
Normaal gesproken worden omzet/kosten geboekt op de factuurdatum. Ontvang je bijvoorbeeld een factuur voor een abonnement van 1 jaar, dan worden alle kosten in die maand geboekt. Dit geeft een vertekent beeld van hoe je bedrijf draait. Eigenlijk hoort het bedrag evenredig verdeeld te worden over de 12 maanden, om een correct resultaat te zien. Je dient het bedrag en de BTW uiteraard nog steeds direct te voldoen, maar in je eigen boekhouding spreid je het uit over de perioden waarop het bedrag van toepassing is.

Transitorisch boeken is dus bedoeld om een meer representatieve weergave van jouw eigen bedrijfsresultaten te krijgen. Het is een interne boekhoudkundige bewerking.

Ondersteuning Twinfield en Exact online
Het is mogelijk om per factuurregel (inkoop/verkoop) een periode op te geven. Deze periode kan worden meegegeven aan het boekhoudpakket Twinfield of Exact online.

In de volgende help artikelen lees je precies hoe je dit kan instellen:

Voor andere boekhoudpakketten is er op dit moment geen ondersteuning. Neem contact op indien je een ander boekhoudpakket gebruikt en deze functionaliteit ook wenst.

Periode opgeven in WeFact
Je kunt dit in WeFact zowel bij een inkoopfactuur als een verkoopfactuur invullen.

Verkoopfactuur

 
Inkoopfactuur

Heeft u vragen over deze functionaliteit, stel deze dan gerust aan ons.

WeFact update: periode opgeven zonder abonnement en instellingenpagina in nieuwe stijl

Dinsdag 24 juli is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we het mogelijk gemaakt om een periode op te kunnen geven bij offerte- en factuurregels, maar ook bij inkoopfactuurregels. Tevens zijn de algemene instellingen in de nieuwe stijl verwerkt.

Periode vermelden op de offerte/factuur zonder abonnement
Voorheen kon je bij het aanmaken van een offerte of factuur, een regel periodiek maken. Deze actie resulteerde in een abonnement. Vanaf nu is het óók mogelijk om alleen een periode op te geven zonder dat er een abonnement ontstaat.

Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld een vakantiehuis of auto verhuurt en de verhuurperiode wilt vermelden of wanneer je wilt aangeven in welke periode werkzaamheden zijn uitgevoerd. De periode wordt onder de regel vermeld zónder dat hieruit een abonnement volgt.

Het is ook mogelijk om een periode op te geven bij inkoopfactuurregels. Dit is handig wanneer je een factuur ontvangt voor een heel jaar en deze kosten wilt verspreiden.

Instellingenpagina in nieuwe stijl
De nieuwe WeFact stijl die we al op een aantal andere pagina’s hebben doorgevoerd is nu ook toegepast op de algemene instellingenpagina. Dit resulteert in een duidelijkere nieuwe weergave.

Heb je verdere feedback over ons pakket of suggesties om WeFact te verbeteren?
Dan vernemen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl

WeFact update: periode vermelding van “tot” naar “tot en met”

Op donderdag 5 juli is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we een verandering doorgevoerd in de bepaling van de einddatum van een periode. Voorheen werd een abonnement in WeFact met een “tot” einddatum getoond. In deze update hebben we dit aangepast. WeFact zal nu werken volgens een “t/m” einddatum.

Hoewel binnen WeFact nu een “t/m” einddatum wordt weergegeven zijn abonnementsperiodes ongewijzigd. Dezelfde periode wordt gefactureerd. We hanteren enkel een andere schrijfwijze.

Periode “tot” naar “tot en met
Bij het opgeven van een periode bij een abonnement of factuurregel werd de periode vermeld met een “tot” einddatum. Een “tot en met” einddatum is een meer gehanteerde schrijfwijze. Tevens heeft deze schrijfwijze de voorkeur wanneer je bijvoorbeeld spreekt over de huurperiode van een (vakantie)huis of de periode waarin diensten geleverd zijn.

Voorbeeld
•  Voor deze update:  01-01-2019  tot   01-02-2019
•  Na deze update:     01-01-2019  t/m  31-01-2019

Huisstijl ongewijzigd voor bestaande gebruikers: nog steeds “tot”
Bij alle bestaande WeFact gebruikers wordt er op de factuur nog steeds een “tot” einddatum vermeld, zoals jij en jouw klanten gewend waren. Wil je liever “tot en met” vermelden, dan kun je dat in de huisstijl veranderen. Ga in het menu naar “Instellingen” en het submenu eronder “Huisstijl” en bewerk je factuur en offerte PDF:
•  Variabele tot:              [factuurregel_eind_periode_tot]
•  Variabele tot en met:  [factuurregel_eind_periode]

Heb je hulp nodig bij het aanpassen naar “tot en met” in je huisstijl of heb je feedback hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Vernieuwde Unit4 integratie: automatisch exporteren en betalingen ophalen

De boekhoudkoppeling met Unit4 is volledig vernieuwd. Bij het leggen van de koppeling met Unit4 kunnen alle debiteuren en crediteuren geïmporteerd worden uit de boekhouding. Zo is de WeFact administratie nog sneller ingericht om direct aan de slag te kunnen.

Automatisch exporten en betalingen ophalen
Vanaf nu kan de financiële data uit WeFact geheel automatisch geëxporteerd worden naar Unit4. Ook zijn de betalingen op te halen waardoor betaalde facturen in de boekhouding ook in WeFact automatisch op betaald worden gezet. Een mooie functionaliteit voor een actueel overzicht van de openstaande facturen in WeFact!

Specifiek wegboeken
Omzet en kosten kunnen voortaan specifiek worden weggeboekt middels het instellen van grootboekrekeningen. Ook kan je zien welke data klaar staat om geëxporteerd te worden via de link “Bekijk details”. Meer over het exporteren richting Unit4 lees je in het volgende help-artikel.

Kosteloze integratie
Door de vernieuwde koppeling is het eenvoudiger om je facturatie automatisch door te laten zetten naar het boekhoudpakket. Gebruik je Unit4 maar is er nog geen koppeling vanuit WeFact? Informeer dan bij je boekhouder naar de mogelijkheden. Indien je boekhouder bekend is met WeFact, is een koppeling met Unit4 zelfs geheel kosteloos.

Heb je nog suggesties of verbeteringen voor de koppeling met Unit4? Dan horen we deze graag per e-mail: helpdesk@wefact.nl

WeFact update: verbeteringen inkoopfacturen en boekhoudkoppelingen

Op woensdag 20 juni is er weer een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we voornamelijk gewerkt aan verbeteringen in het pakket, boekhoudkoppelingen en het verder doorvoeren van de nieuwe WeFact stijl.

Inkoopfacturen
PDF bestanden van je inkoopfacturen worden in hogere en scherpere kwaliteit weergegeven. Ook hebben we de herkenning bij het ophalen van inkoopfacturen nog verder kunnen verbeteren.

Boekhoudkoppelingen
De boekhoudkoppelingen met Twinfield, Exact Online, Snelstart en e-Boekhouden zijn in deze update sterk verbeterd. Meerdere foutmeldingen zijn verholpen en ook aan gemak en inzicht is gewerkt. Zo kun je vanaf nu precies zien welke data klaar staat om geëxporteerd te worden middels de link “Bekijk details”. Tevens is de koppeling met Unit4 volledig vernieuwd. Hierover volgt een afzonderlijk blog bericht.

Nieuwe stijl
Wellicht was het je al opgevallen dat WeFact een verandering wat betreft stijl aan het doormaken is. Eerder werd de inkoopfactuur-, offerte-, crediteur-, exporteer- en medewerkerspagina al voorzien van een nieuwe stijl. Nu is ook de debiteurpagina in een nieuw jasje gestoken. Komende maanden zullen ook andere pagina’s in WeFact onder handen genomen worden.

Heb je verdere feedback over ons pakket of suggesties om WeFact te verbeteren? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl