Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing in de hele Europese Unie. Iedere ondernemer zal hierdoor bewuster om moeten gaan met privacy gevoelige informatie. Omdat u persoonsgegevens opslaat binnen uw WeFact administratie dient u een verwerkersovereenkomst met ons te sluiten.

Wat is een verwerkersovereenkomst?
In een verwerkersovereenkomst worden afspraken vastgelegd hoe de verwerking van gegevens gedaan wordt. Denk aan welke persoonsgegevens verwerkt worden, beveiligingsmaatregelen die getroffen worden, maar ook hoe gehandeld wordt bij een eventueel datalek.

Verwerkersovereenkomst met WeFact
Als verantwoordelijke over uw klantgegevens, bent u verplicht een verwerkersovereenkomst te sluiten met al uw leveranciers, waar u persoonsgegevens opslaat of laat verwerken. U voert uw administratie in WeFact. Dit houdt in dat deze gegevens beveiligd en gecodeerd opgeslagen worden op de servers van WeFact. Er dient daarom volgens de nieuwe AVG wetgeving een verwerkersovereenkomst gesloten te worden tussen u en WeFact B.V.

WeFact verwerkersovereenkomst
Onze Verwerkersovereenkomst maakt een integraal onderdeel uit van onze Algemene Voorwaarden. Lees hier onze Algemene Voorwaarden en onze Verwerkersovereenkomst.

Online accepteren
Vanaf 9 april kunt u in uw WeFact, indien u de eigenaar bent van de administratie, de verwerkersovereenkomst met WeFact accepteren en ondertekenen. Een gele balk bovenin uw administratie en een opstartscherm wanneer u inlogt in uw administratie zullen u vragen om akkoord te gaan. Het accepteren en ondertekenen gebeurt eenvoudig online.

Wat voor impact heeft de AVG nog meer voor u?
De AVG zorgt dat u als ondernemer/organisatie meer verplichtingen heeft bij het verwerken van persoonsgegevens en legt nadruk op de verantwoordelijkheid dat u zich aan de wet houdt. Doordat u WeFact gebruikt, verwerkt u persoonsgegevens (denk aan NAW-gegevens, telefoonnummers, e-mailadressen en bankgegevens). Maar hoogstwaarschijnlijk gebruikt u ook andere programma’s naast WeFact, werkt u met Excel-lijsten of heeft u op uw website een contactformulier. De AVG regelgeving heeft op vrijwel iedere onderneming impact.

Het is raadzaam om u door een jurist te laten adviseren en te inventariseren welke acties u moet ondernemen.

WeFact heeft altijd twee producten gehad: WeFact Hosting voor de hostingbranche en het facturatiepakket WeFact Standard. Twee verschillende producten onder dezelfde naam ‘WeFact’ leverden vaak verwarring op bij huidige en nieuwe gebruikers.

Om verwarring te voorkomen gaat WeFact Hosting voortaan verder onder de nieuwe naam HostFact. Deze splitsing betekent dat HostFact B.V. per 28 maart 2018 alle activiteiten van WeFact Hosting uitvoert.

De kwaliteit, de ondersteuning en de prijs blijven zoals u gewend bent.

Wat betekent dit voor u als gebruiker?
Is HostFact een nieuwe organisatie?
Ja. HostFact is een nieuwe onderneming, maar bestaat uit dezelfde mensen.

Wat gebeurt er met mijn abonnement en prijs?
Uw abonnement blijft onveranderd. Ook de prijzen blijven onveranderd.
Voortaan ontvangt u de facturen van HostFact B.V.

Heeft dit impact op de software WeFact Hosting?
Alle functionaliteiten blijven behouden. De backoffice ondergaat een kleine metamorfose naar de stijl van HostFact. Het klantenpaneel en bestelformulier blijven onveranderd.

Nieuwe update: versie 5
In de loop van volgende week zal een nieuwe update beschikbaar worden gesteld. In deze versie zal er ondersteuning zijn voor PHP 7.1, kunnen conceptfacturen ingepland worden, kan er per e-mail een overzicht van openstaande facturen verstuurd worden, middels de tab-toets nieuwe factuurregel toevoegen en nog 50 andere verbeteringen.

Heeft u nog vragen? Stuur ons dan, op het nieuwe e-mailadres, een e-mail info@hostfact.nl.

Wanneer je start met digitaal factureren is het natuurlijk belangrijk dat je de basisfuncties uit het pakket gebruikt, maar met WeFact kan je nog veel meer dan enkel het maken en versturen van een digitale factuur. Daarom 5 waardevolle tips over het gebruik van WeFact. Doe er je voordeel mee!

Tip 1. Laat de klant je offerte online ondertekenen.
Wanneer je een offerte per e-mail verstuurt naar jouw potentiële klant ontvangt deze bij de offerte een link waarmee ze de offerte online kunnen accepteren. Zodra de klant de link opent kunnen ze een handtekening zetten en akkoord geven. Jij ontvangt een e-mail dat de offerte is geaccepteerd. Hoe je jouw klant de offerte laat ondertekenen lees je hier.

Tip 2. Laat WeFact je factuur versturen op een vooraf bepaalde datum en tijd.
Heb je een factuur ’s avonds laat gemaakt, stel dan in dat deze automatisch om 9:00 uur verstuurd wordt. Hoe je het versturen van een conceptfactuur inplant doe je als volgt.

Tip 3. Ontvang sneller je geld: stuur een iDEAL betaallink mee.
Wanneer je IDEAL hebt ingesteld wordt in de factuur en herinnering e-mail een betaallink meegestuurd. Jouw klant kan dus eenvoudig op de link klikken om de digitale factuur te betalen. Een mooie bijkomstigheid voor jou is dat ze gemiddeld gezien jouw digitale factuur ook nog sneller betalen! Win-Win. Hoe je de IDEAL link toepast vind je hier.

Tip 4. Personaliseer je offerte of factuur e-mail.
Het e-mail bericht bij je digitale factuur kun je tekstueel aanpassen en van opmaak voorzien. Maar wist je dat wanneer je de digitale factuur verstuurt je aan het bericht nog een gepersonaliseerde noot kunt toevoegen? Op het moment dat je kiest voor versturen per e-mail kun je het bericht nog aanpassen, lees hier meer daarover.

Tip 5. Vraag je leveranciers om inkoopfacturen in PDF of UBL.
Wanneer je de inkoopfactuur als PDF of UBL ontvangt kun je deze digitale factuur direct laten sturen naar je persoonlijke WeFact inkoop e-mailadres. Daarnaast kun je PDF bestanden slepen vanaf je computer naar je WeFact omgeving. De factuurkenmerken worden automatisch herkend en vooraf ingevuld, lees hier meer over het invoeren van inkoopfacturen.

Hopelijk leveren deze tips je meer profijt op, bespaar je tijd en krijg je sneller betaald!

Om je WeFact account extra te beveiligen kun je sinds deze WeFact update twee-staps authenticatie instellen. Twee-staps authenticatie houdt in dat na het invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord er gevraagd wordt naar een authenticatiecode. Deze authenticatiecode kun je vinden in de authorisator app op je mobiele telefoon, zoals Google Authenticator voor iPhone of Android.

Wat is twee-staps authenticatie?
In de video hieronder hoor je meer over wat twee-staps authenticatie is en zie je hoe je het kunt inschakelen. Het stappenplan is ook terug te lezen in het help artikel.

Ben ik verplicht om twee-staps authenticatie te gebruiken?
Nee, dit is optioneel. Uit veiligheidsoogpunt is het echter wel aan te raden om het te gebruiken. Zorg ongeacht de keuze dat je nooit een makkelijk of voor de hand liggend wachtwoord gebruikt.

Heb je vragen over het inschakelen van twee-staps authenticatie, of suggesties om WeFact verder te verbeteren? Dan vernemen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Wil je een factuur maken in een andere valuta dan in euro of vraagt jouw klant hierom? Steeds meer WeFact gebruikers krijgen te maken met internationale klanten, waardoor het gebruik van andere valuta dan euro mogelijk is. Na lange tijd ontwikkelen presenteren we met trots de nieuwe functionaliteit in testfase: eenvoudig facturen maken in een vreemde valuta. Het is mogelijk om naast de euro te werken met meer dan 25 andere valuta, bijvoorbeeld de Amerikaanse dollar, de Britse pond of de Chinese yen.

Hoe werkt factureren in meerdere valuta?
Zodra je de bij de betreffende debiteur de gewenste valuta hebt gekozen worden alle prijzen in je offerte en factuur opgemaakt in die vreemde valuta. WeFact zal de wisselkoersen ophalen, het rekenwerk uitvoeren, omrekenen naar je basisvaluta en de offerte/factuur PDF zal opgemaakt worden in de vreemde valuta.

Meer informatie aangaande een factuur maken in een andere valuta kun je teruglezen in het volgende help artikel: hoe factureer ik in meerdere valuta?

Wisselkoers
Wanneer je werkt met vreemde valuta, dan krijg je te maken met wisselkoersen. Werk je met WeFact dat kost dit je gelukkig geen extra inspanning, WeFact regelt dit geheel automatisch voor je. De actuele wisselkoers (van de ECB) wordt toegepast op het moment dat je een conceptfactuur maakt.

Hoe wordt het geëxporteerd naar het boekhoudpakket?
Bij de boekhoudprogramma’s Twinfield, Exact Online en Unit4 wordt de boeking in de vreemde valuta geëxporteerd en geven we de bewuste wisselkoers mee.
Bij de andere boekhoudprogramma’s Snelstart, e-Boekhouden, Yuki, Afas en Reeleezee wordt de basisvaluta euro gebruikt.

Wil je facturen maken in andere valuta, dan kun je gratis deelnemen aan de testversie. Stuur ons hiervoor een e-mail bericht naar: helpdesk@wefact.nl

Dinsdag 9 januari is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. Naast vele kleine verbeteringen hebben we het offerteoverzicht in een nieuw jasje gestoken met meer inzicht in je uitstaande offertes. De nieuwe workflow verloopt van concept offerte, naar een openstaande offerte en uiteindelijk een geaccepteerde of geweigerde offerte die naar een archief geplaatst kan worden.

Inzicht in (bijna) verlopen offertes
Het vernieuwde, frisse offerteoverzicht zorgt niet alleen voor een duidelijk inzicht, maar ook voor de mogelijkheid tot beter beheer. Er kan gefilterd worden op bijna verlopen en verlopen offertes. Bij verlopen offertes wordt er melding gemaakt in het menu-item achter “Offertes” en zal er ook melding gemaakt worden in de dagelijkse notificatie per e-mail.
Bovendien worden verlopen offertes in de overzichtstabel opvallender in oranje weergegeven. Hierdoor wordt het beter inzichtelijk om nog niet geaccepteerde offertes op te volgen en deze opdrachten mogelijk alsnog binnen te kunnen halen.

Hieronder een voorbeeld van het vernieuwde offerteoverzicht.

Archiveren van offertes
Een offerte moet uiteindelijk beantwoord worden met geaccepteerd of geweigerd. Een offerte kan daarna in het archief geplaatst worden. Geweigerde offertes zullen automatisch in het archief geplaatst worden. Bij een geaccepteerde offerte kun je met één muisklik een factuur maken en/of daarna archiveren.

Heb jij zelf nog suggesties voor het verbeteren van WeFact, of heb je interesse in het gebruik van meerdere valuta? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Dinsdag 12 december is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. We hebben gewerkt aan een aantal nieuwe functionaliteiten waar veel gebruikers op zaten te wachten en veel kleinere verbeteringen doorgevoerd.
Op dit moment zijn we tevens in de afrondingsfase van een nieuwe uitbreiding: het ondersteunen van meerdere valuta. Over enkele weken zullen we daar meer over melden.

Factuur of offerte samenvoegen met bijlagen tot 1 PDF bestand
Sommige ontvangers die onder andere gebruik maken van bepaalde (inkoop)pakketten kunnen maar overweg met 1 PDF. Hierdoor kan cruciale informatie gemist worden, denk bijvoorbeeld aan een urenverantwoording die als bijlage meegestuurd wordt.
In deze nieuwe versie hebben we het mogelijk gemaakt dat verschillende PDF’s samengevoegd kunnen worden. Het samenvoegen van PDF bijlagen met de factuur of offerte PDF is een algemene instelling voor alle debiteuren of kun je bij een specifieke debiteur instellen. Hierna wordt dit automatisch toegepast.
Lees hier meer informatie in onze help sectie.

Let op: het samenvoegen van bijlagen werkt alleen voor PDF bestanden. Andere bestandstypes worden altijd als losse bijlagen meegestuurd.

Exporteren factuurregels naar Excel
Vrijwel alle gegevens uit WeFact kunnen geëxporteerd worden naar Excel. Wat hierbij nog ontbrak was het exporteren van alle factuurregels. Vanaf nu kunnen ook factuurregels geëxporteerd worden. Dit doe je door in het menu te gaan naar “Exporteren” en te kiezen voor “Exporteren naar Excel”.

Nieuw online betaalscherm
Het betaalscherm dat klanten te zien krijgen bij het online betalen van een factuur is vernieuwd. Het betaalscherm heeft een nieuwe uitstraling en biedt een duidelijkere keuze voor de verschillende betaalmethoden. Het betaalscherm wordt automatisch in het Nederlands of Engels getoond, maar de klant kan ook zelf de taal wisselen.

Heb jij zelf nog suggesties voor het verbeteren van WeFact, of heb je interesse in het gebruik van meerdere valuta? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Maak jij gebruik van: Werkbonnen?
Wil jij: Tijd besparen? Foutloos werken? Digitaliseren?
Kortom: ‘Je werkbonnen eenvoudig omzetten naar een factuur?’

Lees dan hieronder meer:

Voor wie?
Voor alle (kleine) ondernemers en ZZP’ers die service op locatie leveren. En voor de ondernemer die eenvoudig werkzaamheden wil registreren op basis van een werkbon en deze natuurlijk snel en gemakkelijk wil factureren.

Wat is Simple Simon?
De werkbonnen vormen de kern van Simple Simon. De gebruiker heeft de keus om vanuit een agenda te werken of om vanuit het aanmaken van de werkbonnen te werken, om deze vervolgens toe te wijzen aan een medewerker. Werkbonnen maken en invoeren kan eenvoudig en snel in het online programma of in de app van Simple Simon. Wanneer de werkbon is uitgevoerd wil je als ondernemer natuurlijk zo snel mogelijk je factuur versturen. Een factuur maken door de werkbon over te typen naar Excel of Word vergt veel tijd en fouten zijn snel gemaakt. Dit kan makkelijker! Namelijk: automatisch met de koppeling tussen WeFact en Simple Simon.

Integratie tussen WeFact en Simple Simon
Vanuit WeFact worden de relaties en artikelen/producten overgenomen naar Simple Simon. Je maakt je debiteuren dus aan in WeFact en nieuwe producten voer je hier in of vul je aan. In Simple Simon maak je een werkbon en zet deze in de agenda. Met de app registreer je de gemaakte uren en definieer je de werkzaamheden. Zodra de werkbon is bevestigd wordt deze automatisch omgezet naar een conceptfactuur in WeFact. In WeFact verstuur je direct de factuur naar jouw klant via de WeFact app of de webversie. Eenvoudig, snel en foutloos!

De koppeling is gemaakt door Simple Simon, voor meer informatie kun je contact opnemen met Simple Simon: https://www.simple-simon.net/nl/koppeling-met-wefact/

Maak en verstuur je zelf je facturen, maar blijft dit tijdrovend?
Start een 30 daagse proefperiode en wij helpen je om je facturatie in 2018 efficiënter te doen!

Gratis opstartservice
Tijdens de proefperiode richten we kosteloos de huisstijl naar wens voor je in. Ook kunnen we een relatiebestand en productenlijst voor je importeren. Hierna kan je het factuurprogramma WeFact inzetten als gemakkelijke tool om je facturen te maken en versturen.

Gemakkelijk, foutloos en sneller betaald
Het factuurprogramma zal je helpen fouten te voorkomen door de factuurnummering chronologisch te laten opvolgen en automatisch bedragen, kortingen en BTW op te tellen. Dankzij WeFact kan je ook het betaalgedrag van klanten versnellen! Stuur een iDEAL link met je factuur mee zodat je klant direct online kan betalen.

Dien je een factuur te crediteren? Dat doe je met één druk op de knop. WeFact maakt een creditfactuur aan en geeft de originele factuur de status vervallen.

Offertes online ondertekend
Met WeFact laat je klanten jouw offertes online ondertekenen met een digitale handtekening. Je hoeft je klant hierdoor geen vervelende handelingen meer uit te voeren zoals de offerte afdrukken, ondertekenen, weer inscannen en terugsturen.

Koppel naadloos met je accountant
Je hoeft je facturen niet meer handmatig aan je accountant of boekhouder aan te leveren. Via onze naadloze koppelingen met een boekhoudpakket wordt de administratie dagelijks online geëxporteerd. Dit bespaart jou en je accountant tijd.

Kortom, factureren was nog nooit zo makkelijk. Ga naar www.wefact.nl en start vandaag nog met het factuurprogramma WeFact voor € 12,50 per maand!

Maandag 30 oktober is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. Deze update bevat, naast veel kleinere verbeteringen, een nieuwe inkoopkant voor het verwerken van inkoopfacturen. De afgelopen maanden hebben sommige gebruikers dit al kunnen testen.
Met trots stellen wij de nieuwe inkoopkant voor alle WeFact Standard gebruikers beschikbaar. Het invoeren, verwerken en bewaren van (digitale) inkoopfacturen is eenvoudiger dan ooit tevoren!

Aanleveren, herkennen en verwerken
Inkoopfacturen kunnen op verschillende manieren in de administratie verwerkt worden, namelijk door de inkoopfactuur te uploaden/slepen of simpelweg door de factuur e-mail door te sturen naar uw persoonlijke WeFact e-mailadres voor inkoopfacturen. WeFact zal geheel kosteloos een PDF of UBL proberen te herkennen en de gegevens voor u invullen. De inkoopfactuur hoeft vervolgens alleen nog gecontroleerd en eventueel aangevuld te worden. Bij het invoeren van een inkoopfactuur kan per regel aangegeven worden tot welke kostencategorie deze behoort. Dit biedt u een beter inzicht in uw kosten en kunnen inkoopfacturen specifieker geëxporteerd worden naar het boekhoudpakket.

Betaalbatch genereren
Door de inkoopfactuur toe te voegen aan uw administratie, zal deze als “Nog te betalen inkoopfactuur” worden aangemaakt. Handmatig heeft u de mogelijkheid om de inkoopfactuur op betaald te zetten of u kunt gemakkelijk een betaalbatch generen om zo meerdere inkoopfacturen in een keer te kunnen voldoen middels het internetbankieren.

Terugkoppeling Twinfield en Exact Online
Worden de inkoopfacturen afgeletterd in het boekhoudpakket, dan kan WeFact dit automatisch ophalen uit Twinfield en Exact Online en de inkoopfacturen in WeFact op betaald zetten.

Klik op de video hieronder om te zien hoe u de nieuwe inkoopkant in gebruik kan nemen.

Door zowel verkoopfacturen als inkoopfacturen te verwerken in WeFact heeft u op een eenvoudige manier actueel inzicht in uw inkomsten en uitgaven. Heeft u nog suggesties of verbeteringen voor de inkoopkant? Dan horen we deze graag per e-mail: helpdesk@wefact.nl