Woensdag 2 augustus is er een nieuwe update uitgebracht voor onze facturatie software WeFact Standard. We ontvingen regelmatig de vraag of het mogelijk is om een e-mail bericht voor het versturen nog aan te passen. In deze update hebben we dit mogelijk gemaakt voor alle WeFact gebruikers.

Daarnaast is het vanaf nu mogelijk om een tabel met openstaande facturen te communiceren richting de klant. Dit is handig wanneer u frequent facturen verstuurd naar eenzelfde klant en de klant daardoor het overzicht kan verliezen.

E-mailbericht voor versturen personaliseren

Het zal vanaf nu mogelijk zijn om voor het versturen van een offerte, factuur, herinnering en aanmaning het e-mailbericht nog aan te passen. Deze optie verschijnt bijvoorbeeld wanneer u naar een specifieke factuur gaat en op de verstuur knop klikt. Hieronder een voorbeeld van hoe dit in zijn werk zal gaan.

Klant herinneren aan meerdere openstaande facturen

Er is een variabele beschikbaar gesteld die u in een e-mailbericht op kan nemen. Deze variabele wordt vervangen door een tabel met daarin alle openstaande facturen, het factuurbedrag, de vervaldagen en (indien ingeschakeld) een online betaallink.
Klik hier voor meer informatie over het instellen van deze functionaliteit.

Verder zijn wij achter de schermen druk bezig met het verbeteren van de inkoopkant van WeFact. Er loopt een testversie waar al gebruik van gemaakt kan worden, interesse? Laat het ons weten via helpdesk@wefact.nl.

Dinsdag 16 mei is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. Met trots presenteren we het makkelijker aanmaken van een debiteur of crediteur door in WeFact Standard te zoeken in het Kamer van Koophandel register. Daarnaast hebben we een verbetering doorgevoerd in het gedeeltelijk crediteren en indien u Exact Online gebruikt kan de oorspronkelijke PDF geëxporteerd worden bij de boeking.

Kamer van Koophandel: razendsnel een relatie toevoegen
Wanneer u een debiteur of crediteur aanmaakt en dit betreft een bedrijf, doorzoeken we het Kamer van Koophandel register. Klikt u het betreffende bedrijf aan in de lijst, dan worden de adresgegevens aangevuld. Vul zelf enkel de contactpersoon en het e-mailadres nog aan.
Deze functionaliteit is voor alle gebruikers, uiteraard, gratis beschikbaar!

Gedeeltelijk crediteren
Eerder in 2016 maakte we het al mogelijk om een factuur gedeeltelijk te crediteren. Deze functionaliteit hebben we uitgebreid dat u nu ook het veld ‘Aantal’ kan aanpassen. Heeft u bijvoorbeeld 5 stuks gefactureerd, dan kunt u nu bij het gedeeltelijk crediteren 2 stuks opgeven.

Exact Online: PDF bij de boeking
Gebruikt u Exact Online als boekhoudpakket, dan kunt u nu in WeFact bij de Exact Online instellingen aangeven dat u de PDF bij een boeking geëxporteerd wilt hebben. In geval van een verkoopboeking is dit de factuur PDF. Voegt u bij de inkoopfacturen in WeFact ook de oorspronkelijke inkoopfactuur als bijlage toe, dan wordt deze ook naar Exact Online geëxporteerd.

Uitfasering: API versie 1
Op 1 oktober 2017 faseren we API versie 1 uit. Gebruikers die een integratie hebben gemaakt met onze webservice gebaseerd op API versie 1 verzoeken we over te stappen op API versie 2, welke sinds mei 2014 beschikbaar is. Vraag zonodig uw website bouwer deze overgang te realiseren voor u.

Heeft u nog suggesties of verbeteren voor WeFact Standard? Dan horen we deze graag.
Dit kan per e-mail aan helpdesk@wefact.nl.

Vandaag is er een nieuwe versie beschikbaar gesteld van de mobiele app voor WeFact Standard. Deze nieuwe versie is direct beschikbaar voor iOS (iPhone/iPad) & Android (smartphone en tablet) en kunt u via de app store op uw telefoon direct bijwerken.

Wat is er nieuw

• Ondersteuning voor eigen velden bij een debiteur, offerte en factuur.
• Op Android kan er een voorbeeld PDF bekeken worden. Ook bijlagen bij een offerte/factuur kunnen geopend worden. Op iPhone/iPad kon dit reeds.
• Een factuur kan direct met de status ‘Verzonden’ of ‘Betaald’ aangemaakt worden.
• Een bestaande factuur kan gedupliceerd worden.
• In het factuuroverzicht ziet u nu direct of er al een herinnering of aanmaning verstuurd is.
• Het factureren van een (geaccepteerde) offerte stuurt u direct door naar de aangemaakte conceptfactuur.
• BTW verlegd op een factuur is nu mogelijk (alle factuurregels moeten 0% BTW zijn).
• Product eenheid wordt nu ook ondersteund.
• Deelbetalingen worden nu meegeteld in het openstaand bedrag op het dashboard.
• En nog vele andere optimalisaties!

Heeft u nog suggesties voor de mobiele app? Stuur ons dan een e-mail.

Het is belangrijk dat facturen die u verstuurt in WeFact Standard door uw klanten worden ontvangen en niet in de SPAM filter terecht komen. We analyseren daarom voortdurend hoe we de afleverkwaliteit kunnen verbeteren. Vandaag hebben we een optimalisatie doorgevoerd. Als bestaande WeFact gebruiker informeren we u graag hoe u de afleverkwaliteit verder kan verbeteren.

Validatie van uw e-mailadres
E-mails uit uw WeFact administratie worden verstuurd via de WeFact mailservers. Om SPAM en fraude e-mails te weren controleren ontvangende mailservers (kortom, uw klanten) of de afkomst van de e-mail betrouwbaar is. Dit is cruciaal om te voorkomen dat iemand zich ongewenst voor kan doen als een willekeurig bedrijf/persoon (zoals bijvoorbeeld bij phishing vaak het geval is).

Het versturen van een factuur in WeFact gebeurt via de WeFact mailservers met uw e-mailadres als afzender. Wanneer de ontvangende mailserver controleert of de WeFact mailserver uit uw naam e-mails mag versturen, kan hieruit een goedkeuring of afwijzing uit komen. Een afwijzing betekent dat uw e-mail in de ongewenste postvak in komt of dat u zelfs een melding krijgt dat de e-mail niet kon worden afgeleverd aan de klant.

Het controleren of een mailserver e-mails mag versturen vanuit een e-mailadres gebeurt volgens een zogenaamd SPF record en een DKIM record. Hiermee geeft u als het ware toestemming dat de WeFact mailservers vanuit uw e-mailadres e-mails mogen versturen.

Valideren
Ga in uw WeFact Standard administratie in het menu naar “Instellingen” en kies vervolgens het tabblad “E-mail instellingen”. Hier kunt u zien of u reeds een SPF record en DKIM record heeft ingesteld. Indien dit ontbreekt bestaat er een risico dat e-mails niet altijd aankomen.
U kunt dan twee dingen doen:

1. Vraag uw hostingbedrijf of ICT partij om een SPF record en DKIM record in te stellen. Op de instellingen pagina “E-mail instellingen” kunt u een bestand met instructies downloaden die u kunt doorsturen.
2. Wilt u of kunt u geen SPF record en DKIM record instellen, kies dan voor de ‘Standaard WeFact methode gebruiken’ om alsnog de hoogst mogelijke afleverkwaliteit te behalen. Het resultaat is bijna hetzelfde als optie 1, behalve dat in sommige e-mail programma’s (zoals Gmail) achter u als afzender ‘via mijnwefact.nl’ getoond kan worden. De e-mail wordt uiteraard nog steeds volledig uit uw naam verstuurd.

Het is niet verplicht om actie te ondernemen, maar we adviseren wel om een SPF record en DKIM record in te stellen. Anders adviseren we u om voor de ‘Standaard WeFact methode’ te kiezen, zodat uw e-mails niet in de ongewenste postvak in belanden.

Voor alle WeFact gebruikers die vanaf 1 maart 2017 gestart zijn, is automatisch de ‘Standaard WeFact methode’ toegepast. Zij hebben de mogelijkheid om een SPF record en DKIM record in te stellen om e-mails volledig en betrouwbaar uit eigen naam te versturen.