WeFact Standard update: samenvoegen bijlagen tot één PDF, vernieuwd online betaalscherm en exporteren van factuurregels

Dinsdag 12 december is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. We hebben gewerkt aan een aantal nieuwe functionaliteiten waar veel gebruikers op zaten te wachten en veel kleinere verbeteringen doorgevoerd.
Op dit moment zijn we tevens in de afrondingsfase van een nieuwe uitbreiding: het ondersteunen van meerdere valuta. Over enkele weken zullen we daar meer over melden.

Factuur of offerte samenvoegen met bijlagen tot 1 PDF bestand
Sommige ontvangers die onder andere gebruik maken van bepaalde (inkoop)pakketten kunnen maar overweg met 1 PDF. Hierdoor kan cruciale informatie gemist worden, denk bijvoorbeeld aan een urenverantwoording die als bijlage meegestuurd wordt.
In deze nieuwe versie hebben we het mogelijk gemaakt dat verschillende PDF’s samengevoegd kunnen worden. Het samenvoegen van PDF bijlagen met de factuur of offerte PDF is een algemene instelling voor alle debiteuren of kun je bij een specifieke debiteur instellen. Hierna wordt dit automatisch toegepast.
Lees hier meer informatie in onze help sectie.

Let op: het samenvoegen van bijlagen werkt alleen voor PDF bestanden. Andere bestandstypes worden altijd als losse bijlagen meegestuurd.

Exporteren factuurregels naar Excel
Vrijwel alle gegevens uit WeFact kunnen geëxporteerd worden naar Excel. Wat hierbij nog ontbrak was het exporteren van alle factuurregels. Vanaf nu kunnen ook factuurregels geëxporteerd worden. Dit doe je door in het menu te gaan naar “Exporteren” en te kiezen voor “Exporteren naar Excel”.

Nieuw online betaalscherm
Het betaalscherm dat klanten te zien krijgen bij het online betalen van een factuur is vernieuwd. Het betaalscherm heeft een nieuwe uitstraling en biedt een duidelijkere keuze voor de verschillende betaalmethoden. Het betaalscherm wordt automatisch in het Nederlands of Engels getoond, maar de klant kan ook zelf de taal wisselen.

Heb jij zelf nog suggesties voor het verbeteren van WeFact, of heb je interesse in het gebruik van meerdere valuta? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Integratie: Digitaal werkbonnen maken met Simple Simon en koppelen aan WeFact

Maak jij gebruik van: Werkbonnen?
Wil jij: Tijd besparen? Foutloos werken? Digitaliseren?
Kortom: ‘Je werkbonnen eenvoudig omzetten naar een factuur?’

Lees dan hieronder meer:

Voor wie?
Voor alle (kleine) ondernemers en ZZP’ers die service op locatie leveren. En voor de ondernemer die eenvoudig werkzaamheden wil registreren op basis van een werkbon en deze natuurlijk snel en gemakkelijk wil factureren.

Wat is Simple Simon?
De werkbonnen vormen de kern van Simple Simon. De gebruiker heeft de keus om vanuit een agenda te werken of om vanuit het aanmaken van de werkbonnen te werken, om deze vervolgens toe te wijzen aan een medewerker. Werkbonnen maken en invoeren kan eenvoudig en snel in het online programma of in de app van Simple Simon. Wanneer de werkbon is uitgevoerd wil je als ondernemer natuurlijk zo snel mogelijk je factuur versturen. Een factuur maken door de werkbon over te typen naar Excel of Word vergt veel tijd en fouten zijn snel gemaakt. Dit kan makkelijker! Namelijk: automatisch met de koppeling tussen WeFact en Simple Simon.

Integratie tussen WeFact en Simple Simon
Vanuit WeFact worden de relaties en artikelen/producten overgenomen naar Simple Simon. Je maakt je debiteuren dus aan in WeFact en nieuwe producten voer je hier in of vul je aan. In Simple Simon maak je een werkbon en zet deze in de agenda. Met de app registreer je de gemaakte uren en definieer je de werkzaamheden. Zodra de werkbon is bevestigd wordt deze automatisch omgezet naar een conceptfactuur in WeFact. In WeFact verstuur je direct de factuur naar jouw klant via de WeFact app of de webversie. Eenvoudig, snel en foutloos!

De koppeling is gemaakt door Simple Simon, voor meer informatie kun je contact opnemen met Simple Simon: https://www.simple-simon.net/nl/koppeling-met-wefact/

Start 2018 met het factuurprogramma WeFact!

Maak en verstuur je zelf je facturen, maar blijft dit tijdrovend?
Start een 30 daagse proefperiode en wij helpen je om je facturatie in 2018 efficiënter te doen!

Start 2018 goed met WeFact!

Gratis opstartservice
Tijdens de proefperiode richten we kosteloos de huisstijl naar wens voor je in. Ook kunnen we een relatiebestand en productenlijst voor je importeren. Hierna kan je het factuurprogramma WeFact inzetten als gemakkelijke tool om je facturen te maken en versturen.

Gemakkelijk, foutloos en sneller betaald
Het factuurprogramma zal je helpen fouten te voorkomen door de factuurnummering chronologisch te laten opvolgen en automatisch bedragen, kortingen en BTW op te tellen. Dankzij WeFact kan je ook het betaalgedrag van klanten versnellen! Stuur een iDEAL link met je factuur mee zodat je klant direct online kan betalen.

Dien je een factuur te crediteren? Dat doe je met één druk op de knop. WeFact maakt een creditfactuur aan en geeft de originele factuur de status vervallen.

Offertes online ondertekend
Met WeFact laat je klanten jouw offertes online ondertekenen met een digitale handtekening. Je hoeft je klant hierdoor geen vervelende handelingen meer uit te voeren zoals de offerte afdrukken, ondertekenen, weer inscannen en terugsturen.

Koppel naadloos met je accountant
Je hoeft je facturen niet meer handmatig aan je accountant of boekhouder aan te leveren. Via onze naadloze koppelingen met een boekhoudpakket wordt de administratie dagelijks online geëxporteerd. Dit bespaart jou en je accountant tijd.

Kortom, factureren was nog nooit zo makkelijk. Ga naar www.wefact.nl en start vandaag nog met het factuurprogramma WeFact voor € 12,50 per maand!

WeFact Standard update: nieuwe inkoopkant met gratis herkenning van digitale facturen

Maandag 30 oktober is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. Deze update bevat, naast veel kleinere verbeteringen, een nieuwe inkoopkant voor het verwerken van inkoopfacturen. De afgelopen maanden hebben sommige gebruikers dit al kunnen testen.
Met trots stellen wij de nieuwe inkoopkant voor alle WeFact Standard gebruikers beschikbaar. Het invoeren, verwerken en bewaren van (digitale) inkoopfacturen is eenvoudiger dan ooit tevoren!

Aanleveren, herkennen en verwerken
Inkoopfacturen kunnen op verschillende manieren in de administratie verwerkt worden, namelijk door de inkoopfactuur te uploaden/slepen of simpelweg door de factuur e-mail door te sturen naar uw persoonlijke WeFact e-mailadres voor inkoopfacturen. WeFact zal geheel kosteloos een PDF of UBL proberen te herkennen en de gegevens voor u invullen. De inkoopfactuur hoeft vervolgens alleen nog gecontroleerd en eventueel aangevuld te worden. Bij het invoeren van een inkoopfactuur kan per regel aangegeven worden tot welke kostencategorie deze behoort. Dit biedt u een beter inzicht in uw kosten en kunnen inkoopfacturen specifieker geëxporteerd worden naar het boekhoudpakket.

Betaalbatch genereren
Door de inkoopfactuur toe te voegen aan uw administratie, zal deze als “Nog te betalen inkoopfactuur” worden aangemaakt. Handmatig heeft u de mogelijkheid om de inkoopfactuur op betaald te zetten of u kunt gemakkelijk een betaalbatch generen om zo meerdere inkoopfacturen in een keer te kunnen voldoen middels het internetbankieren.

Terugkoppeling Twinfield en Exact Online
Worden de inkoopfacturen afgeletterd in het boekhoudpakket, dan kan WeFact dit automatisch ophalen uit Twinfield en Exact Online en de inkoopfacturen in WeFact op betaald zetten.

Klik op de video hieronder om te zien hoe u de nieuwe inkoopkant in gebruik kan nemen.

Door zowel verkoopfacturen als inkoopfacturen te verwerken in WeFact heeft u op een eenvoudige manier actueel inzicht in uw inkomsten en uitgaven. Heeft u nog suggesties of verbeteringen voor de inkoopkant? Dan horen we deze graag per e-mail: helpdesk@wefact.nl

WeFact aanwezig tijdens Exact Live op 15 november in de Jaarbeurs Utrecht!

Exact organiseert op woensdag 15 november 2017 in de Jaarbeurs te Utrecht de 6e editie van Exact Live. WeFact is hierbij aanwezig als showcase partner met een eigen stand en zal tevens een beurssessie houden. De Exact Live beurs is gratis te bezoeken tussen 8:00 – 17:30 uur.

Met WeFact kan een ondernemer zelf foutloos online factureren en wordt de administratie automatisch doorgezet naar Exact Online. Door deze naadloze integratie is de accountant geen tijd meer kwijt aan het invoeren van de boekingen en corrigeren van fouten in de facturen. De samenwerking tussen beide pakketten zorgt voor een krachtige combinatie.

Dit jaar zullen we tijdens Exact Live onze nieuwste features kunnen toelichten. Wil jij meer weten over het factureren in meerdere valuta’s en een kijkje nemen in onze vernieuwde inkoopkant met gratis herkenning? Kom ons dan een bezoekje brengen, schrijf je gratis in!

WeFact Standard update: e-mail voor versturen personaliseren en overzicht openstaande facturen

Woensdag 2 augustus is er een nieuwe update uitgebracht voor onze facturatie software WeFact Standard. We ontvingen regelmatig de vraag of het mogelijk is om een e-mail bericht voor het versturen nog aan te passen. In deze update hebben we dit mogelijk gemaakt voor alle WeFact gebruikers.

Daarnaast is het vanaf nu mogelijk om een tabel met openstaande facturen te communiceren richting de klant. Dit is handig wanneer u frequent facturen verstuurd naar eenzelfde klant en de klant daardoor het overzicht kan verliezen.

E-mailbericht voor versturen personaliseren

Het zal vanaf nu mogelijk zijn om voor het versturen van een offerte, factuur, herinnering en aanmaning het e-mailbericht nog aan te passen. Deze optie verschijnt bijvoorbeeld wanneer u naar een specifieke factuur gaat en op de verstuur knop klikt. Hieronder een voorbeeld van hoe dit in zijn werk zal gaan.

E-mail personaliseren in WeFact Standard

Klant herinneren aan meerdere openstaande facturen

Er is een variabele beschikbaar gesteld die u in een e-mailbericht op kan nemen. Deze variabele wordt vervangen door een tabel met daarin alle openstaande facturen, het factuurbedrag, de vervaldagen en (indien ingeschakeld) een online betaallink.
Klik hier voor meer informatie over het instellen van deze functionaliteit.

Verder zijn wij achter de schermen druk bezig met het verbeteren van de inkoopkant van WeFact. Er loopt een testversie waar al gebruik van gemaakt kan worden, interesse? Laat het ons weten via helpdesk@wefact.nl.

WeFact Hosting versie 4.2: gedeeltelijk crediteren, offerte online accepteren, 2-factor authenticatie klantenpaneel, oplevering bericht per hostingpakket en meer

Vandaag is WeFact Hosting versie 4.2 beschikbaar gesteld. We hebben hard gewerkt om een aantal veel gevraagde functionaliteiten te realiseren die we eerder in ons andere product WeFact Standard beschikbaar hadden gesteld. We hebben daarnaast nieuwe functionaliteiten toegevoegd en vele integraties verder verbeterd.

Gedeeltelijk crediteren
Voorheen was het alleen mogelijk om in één handeling de gehele factuur te crediteren. Een gedeelte crediteren betekende dat u zelf handmatig een creditfactuur moest aanmaken. Met deze update is het mogelijk om een factuur wel gedeeltelijk te crediteren. Wanneer u op de factuur bekijkpagina op de knop “(Gedeeltelijk) crediteren” klikt kunt u kiezen om de gehele factuur of enkele factuurregels te crediteren.

Offerte online accepteren link
Het is mogelijk om in de offerte e-mail een online accepteerlink op te nemen. De klant hoeft niet meer in te loggen in het klantenpaneel, maar kan via de link de offerte ondertekenen. Lees hier meer over het online accepteren en hoe u dit verwerkt in de offerte e-mail.

2-stap authenticatie klantenpaneel
Security wordt steeds belangrijker. De backoffice bood daarom al enige jaren ondersteuning voor 2-stap authenticatie. Vanaf WeFact Hosting versie 4.2 kunnen ook klanten dit instellen in het klantenpaneel, zodat hun diensten veilig beheerd kunnen worden na het inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord en daarna een authenticatie code. Lees hier meer over de werking en hoe u dit in het klantprofiel instelt.

Afwijkende oplevering e-mail per hostingpakket
Er kon altijd maar 1 oplevering e-mail/brief opgemaakt worden voor alle hostingpakketten. We ontvingen regelmatig de vraag om dit per hostingpakket instelbaar te maken, omdat bij particuliere hosting en zakelijke hosting of shared hosting en reseller hosting andere berichtgeving wenselijk is. Ga in het menu naar “Beheer” > “Pakketten” (onder “Diensten”) om dit vanaf deze versie in te stellen.

Andere kleinere verbeteringen zijn:

  • Bij het wijzigen van de verzendmethode van een factuur/offerte kan nu ook het e-mailadres gewijzigd worden.
  • Uitgebreidere automatiseringsmogelijkheden wanneer een bestelling automatisch behandeld mag worden.
  • Ter voorkoming van fouten, WeFact Hosting geeft een melding als het factuurbedrag niet negatief is bij het handmatig aanmaken van een creditfactuur.
  • SEPA incasso: BIC bij debiteuren niet meer verplicht voor incasso’s binnen de EU.
  • Conceptfacturen kunnen in batch verwijderd worden vanaf het factuuroverzicht gefilterd op de status “Concept”.
  • DNS beheer: ondersteuning voor meer DNS record types, zoals ‘TLSA’, ‘CAA’, ‘ALIAS’.
  • DNS beheer: e-mail bij een DNS wijziging door klant (vanuit het klantenpaneel) sterk verbeterd, zodat u ziet wat er is toegevoegd, verwijderd of veranderd.
  • Dashboard bedrag openstaande facturen houdt rekening met deelbetalingen.
  • Bestelformulier: bij alleen het bestellen van een domeinnaam kan nu ook de betaaltermijn gekozen worden (een domeinnaam kan dus voor een langere periode dan een jaar afgenomen worden).
  • Bestelformulier: indien het eindbedrag € 0,00 is wordt de bestelling als betaald in WeFact Hosting gezet.
  • Nieuw API commando: autorenew aan-/uitzetten van een domeinnaam.

Hoe update ik naar versie 4.2 (minimaal versie 4.1 vereist)
Klik op het versienummer boven in uw WeFact Hosting. De downloadpagina in ons klantenpaneel wordt geopend. Hier kunt u de update naar versie 4.2 downloaden. In de gedownloade ZIP vindt u een stappenplan hoe u de update kan uitvoeren.
Zit u nog niet op versie 4.1? Houdt dan rekening dat versie 4.1 minimaal PHP 5.6 vereist.

Heeft u suggesties of ideeën voor WeFact Hosting, dan horen wij die graag per e-mail op helpdesk@wefact.nl.

Nieuw: directe koppeling met SnelStart

Voorheen was het al mogelijk naar SnelStart te exporteren, namelijk via CSV bestanden. Maar sinds SnelStart een online/web versie heeft uitgebracht is het mogelijk om de WeFact gegevens automatisch te exporteren naar de online Snelstart database.

De partnerschap zorgt voor een mooie samenwerking tussen het sterke facturatiepakket WeFact van de ondernemer en het boekhoudpakket Snelstart van de boekhouder.

Samenwerking online facturatiepakket WeFact en boekhoudpakket Snelstart

Hoe leg ik de koppeling?
Ga in WeFact naar het exporteer overzicht. Hier kunt u kiezen voor het exporteren naar SnelStart. Na het leggen van de koppeling kunt u bepalen op welke grootboekrekeningen omzet geboekt mag worden. U kunt afwijkende grootboekrekeningen kiezen op basis van de productgroepen in WeFact.
WeFact Hosting: de nieuwe Snelstart koppeling zal in de aankomende versie 4.2.0 beschikbaar zijn (juli 2017).

Wat kan er geëxporteerd worden?
Debiteuren, facturen, crediteuren en inkoopfacturen kunnen geëxporteerd worden. U kunt er voor kiezen dit automatisch één keer per dag te laten exporteren of handmatig uitvoeren.

Snelstart database nog niet in de cloud?
Neem contact op met uw accountant/boekhouder of direct met Snelstart als u zelf een abonnement afneemt. Eenmaal uw Snelstart database in de cloud, betekent dat u nooit meer data kwijt raakt en WeFact naadloos kan koppelen met de Snelstart boekhouding.

Heeft u nog vragen, neem dan contact met ons op.

WeFact Standard update: debiteurgegevens aanvullen via Kamer van Koophandel en meer

Dinsdag 16 mei is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. Met trots presenteren we het makkelijker aanmaken van een debiteur of crediteur door in WeFact Standard te zoeken in het Kamer van Koophandel register. Daarnaast hebben we een verbetering doorgevoerd in het gedeeltelijk crediteren en indien u Exact Online gebruikt kan de oorspronkelijke PDF geëxporteerd worden bij de boeking.

Kamer van Koophandel: razendsnel een relatie toevoegen
Wanneer u een debiteur of crediteur aanmaakt en dit betreft een bedrijf, doorzoeken we het Kamer van Koophandel register. Klikt u het betreffende bedrijf aan in de lijst, dan worden de adresgegevens aangevuld. Vul zelf enkel de contactpersoon en het e-mailadres nog aan.
Deze functionaliteit is voor alle gebruikers, uiteraard, gratis beschikbaar!

Gedeeltelijk crediteren
Eerder in 2016 maakte we het al mogelijk om een factuur gedeeltelijk te crediteren. Deze functionaliteit hebben we uitgebreid dat u nu ook het veld ‘Aantal’ kan aanpassen. Heeft u bijvoorbeeld 5 stuks gefactureerd, dan kunt u nu bij het gedeeltelijk crediteren 2 stuks opgeven.

Exact Online: PDF bij de boeking
Gebruikt u Exact Online als boekhoudpakket, dan kunt u nu in WeFact bij de Exact Online instellingen aangeven dat u de PDF bij een boeking geëxporteerd wilt hebben. In geval van een verkoopboeking is dit de factuur PDF. Voegt u bij de inkoopfacturen in WeFact ook de oorspronkelijke inkoopfactuur als bijlage toe, dan wordt deze ook naar Exact Online geëxporteerd.

Uitfasering: API versie 1
Op 1 oktober 2017 faseren we API versie 1 uit. Gebruikers die een integratie hebben gemaakt met onze webservice gebaseerd op API versie 1 verzoeken we over te stappen op API versie 2, welke sinds mei 2014 beschikbaar is. Vraag zonodig uw website bouwer deze overgang te realiseren voor u.

Heeft u nog suggesties of verbeteren voor WeFact Standard? Dan horen we deze graag.
Dit kan per e-mail aan helpdesk@wefact.nl.

WeFact Hosting: nieuwe integratie met Co.NL

Vandaag is de integratie met aanbieder Co.NL beschikbaar gesteld.

Co.NL is de operator die de .co.nl extensies aanbiedt, het alternatief voor ondernemingen die niet meer een .nl domeinnaam kunnen bemachtigen. Om gebruik te maken van Co.NL dient u zich aan te melden (kosteloos), klik hier voor meer informatie.


Beschikbare acties Co.NL

  • Domeinnaam registreren
  • Domeinnaam opzeggen
  • Nameservers wijzigen
  • Autorisatiecode opvragen

Hoe kan ik Co.NL toevoegen als registrar?
Ga hiervoor binnen uw WeFact Hosting in het menu naar “Instellingen” > “Modules”. Op deze pagina vindt u het tabblad “Nieuwe module toevoegen” waar u vervolgens Co.NL kunt kiezen.

Ontwikkeld door Co.NL
De integratie is ontwikkeld door Co.NL. Heeft u vragen over mogelijkheden of ervaart u problemen met de integratie, dan kunt u contact opnemen met Co.NL op support@domain.co.nl of telefonisch op 088 – 100 2060.