WeFact update: CRM verbeteringen en meer

De afgelopen periode hebben we de CRM module in WeFact uitgebreid getest met een groep bètagebruikers. Op basis van de feedback van deze groep hebben we een grote verbeterslag gemaakt. Functionaliteiten die we onder andere hebben toegevoegd en verbeterd zijn:

  1. Taaktoewijzing met één klik: Je kunt nu eenvoudig met één klik een taak aan jezelf toewijzen.
  2. Verbetering resultaten: De volgorde van resultaten bij het koppelen van een taak is aangepast, waardoor de meest recente facturen, offertes en inkoopfacturen nu bovenaan staan.
  3. API-integratie: Taken en interacties zijn nu ook beschikbaar via de API, wat integratie met andere systemen vergemakkelijkt.
  4. Dashboard overzicht: ‘Mijn taken’ zijn nu zichtbaar op het dashboard voor een beter overzicht van openstaande taken.
  5. Status van taken: Taken kunnen nu voorzien worden van een status, namelijk ‘Te doen’, ‘In uitvoer’ en ‘Voltooid’.
  6. E-mail notificaties: Het is nu mogelijk om e-mail notificaties te ontvangen bij nieuwe of bewerkte taken. Dit kan in- of uitgeschakeld worden op de profielpagina.
  7. Bijlagen toevoegen: Bijlagen kunnen nu toegevoegd worden aan taken en interacties. Deze bijlagen tellen mee in de opslagruimte van de administratie.
  8. Extra contact bij interacties: Bij het maken of bewerken van een interactie kan nu een extra contactpersoon gekozen worden.
  9. Uitgebreide omschrijvingen: Het maximum aantal karakters voor een omschrijving van een taak of interactie is verhoogd van 500 naar 1.000.
  10. Sneller taken aanmaken: Er is een ‘Nog een aanmaken’ checkbox toegevoegd aan het takenformulier, waardoor je sneller meerdere taken kunt creëren.

Verbeterde notificaties bij bankkoppeling

Om te zorgen dat bankkoppelingen optimaal blijven functioneren, hebben we vanaf nu enkele notificatie e-mails toegevoegd om gebruikers beter op de hoogte te houden van eventuele problemen. Vanaf nu ontvangt de eigenaar van de administratie (of het ingestelde e-mailadres bij de dagelijkse notificatie) een e-mail wanneer:

  1. De consent binnenkort verloopt voor een specifieke bankrekening.
  2. Er een connectie fout is opgetreden.

Productvoorraad

Naast de verbeteringen aan de CRM-module, hebben we ook onze nieuwe productvoorraad module beschikbaar gesteld voor de eerste groep bètagebruikers. Ook hiervan hebben we de eerste feedback ontvangen. Met deze functie wordt er voorraad gereserveerd of afgeboekt via offertes en facturen. Zo heb je altijd actueel inzicht in de voorraad van jouw producten!

Wil jij je aanmelden voor de eerstvolgende testgroep? Meld je dan hier aan!

Na de testfase kan de extra module productvoorraad voor € 15,- excl. btw per maand worden afgenomen.

Bekijk WeFact facturen direct in Twinfield

Goed nieuws voor alle Twinfield-gebruikers! Dankzij de mooie samenwerking tussen Twinfield en WeFact is het vanaf nu mogelijk om jouw WeFact facturen en inkoopfacturen rechtstreeks in Twinfield te bekijken. Dit betekent dat je niet langer enkel een link ziet die je naar WeFact leidt, maar je direct de originele factuur en inkoopfactuur naast de boeking in Twinfield kunt zien.

Deze nieuwe functionaliteit maakt het nog gemakkelijker om jouw administratie bij te houden en in te zien. Je hoeft niet meer tussen verschillende platforms te schakelen, wat tijd bespaart en het overzicht vergroot.

Om gebruik te maken van deze functionaliteit, moet je kunnen inloggen in WeFact. Als je al gebruikmaakte van de documentlink in Twinfield, kun je direct aan de slag met de nieuwe functie! Maak je hier nog geen gebruik van? Dan dien je dit eerst in te stellen.

Probeer het vandaag nog uit!

Veiliger inloggen voor iedereen met twee-staps authenticatie per e-mail

We hebben voor alle gebruikers een extra beveiligingslaag toegevoegd in het inlogproces. Na het invullen van uw gebruikersnaam en wachtwoord ontvangt u een e-mail met een toegangscode. Na het invullen van deze toegangscode zal u ingelogd zijn. WeFact zal uw apparaat onthouden zodat u deze toegangscode niet bij elke inlogpoging opnieuw in hoeft te vullen (op hetzelfde apparaat).

Waarom beschermt dit mijn account meer?
Wanneer een buitenstaander uw gebruikersnaam en wachtwoord weet te achterhalen, kan er succesvol ingelogd worden. Door na het invullen van de inloggegevens ook om een tijdelijke toegangscode te vragen, is enkel het weten van de gebruikersnaam en wachtwoord niet voldoende. Deze extra drempel betekent het aanzienlijk verlagen van het risico voor ongeoorloofde toegang, doordat het onwaarschijnlijk is dat de buitenstaander ook toegang heeft tot uw e-mailadres.

Kan ik dit uitschakelen?
Nee. Twee-staps authenticatie is vanaf nu verplicht, zodat uw data niet alleen veilig bij WeFact staat maar ook niet zomaar toegankelijk is wanneer gebruikersnaam en wachtwoord bij anderen bekend zouden zijn.

Geen e-mail, maar gebruik maken van een authenticator app / password manager
Twee-staps authenticatie via een authenticator app of via een password manager was al aanwezig. Dit betekent geen e-mail, maar de tijdelijke toegangscode die u zelf kan aflezen in de authenticator app of password manager. We adviseren deze functionaliteit te gebruiken, maar beseffen ons ook dat hiervoor de nodige ervaring met de computer en techniek vereist is. In dit help artikel vindt u een video en uitleg hoe u een authenticator app kan gebruiken en activeren in WeFact.

Verdere verbeteringen
Komende dagen en periode gaan we extra verbeteringen doorvoeren. Dit zal zijn in het gebruiksgemak, extra beveiliging is fijn maar gaat meestal ten koste van gemak. Ook gaan we werken aan andere mogelijkheden waar we u op een later moment meer over zullen informeren.

Kwartaalupdate Q1: Productvoorraad, taken & interacties en meer

Het eerste kwartaal van 2024 is weer voorbij gevlogen. Dit kwartaal hebben we hard gewerkt aan nieuwe functionaliteiten die we graag met je delen!

Productvoorraad

Na veel vraag van onze klanten zijn we het afgelopen kwartaal bezig geweest met het ontwikkelen van een nieuwe functie in WeFact: productvoorraad! Met deze functie wordt er voorraad gereserveerd of afgeboekt via offertes en facturen. Zo heb je altijd actueel inzicht in de voorraad van jouw producten!

We starten deze nieuwe functionaliteit met een gratis testfase. De eerste testgroep start binnenkort en zit al vol. Wil jij je aanmelden voor de eerstvolgende testgroep? Meld je dan hier aan!

Na de testfase kan de extra module productvoorraad voor € 15,- excl. btw per maand worden afgenomen.

Taken & interacties

De testfase van CRM in WeFact is in volle gang! We zijn druk bezig met het verwerken van feedback en het optimaliseren van deze nieuwe functionaliteit. 

Maak met deze functionaliteit eenvoudig taken aan, wijs deze toe aan jezelf of een collega, link ze aan items in WeFact en vink ze af als ze voltooid zijn. Dit zorgt voor naadloze samenwerking en tijdige voltooiing van taken! 

Ook kun je alle interacties noteren in WeFact waardoor je deze op een later moment altijd terug kan vinden. Benieuwd? Meld je aan voor de gratis testfase

Pssst…

Heb je onze nieuwste video al gezien? We delen hem vol trots met je!

Ook benieuwd naar het verhaal van de oprichters van WeFact? Bekijk onze podcast op YouTube of beluister hem via Spotify.

We houden je op de hoogte van alle ontwikkelingen!

Kwartaalupdate Q4: vernieuwde offerte online accepteer pagina, taken & interacties en productvoorraad

Het einde van 2023 is alweer in zicht! Terwijl de feestdagen en het nieuwe jaar naderen, kijken we graag met je terug én ook al een beetje vooruit!

Vernieuwde pagina om offertes online te accepteren

Om het voor jouw klant nog makkelijker te maken om een offerte te accepteren, hebben we de offerte online accepteer pagina vernieuwd! We zetten de grootste verbeteringen voor je op een rij: 

  • Aangepaste lay-out
  • PDF van de offerte is altijd zichtbaar
  • Meer informatie over de offerte zichtbaar
  • Verbeterde mobiele ervaring

Taken en interacties

Let op: Wegens overweldigende interesse is de testgroep vol. Heb je interesse in deze functionaliteit, neem dan contact met ons op via helpdesk@wefact.nl.

We zijn druk bezig met het ontwikkelen van nieuwe functies in WeFact. Binnenkort is het mogelijk om gebruik te maken van een gratis testfase van CRM. Maak eenvoudig taken aan, wijs deze toe aan jezelf of een collega, link ze aan items in WeFact en vink ze af als ze voltooid zijn. Dit zorgt voor naadloos teamwerk en tijdige voltooiing van taken!

Na de testfase vragen we extra kosten om gebruik te maken van CRM.

Productvoorraad

Ook in 2024 blijven we doorontwikkelen om WeFact beter te maken! Zo willen we ook productvoorraad toevoegen. Via offertes en facturen wordt de voorraad gereserveerd of afgeboekt. Zo heb je altijd actueel inzicht in de voorraad van jouw producten. Interesse? Neem contact met ons op.  

Houd ons in de gaten voor alle ontwikkelingen!

WeFact update: vernieuwde offerte online accepteer pagina

Er is zojuist een nieuwe update uitgebracht voor WeFact! In deze update hebben we de online accepteer pagina van de offerte vernieuwd.

Wanneer je via WeFact een offerte maakt en verstuurt naar jouw klant, wordt er automatisch een link toegevoegd in het e-mailbericht om de offerte online te kunnen accepteren. Hier kan de klant online een handtekening zetten en daarmee de offerte accepteren. Om het voor de klant nog makkelijker te maken om een offerte te accepteren, hebben we de offerte accepteer pagina vernieuwd!

We zetten de grootste verbeteringen voor je op een rijtje:

  1. Lay-out
    We hebben de lay-out van de pagina vernieuwd.
  2. PDF van de offerte is altijd zichtbaar
    De klant hoeft het PDF-bestand niet meer te downloaden om deze te bekijken. Hierdoor is het overzichtelijker voor de klant waarmee hij akkoord gaat.
  3. Meer informatie
    We tonen nu meer gegevens over de offerte, zoals offertenummer en datum, direct op de acceptatie pagina.
  4. Verbeterde mobiele ervaring
    We hebben ervoor gezorgd dat de offerte accepteer pagina nog makkelijker gebruikt kan worden op mobiele apparaten.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Kwartaalupdate Q3: deelfacturen, IRM voor Peppol en mobiele app updates

Het derde kwartaal van 2023 zit er alweer bijna op. Tijd dus om onze updates van het afgelopen kwartaal met jullie te delen!

Offertes in delen factureren

We zijn trots dat we een veelgevraagde functie binnen WeFact hebben ontwikkeld! Het is nu namelijk mogelijk om een offerte in delen te factureren. Bij het instellen van de deelfacturen heb je de keuze uit vaste bedragen of percentages van het offertetotaal. Stel dat je bijvoorbeeld een aanbetaling van € 50,- wilt factureren, dan voer je dit bedrag direct in. WeFact berekent automatisch welk bedrag op de laatste factuur in rekening gebracht moet worden. Zo maak je nog sneller facturen in WeFact!

Statusberichten (IRM) voor Peppol

WeFact ondersteunt statusberichten (IRM) voor Peppol facturen. Dit houdt in dat er statusberichten over facturen uitgewisseld worden via het Peppol netwerk. Denk hierbij aan het versturen en ontvangen van succesberichten bij ontvangst, bij betaling en bij het afwijzen of verwijderen van de factuur. Je kunt nu dus nog makkelijker de status van jouw Peppol facturen zien in WeFact!

Mobiele app

Ook is er dit kwartaal weer hard gewerkt aan updates binnen de mobiele app. We zetten ze hier op een rijtje:

  • Gebruik van offerte sjablonen
  • Betalingstrajecten pauzeren
  • Volgorde van offerte/factuurregels wijzigen

We blijven door ontwikkelen om WeFact beter te maken! We houden je op de hoogte!

WeFact update: een offerte in delen factureren

Het is weer tijd voor een WeFact update! Met trots presenteren wij een veelgevraagde functie binnen WeFact. Vanaf nu kun je offertes gemakkelijk in delen factureren!

Hoe maak je deelfacturen aan in WeFact?

In WeFact kun je nu gemakkelijk deelfacturen bij een offerte te maken. De deelfacturen zijn meteen in te stellen bij het aanmaken of bewerken van de offerte, maar ook op de bekijk pagina van een offerte kun je deelfacturen instellen. Hierbij kun je kiezen voor deelfacturen in vaste bedragen of percentages van het offertetotaal. Wil je bijvoorbeeld een aanbetaling van € 50,- factureren? Dan kan je dit bedrag direct invoeren. WeFact berekent automatisch welk bedrag op de laatste factuur in rekening gebracht moet worden. Zo ben je nog sneller klaar met factureren!

Heb je vragen over bovenstaande functionaliteit of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: Statusberichten (IRM) voor Peppol

Zojuist is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Vanaf nu ondersteunt WeFact statusberichten (IRM) voor Peppol facturen. Dit houdt in dat er statusberichten over facturen uitgewisseld worden via het Peppol netwerk. Denk hierbij aan het versturen en ontvangen van succesberichten bij ontvangst, bij betaling en bij het afwijzen of verwijderen van de factuur. Je kunt nu dus nog makkelijker de status van jouw Peppol facturen zien in WeFact!

Statusberichten voor Peppol instellen in WeFact

Om statusberichten vanuit het Peppol-netwerk te ontvangen, moet je geregistreerd zijn bij het Peppol netwerk. Om de statusberichten op te halen dien je Peppol voor zowel verkoop- als inkoopfacturen ingeschakeld te hebben in WeFact. Een voorbeeld van een statusmelding volgt hieronder. In dit geval is het een statusmelding van een verzonden factuur die is aangekomen bij de ontvanger.

Wanneer je een inkoopfactuur binnen krijgt en deze wilt weigeren of verwijderen, krijg je de optie om een reden en voorgestelde actie op te geven. Dit ziet er als volgt uit:

Peppol wordt steeds belangrijker omdat dit steeds vaker verplicht wordt in Nederland en België. In zowel Nederland als België stellen overheidsinstellingen het al verplicht om via Peppol te factureren. In juli 2024 wil de Belgische overheid ook de B2B markt via het Peppol netwerkt laten factureren. Nog niet aangesloten bij Peppol? Lees dan het helpartikel.

Heb je vragen over bovenstaande functionaliteit of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Kwartaalupdate Q2: Peppol België en mobiele app updates

We nemen je graag mee in de ontwikkelingen binnen WeFact van het afgelopen kwartaal. Waar zijn we de afgelopen maanden mee bezig geweest en wat hebben we ontwikkeld?

Factureren met Peppol in Nederland en België

Naast Nederlandse bedrijven kunnen nu ook Belgische bedrijven in WeFact gratis facturen versturen en ontvangen via het Peppol-netwerk. Peppol is een beveiligd netwerk waarover elektronische documenten verstuurd én ontvangen kunnen worden. In Nederland en België stellen overheidsinstellingen het verplicht om via Peppol te factureren. In juli 2024 wil de Belgische overheid ook de B2B markt verplichten om via het Peppol netwerk te factureren. Meer weten? Bekijk dan het filmpje!

Mobiele app updates

We hebben een aantal verbeteringen doorgevoerd in onze mobiele app! We zetten ze even op een rijtje:

  • Zoekoptimalisatie
    Je kunt debiteuren nu ook op voornaam zoeken en facturen/offertes op postcode, plaats en referentie!
  • Relatiegegevens ophalen vanuit KvK/KBO
    Vanaf nu is het mogelijk om in de app debiteuren en crediteuren toe te voegen op basis van de bedrijfsnaam. We halen de gegevens op uit het KvK- of KBO-register.
  • Link naar Google/Apple maps
    We hebben een link toegevoegd naar Google/Apple maps bij het overzicht van een debiteur/crediteur.
  • Tonen deelbetalingen
    We tonen nu ook op het facturen overzicht in de app alle deelbetalingen en wat het openstaand bedrag nog is.
  • Statistieken
    Vanaf nu kun je op elk gewenst moment de statistieken van jouw administratie via de mobiele app bekijken! Zo zie je een grafiek van over jouw inkomsten en uitgaven en statistieken over jouw debiteuren, crediteuren en producten.

We blijven door ontwikkelen om WeFact beter te maken! De aankomende periode kun je verbeteringen in de offertemodule verwachten. We houden je op de hoogte!