WeFact update: periode vermelding van “tot” naar “tot en met”

Op donderdag 5 juli is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we een verandering doorgevoerd in de bepaling van de einddatum van een periode. Voorheen werd een abonnement in WeFact met een “tot” einddatum getoond. In deze update hebben we dit aangepast. WeFact zal nu werken volgens een “t/m” einddatum.

Hoewel binnen WeFact nu een “t/m” einddatum wordt weergegeven zijn abonnementsperiodes ongewijzigd. Dezelfde periode wordt gefactureerd. We hanteren enkel een andere schrijfwijze.

Periode “tot” naar “tot en met
Bij het opgeven van een periode bij een abonnement of factuurregel werd de periode vermeld met een “tot” einddatum. Een “tot en met” einddatum is een meer gehanteerde schrijfwijze. Tevens heeft deze schrijfwijze de voorkeur wanneer je bijvoorbeeld spreekt over de huurperiode van een (vakantie)huis of de periode waarin diensten geleverd zijn.

Voorbeeld
•  Voor deze update:  01-01-2019  tot   01-02-2019
•  Na deze update:     01-01-2019  t/m  31-01-2019

Huisstijl ongewijzigd voor bestaande gebruikers: nog steeds “tot”
Bij alle bestaande WeFact gebruikers wordt er op de factuur nog steeds een “tot” einddatum vermeld, zoals jij en jouw klanten gewend waren. Wil je liever “tot en met” vermelden, dan kun je dat in de huisstijl veranderen. Ga in het menu naar “Instellingen” en het submenu eronder “Huisstijl” en bewerk je factuur en offerte PDF:
•  Variabele tot:              [factuurregel_eind_periode_tot]
•  Variabele tot en met:  [factuurregel_eind_periode]

Heb je hulp nodig bij het aanpassen naar “tot en met” in je huisstijl of heb je feedback hoe we WeFact verder kunnen verbeteren? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Vernieuwde Unit4 integratie: automatisch exporteren en betalingen ophalen

De boekhoudkoppeling met Unit4 is volledig vernieuwd. Bij het leggen van de koppeling met Unit4 kunnen alle debiteuren en crediteuren geïmporteerd worden uit de boekhouding. Zo is de WeFact administratie nog sneller ingericht om direct aan de slag te kunnen.

Automatisch exporten en betalingen ophalen
Vanaf nu kan de financiële data uit WeFact geheel automatisch geëxporteerd worden naar Unit4. Ook zijn de betalingen op te halen waardoor betaalde facturen in de boekhouding ook in WeFact automatisch op betaald worden gezet. Een mooie functionaliteit voor een actueel overzicht van de openstaande facturen in WeFact!

Specifiek wegboeken
Omzet en kosten kunnen voortaan specifiek worden weggeboekt middels het instellen van grootboekrekeningen. Ook kan je zien welke data klaar staat om geëxporteerd te worden via de link “Bekijk details”. Meer over het exporteren richting Unit4 lees je in het volgende help-artikel.

Kosteloze integratie
Door de vernieuwde koppeling is het eenvoudiger om je facturatie automatisch door te laten zetten naar het boekhoudpakket. Gebruik je Unit4 maar is er nog geen koppeling vanuit WeFact? Informeer dan bij je boekhouder naar de mogelijkheden. Indien je boekhouder bekend is met WeFact, is een koppeling met Unit4 zelfs geheel kosteloos.

Heb je nog suggesties of verbeteringen voor de koppeling met Unit4? Dan horen we deze graag per e-mail: helpdesk@wefact.nl

WeFact update: verbeteringen inkoopfacturen en boekhoudkoppelingen

Op woensdag 20 juni is er weer een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we voornamelijk gewerkt aan verbeteringen in het pakket, boekhoudkoppelingen en het verder doorvoeren van de nieuwe WeFact stijl.

Inkoopfacturen
PDF bestanden van je inkoopfacturen worden in hogere en scherpere kwaliteit weergegeven. Ook hebben we de herkenning bij het ophalen van inkoopfacturen nog verder kunnen verbeteren.

Boekhoudkoppelingen
De boekhoudkoppelingen met Twinfield, Exact Online, Snelstart en e-Boekhouden zijn in deze update sterk verbeterd. Meerdere foutmeldingen zijn verholpen en ook aan gemak en inzicht is gewerkt. Zo kun je vanaf nu precies zien welke data klaar staat om geëxporteerd te worden middels de link “Bekijk details”. Tevens is de koppeling met Unit4 volledig vernieuwd. Hierover volgt een afzonderlijk blog bericht.

Nieuwe stijl
Wellicht was het je al opgevallen dat WeFact een verandering wat betreft stijl aan het doormaken is. Eerder werd de inkoopfactuur-, offerte-, crediteur-, exporteer- en medewerkerspagina al voorzien van een nieuwe stijl. Nu is ook de debiteurpagina in een nieuw jasje gestoken. Komende maanden zullen ook andere pagina’s in WeFact onder handen genomen worden.

Heb je verdere feedback over ons pakket of suggesties om WeFact te verbeteren? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl

Blijft een betaling uit? Start een incassotraject bij Centraal Invorderings Bureau (CIB)

Als een klant na het ontvangen van betalingsherinneringen en aanmaningen nog niet heeft betaald, kan het noodzakelijk zijn om een incassotraject te starten. Hiervoor dien je de factuur uit handen te geven aan een incassobureau. Incassobureau Centraal Invorderings Bureau (CIB) heeft sinds kort een handige integratie gemaakt met WeFact om ondernemers te helpen een factuur betaald te krijgen zonder dat dit veel werk met zich mee brengt.

De geautomatiseerde koppeling geeft binnen het CIB platform real-time inzicht in facturen die al langere tijd open staan binnen WeFact. Met een muisklik kan een incassotraject gestart worden en is er actueel inzicht in de status van een incassodossiers. Dit bespaart uiteraard tijd en kosten maar zorgt er ook voor dat de factuur inclusief aanmaningskosten voldaan zal worden. Het uitzetten van een incassotraject zal daarom uiteindelijk geld opleveren.

WeFact en CIB zijn erg blij met de gerealiseerde samenwerking en hopen vele ondernemers te kunnen ondersteunen bij uitblijvende betalingen.

Koppeling inschakelen
De koppeling is voor CIB en WeFact gebruikers per direct te activeren binnen het CIB platform. Log hiervoor in bij CIB en ga in het menu naar ‘API’, kies voor ‘WeFact’ en volg de instructies.

WeFact Standard update: zelf producten, debiteuren en crediteuren importeren uit Excel/CSV

Woensdag 16 mei is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Deze update maakt het mogelijk om zelf product-, debiteur- of crediteurgegevens te importeren uit een Excel of CSV bestand. Deze functionaliteit zal er voor zorgen dat je eenvoudig en snel gegevens kunt importeren in een WeFact administratie.

Zelf importeren
Heb je een klantenbestand in Excel/CSV of een productenlijst die je bijvoorbeeld van jouw leverancier ontvangen hebt, dan kun je deze zelf importeren. Dankzij de update heb je geen hulp meer voor nodig van de WeFact helpdesk en kan je het volledig zelf.

Dit kan door naar het menu-onderdeel “Producten”, “Debiteuren” of “Crediteuren” te gaan en onderaan de pagina te kiezen voor “Zelf importeren”. In het volgende help-artikel staat uitgelegd hoe een import zo vlot mogelijk kan verlopen.

Gegevens importeren in WeFact

Bijwerken van bestaande gegevens
Wil je bestaande gegevens bijwerken, vanwege bijvoorbeeld aanvullingen of prijswijzigingen? Dan is dit ook mogelijk middels onze importtool! WeFact zal op basis van het product-, debiteur-, of crediteurnummer herkennen of deze aanwezig is in de administratie. Bestaat een specifiek nummer al dan zal deze bijgewerkt worden, de nieuwe nummers worden toegevoegd.

Toch hulp nodig? Geen zorgen, onze helpdesk helpt je graag met het importeren!

Heb je verdere feedback over ons pakket of suggesties om WeFact te verbeteren?
Dan vernemen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl

WeFact is AVG/GDPR ready

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing in de hele Europese Unie. Iedere ondernemer zal hierdoor bewuster om moeten gaan met privacy gevoelige informatie. Omdat u persoonsgegevens opslaat binnen uw WeFact administratie dient u een verwerkersovereenkomst met ons te sluiten.

Wat is een verwerkersovereenkomst?
In een verwerkersovereenkomst worden afspraken vastgelegd hoe de verwerking van gegevens gedaan wordt. Denk aan welke persoonsgegevens verwerkt worden, beveiligingsmaatregelen die getroffen worden, maar ook hoe gehandeld wordt bij een eventueel datalek.

Verwerkersovereenkomst met WeFact
Als verantwoordelijke over uw klantgegevens, bent u verplicht een verwerkersovereenkomst te sluiten met al uw leveranciers, waar u persoonsgegevens opslaat of laat verwerken. U voert uw administratie in WeFact. Dit houdt in dat deze gegevens beveiligd en gecodeerd opgeslagen worden op de servers van WeFact. Er dient daarom volgens de nieuwe AVG wetgeving een verwerkersovereenkomst gesloten te worden tussen u en WeFact B.V.

WeFact verwerkersovereenkomst
Onze Verwerkersovereenkomst maakt een integraal onderdeel uit van onze Algemene Voorwaarden. Lees hier onze Algemene Voorwaarden en onze Verwerkersovereenkomst.

Online accepteren
Vanaf 9 april kunt u in uw WeFact, indien u de eigenaar bent van de administratie, de verwerkersovereenkomst met WeFact accepteren en ondertekenen. Een gele balk bovenin uw administratie en een opstartscherm wanneer u inlogt in uw administratie zullen u vragen om akkoord te gaan. Het accepteren en ondertekenen gebeurt eenvoudig online.

Wat voor impact heeft de AVG nog meer voor u?
De AVG zorgt dat u als ondernemer/organisatie meer verplichtingen heeft bij het verwerken van persoonsgegevens en legt nadruk op de verantwoordelijkheid dat u zich aan de wet houdt. Doordat u WeFact gebruikt, verwerkt u persoonsgegevens (denk aan NAW-gegevens, telefoonnummers, e-mailadressen en bankgegevens). Maar hoogstwaarschijnlijk gebruikt u ook andere programma’s naast WeFact, werkt u met Excel-lijsten of heeft u op uw website een contactformulier. De AVG regelgeving heeft op vrijwel iedere onderneming impact.

Het is raadzaam om u door een jurist te laten adviseren en te inventariseren welke acties u moet ondernemen.

HostFact, de nieuwe naam voor WeFact Hosting

WeFact heeft altijd twee producten gehad: WeFact Hosting voor de hostingbranche en het facturatiepakket WeFact Standard. Twee verschillende producten onder dezelfde naam ‘WeFact’ leverden vaak verwarring op bij huidige en nieuwe gebruikers.

Om verwarring te voorkomen gaat WeFact Hosting voortaan verder onder de nieuwe naam HostFact. Deze splitsing betekent dat HostFact B.V. per 28 maart 2018 alle activiteiten van WeFact Hosting uitvoert.

De kwaliteit, de ondersteuning en de prijs blijven zoals u gewend bent.

Wat betekent dit voor u als gebruiker?
Is HostFact een nieuwe organisatie?
Ja. HostFact is een nieuwe onderneming, maar bestaat uit dezelfde mensen.

Wat gebeurt er met mijn abonnement en prijs?
Uw abonnement blijft onveranderd. Ook de prijzen blijven onveranderd.
Voortaan ontvangt u de facturen van HostFact B.V.

Heeft dit impact op de software WeFact Hosting?
Alle functionaliteiten blijven behouden. De backoffice ondergaat een kleine metamorfose naar de stijl van HostFact. Het klantenpaneel en bestelformulier blijven onveranderd.

Nieuwe update: versie 5
In de loop van volgende week zal een nieuwe update beschikbaar worden gesteld. In deze versie zal er ondersteuning zijn voor PHP 7.1, kunnen conceptfacturen ingepland worden, kan er per e-mail een overzicht van openstaande facturen verstuurd worden, middels de tab-toets nieuwe factuurregel toevoegen en nog 50 andere verbeteringen.

Heeft u nog vragen? Stuur ons dan, op het nieuwe e-mailadres, een e-mail info@hostfact.nl.

WeFact functies die je misschien nog niet gebruikt, maar wel handig zijn! Lees hier 5 waardevolle tips

Wanneer je start met digitaal factureren is het natuurlijk belangrijk dat je de basisfuncties uit het pakket gebruikt, maar met WeFact kan je nog veel meer dan enkel het maken en versturen van een digitale factuur. Daarom 5 waardevolle tips over het gebruik van WeFact. Doe er je voordeel mee!

Tip 1. Laat de klant je offerte online ondertekenen.
Wanneer je een offerte per e-mail verstuurt naar jouw potentiële klant ontvangt deze bij de offerte een link waarmee ze de offerte online kunnen accepteren. Zodra de klant de link opent kunnen ze een handtekening zetten en akkoord geven. Jij ontvangt een e-mail dat de offerte is geaccepteerd. Hoe je jouw klant de offerte laat ondertekenen lees je hier.

Tip 2. Laat WeFact je factuur versturen op een vooraf bepaalde datum en tijd.
Heb je een factuur ’s avonds laat gemaakt, stel dan in dat deze automatisch om 9:00 uur verstuurd wordt. Hoe je het versturen van een conceptfactuur inplant doe je als volgt.

Tip 3. Ontvang sneller je geld: stuur een iDEAL betaallink mee.
Wanneer je IDEAL hebt ingesteld wordt in de factuur en herinnering e-mail een betaallink meegestuurd. Jouw klant kan dus eenvoudig op de link klikken om de digitale factuur te betalen. Een mooie bijkomstigheid voor jou is dat ze gemiddeld gezien jouw digitale factuur ook nog sneller betalen! Win-Win. Hoe je de IDEAL link toepast vind je hier.

Tip 4. Personaliseer je offerte of factuur e-mail.
Het e-mail bericht bij je digitale factuur kun je tekstueel aanpassen en van opmaak voorzien. Maar wist je dat wanneer je de digitale factuur verstuurt je aan het bericht nog een gepersonaliseerde noot kunt toevoegen? Op het moment dat je kiest voor versturen per e-mail kun je het bericht nog aanpassen, lees hier meer daarover.

Tip 5. Vraag je leveranciers om inkoopfacturen in PDF of UBL.
Wanneer je de inkoopfactuur als PDF of UBL ontvangt kun je deze digitale factuur direct laten sturen naar je persoonlijke WeFact inkoop e-mailadres. Daarnaast kun je PDF bestanden slepen vanaf je computer naar je WeFact omgeving. De factuurkenmerken worden automatisch herkend en vooraf ingevuld, lees hier meer over het invoeren van inkoopfacturen.

Hopelijk leveren deze tips je meer profijt op, bespaar je tijd en krijg je sneller betaald!

WeFact Standard update: stel twee-staps authenticatie in voor extra beveiliging van je administratie

Om je WeFact account extra te beveiligen kun je sinds deze WeFact update twee-staps authenticatie instellen. Twee-staps authenticatie houdt in dat na het invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord er gevraagd wordt naar een authenticatiecode. Deze authenticatiecode kun je vinden in de authorisator app op je mobiele telefoon, zoals Google Authenticator voor iPhone of Android.

Wat is twee-staps authenticatie?
In de video hieronder hoor je meer over wat twee-staps authenticatie is en zie je hoe je het kunt inschakelen. Het stappenplan is ook terug te lezen in het help artikel.

Ben ik verplicht om twee-staps authenticatie te gebruiken?
Nee, dit is optioneel. Uit veiligheidsoogpunt is het echter wel aan te raden om het te gebruiken. Zorg ongeacht de keuze dat je nooit een makkelijk of voor de hand liggend wachtwoord gebruikt.

Heb je vragen over het inschakelen van twee-staps authenticatie, of suggesties om WeFact verder te verbeteren? Dan vernemen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact Standard testfase: factuur maken in een vreemde valuta

Wil je een factuur maken in een andere valuta dan in euro of vraagt jouw klant hierom? Steeds meer WeFact gebruikers krijgen te maken met internationale klanten, waardoor het gebruik van andere valuta dan euro mogelijk is. Na lange tijd ontwikkelen presenteren we met trots de nieuwe functionaliteit in testfase: eenvoudig facturen maken in een vreemde valuta. Het is mogelijk om naast de euro te werken met meer dan 25 andere valuta, bijvoorbeeld de Amerikaanse dollar, de Britse pond of de Chinese yen.

Factuur maken in een vreemde valuta in WeFact

Hoe werkt factureren in meerdere valuta?
Zodra je de bij de betreffende debiteur de gewenste valuta hebt gekozen worden alle prijzen in je offerte en factuur opgemaakt in die vreemde valuta. WeFact zal de wisselkoersen ophalen, het rekenwerk uitvoeren, omrekenen naar je basisvaluta en de offerte/factuur PDF zal opgemaakt worden in de vreemde valuta.

Meer informatie aangaande een factuur maken in een andere valuta kun je teruglezen in het volgende help artikel: hoe factureer ik in meerdere valuta?

Wisselkoers
Wanneer je werkt met vreemde valuta, dan krijg je te maken met wisselkoersen. Werk je met WeFact dat kost dit je gelukkig geen extra inspanning, WeFact regelt dit geheel automatisch voor je. De actuele wisselkoers (van de ECB) wordt toegepast op het moment dat je een conceptfactuur maakt.

Hoe wordt het geëxporteerd naar het boekhoudpakket?
Bij de boekhoudprogramma’s Twinfield, Exact Online en Unit4 wordt de boeking in de vreemde valuta geëxporteerd en geven we de bewuste wisselkoers mee.
Bij de andere boekhoudprogramma’s Snelstart, e-Boekhouden, Yuki, Afas en Reeleezee wordt de basisvaluta euro gebruikt.

Wil je facturen maken in andere valuta, dan kun je gratis deelnemen aan de testversie. Stuur ons hiervoor een e-mail bericht naar: helpdesk@wefact.nl