Het eerste kwartaal van 2022 hebben we ons voornamelijk bezig gehouden met het verder ontwikkelen van de bank. Graag nemen we jou mee in deze ontwikkelingen en vertellen we je wat er op de planning staat! 

WeFact Bank

Vorig jaar hebben we een nieuwe bankkoppeling gelanceerd, waardoor banktransacties automatisch door WeFact worden opgehaald. De bankkoppeling helpt om je administratie nóg actueler te houden. Lees hier hoe je de bankkoppeling legt.

Om het nog gemakkelijker te maken om de banktransacties te verwerken, hebben we de bankkoppeling verder ontwikkeld. Hierbij hebben we ook de herkenning van transacties sterk verbeterd. WeFact weet nu nog beter welke transactie bij welke factuur, inkoopfactuur of incassobatch hoort.

Wanneer je in het menu naar “Bank” gaat, kom je op het transactieoverzicht. Hier zijn nu 2 tabbladen zichtbaar: “Geen match gevonden” en “Match gevonden”.

Transacties waar WeFact een match voor heeft gevonden, kun je controleren en vervolgens met één klik koppelen om te verwerken. De transacties waar WeFact geen match voor heeft gevonden, dien je één voor één langs te gaan. Voor deze transacties zal WeFact indien mogelijk wel suggesties laten zien. Deze kan je vervolgens koppelen en de transactie verwerken. 

Meer weten over de bankkoppeling: Klik hier

Let op: beschik je al over een bankkoppeling via het boekhoudpakket van jouw boekhouder/accountant, dan raden wij aan eerst overleg te hebben met hem/haar om te kijken of de bankkoppeling past in jullie samenwerking.

Mobiele app

Gebruik jij onze mobiele app al? We zijn druk bezig met het realiseren van een compleet nieuwe app voor iOS en Android! We verwachten deze laat Q2, begin Q3 beschikbaar te maken.

iDEAL aanbieder: Mollie

Wist jij al dat je jouw klant gemakkelijk via iDEAL kan laten betalen? Dit kan namelijk door een koppeling te leggen met Mollie. Lees hier hoe dat in zijn werk gaat.

We werken al jaren samen met Mollie en hebben hier binnenkort leuk nieuws over. Hou ons dus in de gaten!

Ook in kwartaal 2 werken we weer aan nieuwe ontwikkelingen, we informeren jullie de volgende keer weer!

Tip een ander over WeFact en verdien € 25,-

Zojuist is er een nieuwe update voor WeFact uitgebracht met daarin een aantal kleinere verbeteringen. In dit blog artikel vertellen we hier jullie graag meer over.

Bestandsnaam instellen voor PDF documenten

Vanaf nu is het mogelijk om de bestandsnaam in te stellen voor PDF documenten die gemaakt worden door WeFact. Handig wanneer je de bestandsnaam liever ‘Prijsopgave 2022-100.pdf’ wilt noemen dan ‘Offerte 2022-100.pdf’. Het wijzigen van de bestandsnamen is mogelijk voor alle PDF templates.

Het is mogelijk om de naam te wijzigen en of het offerte-/factuurnummer opgenomen moet worden. Om dit in te stellen ga je naar ‘Instellingen’, ‘Huisstijl’ en kies je de gewenste PDF template. Vervolgens klik je op ‘Overige instellingen’. Er opent dan een dialoogvenster waar je de naam in kunt stellen.

Overige kleine verbeteringen

Daarnaast hebben we 2 nieuwe condities toegevoegd die te gebruiken zijn in de huisstijl voor zowel e-mailberichten als PDF bestanden.

1. [geen_btw][/geen_btw], deze conditie is waar als er op de offerte of factuur enkel regels staan met de BTW code geen BTW.
2. [heeft_btw_nummer][/heeft_btw_nummer], deze conditie controleert of de debiteur een BTW nummer heeft in WeFact.

Zelf verhogen van opslaglimiet

Ook is het vanaf nu mogelijk om zelf de opslagruimte te verhogen voor je WeFact administratie. Niet meer via onze customer care team, maar direct in de WeFact administratie via menuknop ‘Instellingen’ -> onderdeel ‘Limieten & opslagruimte’. Op deze pagina vind je onderaan de blauwe link ‘Opslagruimte verhogen’.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Vorig jaar hebben we een nieuwe bankkoppeling gelanceerd, waarmee banktransacties automatisch door WeFact opgehaald worden. De bankkoppeling helpt om je administratie nóg actueler te houden.

Om het nog makkelijker te maken om de banktransacties te verwerken, rollen we op dit moment langzaam een nieuwe update uit voor WeFact. Met deze update wordt het verwerken van banktransacties sneller en eenvoudiger. Ook hebben we de herkenning van transacties sterk verbeterd. WeFact weet nu nog beter welke transactie bij welke factuur, inkoopfactuur of incassobatch hoort.

Aanpassingen in de interface

Wanneer je in het menu naar “Bank” gaat kom je op het transactie overzicht. Hier zijn nu 2 tabbladen zichtbaar: “Geen match gevonden” en “Match gevonden”.

Transacties waar WeFact een match voor heeft gevonden kun je controleren en vervolgens met één klik koppelen om te verwerken. De transacties waar WeFact geen match voor heeft kunnen vinden dien je één voor één langs te gaan. Voor deze transacties zal WeFact indien mogelijk wel suggesties laten zien. Lees het help artikel hoe u banktransacties verwerkt.

Het kan zijn dat de twee tabbladen nog niet zichtbaar zijn. Neem dan contact met ons op zodat wij de update handmatig doorvoeren.

Herinneringen en aanmaningen

Het was mogelijk om in WeFact herinneringen en aanmaningen te versturen voor facturen met een negatief openstaand bedrag. Dit hebben we uitgeschakeld in deze update. In sommige gevallen kan het wel gewenst zijn, in dat geval kun je de volgende instelling aanpassen.

Meer bank functionaliteiten volgen…

We blijven doorontwikkelen aan de bank. We zijn er namelijk van overtuigd dat de bank veel meerwaarde biedt. Meer hierover volgt dit jaar.

Heb je vragen over banktransacties verwerken of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Zojuist is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Het wordt hiermee gemakkelijker om teksten in offerte- en factuurregels te voorzien van opmaak en meer. Graag vertellen wij jullie in deze blog meer over de laatste ontwikkelingen.

Opmaak tekst

Het was in WeFact al mogelijk om tekst op te maken door gebruik te maken van codes. Door de nieuwe ontwikkelingen is het nu gemakkelijker om tekst op te maken bij factuur-, offerte- en abonnementregels of bij productomschrijvingen. Je kan de tekst selecteren en kiezen om hem vetgedrukt, schuingedrukt of onderstreept te maken. Het is zelfs mogelijk om alle drie de stijlen tegelijk toe te passen.

Update notificaties in WeFact

Daarnaast hebben we een functionaliteit toegevoegd, waardoor het mogelijk is om updates met jou te communiceren in WeFact. Zo ben jij meteen op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen.

Autorisatie datum van de bank

In onze vorige update werd het mogelijk om je bankrekening te koppelen aan jouw WeFact administratie. Het is hierbij belangrijk dat je om de 90 dagen opnieuw de koppeling autoriseert.

Met onze nieuwe update krijg jij duidelijk in jouw administratie te zien wanneer jouw autorisatie verloopt en kan je de autorisatie gemakkelijk verlengen.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Op woensdag 20 oktober hebben we een nieuwe update uitgebracht met vernieuwingen bij een offerte maken. Het is vanaf nu namelijk mogelijk om je eigen PDF-documenten toe te voegen bij de offerte.

Gebruik je eigen gemaakte offerte

Heb je al een mooie offerte buiten WeFact om gemaakt? Dan kan je die nu toevoegen in jouw WeFact administratie! Er is namelijk een extra blok toegevoegd aan de offertepagina waarin je jouw offerte als PDF-document kan toevoegen. Heb je jouw offerte toegevoegd? Dan kan je in WeFact de opvolging bijhouden en kan de klant de offerte online accepteren.

Meer informatie en de video over hoe te gebruiken vind je in het help artikel: Eigen gemaakte offerte PDF gebruiken binnen WeFact.

Extra toevoeging bij de offerte

Maak je jouw offertes al in WeFact, maar wil je hier bijvoorbeeld een voorblad of vervolgpagina’s aan toevoegen? Dat kan nu ook! Kies er bijvoorbeeld voor om een titelpagina of inleidende brief toe te voegen. De geüploade PDF-bestanden worden samengevoegd met de offerte tot 1 bestand, zodat jij jouw offerte compleet naar de klant kan versturen.

Heb je vragen of zijn er onduidelijkheden over deze nieuwe functionaliteit, dan horen we dat graag op helpdesk@wefact.nl. Mis je zelf nog iets in het maken van offertes, laat het ons dan ook gerust weten.

De WeFact bank is gelanceerd! Met een bankkoppeling wordt je administratie nog actueler. De kosten bedragen € 5,- p/m per IBAN.

Activeren? Volg het stappenplan uit het help artikel.

Waarom bankkoppeling?

WeFact is niet enkel een facturatiepakket, maar een administratiepakket. Het pakket bevat alle functionaliteiten voor een ondernemer om zijn/haar administratie te regelen. Een factuur maken kon al in WeFact, net zoals een offerte maken en een inkoopfactuur wordt herkend en verrijkt om sneller te verwerken. Een automatische bankkoppeling ontbrak echter nog voor een actuelere administratie. Met de bankkoppeling brengen we de banktransacties in WeFact en kunnen transacties gematcht worden aan (inkoop)facturen. Deze bankkoppeling zal voor alle ondernemers een echte toevoeging zijn! 

Voordelen voor de ondernemer 

Door de WeFact bank kan de ondernemer zelf zijn hele administratie regelen, van verkoop, inkoop tot de betalingen en weet door de actuele status precies hoe zijn administratie er voor staat. De ondernemer hoeft niet meer handmatig in WeFact facturen op betaald te zetten. Mocht de ondernemer samen met een accountant werken, dan hoeft hij niet meer te wachten tot de accountant de betalingen in het boekhoudpakket heeft verwerkt. 

“Mijn eerste indruk van de bankkoppeling is super! Ik heb nu veel beter overzicht welke facturen betaald zijn en welke inkoopfacturen ik nog moet betalen. Wat een fijne aanvulling in WeFact!” 

Voordelen voor de accountant 

De bankkoppeling heeft als voordeel voor de accountant dat de ondernemer zelf in-control is. Hierdoor heeft de accountant niet de druk om voor een bepaalde tijd de bank bijgewerkt te hebben. Het is nu mogelijk voor de accountant om bijvoorbeeld 1x per kwartaal of 1x per jaar de bank te verwerken. Dit zorgt voor minder verplichtingen en druk voor jou als accountant. 

Bankkoppeling vs betalingen ophalen uit boekhoudpakket 

Nu zal je misschien denken dat de betalingen ophalen vanuit het boekhoudpakket hetzelfde doet. Dat klopt, maar het nadeel hieraan is dat deze altijd achterloopt doordat de transacties van vandaag nog niet in het boekhoudpakket te zien zijn. Ook ben je als ondernemer afhankelijk van de accountant, die de aflettering doet. Met de bank in WeFact ben je als ondernemer zelf in-control en beschik je over actuele transacties! 

Fase 1, meer ontwikkelingen volgen 

De nieuwe bankkoppeling is fase 1. Meer fases gaan volgen. Zo is het afletteren in WeFact nog onveranderd. We werken op dit moment aan een nieuwe functionaliteit voor het verwerken van banktransacties. Het doel is om, wanneer er een transactie binnenkomt, WeFact een match vindt met een factuur en automatisch verwerkt. Zonder menselijke tussenkomst worden (inkoop)facturen gemarkeerd als betaald. 

Er gaan nog meer ontwikkelingen volgen aan de bank. Hier zal later meer over gedeeld worden. 

Op donderdag 1 juli hebben we een nieuwe update uitgebracht met veel vernieuwingen aan de offerte module. Dit is de eerste update van een aantal updates die komende maanden volgen ten aanzien van het maken en gebruiken van offertes binnen WeFact. Naast de offertemodule werken we ook aan een andere grote functionaliteit. Hierover binnenkort meer. In dit blog bericht vertellen we graag wat er nieuw is in de update van 1 juli.

Nieuwe offerte aanmaak- en bekijkpagina

We hebben de pagina om een offerte te maken en te bekijken volledig vernieuwd. De vormgeving is vernieuwd conform de style waarin alle andere pagina’s van WeFact al waren. Deze nieuwe pagina’s stelt ons goed in staat om nu en de komende tijd nieuwe (veel gevraagde) functionaliteiten toe te voegen.

Nieuwe debiteur of product aanmaken

Vanaf de offerte maken pagina kun je nu direct een nieuwe debiteur toevoegen. Een venster verschijnt waarin je alle debiteurgegevens kunt invullen, inclusief de eerder gemiste telefoonnummer, extra contactgegevens en eigen velden.

Nieuwe regel toevoegen tussen 2 offerteregels

Een lange offerte gemaakt en een regel ergens tussenin voegen? Vanaf nu kun je eenvoudig een regel tussen 2 regels toevoegen op een offerte aanmaak- of bewerkpagina.

Notitieregel toevoegen

Het kan fijn zijn om een notitie toe te voegen voor een extra toelichting op de offerte. Daarom is er naast de knop “Offerteregel toevoegen” ook een knop “notitieregel” toegevoegd om een notitie (of een witregel) te maken.

Live voorbeeld van de offerte PDF

Na het invoeren van een offerte wil je natuurlijk zien hoe de offerte er in PDF uit komt te zien. We hebben daarom nu een live weergave

Zijn er vragen of onduidelijkheden over de nieuwe weergave of functionaliteiten, dan horen we dat graag op helpdesk@wefact.nl. Mis je zelf nog iets in het maken van offertes laat het ons dan ook weten.

Zojuist is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Namelijk eenvoudig een product aanmaken vanuit een regel en zijn er verbeteringen aangebracht in de herkenning van bonnetjes. Graag vertellen we jullie in deze blog meer over deze laatste ontwikkelingen.

Een product aanmaken vanuit een offerte-, factuur- of abonnementsregel

Voorheen moest je in het menu bij “Producten” een product hebben aangemaakt om deze in de regel te kunnen kiezen bij een offerte, factuur of abonnementsregel. Vanaf nu is het ook mogelijk om vanuit het aanmaken van een offerte, factuur of abonnementsregel een product aan te maken. Het product zal door deze actie opgeslagen worden en terug te vinden zijn bij producten. Zo kan het product bij een volgende keer eenvoudig weer gekozen worden.

Klik in het product invoerveld en vervolgens op ‘Nieuw product’ in het dropdown venster.

Het product zal netjes het eerstvolgende productnummer opvolgen, maar deze is uiteraard ook te bewerken indien gewenst. Het product dat je aanmaakt zal automatisch geselecteerd worden in de regel.

OCR: detecteren of een bonnetje betaald is

Voor inkoopfacturen en bonnetjes heeft WeFact de mogelijkheid dat er zoveel mogelijk data uit het bestand herkend wordt. WeFact zal na het herkennen zoveel mogelijk velden van de inkoopfactuur voor je proberen te vullen. Vanaf deze update probeert de OCR ook te herkennen of een bonnetje betaald is. Zo ja, dan zal dit worden voorgeselecteerd.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Maandag 1 maart hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact.
Deze update bevat de mogelijkheid om foto’s van bonnetjes te uploaden waarna WeFact de data herkent en als factuurgegevens invult.

Bonnetjes herkenning (ook wel scan & herken)

WeFact is bekend geworden vanwege de sterke verkoopkant. Maar wat niet iedereen weet is dat er altijd al de mogelijkheid is geweest om ook inkoopfacturen te verwerken. De laatste tijd zijn we onder andere bezig geweest om ook de inkoopkant naar een hoger niveau te tillen. Met als mijlpaal deze update: bonnetjes herkenning!

Welke gegevens worden herkend?

• Datum
• Valuta
• Bedrag(en) exclusief btw
• BTW percentage(s)
• Totaalbedrag incl. btw

Dit is de eerste versie van de bonnetjes herkenning. We blijven werken aan het verder verbeteren van de herkenning en horen daarom graag wanneer sommige dingen niet of niet goed herkend worden zodat we dit kunnen blijven verbeteren.

Hoe werkt het?

Mobiele app
Download de WeFact app (iPhone of Android) op je telefoon. Open de app en kies middels het plusje rechts bovenin voor ‘Inkoopfactuur’ en maak vervolgens een nieuwe foto of kies voor een bestaande afbeelding.

Computer (uploaden)
Upload een afbeelding of scan van het bonnetje. WeFact zal direct gegevens herkennen en invullen. Controleer ook hier de gegevens en vul aan waar nodig.

Per e-mail
Verstuur het bonnetje of factuur naar je unieke WeFact inkoopadres en WeFact probeert de gegevens te herkennen en voor je in te vullen.


Feedback
Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Maandag 8 februari hebben we een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. In deze update hebben we een veel gevraagde functionaliteit toegevoegd, namelijk het toe kunnen voegen van meerdere contactpersonen bij een debiteur.

Meerdere contactpersonen

Het was al mogelijk om afwijkende facturatiegegevens op te geven bij een debiteur. Dit bleek niet in alle gevallen toereikend te zijn, omdat er slechts één set afwijkende gegevens ingevoerd kon worden. Soms heb je echter meerdere contactpersonen bij een debiteur. Daar was nu geen ruimte voor.

Vanaf nu is het wel mogelijk om meerdere contactpersonen in te voeren bij een debiteur. Door deze contactpersonen bij de debiteur op te slaan kun je bij het maken van een offerte of factuur de juiste contactpersoon kiezen. Je kunt bij een debiteur een voorkeur contactpersoon selecteren voor facturen en offertes, die altijd standaard gekozen wordt en waar je dan vanaf kan wijken.

Contactpersonen invoeren bij een debiteur

Als je een debiteur aanmaakt of bewerkt zie je de optie om extra contactpersonen toe te voegen, rechtsonder.

Invoervelden
Standaard zullen de velden voor contactpersoon naam (en aanhef) en e-mailadres verschijnen. Je kunt extra velden kiezen om ook in te vullen: bedrijfsnaam, adresgegevens, telefoonnummer en mobielnummer.

Standaard contactpersonen
Tijdens het toevoegen van een extra contactpersoon, verschijnt automatisch ook de optie om standaard contacten in te stellen voor facturen en offertes. Het gekozen contactpersoon zal standaard geselecteerd zijn wanneer je een nieuwe factuur of offerte maakt.

Waar is de optie ‘afwijkende facturatiegegevens’ gebleven?

Afwijkende facturatiegegevens die je had ingesteld bij een debiteur zijn automatisch omgezet naar een extra contactpersoon, en als standaard contactpersoon voor facturen en/of offertes geselecteerd. Je hoeft hier dus niets voor te doen en in je werkwijze verandert er niets.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.