Kwartaalupdate Q3: deelfacturen, IRM voor Peppol en mobiele app updates

Het derde kwartaal van 2023 zit er alweer bijna op. Tijd dus om onze updates van het afgelopen kwartaal met jullie te delen!

Offertes in delen factureren

We zijn trots dat we een veelgevraagde functie binnen WeFact hebben ontwikkeld! Het is nu namelijk mogelijk om een offerte in delen te factureren. Bij het instellen van de deelfacturen heb je de keuze uit vaste bedragen of percentages van het offertetotaal. Stel dat je bijvoorbeeld een aanbetaling van € 50,- wilt factureren, dan voer je dit bedrag direct in. WeFact berekent automatisch welk bedrag op de laatste factuur in rekening gebracht moet worden. Zo maak je nog sneller facturen in WeFact!

Statusberichten (IRM) voor Peppol

WeFact ondersteunt statusberichten (IRM) voor Peppol facturen. Dit houdt in dat er statusberichten over facturen uitgewisseld worden via het Peppol netwerk. Denk hierbij aan het versturen en ontvangen van succesberichten bij ontvangst, bij betaling en bij het afwijzen of verwijderen van de factuur. Je kunt nu dus nog makkelijker de status van jouw Peppol facturen zien in WeFact!

Mobiele app

Ook is er dit kwartaal weer hard gewerkt aan updates binnen de mobiele app. We zetten ze hier op een rijtje:

  • Gebruik van offerte sjablonen
  • Betalingstrajecten pauzeren
  • Volgorde van offerte/factuurregels wijzigen

We blijven door ontwikkelen om WeFact beter te maken! We houden je op de hoogte!

WeFact update: een offerte in delen factureren

Het is weer tijd voor een WeFact update! Met trots presenteren wij een veelgevraagde functie binnen WeFact. Vanaf nu kun je offertes gemakkelijk in delen factureren!

Hoe maak je deelfacturen aan in WeFact?

In WeFact kun je nu gemakkelijk deelfacturen bij een offerte te maken. De deelfacturen zijn meteen in te stellen bij het aanmaken of bewerken van de offerte, maar ook op de bekijk pagina van een offerte kun je deelfacturen instellen. Hierbij kun je kiezen voor deelfacturen in vaste bedragen of percentages van het offertetotaal. Wil je bijvoorbeeld een aanbetaling van € 50,- factureren? Dan kan je dit bedrag direct invoeren. WeFact berekent automatisch welk bedrag op de laatste factuur in rekening gebracht moet worden. Zo ben je nog sneller klaar met factureren!

Heb je vragen over bovenstaande functionaliteit of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact update: Statusberichten (IRM) voor Peppol

Zojuist is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Vanaf nu ondersteunt WeFact statusberichten (IRM) voor Peppol facturen. Dit houdt in dat er statusberichten over facturen uitgewisseld worden via het Peppol netwerk. Denk hierbij aan het versturen en ontvangen van succesberichten bij ontvangst, bij betaling en bij het afwijzen of verwijderen van de factuur. Je kunt nu dus nog makkelijker de status van jouw Peppol facturen zien in WeFact!

Statusberichten voor Peppol instellen in WeFact

Om statusberichten vanuit het Peppol-netwerk te ontvangen, moet je geregistreerd zijn bij het Peppol netwerk. Om de statusberichten op te halen dien je Peppol voor zowel verkoop- als inkoopfacturen ingeschakeld te hebben in WeFact. Een voorbeeld van een statusmelding volgt hieronder. In dit geval is het een statusmelding van een verzonden factuur die is aangekomen bij de ontvanger.

Wanneer je een inkoopfactuur binnen krijgt en deze wilt weigeren of verwijderen, krijg je de optie om een reden en voorgestelde actie op te geven. Dit ziet er als volgt uit:

Peppol wordt steeds belangrijker omdat dit steeds vaker verplicht wordt in Nederland en België. In zowel Nederland als België stellen overheidsinstellingen het al verplicht om via Peppol te factureren. In juli 2024 wil de Belgische overheid ook de B2B markt via het Peppol netwerkt laten factureren. Nog niet aangesloten bij Peppol? Lees dan het helpartikel.

Heb je vragen over bovenstaande functionaliteit of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Kwartaalupdate Q2: Peppol België en mobiele app updates

We nemen je graag mee in de ontwikkelingen binnen WeFact van het afgelopen kwartaal. Waar zijn we de afgelopen maanden mee bezig geweest en wat hebben we ontwikkeld?

Factureren met Peppol in Nederland en België

Naast Nederlandse bedrijven kunnen nu ook Belgische bedrijven in WeFact gratis facturen versturen en ontvangen via het Peppol-netwerk. Peppol is een beveiligd netwerk waarover elektronische documenten verstuurd én ontvangen kunnen worden. In Nederland en België stellen overheidsinstellingen het verplicht om via Peppol te factureren. In juli 2024 wil de Belgische overheid ook de B2B markt verplichten om via het Peppol netwerk te factureren. Meer weten? Bekijk dan het filmpje!

Mobiele app updates

We hebben een aantal verbeteringen doorgevoerd in onze mobiele app! We zetten ze even op een rijtje:

  • Zoekoptimalisatie
    Je kunt debiteuren nu ook op voornaam zoeken en facturen/offertes op postcode, plaats en referentie!
  • Relatiegegevens ophalen vanuit KvK/KBO
    Vanaf nu is het mogelijk om in de app debiteuren en crediteuren toe te voegen op basis van de bedrijfsnaam. We halen de gegevens op uit het KvK- of KBO-register.
  • Link naar Google/Apple maps
    We hebben een link toegevoegd naar Google/Apple maps bij het overzicht van een debiteur/crediteur.
  • Tonen deelbetalingen
    We tonen nu ook op het facturen overzicht in de app alle deelbetalingen en wat het openstaand bedrag nog is.
  • Statistieken
    Vanaf nu kun je op elk gewenst moment de statistieken van jouw administratie via de mobiele app bekijken! Zo zie je een grafiek van over jouw inkomsten en uitgaven en statistieken over jouw debiteuren, crediteuren en producten.

We blijven door ontwikkelen om WeFact beter te maken! De aankomende periode kun je verbeteringen in de offertemodule verwachten. We houden je op de hoogte!

WeFact update: automatische Peppol-controle bij het toevoegen van debiteuren

Er is weer een nieuwe update uitgebracht voor WeFact! Heb je Peppol ingeschakeld in jouw WeFact administratie en voeg je een nieuwe debiteur toe? Dan controleert WeFact vanaf nu automatisch of deze debiteur bereikbaar is via het Peppol netwerk. Als dit het geval is, dan wordt er een venster weergeven waarin je kunt kiezen om Peppol direct in te schakelen voor deze debiteur.

We tonen dit venster ook wanneer je bij een bestaande debiteur het KvK nummer aanpast, of wanneer er bij het toevoegen van een debiteur een resultaat gekozen wordt uit de KvK of KBO lijst. Wanneer je kiest om Peppol in te schakelen wordt de verzendmethode bij de debiteur en bij alle conceptfacturen omgezet naar “Peppol”. Daarnaast tonen we dit venster ook wanneer er een factuur wordt aangemaakt voor een debiteur die is aangesloten bij Peppol.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteit of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Belgische facturen via Peppol netwerk nu ook mogelijk in WeFact

Sinds 1 januari 2020 is het van de Belgische overheid al verplicht om e-facturen te versturen naar overheidsinstellingen. Vanaf juli 2024 zal e-facturatie ook verplicht worden voor B2B facturen. Met behulp van de facturatiesoftware van WeFact is het vanaf nu ook mogelijk voor Belgische bedrijven om via het Peppol netwerk te factureren. Dit was al mogelijk voor Nederlandse bedrijven. We leggen je graag uit wat dit precies inhoudt en hoe dit in zijn werk gaat.

Wat is Peppol?

Peppol is een beveiligd netwerk waarover elektronische documenten verstuurd én ontvangen kunnen worden. Dit heeft als voordeel dat het niet spam-gevoelig is zoals e-mail. Een factuur die verstuurd wordt via Peppol zal gericht zijn aan het KBO, KvK of Organisatie-identificatienummer nummer (OIN) van de klant en komt direct in hun administratie terecht.

Om Peppol te gebruiken dient zowel de verzender als de ontvanger aangesloten te zijn. Het bedrijf verstuurt de factuur via Peppol en de klant ontvangt deze ook via Peppol.

De voordelen van Peppol

Er zijn een aantal voordelen van het versturen van facturen via Peppol.

  • Bedrijf wordt geverifieerd. Spookfacturen behoren tot het verleden.
  • Status zichtbaar of de factuur succesvol afgeleverd is.
  • Inkoopfactuur komt automatisch in de administratie.
  • Factuur kan 100% nauwkeurig herkend worden.

Hoe werkt dit in WeFact

Om gebruik te maken van Peppol moet je een verificatieproces doorlopen op basis van bedrijfsgegevens. Dit is nodig om te verifiëren dat je ook echt van het bedrijf bent dat je zegt dat je bent. Heb je alle stappen van het verificatieproces voltooid? Dan kun je per debiteur instellen of de facturen via het Peppol netwerk verstuurd moeten worden.

In de historie van de factuur is terug te vinden of de aflevering daadwerkelijk is gelukt. Is de aflevering mislukt? Dan zie je dit ook terug op het WeFact dashboard.

Het is ook mogelijk om inkoopfacturen te ontvangen via Peppol. Ook dit kun je aangeven bij de Peppol instellingen. Wanneer je dit hebt ingesteld, ben je als bedrijf vindbaar voor toeleveranciers.

Uiteraard is het vanaf nu ook mogelijk voor Nederlandse ondernemers om facturen via Peppol naar Belgische klanten te sturen.

Meer informatie over het factureren via Peppol in WeFact is hier te vinden.

WeFact update: boekingsregels samenvoegen naar Exact, verbeteringen eigen velden, Peppol en meer

We blijven ontwikkelen! Deze keer hebben we vooral verbeteringen doorgevoerd waarvan je misschien niet zoveel merkt maar die wel belangrijk zijn.

Boekingsregels samenvoegen in de export naar Exact Online

Vanaf deze versie is het mogelijk om de boekingsregels die geëxporteerd worden naar Exact Online samen te voegen. Dit kan gunstig zijn in bijvoorbeeld de performance en lagere kosten omdat je onder de fair use limit van het boekhoudpakket blijft. Meer over deze functionaliteit lees je in het help artikel.

Wil je dit activeren? Dan vind je deze instelling terug onder de Exact Online instellingen onder het kopje “Overige instellingen”.

Eigen velden

We hebben een aantal verbeteringen doorgevoerd in de eigen velden. Vanaf nu hoef je niet meer zelf de waarde van een optie in te vullen maar zal deze automatisch overgenomen worden van de optie tekst. Daarnaast hebben we ook een keuze toegevoegd indien je een bestaand eigen veld optie wijzigt. Je kunt nu kiezen of dit slechts een tekstuele wijziging is of dat het een nieuwe optie is. In het laatste geval zal de bestaande data opgeschoond worden.

Verbetering in offerte sjabloon bijlagen

Wanneer er in een offerte sjabloon een aparte bijlage toegevoegd was en dit offerte sjabloon toegepast werd op een offerte, kwam de datum, het tijdstip en de medewerker bij de bijlage te staan die het offerte sjabloon gemaakt had. Vanaf nu zal de datum, het tijdstip en de medewerker op het moment van toepassen van het offerte sjabloon getoond worden.

Peppol

We zijn druk bezig met het ontwikkelen van Peppol voor België. Dit houdt in dat we het mogelijk gaan maken voor Belgische WeFact gebruikers om Peppol te activeren voor het verzenden en ontvangen van facturen via het Peppol netwerk. Ook zal het mogelijk worden voor Nederlandse gebruikers om facturen via Peppol te versturen naar Belgische klanten.

Ter voorbereiding hierop hebben we ons KYC (Know Your Customer) proces voor de activering van Peppol verbeterd. Zo is het nu in de eerste stap inzichtelijk welk domein er gebruikt zal worden voor de e-mail adres verificatie.

Mocht je interesse hebben om als (Belgische) WeFact gebruiker mee te testen met Peppol voor België, laat dit dan weten via helpdesk@wefact.nl.

Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Kwartaalupdate Q1: offertesjablonen en verbeteringen mobiele app

Het eerste kwartaal van 2023 zit er op! We delen graag onze ontwikkelingen van de afgelopen tijd. Lees daarom snel verder. 

Offerte sjablonen

Wanneer je uitgebreide offertes wilt maken met bijvoorbeeld een voorblad, tekstuele toelichting (zoals bv. algemene voorwaarden) of afbeeldingen van jouw producten/werkzaamheden, kun je eigen PDF bestanden toevoegen bij de offerte. Wil je vaker dezelfde bestanden gebruiken? Dan kun je hiervoor een offerte sjabloon aanmaken. Je hoeft de bestanden dan maar 1 keer toe te voegen! 

Heb je een offerte sjabloon gemaakt? Dan kun je deze eenvoudig toepassen op een offerte. Je kiest voor het gewenste sjabloon bij het onderdeel document opbouw. Hulp nodig bij het gebruik van offerte sjablonen? Kijk dan hier

Mobiele app

Er zijn ook een aantal ontwikkelingen doorgevoerd in onze vernieuwde mobiele app

Delen (o.a. Whatsapp) en printen

Het is nu mogelijk om offertes en facturen via de mobiele app te delen en te printen. Handig als je deze bijvoorbeeld via WhatsApp wilt delen met de klant of deze ter plekke wilt uitprinten! Zowel bij de offertes als bij de facturen is hiervoor een extra actieknop toegevoegd. 

Bijlages toevoegen en bekijken

Ook is het mogelijk om bijlages toe te voegen en te bekijken in de mobiele facturatie app. Je kunt bijlages toevoegen bij offertes, facturen, debiteuren en crediteuren. Wil je een bijlage toevoegen? Dan krijg je de mogelijkheid om een foto te maken, een foto te kiezen uit de fotogalerij of om een ander type bestand te kiezen vanaf jouw telefoon. 

Gewijzigde debiteurgegevens synchroniseren

Wanneer je gegevens wijzigt bij de debiteur ontvang je een checklist waarmee je kunt bepalen welke gegevens je wilt synchroniseren naar facturen en offertes. Wijzig je bijvoorbeeld zowel de adresgegevens als de huisstijl bij een debiteur, dan kun je per onderdeel aangeven of je deze gegevens ook voor alle concept en openstaande offertes en/of facturen wilt wijzigen. 

15 juni: accountancy event

Op donderdag 15 juni staan wij op het event van SecureLogin genaamd Accountancy: the Human X-perience. Deze middag staat volledig in het teken van jou: de accountant. Want dát is waar deze branche om zou moeten draaien. Daarom zijn er inspirerende speeches over actualiteiten in de markt zoals security, inspirerende verhalen en… meer! Zien we jou daar? Meld je aan!

Blijf ons volgen

Volg ons voor leuke nieuwtjes, updates van ons pakket en handige tips op LinkedInFacebookInstagram of Twitter

We blijven ontwikkelen en houden jullie op de hoogte! 

WeFact update: offerte sjablonen

Zojuist is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Hierbij is het mogelijk om gebruik te maken van offerte sjablonen.

Het is al langere tijd mogelijk om eigen PDF bestanden te gebruiken bij de offerte. Denk hierbij aan een voorblad, tekstuele toelichting zoals algemene voorwaarden of afbeeldingen van jouw producten en/of werkzaamheden. Je kunt deze PDF bestanden toevoegen bij een offerte maken of bewerken. Vanaf deze update is het ook mogelijk om offerte sjablonen in te stellen. Wel zo handig als je vaker dezelfde PDF bestanden gebruikt!

Naast de PDF opbouw kun je ook losse bijlagen toevoegen aan het offerte sjabloon. Doordat de documenten bewaard worden, kun je snel uitgebreide offertes maken!

Er is een extra menu item gekomen voor deze offerte sjablonen. Deze vind je onder het kopje “Offertes” in het menu. Je vind hier een overzicht van alle offerte sjablonen, je kunt nieuw sjablonen aanmaken en huidige sjablonen bewerken.

Zodra er offerte sjablonen zijn gemaakt, zijn deze makkelijk toe te passen op een offerte. Kies bij het aanmaken van de offerte voor het gewenste sjabloon bij het onderdeel voor de document opbouw.

Meer over het gebruik van offerte sjablonen vind je in het helpartikel. Heb je vragen over bovenstaande nieuwe functionaliteiten of heb je suggesties wat verbeterd kan worden? Stuur ons dan een e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Vind een WeFact accountant in de buurt

Veel ondernemers werken naar volle tevredenheid met WeFact voor het versturen van facturen maar ook het invoeren van inkoopfacturen. Uiteindelijk dient deze administratie doorgezet te worden naar een boekhouder of accountant voor bijvoorbeeld het maken van een jaarrekening. Om deze reden heeft WeFact een aantal koppelingen ontwikkeld met boekhoudprogramma’s die veelgebruikt worden.

Nooit meer overtypen

Om efficiënt te werk te gaan is het verstandig om te zorgen dat de informatie van het facturatieprogramma online foutloos doorgezet worden naar het boekhoudpakket van de accountant. Door digitale facturering is dit mogelijk. Dit scheelt tijd en moeite die beter in andere zaken gestoken kunnen worden.

Ben jij nog op zoek naar een boekhouder of accountant die online boekhoudsoftware gebruikt en ook bekend is met WeFact online factureren? Neem dan een kijkje op onze accountantzoekerpagina en vind er een bij jou in de buurt!