Blijft een betaling uit? Start een incassotraject bij Centraal Invorderings Bureau (CIB)

Als een klant na het ontvangen van betalingsherinneringen en aanmaningen nog niet heeft betaald, kan het noodzakelijk zijn om een incassotraject te starten. Hiervoor dien je de factuur uit handen te geven aan een incassobureau. Incassobureau Centraal Invorderings Bureau (CIB) heeft sinds kort een handige integratie gemaakt met WeFact om ondernemers te helpen een factuur betaald te krijgen zonder dat dit veel werk met zich mee brengt.

De geautomatiseerde koppeling geeft binnen het CIB platform real-time inzicht in facturen die al langere tijd open staan binnen WeFact. Met een muisklik kan een incassotraject gestart worden en is er actueel inzicht in de status van een incassodossiers. Dit bespaart uiteraard tijd en kosten maar zorgt er ook voor dat de factuur inclusief aanmaningskosten voldaan zal worden. Het uitzetten van een incassotraject zal daarom uiteindelijk geld opleveren.

WeFact en CIB zijn erg blij met de gerealiseerde samenwerking en hopen vele ondernemers te kunnen ondersteunen bij uitblijvende betalingen.

Koppeling inschakelen
De koppeling is voor CIB en WeFact gebruikers per direct te activeren binnen het CIB platform. Log hiervoor in bij CIB en ga in het menu naar ‘API’, kies voor ‘WeFact’ en volg de instructies.

Raad WeFact aan bij vrienden en
collega-ondernemers en ontvang € 25,-!

Vrienden uitnodigen

WeFact Standard update: zelf producten, debiteuren en crediteuren importeren uit Excel/CSV

Woensdag 16 mei is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact. Deze update maakt het mogelijk om zelf product-, debiteur- of crediteurgegevens te importeren uit een Excel of CSV bestand. Deze functionaliteit zal er voor zorgen dat je eenvoudig en snel gegevens kunt importeren in een WeFact administratie.

Zelf importeren
Heb je een klantenbestand in Excel/CSV of een productenlijst die je bijvoorbeeld van jouw leverancier ontvangen hebt, dan kun je deze zelf importeren. Dankzij de update heb je geen hulp meer voor nodig van de WeFact helpdesk en kan je het volledig zelf.

Dit kan door naar het menu-onderdeel “Producten”, “Debiteuren” of “Crediteuren” te gaan en onderaan de pagina te kiezen voor “Zelf importeren”. In het volgende help-artikel staat uitgelegd hoe een import zo vlot mogelijk kan verlopen.

Gegevens importeren in WeFact

Bijwerken van bestaande gegevens
Wil je bestaande gegevens bijwerken, vanwege bijvoorbeeld aanvullingen of prijswijzigingen? Dan is dit ook mogelijk middels onze importtool! WeFact zal op basis van het product-, debiteur-, of crediteurnummer herkennen of deze aanwezig is in de administratie. Bestaat een specifiek nummer al dan zal deze bijgewerkt worden, de nieuwe nummers worden toegevoegd.

Toch hulp nodig? Geen zorgen, onze helpdesk helpt je graag met het importeren!

Heb je verdere feedback over ons pakket of suggesties om WeFact te verbeteren?
Dan vernemen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl

WeFact is AVG/GDPR ready

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing in de hele Europese Unie. Iedere ondernemer zal hierdoor bewuster om moeten gaan met privacy gevoelige informatie. Omdat u persoonsgegevens opslaat binnen uw WeFact administratie dient u een verwerkersovereenkomst met ons te sluiten.

Wat is een verwerkersovereenkomst?
In een verwerkersovereenkomst worden afspraken vastgelegd hoe de verwerking van gegevens gedaan wordt. Denk aan welke persoonsgegevens verwerkt worden, beveiligingsmaatregelen die getroffen worden, maar ook hoe gehandeld wordt bij een eventueel datalek.

Verwerkersovereenkomst met WeFact
Als verantwoordelijke over uw klantgegevens, bent u verplicht een verwerkersovereenkomst te sluiten met al uw leveranciers, waar u persoonsgegevens opslaat of laat verwerken. U voert uw administratie in WeFact. Dit houdt in dat deze gegevens beveiligd en gecodeerd opgeslagen worden op de servers van WeFact. Er dient daarom volgens de nieuwe AVG wetgeving een verwerkersovereenkomst gesloten te worden tussen u en WeFact B.V.

WeFact verwerkersovereenkomst
Onze Verwerkersovereenkomst maakt een integraal onderdeel uit van onze Algemene Voorwaarden. Lees hier onze Algemene Voorwaarden en onze Verwerkersovereenkomst.

Online accepteren
Vanaf 9 april kunt u in uw WeFact, indien u de eigenaar bent van de administratie, de verwerkersovereenkomst met WeFact accepteren en ondertekenen. Een gele balk bovenin uw administratie en een opstartscherm wanneer u inlogt in uw administratie zullen u vragen om akkoord te gaan. Het accepteren en ondertekenen gebeurt eenvoudig online.

Wat voor impact heeft de AVG nog meer voor u?
De AVG zorgt dat u als ondernemer/organisatie meer verplichtingen heeft bij het verwerken van persoonsgegevens en legt nadruk op de verantwoordelijkheid dat u zich aan de wet houdt. Doordat u WeFact gebruikt, verwerkt u persoonsgegevens (denk aan NAW-gegevens, telefoonnummers, e-mailadressen en bankgegevens). Maar hoogstwaarschijnlijk gebruikt u ook andere programma’s naast WeFact, werkt u met Excel-lijsten of heeft u op uw website een contactformulier. De AVG regelgeving heeft op vrijwel iedere onderneming impact.

Het is raadzaam om u door een jurist te laten adviseren en te inventariseren welke acties u moet ondernemen.

HostFact, de nieuwe naam voor WeFact Hosting

WeFact heeft altijd twee producten gehad: WeFact Hosting voor de hostingbranche en het facturatiepakket WeFact Standard. Twee verschillende producten onder dezelfde naam ‘WeFact’ leverden vaak verwarring op bij huidige en nieuwe gebruikers.

Om verwarring te voorkomen gaat WeFact Hosting voortaan verder onder de nieuwe naam HostFact. Deze splitsing betekent dat HostFact B.V. per 28 maart 2018 alle activiteiten van WeFact Hosting uitvoert.

De kwaliteit, de ondersteuning en de prijs blijven zoals u gewend bent.

Wat betekent dit voor u als gebruiker?
Is HostFact een nieuwe organisatie?
Ja. HostFact is een nieuwe onderneming, maar bestaat uit dezelfde mensen.

Wat gebeurt er met mijn abonnement en prijs?
Uw abonnement blijft onveranderd. Ook de prijzen blijven onveranderd.
Voortaan ontvangt u de facturen van HostFact B.V.

Heeft dit impact op de software WeFact Hosting?
Alle functionaliteiten blijven behouden. De backoffice ondergaat een kleine metamorfose naar de stijl van HostFact. Het klantenpaneel en bestelformulier blijven onveranderd.

Nieuwe update: versie 5
In de loop van volgende week zal een nieuwe update beschikbaar worden gesteld. In deze versie zal er ondersteuning zijn voor PHP 7.1, kunnen conceptfacturen ingepland worden, kan er per e-mail een overzicht van openstaande facturen verstuurd worden, middels de tab-toets nieuwe factuurregel toevoegen en nog 50 andere verbeteringen.

Heeft u nog vragen? Stuur ons dan, op het nieuwe e-mailadres, een e-mail info@hostfact.nl.

WeFact Standard update: stel twee-staps authenticatie in voor extra beveiliging van je administratie

Om je WeFact account extra te beveiligen kun je sinds deze WeFact update twee-staps authenticatie instellen. Twee-staps authenticatie houdt in dat na het invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord er gevraagd wordt naar een authenticatiecode. Deze authenticatiecode kun je vinden in de authorisator app op je mobiele telefoon, zoals Google Authenticator voor iPhone of Android.

Wat is twee-staps authenticatie?
In de video hieronder hoor je meer over wat twee-staps authenticatie is en zie je hoe je het kunt inschakelen. Het stappenplan is ook terug te lezen in het help artikel.

Ben ik verplicht om twee-staps authenticatie te gebruiken?
Nee, dit is optioneel. Uit veiligheidsoogpunt is het echter wel aan te raden om het te gebruiken. Zorg ongeacht de keuze dat je nooit een makkelijk of voor de hand liggend wachtwoord gebruikt.

Heb je vragen over het inschakelen van twee-staps authenticatie, of suggesties om WeFact verder te verbeteren? Dan vernemen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact Standard testfase: factuur maken in een vreemde valuta

Wil je een factuur maken in een andere valuta dan in euro of vraagt jouw klant hierom? Steeds meer WeFact gebruikers krijgen te maken met internationale klanten, waardoor het gebruik van andere valuta dan euro mogelijk is. Na lange tijd ontwikkelen presenteren we met trots de nieuwe functionaliteit in testfase: eenvoudig facturen maken in een vreemde valuta. Het is mogelijk om naast de euro te werken met meer dan 25 andere valuta, bijvoorbeeld de Amerikaanse dollar, de Britse pond of de Chinese yen.

Factuur maken in een vreemde valuta in WeFact

Hoe werkt factureren in meerdere valuta?
Zodra je de bij de betreffende debiteur de gewenste valuta hebt gekozen worden alle prijzen in je offerte en factuur opgemaakt in die vreemde valuta. WeFact zal de wisselkoersen ophalen, het rekenwerk uitvoeren, omrekenen naar je basisvaluta en de offerte/factuur PDF zal opgemaakt worden in de vreemde valuta.

Meer informatie aangaande een factuur maken in een andere valuta kun je teruglezen in het volgende help artikel: hoe factureer ik in meerdere valuta?

Wisselkoers
Wanneer je werkt met vreemde valuta, dan krijg je te maken met wisselkoersen. Werk je met WeFact dat kost dit je gelukkig geen extra inspanning, WeFact regelt dit geheel automatisch voor je. De actuele wisselkoers (van de ECB) wordt toegepast op het moment dat je een conceptfactuur maakt.

Hoe wordt het geëxporteerd naar het boekhoudpakket?
Bij de boekhoudprogramma’s Twinfield, Exact Online en Unit4 wordt de boeking in de vreemde valuta geëxporteerd en geven we de bewuste wisselkoers mee.
Bij de andere boekhoudprogramma’s Snelstart, e-Boekhouden, Yuki, Afas en Reeleezee wordt de basisvaluta euro gebruikt.

Wil je facturen maken in andere valuta, dan kun je gratis deelnemen aan de testversie. Stuur ons hiervoor een e-mail bericht naar: helpdesk@wefact.nl

WeFact Standard update: nieuw offerteoverzicht met beter inzicht in verlopen offertes

Dinsdag 9 januari is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. Naast vele kleine verbeteringen hebben we het offerteoverzicht in een nieuw jasje gestoken met meer inzicht in je uitstaande offertes. De nieuwe workflow verloopt van concept offerte, naar een openstaande offerte en uiteindelijk een geaccepteerde of geweigerde offerte die naar een archief geplaatst kan worden.

Inzicht in (bijna) verlopen offertes
Het vernieuwde, frisse offerteoverzicht zorgt niet alleen voor een duidelijk inzicht, maar ook voor de mogelijkheid tot beter beheer. Er kan gefilterd worden op bijna verlopen en verlopen offertes. Bij verlopen offertes wordt er melding gemaakt in het menu-item achter “Offertes” en zal er ook melding gemaakt worden in de dagelijkse notificatie per e-mail.
Bovendien worden verlopen offertes in de overzichtstabel opvallender in oranje weergegeven. Hierdoor wordt het beter inzichtelijk om nog niet geaccepteerde offertes op te volgen en deze opdrachten mogelijk alsnog binnen te kunnen halen.

Hieronder een voorbeeld van het vernieuwde offerteoverzicht.
Offerte overzicht: helder inzicht in alle offerte statussen

Archiveren van offertes
Een offerte moet uiteindelijk beantwoord worden met geaccepteerd of geweigerd. Een offerte kan daarna in het archief geplaatst worden. Geweigerde offertes zullen automatisch in het archief geplaatst worden. Bij een geaccepteerde offerte kun je met één muisklik een factuur maken en/of daarna archiveren.

Heb jij zelf nog suggesties voor het verbeteren van WeFact, of heb je interesse in het gebruik van meerdere valuta? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

WeFact Standard update: samenvoegen bijlagen tot één PDF, vernieuwd online betaalscherm en exporteren van factuurregels

Dinsdag 12 december is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. We hebben gewerkt aan een aantal nieuwe functionaliteiten waar veel gebruikers op zaten te wachten en veel kleinere verbeteringen doorgevoerd.
Op dit moment zijn we tevens in de afrondingsfase van een nieuwe uitbreiding: het ondersteunen van meerdere valuta. Over enkele weken zullen we daar meer over melden.

Factuur of offerte samenvoegen met bijlagen tot 1 PDF bestand
Sommige ontvangers die onder andere gebruik maken van bepaalde (inkoop)pakketten kunnen maar overweg met 1 PDF. Hierdoor kan cruciale informatie gemist worden, denk bijvoorbeeld aan een urenverantwoording die als bijlage meegestuurd wordt.
In deze nieuwe versie hebben we het mogelijk gemaakt dat verschillende PDF’s samengevoegd kunnen worden. Het samenvoegen van PDF bijlagen met de factuur of offerte PDF is een algemene instelling voor alle debiteuren of kun je bij een specifieke debiteur instellen. Hierna wordt dit automatisch toegepast.
Lees hier meer informatie in onze help sectie.

Let op: het samenvoegen van bijlagen werkt alleen voor PDF bestanden. Andere bestandstypes worden altijd als losse bijlagen meegestuurd.

Exporteren factuurregels naar Excel
Vrijwel alle gegevens uit WeFact kunnen geëxporteerd worden naar Excel. Wat hierbij nog ontbrak was het exporteren van alle factuurregels. Vanaf nu kunnen ook factuurregels geëxporteerd worden. Dit doe je door in het menu te gaan naar “Exporteren” en te kiezen voor “Exporteren naar Excel”.

Nieuw online betaalscherm
Het betaalscherm dat klanten te zien krijgen bij het online betalen van een factuur is vernieuwd. Het betaalscherm heeft een nieuwe uitstraling en biedt een duidelijkere keuze voor de verschillende betaalmethoden. Het betaalscherm wordt automatisch in het Nederlands of Engels getoond, maar de klant kan ook zelf de taal wisselen.

Heb jij zelf nog suggesties voor het verbeteren van WeFact, of heb je interesse in het gebruik van meerdere valuta? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Integratie: Digitaal werkbonnen maken met Simple Simon en koppelen aan WeFact

Maak jij gebruik van: Werkbonnen?
Wil jij: Tijd besparen? Foutloos werken? Digitaliseren?
Kortom: ‘Je werkbonnen eenvoudig omzetten naar een factuur?’

Lees dan hieronder meer:

Voor wie?
Voor alle (kleine) ondernemers en ZZP’ers die service op locatie leveren. En voor de ondernemer die eenvoudig werkzaamheden wil registreren op basis van een werkbon en deze natuurlijk snel en gemakkelijk wil factureren.

Wat is Simple Simon?
De werkbonnen vormen de kern van Simple Simon. De gebruiker heeft de keus om vanuit een agenda te werken of om vanuit het aanmaken van de werkbonnen te werken, om deze vervolgens toe te wijzen aan een medewerker. Werkbonnen maken en invoeren kan eenvoudig en snel in het online programma of in de app van Simple Simon. Wanneer de werkbon is uitgevoerd wil je als ondernemer natuurlijk zo snel mogelijk je factuur versturen. Een factuur maken door de werkbon over te typen naar Excel of Word vergt veel tijd en fouten zijn snel gemaakt. Dit kan makkelijker! Namelijk: automatisch met de koppeling tussen WeFact en Simple Simon.

Integratie tussen WeFact en Simple Simon
Vanuit WeFact worden de relaties en artikelen/producten overgenomen naar Simple Simon. Je maakt je debiteuren dus aan in WeFact en nieuwe producten voer je hier in of vul je aan. In Simple Simon maak je een werkbon en zet deze in de agenda. Met de app registreer je de gemaakte uren en definieer je de werkzaamheden. Zodra de werkbon is bevestigd wordt deze automatisch omgezet naar een conceptfactuur in WeFact. In WeFact verstuur je direct de factuur naar jouw klant via de WeFact app of de webversie. Eenvoudig, snel en foutloos!

De koppeling is gemaakt door Simple Simon, voor meer informatie kun je contact opnemen met Simple Simon: https://www.simple-simon.net/nl/koppeling-met-wefact/

WeFact Standard update: nieuwe inkoopkant met gratis herkenning van digitale facturen

Maandag 30 oktober is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. Deze update bevat, naast veel kleinere verbeteringen, een nieuwe inkoopkant voor het verwerken van inkoopfacturen. De afgelopen maanden hebben sommige gebruikers dit al kunnen testen.
Met trots stellen wij de nieuwe inkoopkant voor alle WeFact Standard gebruikers beschikbaar. Het invoeren, verwerken en bewaren van (digitale) inkoopfacturen is eenvoudiger dan ooit tevoren!

Aanleveren, herkennen en verwerken
Inkoopfacturen kunnen op verschillende manieren in de administratie verwerkt worden, namelijk door de inkoopfactuur te uploaden/slepen of simpelweg door de factuur e-mail door te sturen naar uw persoonlijke WeFact e-mailadres voor inkoopfacturen. WeFact zal geheel kosteloos een PDF of UBL proberen te herkennen en de gegevens voor u invullen. De inkoopfactuur hoeft vervolgens alleen nog gecontroleerd en eventueel aangevuld te worden. Bij het invoeren van een inkoopfactuur kan per regel aangegeven worden tot welke kostencategorie deze behoort. Dit biedt u een beter inzicht in uw kosten en kunnen inkoopfacturen specifieker geëxporteerd worden naar het boekhoudpakket.

Betaalbatch genereren
Door de inkoopfactuur toe te voegen aan uw administratie, zal deze als “Nog te betalen inkoopfactuur” worden aangemaakt. Handmatig heeft u de mogelijkheid om de inkoopfactuur op betaald te zetten of u kunt gemakkelijk een betaalbatch generen om zo meerdere inkoopfacturen in een keer te kunnen voldoen middels het internetbankieren.

Terugkoppeling Twinfield en Exact Online
Worden de inkoopfacturen afgeletterd in het boekhoudpakket, dan kan WeFact dit automatisch ophalen uit Twinfield en Exact Online en de inkoopfacturen in WeFact op betaald zetten.

Klik op de video hieronder om te zien hoe u de nieuwe inkoopkant in gebruik kan nemen.

Door zowel verkoopfacturen als inkoopfacturen te verwerken in WeFact heeft u op een eenvoudige manier actueel inzicht in uw inkomsten en uitgaven. Heeft u nog suggesties of verbeteringen voor de inkoopkant? Dan horen we deze graag per e-mail: helpdesk@wefact.nl