WeFact Standard update: nieuw offerteoverzicht met beter inzicht in verlopen offertes

Dinsdag 9 januari is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. Naast vele kleine verbeteringen hebben we het offerteoverzicht in een nieuw jasje gestoken met meer inzicht in je uitstaande offertes. De nieuwe workflow verloopt van concept offerte, naar een openstaande offerte en uiteindelijk een geaccepteerde of geweigerde offerte die naar een archief geplaatst kan worden.

Inzicht in (bijna) verlopen offertes
Het vernieuwde, frisse offerteoverzicht zorgt niet alleen voor een duidelijk inzicht, maar ook voor de mogelijkheid tot beter beheer. Er kan gefilterd worden op bijna verlopen en verlopen offertes. Bij verlopen offertes wordt er melding gemaakt in het menu-item achter “Offertes” en zal er ook melding gemaakt worden in de dagelijkse notificatie per e-mail.
Bovendien worden verlopen offertes in de overzichtstabel opvallender in oranje weergegeven. Hierdoor wordt het beter inzichtelijk om nog niet geaccepteerde offertes op te volgen en deze opdrachten mogelijk alsnog binnen te kunnen halen.

Hieronder een voorbeeld van het vernieuwde offerteoverzicht.
Offerte overzicht: helder inzicht in alle offerte statussen

Archiveren van offertes
Een offerte moet uiteindelijk beantwoord worden met geaccepteerd of geweigerd. Een offerte kan daarna in het archief geplaatst worden. Geweigerde offertes zullen automatisch in het archief geplaatst worden. Bij een geaccepteerde offerte kun je met één muisklik een factuur maken en/of daarna archiveren.

Heb jij zelf nog suggesties voor het verbeteren van WeFact, of heb je interesse in het gebruik van meerdere valuta? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Raad WeFact aan bij vrienden en
collega-ondernemers en ontvang € 25,-!

Vrienden uitnodigen

WeFact Standard update: samenvoegen bijlagen tot één PDF, vernieuwd online betaalscherm en exporteren van factuurregels

Dinsdag 12 december is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. We hebben gewerkt aan een aantal nieuwe functionaliteiten waar veel gebruikers op zaten te wachten en veel kleinere verbeteringen doorgevoerd.
Op dit moment zijn we tevens in de afrondingsfase van een nieuwe uitbreiding: het ondersteunen van meerdere valuta. Over enkele weken zullen we daar meer over melden.

Factuur of offerte samenvoegen met bijlagen tot 1 PDF bestand
Sommige ontvangers die onder andere gebruik maken van bepaalde (inkoop)pakketten kunnen maar overweg met 1 PDF. Hierdoor kan cruciale informatie gemist worden, denk bijvoorbeeld aan een urenverantwoording die als bijlage meegestuurd wordt.
In deze nieuwe versie hebben we het mogelijk gemaakt dat verschillende PDF’s samengevoegd kunnen worden. Het samenvoegen van PDF bijlagen met de factuur of offerte PDF is een algemene instelling voor alle debiteuren of kun je bij een specifieke debiteur instellen. Hierna wordt dit automatisch toegepast.
Lees hier meer informatie in onze help sectie.

Let op: het samenvoegen van bijlagen werkt alleen voor PDF bestanden. Andere bestandstypes worden altijd als losse bijlagen meegestuurd.

Exporteren factuurregels naar Excel
Vrijwel alle gegevens uit WeFact kunnen geëxporteerd worden naar Excel. Wat hierbij nog ontbrak was het exporteren van alle factuurregels. Vanaf nu kunnen ook factuurregels geëxporteerd worden. Dit doe je door in het menu te gaan naar “Exporteren” en te kiezen voor “Exporteren naar Excel”.

Nieuw online betaalscherm
Het betaalscherm dat klanten te zien krijgen bij het online betalen van een factuur is vernieuwd. Het betaalscherm heeft een nieuwe uitstraling en biedt een duidelijkere keuze voor de verschillende betaalmethoden. Het betaalscherm wordt automatisch in het Nederlands of Engels getoond, maar de klant kan ook zelf de taal wisselen.

Heb jij zelf nog suggesties voor het verbeteren van WeFact, of heb je interesse in het gebruik van meerdere valuta? Dan horen we dat graag per e-mail op: helpdesk@wefact.nl.

Integratie: Digitaal werkbonnen maken met Simple Simon en koppelen aan WeFact

Maak jij gebruik van: Werkbonnen?
Wil jij: Tijd besparen? Foutloos werken? Digitaliseren?
Kortom: ‘Je werkbonnen eenvoudig omzetten naar een factuur?’

Lees dan hieronder meer:

Voor wie?
Voor alle (kleine) ondernemers en ZZP’ers die service op locatie leveren. En voor de ondernemer die eenvoudig werkzaamheden wil registreren op basis van een werkbon en deze natuurlijk snel en gemakkelijk wil factureren.

Wat is Simple Simon?
De werkbonnen vormen de kern van Simple Simon. De gebruiker heeft de keus om vanuit een agenda te werken of om vanuit het aanmaken van de werkbonnen te werken, om deze vervolgens toe te wijzen aan een medewerker. Werkbonnen maken en invoeren kan eenvoudig en snel in het online programma of in de app van Simple Simon. Wanneer de werkbon is uitgevoerd wil je als ondernemer natuurlijk zo snel mogelijk je factuur versturen. Een factuur maken door de werkbon over te typen naar Excel of Word vergt veel tijd en fouten zijn snel gemaakt. Dit kan makkelijker! Namelijk: automatisch met de koppeling tussen WeFact en Simple Simon.

Integratie tussen WeFact en Simple Simon
Vanuit WeFact worden de relaties en artikelen/producten overgenomen naar Simple Simon. Je maakt je debiteuren dus aan in WeFact en nieuwe producten voer je hier in of vul je aan. In Simple Simon maak je een werkbon en zet deze in de agenda. Met de app registreer je de gemaakte uren en definieer je de werkzaamheden. Zodra de werkbon is bevestigd wordt deze automatisch omgezet naar een conceptfactuur in WeFact. In WeFact verstuur je direct de factuur naar jouw klant via de WeFact app of de webversie. Eenvoudig, snel en foutloos!

De koppeling is gemaakt door Simple Simon, voor meer informatie kun je contact opnemen met Simple Simon: https://www.simple-simon.net/nl/koppeling-met-wefact/

WeFact Standard update: nieuwe inkoopkant met gratis herkenning van digitale facturen

Maandag 30 oktober is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. Deze update bevat, naast veel kleinere verbeteringen, een nieuwe inkoopkant voor het verwerken van inkoopfacturen. De afgelopen maanden hebben sommige gebruikers dit al kunnen testen.
Met trots stellen wij de nieuwe inkoopkant voor alle WeFact Standard gebruikers beschikbaar. Het invoeren, verwerken en bewaren van (digitale) inkoopfacturen is eenvoudiger dan ooit tevoren!

Aanleveren, herkennen en verwerken
Inkoopfacturen kunnen op verschillende manieren in de administratie verwerkt worden, namelijk door de inkoopfactuur te uploaden/slepen of simpelweg door de factuur e-mail door te sturen naar uw persoonlijke WeFact e-mailadres voor inkoopfacturen. WeFact zal geheel kosteloos een PDF of UBL proberen te herkennen en de gegevens voor u invullen. De inkoopfactuur hoeft vervolgens alleen nog gecontroleerd en eventueel aangevuld te worden. Bij het invoeren van een inkoopfactuur kan per regel aangegeven worden tot welke kostencategorie deze behoort. Dit biedt u een beter inzicht in uw kosten en kunnen inkoopfacturen specifieker geëxporteerd worden naar het boekhoudpakket.

Betaalbatch genereren
Door de inkoopfactuur toe te voegen aan uw administratie, zal deze als “Nog te betalen inkoopfactuur” worden aangemaakt. Handmatig heeft u de mogelijkheid om de inkoopfactuur op betaald te zetten of u kunt gemakkelijk een betaalbatch generen om zo meerdere inkoopfacturen in een keer te kunnen voldoen middels het internetbankieren.

Terugkoppeling Twinfield en Exact Online
Worden de inkoopfacturen afgeletterd in het boekhoudpakket, dan kan WeFact dit automatisch ophalen uit Twinfield en Exact Online en de inkoopfacturen in WeFact op betaald zetten.

Klik op de video hieronder om te zien hoe u de nieuwe inkoopkant in gebruik kan nemen.

Door zowel verkoopfacturen als inkoopfacturen te verwerken in WeFact heeft u op een eenvoudige manier actueel inzicht in uw inkomsten en uitgaven. Heeft u nog suggesties of verbeteringen voor de inkoopkant? Dan horen we deze graag per e-mail: helpdesk@wefact.nl

WeFact aanwezig tijdens Exact Live op 15 november in de Jaarbeurs Utrecht!

Exact organiseert op woensdag 15 november 2017 in de Jaarbeurs te Utrecht de 6e editie van Exact Live. WeFact is hierbij aanwezig als showcase partner met een eigen stand en zal tevens een beurssessie houden. De Exact Live beurs is gratis te bezoeken tussen 8:00 – 17:30 uur.

Met WeFact kan een ondernemer zelf foutloos online factureren en wordt de administratie automatisch doorgezet naar Exact Online. Door deze naadloze integratie is de accountant geen tijd meer kwijt aan het invoeren van de boekingen en corrigeren van fouten in de facturen. De samenwerking tussen beide pakketten zorgt voor een krachtige combinatie.

Dit jaar zullen we tijdens Exact Live onze nieuwste features kunnen toelichten. Wil jij meer weten over het factureren in meerdere valuta’s en een kijkje nemen in onze vernieuwde inkoopkant met gratis herkenning? Kom ons dan een bezoekje brengen, schrijf je gratis in!

WeFact Standard update: e-mail voor versturen personaliseren en overzicht openstaande facturen

Woensdag 2 augustus is er een nieuwe update uitgebracht voor onze facturatie software WeFact Standard. We ontvingen regelmatig de vraag of het mogelijk is om een e-mail bericht voor het versturen nog aan te passen. In deze update hebben we dit mogelijk gemaakt voor alle WeFact gebruikers.

Daarnaast is het vanaf nu mogelijk om een tabel met openstaande facturen te communiceren richting de klant. Dit is handig wanneer u frequent facturen verstuurd naar eenzelfde klant en de klant daardoor het overzicht kan verliezen.

E-mailbericht voor versturen personaliseren

Het zal vanaf nu mogelijk zijn om voor het versturen van een offerte, factuur, herinnering en aanmaning het e-mailbericht nog aan te passen. Deze optie verschijnt bijvoorbeeld wanneer u naar een specifieke factuur gaat en op de verstuur knop klikt. Hieronder een voorbeeld van hoe dit in zijn werk zal gaan.

E-mail personaliseren in WeFact Standard

Klant herinneren aan meerdere openstaande facturen

Er is een variabele beschikbaar gesteld die u in een e-mailbericht op kan nemen. Deze variabele wordt vervangen door een tabel met daarin alle openstaande facturen, het factuurbedrag, de vervaldagen en (indien ingeschakeld) een online betaallink.
Klik hier voor meer informatie over het instellen van deze functionaliteit.

Verder zijn wij achter de schermen druk bezig met het verbeteren van de inkoopkant van WeFact. Er loopt een testversie waar al gebruik van gemaakt kan worden, interesse? Laat het ons weten via helpdesk@wefact.nl.

Nieuw: directe koppeling met SnelStart

Voorheen was het al mogelijk naar SnelStart te exporteren, namelijk via CSV bestanden. Maar sinds SnelStart een online/web versie heeft uitgebracht is het mogelijk om de WeFact gegevens automatisch te exporteren naar de online Snelstart database.

De partnerschap zorgt voor een mooie samenwerking tussen het sterke facturatiepakket WeFact van de ondernemer en het boekhoudpakket Snelstart van de boekhouder.

Samenwerking online facturatiepakket WeFact en boekhoudpakket Snelstart

Hoe leg ik de koppeling?
Ga in WeFact naar het exporteer overzicht. Hier kunt u kiezen voor het exporteren naar SnelStart. Na het leggen van de koppeling kunt u bepalen op welke grootboekrekeningen omzet geboekt mag worden. U kunt afwijkende grootboekrekeningen kiezen op basis van de productgroepen in WeFact.

Wat kan er geëxporteerd worden?
Debiteuren, facturen, crediteuren en inkoopfacturen kunnen geëxporteerd worden. U kunt er voor kiezen dit automatisch één keer per dag te laten exporteren of handmatig uitvoeren.

Snelstart database nog niet in de cloud?
Neem contact op met uw accountant/boekhouder of direct met Snelstart als u zelf een abonnement afneemt. Eenmaal uw Snelstart database in de cloud, betekent dat u nooit meer data kwijt raakt en WeFact naadloos kan koppelen met de Snelstart boekhouding.

Heeft u nog vragen, neem dan contact met ons op.

WeFact Standard update: debiteurgegevens aanvullen via Kamer van Koophandel en meer

Dinsdag 16 mei is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. Met trots presenteren we het makkelijker aanmaken van een debiteur of crediteur door in WeFact Standard te zoeken in het Kamer van Koophandel register. Daarnaast hebben we een verbetering doorgevoerd in het gedeeltelijk crediteren en indien u Exact Online gebruikt kan de oorspronkelijke PDF geëxporteerd worden bij de boeking.

Kamer van Koophandel: razendsnel een relatie toevoegen
Wanneer u een debiteur of crediteur aanmaakt en dit betreft een bedrijf, doorzoeken we het Kamer van Koophandel register. Klikt u het betreffende bedrijf aan in de lijst, dan worden de adresgegevens aangevuld. Vul zelf enkel de contactpersoon en het e-mailadres nog aan.
Deze functionaliteit is voor alle gebruikers, uiteraard, gratis beschikbaar!

Gedeeltelijk crediteren
Eerder in 2016 maakte we het al mogelijk om een factuur gedeeltelijk te crediteren. Deze functionaliteit hebben we uitgebreid dat u nu ook het veld ‘Aantal’ kan aanpassen. Heeft u bijvoorbeeld 5 stuks gefactureerd, dan kunt u nu bij het gedeeltelijk crediteren 2 stuks opgeven.

Exact Online: PDF bij de boeking
Gebruikt u Exact Online als boekhoudpakket, dan kunt u nu in WeFact bij de Exact Online instellingen aangeven dat u de PDF bij een boeking geëxporteerd wilt hebben. In geval van een verkoopboeking is dit de factuur PDF. Voegt u bij de inkoopfacturen in WeFact ook de oorspronkelijke inkoopfactuur als bijlage toe, dan wordt deze ook naar Exact Online geëxporteerd.

Uitfasering: API versie 1
Op 1 oktober 2017 faseren we API versie 1 uit. Gebruikers die een integratie hebben gemaakt met onze webservice gebaseerd op API versie 1 verzoeken we over te stappen op API versie 2, welke sinds mei 2014 beschikbaar is. Vraag zonodig uw website bouwer deze overgang te realiseren voor u.

Heeft u nog suggesties of verbeteren voor WeFact Standard? Dan horen we deze graag.
Dit kan per e-mail aan helpdesk@wefact.nl.

WeFact Standard update: snelheidoptimalisaties, verbetering boekhoudkoppelingen en meer

Maandag 24 april is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. We hebben gewerkt aan snelheidsoptimalisaties, nieuwe icoontjes door het gehele pakket en kleinere verbeteringen. Daarnaast zijn er optimalisaties in de boekhoudkoppelingen gemaakt waar we u graag over informeren.

Boekhoudkoppeling meldingen
Synchronisatie meldingen werden in WeFact getoond als exporteer foutmeldingen. In veel gevallen was er geen sprake van een ‘fout’. Wanneer handmatig een factuur in WeFact op betaald wordt gezet, maar de boeking staat nog open in het boekhoudpakket leverde dit een foutmelding op. Dit is meestal het gevolg wanneer (de bank in) het boekhoudpakket nog niet is bijgewerkt.

We hebben nu onderscheid gemaakt tussen foutmeldingen, waarvoor handmatige actie vereist is, en meldingen waarbij de boeking nog open staat in het boekhoudpakket.

Betaald in WeFact, maar nog open in de boekhouding

Exact Online: verzamelbetalingen en crediteringen
Wat nog ontbrak in de integratie met Exact Online was het ophalen van verzamelbetalingen, één betaling voor meerdere facturen, en de herkenning wanneer een factuur gecrediteerd was. In deze update hebben we dit verholpen waardoor deze scenario’s wel afgevangen worden.

Al enige tijd werken we aan een aantal nieuwe grote functionaliteiten in WeFact Standard. In de aankomende weken/maanden zullen er updates volgen waarin we gefaseerd deze functionaliteiten beschikbaar gaan stellen. Binnenkort zal u hier meer over lezen.

Heeft u nog suggesties of verbeteren voor WeFact Standard? Dan horen we deze graag.
Dit kan per e-mail aan helpdesk@wefact.nl.

WeFact Standard update: factureren aan een debiteurgroep

Donderdag 30 maart is er een nieuwe update uitgebracht voor WeFact Standard. Deze update bevat een grote uitbreiding in de mogelijkheden voor een debiteurgroep. Daarnaast zijn er ook kleine verbeteringen doorgevoerd zoals het optimaliseren van de huisstijl editor en kan het e-mailadres voor de dagelijkse notificatie worden aangepast.

Factureren aan een debiteurgroep
Een debiteurgroep bood voorheen alleen extra inzicht in de omzet van de statistieken en was handig voor het versturen van mailings. Vanaf deze update is het mogelijk om in één keer een factuur of abonnement voor alle debiteuren uit een bepaalde debiteurgroep aan te maken.

Met name voor verenigingen en stichtingen is dit interessant. Met een paar klikken kunnen alle leden dezelfde factuur krijgen. Ook het aanmaken van een abonnement voor een debiteurgroep kan handig zijn. Voor iedere periode wordt er automatisch een nieuwe factuur klaargezet en eventueel automatisch verstuurd.

Hoe doe ik dit?
Ga in het menu naar “Relaties” en daaronder naar het submenu “Debiteurgroepen”. Klik de betreffende debiteurgroep aan. Bovenaan de pagina vindt u nu de actieknoppen om een factuur of een abonnement aan te maken.

Factureren aan een debiteurgroep met WeFact Standard

We waarderen alle suggesties die dagelijks binnenkomen. Mede dankzij deze suggesties kunnen wij ons product verbeteren. Heeft u zelf een suggestie? Stuur ons dan een e-mail.