Alles over algemene voorwaarden opstellen

Als ondernemer wil je niet alleen goede diensten leveren, maar ook juridisch sterk staan. En daar komen algemene voorwaarden om de hoek kijken. Deze 'kleine lettertjes' zijn vaak het eerste waar je naar grijpt als er iets misgaat met een opdracht of klant. Maar wat zijn algemene voorwaarden precies, wat moet erin staan en kun je ze zelf opstellen? Of je nu zzp'er of mkb'er bent, dit is voor alle ondernemers van belang om te weten. In deze blog lees je alles wat je moet weten.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden beschermen je tegen onduidelijkheden, conflicten en risico's. Je voorkomt er gedoe mee en ze zorgen ervoor dat je sterker staat als er toch iets misgaat. Zonder algemene voorwaarden ben je volledig afhankelijk van de wet. Dat werkt niet altijd in je voordeel. Door vooraf duidelijke afspraken te maken, voorkom je verrassingen en bouw je vertrouwen op bij je klant.

Dit moet in de algemene voorwaarden staan

Er is geen vaste lijst, maar de meeste algemene voorwaarden bevatten in elk geval het volgende:

• Betalingstermijnen en eventuele incassokosten;
• Leveringstermijnen en leveringsvoorwaarden;
• Aansprakelijkheid en garanties;
• Regels voor annulering of opzegging;
• Klachtenprocedure;
• Gebruik van intellectueel eigendom (bijvoorbeeld teksten, ontwerpen);
• Toepasselijk recht en geschillenregeling.

Zorg ervoor dat alles duidelijk en begrijpelijk is geschreven. Algemene voorwaarden moeten voor je klant leesbaar zijn, dus gebruik geen juristen taal.

Hoe moet je algemene voorwaarden opstellen?

Start met een overzicht van de belangrijkste risico's en afspraken in jouw manier van werken. Lever je bijvoorbeeld diensten op abonnementsbasis of lever je maatwerk? Dat bepaalt wat er in je voorwaarden moet staan.

Vervolgens kun je een voorbeeld gebruiken als basis. Er zijn online veel sjablonen te vinden, maar let op: deze zijn vaak algemeen en niet specifiek afgestemd op jouw branche of werkwijze. Pas ze altijd aan je eigen situatie aan. Zorg dat je voorwaarden juridisch kloppen en passen bij de manier waarop je onderneemt.

Waar moet ik op letten bij het opstellen van algemene voorwaarden?

Een paar belangrijke aandachtspunten:

• Pas op met overdrijven: Als je voorwaarden te eenzijdig zijn, kunnen ze ongeldig verklaard worden.
• Zorg dat je klant ze krijgt voor de overeenkomst: Alleen dan zijn ze geldig. Stuur ze dus mee met je offerte of verwijs ernaar op je website.
• Laat je voorwaarden up-to-date houden: De wet verandert en je bedrijf groeit, zorg dat je voorwaarden meebewegen.
• Toets ze aan de wetgeving: Vooral als je ook met consumenten werkt (in plaats van alleen met bedrijven), gelden er strengere regels.

Kan ik zelf algemene voorwaarden opstellen?

Ja, dat kan. Zeker als je start met een goed voorbeeld en weet wat je doet. Maar weet ook: fouten in je voorwaarden kunnen je veel geld kosten. Twijfel je of jouw voorwaarden juridisch sterk genoeg zijn? Laat ze dan nakijken door een jurist. Dat kost wat, maar geeft je wel zekerheid.