Heb jij recent als ondernemer een factuur naar jouw klant gestuurd? Dan weet je als geen ander dat je nu geduldig moet wachten totdat de klant betaalt. Er geldt bij facturen immers een wettelijke betalingstermijn. Deze is ingevoerd om te voorkomen dat bedrijven in financiële problemen komen door wanbetalers. Maar wat zijn de regels voor de wettelijke betalingstermijn precies en hoe ga je hiermee om? Lees snel verder, we leggen dit graag uit in dit artikel.
Wat is de wettelijke betaaltermijn?
Een belangrijke vraag die ondernemers vaak hebben: wat betekent vervaldatum factuur precies? Dit is de uiterste datum waarop een factuur betaald moet zijn volgens de afspraken of wettelijke regels. Het correct vastleggen van deze datum is belangrijk om wanbetaling te voorkomen.
De wettelijke betaaltermijn van een factuur is afhankelijk van een aantal factoren. Gaat het bijvoorbeeld om een consument of een bedrijf? Is het een klein bedrijf, een groot bedrijf of een overheidsinstantie? Hier zitten namelijk elk andere regels aan verbonden. Hieronder is een overzicht te zien van de verschillende wettelijke betaaltermijnen per type:
| Wettelijke betalingstermijn in dagen | Klein bedrijf | Groot bedrijf | Overheids-instantie |
| Geen betalingstermijn overeengekomen | 30 | 30 | 30 |
| Maximale betalingstermijn | 60 | 60 | 30 |
| Maximale betalingstermijn bij wettelijke uitzondering | 60+ | Niet mogelijk | 60 |
Waarom is de wettelijke betaaltermijn belangrijk?
De wet betalingstermijnen is in het leven geroepen om voornamelijk kleine bedrijven, waaronder zzp’ers en MKB-bedrijven, beter te beschermen. Voordat deze er was, hanteerden sommige bedrijven een erg lange vervaldatum van de factuur. Dit had als gevolg dat sommige bedrijven failliet gingen, omdat hun debiteuren niet of te laat betaalden.
Is er een verschil tussen de betalingstermijn voor consumenten en bedrijven?
Het belangrijkste verschil tussen de betalingstermijn voor consumenten en bedrijven is dat er voor consumenten geen maximale betalingstermijn is. Je bepaalt deze als ondernemer zelf en legt de betalingstermijn vast in je algemene voorwaarden of in het afgesloten contract.
Voor bedrijven is de maximale betalingstermijn wettelijk 60 dagen. Overheidsinstanties daarentegen hebben een maximale betalingstermijn van 30 dagen. In sommige gevallen is er een wettelijke uitzondering van 60 dagen. Wanneer er geen betalingstermijn vermeld staat op de factuur, moet deze bij zowel bedrijven als overheidsinstanties binnen 30 dagen betaald zijn. Het is belangrijk om te weten dat, als een factuur niet betaald is binnen die 30 dagen, je als ondernemer actie moet ondernemen. Dit kan variëren van een herinnering sturen tot het inschakelen van een incassobureau.
Mag je een betalingstermijn van 60 dagen hanteren?
Over het algemeen gelden er bij het maken van een factuur voor een bedrijf andere regels dan voor consumenten. Voor bedrijven staat er altijd een maximale betalingstermijn op de factuur van 60 dagen. Gaat het om een overheidsinstantie dan is de maximale betalingstermijn 30 dagen.
Mag je ook een kortere betalingstermijn hanteren?
Je mag als ondernemer zeker ook een kortere betalingstermijn op de factuur hanteren dan de gebruikelijke 30 dagen. Hiervoor geldt alleen wel dat dit een redelijke termijn is en dit voorafgaand duidelijk gecommuniceerd is met de opdrachtgever. In de praktijk uit zich dit in, dat veel ondernemers ervoor zorgen dat de klant binnen 14 dagen na levering moet betalen. Ook een betalingstermijn van 7 dagen komt bij MKB-bedrijven vaak voor.
Een betalingstermijn van 14 dagen kan aantrekkelijk zijn voor ondernemers die snel hun financiële zaken op orde willen hebben. Zorg er hierbij voor dat de vervaldatum van de factuur duidelijk vermeld wordt op de factuur zelf.
Is er een verschil tussen de betalingstermijnen op de factuur voor kleine bedrijven, grote bedrijven en overheidsinstanties?
Voor grote bedrijven en overheidsinstanties zijn strengere regels dan voor kleine bedrijven zoals zzp’ers en MKB-bedrijven. Bij de wettelijke betalingstermijn voor zzp’ers is het mogelijk om als uitzondering de vervaldatum van de factuur langer dan 60 dagen te hanteren. Voor grote bedrijven en overheidsinstanties geldt een maximum van 60 en 30 dagen.
Hoe snel moet een factuur betaald worden?
Zoals eerder benoemd is, geldt er standaard een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Dit betekent dat als je hierover niets afspreekt met je klant, dat zij de factuur binnen 30 dagen moeten betalen. De Nederlandse wet is hier ook heel duidelijk over: ‘Spreekt u niets af, dan moet de factuur binnen 30 dagen betaald zijn. In een overeenkomst mag u een termijn van maximaal 60 dagen afspreken.’
Hoe lang mag je nog een factuur sturen?
Het kan soms gebeuren dat je als ondernemer vergeet een factuur te sturen naar jouw klant. Wanneer dit in het verleden meerdere keren is voorgekomen, is het handig om te weten dat je wettelijk een factuur 5 jaar na het leveren van goederen of diensten nog mag versturen. Op grond van de wet in artikel 3:307 BW verjaart een vordering 5 jaar nadat deze opeisbaar is geworden. Dit betekent dat er dus niets aan de hand is als je een factuur vergeten bent te versturen.
Hoe oud mogen facturen zijn?
Als ondernemer is het goed om te weten dat een factuur kan verjaren. Dit betekent dat na verloop van tijd een factuur ongeldig wordt. Volgens de wet verjaart een factuur 5 jaar nadat de voorgeschreven betalingstermijn voorbij is. Ook verjaart een factuur 2 jaar nadat er producten aan een particulier zijn verkocht en zelfs na 5 jaar bij het leveren van diensten.
Moet je een retournering binnen 14 dagen na ontvangst betalen?
Wanneer je een bestelling retour krijgt, ben je als ondernemer verplicht om het bedrag terug te betalen. Hiervoor geldt een wettelijke betalingstermijn van 14 dagen en gebruik je dezelfde methode als gebruikelijk is voor de betaling.
Wat moet ik doen als er niet binnen de betalingstermijn betaald wordt?
Het komt soms voor dat een factuur niet binnen de betaaltermijn is betaald. Hiervoor kan je als onderneming een herinnering of aanmaning sturen met daarin een nieuwe betaaltermijn.
Wanneer de klant nog steeds niet aan deze betalingstermijn voldoet, kun je een incassobureau inschakelen. Ook mag je bovenop het factuurbedrag een wettelijke rente en vergoeding vragen. Op die manier wordt voorkomen dat jouw bedrijf in grote financiële gevolgen raakt.