Wanneer je recent een product of dienst aan een klant hebt geleverd, wil je natuurlijk niets liever dan dat de klant het openstaande bedrag snel betaalt. Helaas is dit niet altijd het geval. Iedere ondernemer krijgt namelijk weleens te maken met een wanbetaler. Dit zijn klanten die na meerdere herinneringen nog steeds het openstaande bedrag niet betaald hebben. Iets wat zeer frustrerend is, maar ook financiële schade brengt aan je bedrijf. Om deze situatie te voorkomen, geven de specialisten van WeFact je in dit artikel graag handige tips hoe je hier het beste mee om kunt gaan.
Wat zijn wanbetalers?
Wanbetalers zijn personen of bedrijven die facturen niet betalen binnen de betalingstermijn. Dit kan verschillende oorzaken hebben, zoals financiële problemen, onenigheid over de geleverde diensten/ producten of vergeten te betalen. Houd er ook rekening mee dat sommige bedrijven opzettelijk te laat betalen om een rente- en liquiditeitsvoordeel te creëren.
Hoe vraag je een wanbetaler om te betalen?
Als je een klant vraagt om te betalen, is het belangrijk om vriendelijk en professioneel te blijven. Vermeld hierbij duidelijk wat er betaald moet worden en de reden waarom. Geef de klant ook een duidelijke deadline. Als de klant dan nog niet betaalt, kun je verdere stappen ondernemen, zoals het sturen van een aanmaning of het inschakelen van een incassobureau.
Wat te doen als een factuur niet wordt betaald?
Als een klant een factuur niet of te laat betaalt, dan mag je als ondernemer zowel incassokosten als een wettelijke rente in rekening brengen. Hierbij zijn de incassokosten de totale kosten die jij als schuldeiser maakt om het openstaande bedrag te verhalen als jouw klant niet uit zichzelf betaalt.
Het incassotraject is in de meeste gevallen niet nodig. In de meeste situaties zijn onderstaande stappen voldoende om een wanbetaler te laten betalen:
- Stuur een betalingsherinnering
Als een klant niet op tijd betaalt, stuur een factuurherinnering, oftewel een betalingsherinnering, om hen eraan te herinneren dat de betaling nog niet is ontvangen. Dit kan soms genoeg zijn om de klant te laten betalen. - Stuur een aanmaning
Als de klant na de eerste betalingsherinnering nog steeds niet betaalt, stuur dan een aanmaning. Dit is een officiële brief waarin je de klant vraagt om binnen een bepaalde termijn te betalen. Vermeld ook dat er verdere stappen worden ondernomen als er niet wordt betaald.
Hoe vaak moet je een betalingsherinnering sturen?
Het kan soms moeilijk zijn om te bepalen hoe vaak je een betalingsherinnering moet sturen, omdat emoties hierbij een rol spelen. Wij raden aan om het volgende schema aan te houden bij een betalingstermijn van 30 dagen:
- Op dag 1 verstuur je een factuur met een betalingstermijn van 30 dagen.
- Wanneer er op dag 33 niet betaald is, stuur je een herinnering met een betalingstermijn van 7 dagen.
- Als op dag 43 nog steeds niet betaald is, stuur je de eerste aanmaning met een betalingstermijn van 5 dagen.
- Als de klant dan nog steeds niet betaald heeft, stuur je de laatste aanmaning op dag 50.
Wil je dit schema automatiseren en tijd besparen? Met een factuurprogramma kun je automatisch herinneringen versturen.
Vervolgstappen als wanbetalers nog niet betalen
Heb je inmiddels al meerdere betalingsherinneringen verstuurd, maar heeft jouw klant nog niet betaald? Dan is het fijn om te weten dat je hierna direct vervolgstappen kunt nemen. Hieronder geven wij graag meerdere opties:
- Schakel een incassobureau in
Als de klant na meerdere herinneringen nog steeds niet betaalt, kun je een incassobureau inschakelen. Een incassobureau zal de betaling alsnog innen. Houd er wel rekening mee dat hier kosten aan verbonden zijn. - Start een gerechtelijke procedure
Als alle andere opties niet werken, kun je een gerechtelijke procedure starten. Houd er rekening mee dat dit veel tijd en geld kan kosten.
Handige tips bij wanbetalers
Het is als ondernemer enorm frustrerend als een klant een factuur niet betaalt. Zeker omdat dit financiële gevolgen kan hebben voor jouw onderneming. Mocht je te maken hebben met een wanbetaler, dan is het verstandig om altijd onderstaande tips op te volgen:
- Wees vriendelijk en professioneel
Het is belangrijk om vriendelijk en professioneel te blijven, zelfs als de klant niet betaalt. - Maak duidelijke afspraken
Maak duidelijke afspraken over de betalingstermijn en de geleverde diensten of producten. Vermeld dit ook duidelijk bij het maken van een factuur. - Stuur tijdig herinneringen
Stuur op tijd herinneringen als de betalingstermijn is verstreken. Om veel tijd te besparen kan dit eenvoudig met een facturatieprogramma, herinneringen worden dan automatisch naar de klant verstuurd. - Schakel tijdig hulp in
Schakel tijdig hulp in als de klant niet betaalt. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om de betaling alsnog te innen.
Gebruik het facturatieprogramma van WeFact
Wil je in de toekomst voorkomen dat je te maken krijgt met wanbetalers? Maak dan snel gebruik van het facturatieprogramma van WeFact. Hiermee verloopt een gedeelte van het facturatieproces automatisch. Denk hierbij aan het bijhouden van de betaaltermijn, zodat je direct ziet wanneer je een betalingsherinnering moet sturen. Nog meer automatiseren? Stel dan in dat herinneringen en aanmaningen automatisch verstuurd mogen worden. Ideaal als je weinig tijd hebt voor het factureren!