Het komt soms voor dat jouw klant zijn factuur niet betaald binnen de betalingstermijn. Om er toch voor te zorgen dat dit zo snel mogelijk gebeurt, kun je als ondernemer een factuur herinnering versturen. Maar hoe en wanneer doe je dit?
Wat is een factuur herinnering?
Een factuur herinnering, oftewel betalingsherinnering, is een herinnering aan jouw klant. Hiermee geef je vriendelijk aan dat de factuur nog niet betaald is en verzoek je de klant om alsnog te betalen binnen een bepaalde termijn.
Wanneer stuur je een herinnering factuur?
Je verstuurt een herinnering factuur op het moment dat de klant de openstaande factuur niet betaald heeft binnen de betalingstermijn die is afgesproken. Je wilt namelijk niet dat de factuur te vervallen komt. Je bepaalt zelf wanneer je de herinnering verstuurd. Het advies is om dit op korte termijn te doen. De meeste bedrijven sturen de herinnering tussen de 3 en 5 dagen nadat de betalingstermijn is verstreken. Dit komt omdat er anders de kans bestaat dat de betaling en de herinnering elkaar kruisen.
Hoe ziet een herinnering factuur eruit?
Stuur altijd de openstaande factuur als bijlage mee wanneer je een herinnering factuur stuurt. Zo is het duidelijk voor de klant waar het om gaat.
Vermeld de volgende gegevens op de herinnering factuur:
- Factuurnummer van openstaande factuur
- Vervaldatum van de factuur
- Openstaande factuurbedrag
- Nieuwe betaaltermijn
- Jouw IBAN-nummer, zodat de klant meteen ziet waar het bedrag naar toe moet
- Eventueel een IDEAL-link waardoor de klant nog sneller kan betalen
Hoe stuur je een factuur herinnering?
Je kan een betalingsherinnering handmatig versturen. Het nadeel hiervan is dat je zelf moet bijhouden en controleren of de factuur betaald is. Het is gemakkelijker om gebruik te maken van online facturatie software. Je kan dan gemakkelijk jouw factuur maken en ontvangt een seintje wanneer de betaaltermijn is verstreken en de factuur vervallen is.
Betalingstermijn van factuur herinneringen
Net zoals de betalingstermijn bij een factuur, mag je de betalingstermijn bij een herinnering ook zelf bepalen. Let er wel op dat het een redelijke termijn is. Vaak worden 5, 7 of 10 dagen gebruikt.
Wat als een klant niet betaald?
Het komt soms voor dat een factuur niet binnen de betaaltermijn is betaald. Wanneer er ook na een herinnering of aanmaning niet is betaald, kun je een incassobureau inschakelen. Zij gaan er dan voor jou achteraan. Ook mag je boven op het factuurbedrag een wettelijke rente en vergoeding vragen.
Betalingsherinneringen sturen met WeFact
Via WeFact verstuur je gemakkelijk een herinnering naar de klant. In WeFact wordt de betalingstermijn bijgehouden van de openstaande facturen en zal je een melding krijgen wanneer deze verstreken is. Met één druk op de knop kan je de herinnering versturen. Je kan zelfs instellen dat herinneringen automatisch verzonden mogen worden.