Aan het opstellen van een factuur zijn een aantal regels verbonden. Als beginnende ondernemer ben je wellicht niet van alle eisen op de hoogte. We geven je dan ook graag meer uitleg over het gebruik van factuurnummers en de eisen die hiervoor gelden.
Wat is een factuurnummer?
Een factuurnummer is een reeks aan cijfers die iedere factuur uniek maakt. Iedere factuur moet een factuurnummer bevatten. De factuurnummering mag je zelf bepalen maar deze moet volgens de Belastingdienst wel altijd chronologisch opvolgend zijn. Ook als je factureert als particulier dien je aan deze eisen te voldoen.
Hoe zien factuurnummers eruit?
Een factuurnummer bestaat grotendeels uit cijfers. Er kunnen ook letters en scheidingstekens in opgenomen worden. Deze flexibiliteit geeft je de mogelijkheid om extra informatie in het factuurnummer te verwerken, zoals een jaartal of klantcode. Een factuurnummer voorbeeld is dan bijvoorbeeld: 2023-0001. Zorg er altijd voor dat het factuurnummer eenvoudig te herkennen is.
Factuurnummer regels
Er zijn een aantal factuurnummering eisen volgens de Belastingdienst, namelijk:
- Het factuurnummer moeten uniek zijn.
- De factuurnummering moet chronologisch opvolgend zijn.
- De factuurnummers moeten bestaan uit een reeks aan cijfers. Eventueel mogen deze beginnen met één of meerdere letters.
- De factuurnummers mogen geen spatie bevatten. Een verbindingsteken is wel toegestaan.
Hoeveel cijfers heeft een factuurnummer?
Er is zover bekend geen limiet op het aantal cijfers van een factuurnummer. Let er wel op dat het factuurnummer werkbaar blijft. Zo zijn er veel softwarepakketten die niet meer dan 15 cijfers accepteren in het boekhoudpakket.
Hoe maak je factuurnummers aan?
Maak je de eerste factuur aan? Dan mag je zelf kiezen met welk factuurnummer je begint. Dit hoeft dus niet 0001 te zijn. Werk je in een online administratiepakket zoals WeFact, dan kun je bij het starten van de administratie het eerste factuurnummer ingeven. Dit kan ook een factuurnummer zijn waarmee je jouw eerdere facturen bent geëindigd. Na het aanmaken van de factuurnummering kun je gelijk starten met een factuur maken.
Het (eerste) factuurnummer bepalen
In het bepalen van de factuurnummering ben je vrij. Je mag hier bijvoorbeeld ook een jaartal of maandnummer in opnemen. Bedenk op voorhand goed welke nummering je wilt gebruiken. Je mag hier namelijk niet meer van afwijken nadat de eerste factuur is gemaakt.
Handmatig factuurnummers maken
Als beginnend ZZP’er een factuur maken, doe je vaak in Word of Excel. Dit zorgt ervoor dat je handmatig factuurnummers aanmaakt en dit brengt snel fouten met zich mee. Je moet iedere keer onthouden bij welk nummer je bent gebleven. Dit kost je meer tijd en zorgt voor fouten.
Automatische factuurnummers
WeFact helpt bij het voorkomen van deze fouten. WeFact zorgt er namelijk automatisch voor dat de factuurnummers altijd chronologisch opvolgen. Handmatig het volgende nummer bepalen is met het gebruik van WeFact dus niet meer nodig!
Wat te doen met een dubbel factuurnummer?
Dubbele factuurnummers zijn niet toegestaan. De factuurnummering heeft eisen vanuit de Belastingdienst. De factuurnummers moeten altijd chronologisch opvolgen. Wanneer je werkt met een online administratiepakket, zul je hier geen last van hebben. WeFact geeft namelijk automatisch oplopende factuurnummers aan de factuur. Je hebt hier dus geen omkijken meer naar.
Wanneer is een factuur ongeldig?
Een factuur kan ongeldig zijn wanneer deze niet voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer er geen uniek en chronologisch factuurnummer is. Zorg er dus altijd voor dat je facturen aan alle vereisten voldoen.
Waar moet je het factuurnummer invullen?
Het factuurnummer wordt vaak gevraagd bij de omschrijving of betalingskenmerk in een bankoverschrijving. Door dit nummer correct in te vullen, wordt de betaling gekoppeld aan de juiste factuur. Waar je het factuurnummer op de factuur vermeld, mag je zelf bepalen. Houd er wel rekening mee dat deze goed te vinden is door de klant.
Is factuurnummer hetzelfde als betalingskenmerk?
Het factuurnummer is niet hetzelfde als het betalingskenmerk. Het betalingskenmerk is de omschrijving die gebruikt wordt bij het overmaken van de transactie. Vaak vraagt de ontvangende partij om het factuurnummer en eventuele klantnummer te vermelden bij het betalingskenmerk. Dit zorgt ervoor dat er sneller wordt herkend waarvoor de transactie is.
Wat is een betalingskenmerk?
Een betalingskenmerk is een unieke code die bij een transactie wordt vermeld, zodat de betaling gekoppeld kan worden aan de juiste factuur. Vaak is het betalingskenmerk hetzelfde als het factuurnummer, maar het kan ook een aparte code zijn. Als ondernemer is het belangrijk om duidelijk te communiceren wat de klant moet invullen bij de omschrijving of betalingskenmerk.