Hoe nummer je facturen?

Factuur in WeFact

Aan het opstellen van een factuur zijn best wel wat regels gebonden. Als beginnende ondernemer ben je wellicht niet van alle eisen op de hoogte. Middels deze blog zullen we meer uitleg geven over het gebruik van factuurnummers en de eisen die hiervoor gelden.

Wat zijn factuurnummers?

Een factuurnummer is een reeks aan cijfers die iedere factuur uniek maakt. De factuurnummering mag je zelf bepalen maar deze dient wel altijd chronologisch opvolgend te blijven.

Het belang van factuurnummers

Iedere factuur dient voorzien te zijn van een factuurnummer. Dit wordt verplicht gesteld door de Belastingdienst. Aan de hand van het factuurnummer kan een factuur gemakkelijk terug worden gevonden. Met het gebruik van WeFact voorzie je geheel automatisch iedere factuur van een factuurnummer. Daarnaast beschikt je online administratie in WeFact over nog veel meer voordelen.

Hoe bepaal je factuurnummers?

In het bepalen van de factuurnummering ben je vrij. Je mag hier bijvoorbeeld ook een jaartal of een maandnummer in opnemen. Echter aan de hand van het eerste factuurnummer wordt de opbouw van de factuurnummering bepaald. Hier mag je niet meer vanaf wijken. Bedenk op voorhand daarom goed wat je wilt gaan gebruiken.

Waaruit bestaat een factuurnummer?

Een factuurnummer bestaat grotendeels uit cijfers. Er kunnen ook letters in opgenomen worden, maar het belang ligt bij de opvolging van de nummering. Zo kan er ook een jaartal of maandnummer in opgenomen worden. Dit gebeurt dan meestal aan het begin van de nummering als een soort van voorvoegsel.

De eisen voor een factuurnummer

Een factuurnummer dient aan een aantal eisen te voldoen namelijk:

  • De factuurnummers moeten uniek zijn.
  • De factuurnummering moet chronologisch opvolgend zijn.
  • De factuurnummers moeten bestaan uit een reeks aan cijfers. Eventueel mogen deze beginnen met één of meerdere letters.
  • De factuurnummers mogen geen spatie bevatten. Een verbindingsteken is wel toegestaan.

Hoeveel cijfers heeft een factuurnummer?

Er is zover bekend geen limiet op het aantal cijfers van een factuurnummer. Let er echter wel op dat het factuurnummer werkbaar blijft. Zo zijn er veel software systemen die niet meer dan 15 cijfers accepteren in het boekhoudpakket.

Wat te doen met een dubbel factuurnummer?

Een dubbel factuurnummer is niet toegestaan. De factuurnummers dienen elkaar volgens de Belastingdienst altijd chronologisch op te volgen. Doordat WeFact automatisch uw factuurnummers toekent, zullen dubbele factuurnummers dan ook voorkomen worden.

Hoe maak je factuurnummers aan?

Voordat je start met de facturatie geef je het eerste factuurnummer in. Dit kan ook het factuurnummer zijn waarmee je jouw eerdere facturen bent geëindigd. Na het bepalen van het eerste factuurnummer kan je gelijk starten met een factuur maken.

Wat wordt er bedoeld met betalingskenmerk?

Het betalingskenmerk is de omschrijving die gebruikt wordt bij het overmaken van de transactie. Vaak vraagt de ontvangende partij om het factuurnummer en mogelijk het klantnummer te vermelden. Dit voor een soepele verwerking van de betalingen.

Automatische factuurnummers met WeFact

WeFact helpt bij het voorkomen van fouten. WeFact zorgt er namelijk automatisch voor dat de factuurnummers altijd chronologisch opvolgen. Handmatig het volgende factuurnummer bepalen is met het gebruik van WeFact dus niet meer nodig.