Deurwaarder inschakelen bij wanbetaling: zo pak je het aan

Veel ondernemers lopen vroeg of laat tegen onbetaalde facturen aan. Dat is frustrerend en kan je cashflow flink verstoren. Zeker als herinneringen en aanmaningen geen effect lijken te hebben. In dit artikel lees je wanneer je een deurwaarder kunt inschakelen bij wanbetaling, welke stappen je daarvoor moet zetten en waar je rekening mee moet houden. Zo weet je precies wat je kunt doen om je geld alsnog te ontvangen en hoe je problemen in de toekomst voorkomt.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau richt zich op het innen van openstaande facturen zonder juridische dwang. Zij sturen namens jou herinneringen, aanmaningen en nemen contact op met je klant om betaling af te dwingen. Dit wordt ook wel minnelijke incasso genoemd.

Een deurwaarder heeft wettelijke bevoegdheden die een incassobureau niet heeft. Denk aan het officieel betekenen van documenten, het starten van een gerechtelijke procedure, beslag leggen of het uitvoeren van een vonnis. In de praktijk schakel je een deurwaarder meestal in als eerdere incassopogingen geen resultaat hebben opgeleverd.

Wanneer schakel je een deurwaarder in bij wanbetaling?

Voordat je een deurwaarder inschakelt, doorloop je meestal een aantal vaste stappen. Je stuurt eerst de factuur met een duidelijke betalingstermijn. Blijft betaling uit, dan volgt een betalingsherinnering. Daarna verstuur je één of meerdere aanmaningen, waarin je aangeeft dat verdere stappen volgen als betaling uitblijft.

Je mag een deurwaarder inschakelen zodra de betalingstermijn is verstreken en je de klant voldoende hebt aangemaand. Wanneer klanten structureel niet reageren, beloften niet nakomen of onbereikbaar blijven, dan is dat vaak een duidelijk teken dat het tijd is om een deurwaarder in te schakelen.

Kan ik een deurwaarder inschakelen zonder naar de rechter te gaan?

Ja, dat kan. Een deurwaarder kan ook worden ingezet voor buitengerechtelijke incasso. In dat geval probeert de deurwaarder alsnog betaling te realiseren zonder dat er direct een rechter aan te pas komt. Pas wanneer betaling dan nog steeds uitblijft en jij besluit door te pakken, wordt een gerechtelijke procedure gestart.

Hoe werkt het inschakelen van een deurwaarder?

Het inschakelen van een deurwaarder begint met het overdragen van je dossier. Je levert de factuur, herinneringen, aanmaningen en eventuele correspondentie met de klant aan. De deurwaarder beoordeelt de situatie en bespreekt met jou welke stappen logisch zijn.

Vervolgens neemt de deurwaarder contact op met jouw debiteur. Dit gebeurt vaak formeler dan bij een incassobureau, wat voor veel wanbetalers als voldoende druk geeft om alsnog te betalen. Blijft betaling uit, dan kan de deurwaarder in overleg met jou verdere juridische stappen zetten. Gedurende het traject blijf je geïnformeerd over de voortgang en beslis je zelf of je vervolgstappen wilt nemen.

Wat kost het inschakelen van een deurwaarder?

De kosten van een deurwaarder bestaan uit verschillende onderdelen. Denk aan buitengerechtelijke incassokosten, kosten voor officiële handelingen en eventuele gerechtelijke kosten. Sommige kosten zijn wettelijk vastgelegd, andere zijn afhankelijk van het traject en de gemaakte afspraken.

Het is verstandig om vooraf duidelijkheid te krijgen over de kosten en risico's. Vraag altijd welke kosten mogelijk voor jouw rekening komen en in welke situaties dat gebeurt. Zo voorkom je verrassingen achteraf.

Wie betaalt de kosten van de deurwaarder?

In principe worden de kosten van de deurwaarder verhaald op de wanbetaler. Lukt het echter niet om het openstaande bedrag te innen, dan kan het zijn dat jij als ondernemer (een deel van) de kosten zelf moet dragen. Dit risico is belangrijk om mee te nemen in je beslissing om een gerechtelijk traject te starten.

Wat kun je zelf doen voordat je een deurwaarder inschakelt?

Voordat je een deurwaarder inschakelt, kun je zelf al veel doen. Stuur tijdig herinneringen en aanmaningen en wees daarin duidelijk over de gevolgen van niet betalen. Een telefonisch contactmoment kan ook helpen om misverstanden op te lossen of een betalingsregeling af te spreken.

Met WeFact kun je dit proces grotendeels automatiseren. Je verstuurt eenvoudig (automatisch) herinneringen en aanmaningen, houdt overzicht op openstaande posten en ziet in één oogopslag welke klanten structureel te laat betalen. Dat maakt het makkelijker om op tijd in te grijpen en escalatie te voorkomen.

Hoe lang duurt het voordat een deurwaarder resultaat boekt?

Hoe snel een deurwaarder resultaat boekt, verschilt per situatie. Soms betaalt een klant al na het eerste officiële schrijven van de deurwaarder. In andere gevallen, bijvoorbeeld wanneer een gerechtelijke procedure nodig is, kan het traject enkele maanden duren. Factoren zoals de financiële situatie van de debiteur en de complexiteit van de zaak spelen hierbij een grote rol.

Hoe helpt WeFact bij het voorkomen van wanbetaling?

WeFact helpt je om wanbetaling zoveel mogelijk te voorkomen. Met automatische betalingsherinneringen, duidelijke facturen en overzichtelijke dashboards houd je grip op je debiteurenbeheer. Je ziet snel welke facturen openstaan en kunt direct actie ondernemen.

Samenvatting en advies

Onbetaalde facturen zijn vervelend, maar je staat er niet machteloos tegenover. Door tijdig te herinneren, duidelijk te communiceren en waar nodig een deurwaarder in te schakelen, vergroot je de kans dat je alsnog betaalt krijgt. Wees je daarbij bewust van de kosten en risico's en zorg dat je administratie op orde is. Twijfel je over de juiste vervolgstap? Wacht dan niet te lang en schakel op tijd hulp in.