Een factuur is een essentieel document als je ondernemer bent. Een factuur is een officiële verklaring van de geleverde goederen of diensten, samen met de bijbehorende kosten. In dit artikel gaan we dieper in op wat een factuur is, de verschillende soorten facturen en wanneer je een factuur moet versturen.
Synoniemen van een factuur
Het woord ‘factuur’ wordt vaak gebruikt als synoniem voor ‘rekening’. Voordat je een factuur maakt, wordt er vaak eerst een offerte gestuurd naar de klant. In de offerte spreek je af welke werkzaamheden je wanneer gaat doen en wat het de klant gaat kosten. Zo is de hoogte van de factuur geen verrassing.
Alle soorten facturen
Er bestaan verschillende soorten facturen. Dit zijn globaal gezien de vier soorten facuteren:
- Facturen voor geleverde goederen
Wanneer je goederen hebt geleverd, voeg je vaak direct bij levering de factuur toe of stuur je deze per e-mail. Je kunt er voor kiezen om nieuwe klanten bij de eerste levering vooraf te laten betalen om er zeker van te zijn dat je de betaling ontvangt. Na de eerste levering wordt de factuur vaak verzonden nadat de goederen daadwerkelijk zijn geleverd. - Facturen voor geleverde werkzaamheden
Bij geleverde diensten wordt de factuur pas verstuurd nadat de werkzaamheden zijn voltooid. Voor langlopende projecten kunnen deelfacturen worden verzonden. Het is belangrijk om goed met de klant af te spreken wat wenselijk is en dit vast te leggen in een opdrachtovereenkomst. Hiermee voorkom je onduidelijkheid. - Proforma factuur
Een proforma factuur is een voorlopige factuur die dient als een indicatie voor de klant of opdrachtgever. Deze factuur wordt vaak gebruikt voor het opstellen van inklaringsdocumenten voor de import of export van goederen. Ook wordt deze factuur gebruikt wanneer een partij om een vooruitbetaling vraagt. Op een proforma factuur moet duidelijk worden vermeld dat het om een proforma gaat. - Selfbilling
Het komt ook wel eens voor dat niet jij, maar jouw opdrachtgever de factuur opstelt. Het gaat dan om een selfbilling factuur. Jij ontvangt van de klant dus de factuur. Ook op deze factuur moet duidelijk vermeld zijn dat het om selfbilling gaat.
Waarom maak je een factuur?
Het is belangrijk om een factuur te versturen om zo jouw klant op de hoogte te brengen van het geld dat deze je verschuldigd is voor een product of dienst. Zorg er dan ook voor dat de factuur alle informatie bevat die de klant nodig heeft om zo snel mogelijk de betaling te voldoen.
Wie maakt een factuur?
In de meeste gevallen maakt degene die de goederen of diensten levert de factuur. Het is belangrijk dat deze aan de wettelijke factuureisen van de Belastingdienst voldoet. Zoals hierboven is aangegeven, komt het ook wel eens voor dat niet de leverancier, maar de ontvanger de factuur maakt (self billing).
Welke functies heeft een factuur
Een factuur vervult verschillende functies. De drie belangrijkste functies van een factuur zijn:
- Het stelt vast wat er is gekocht of geleverd
- Het zorgt ervoor dat er betaald wordt
- Het fungeert als bewijs van de transactie
De factuur vertelt dus niet alleen hoeveel je moet betalen, maar het bevestigd ook waarvoor je betaald. Ook zorgt de factuur ervoor dat de leverancier zijn geld krijgt en dat er geen onduidelijkheid ontstaat waarvoor en hoeveel er betaald is.
Belangrijke onderdelen op een factuur
Er gelden vanuit de Belastingdienst een aantal wettelijke factuureisen. Op elke factuur moeten de volgende gegevens verplicht staan:
- Volledige bedrijfsnaam en adres
- Volledige naam en adres van de klant
- Jouw btw-nummer
- Jouw KvK-nummer
- Factuurdatum
- Factuurnummer (deze moet doorlopend en oplopend te zijn)
- Omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd
- Het aantal geleverde goederen of uren aan diensten
- Leverdatum van de goederen/diensten
- Het bedrag exclusief btw
- Het btw-tarief
- Het te betalen btw-bedrag
Houd hiermee rekening bij het opstellen van een factuur
Bij het opstellen van een factuur is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je aan alle wettelijke factuureisen voldoet. Hiermee voorkom je dat je gedoe met de Belastingdienst en zorg je ervoor dat jouw klant zo snel mogelijk betaald.
Een factuur, hoe werkt dat?
Een factuur is een overzicht van geleverde goederen of diensten en de kosten hiervan. Een factuur verplicht de koper om te betalen voor de ontvangen producten of diensten. Hierdoor wordt dit een schuldvordering voor het bedrijf dat de factuur verstuurt.
Om ervoor te zorgen dat jouw klanten snel en gemakkelijk kunnen betalen, kun je bij de factuur een betaallink toevoegen. Veel facturatie software bied je deze mogelijkheid. Handig, want je klanten kunnen met 1 druk op de knop betalen. Gebruik je geen facturatie software? Dan zou je een betaallink kunnen genereren via je bank of andere aanbieders.
Betalen op factuur
Heb je goederen of diensten ingekocht? Dan ontvang je van de leverancier een factuur om te betalen. Deze factuur is voor jou een inkoopfactuur, oftewel aankoopfactuur. Deze dien je in jouw administratie te verwerken.
Maak gemakkelijk facturen met WeFact
Met het facturatieprogramma van WeFact maak je eenvoudig professionele facturen voor jouw klanten. Of je nu producten verkoopt aan consumenten of diensten levert aan bedrijven, met WeFact zorg je ervoor dat je altijd voldoet aan de wettelijke vereisten en overtref je de verwachtingen van jouw klant!
Ben je geïnteresseerd in het facturatieprogramma van WeFact? Probeer het via een 30 dagen gratis proefperiode!