Wat is een proforma factuur en wanneer wordt dit gebruikt?

Wanneer je werkt voor een bedrijf die aan internationale handel doet, heb je vast weleens gehoord van een proforma factuur. Maar wat is dit nou eigenlijk? In deze blog leggen we uit wat een proforma factuur is, wanneer je deze gebruikt en hoe je een proforma factuur maakt.

Let op: het is in WeFact niet mogelijk om een proforma factuur op te maken

Wat is een proforma factuur?

Een proforma factuur is een voorlopige factuur zonder fiscale geldigheid, gebruikt om prijzen en voorwaarden vooraf te tonen. Ze dient als offerte of douanedocument, maar verplicht de klant niet tot betaling. Proforma facturen bevatten geen factuurnummer en tellen niet mee in de btw-aangifte.

Wat is het verschil met een gewone factuur?

Een gewone factuur wordt gemaakt en verstuurd nadat de goederen of diensten zijn geleverd en is een rechtsgeldig document waarbij betaling verplicht is. Een proforma factuur is daarentegen een voorlopige factuur die wordt verstuurd voordat de goederen of diensten zijn geleverd en is daarom niet rechtsgeldig. Hierdoor ben je als klant niet verplicht om deze te betalen, tenzij je afspraken maakt over vooruitbetaling.

Wat is het verschil met een offerte?

Een offerte wordt gemaakt en verstuurd voordat een bestelling wordt geplaatst en geeft een schatting van de kosten van de goederen of diensten. Het is een vrijblijvende aanvraag om een bestelling te plaatsen. Een proforma factuur wordt verstuurd nadat een bestelling is geplaatst en geeft de klant een gedetailleerde schatting van de kosten van de bestelling.

Wanneer gebruik je een proforma factuur?

Een proforma factuur wordt voornamelijk gebruikt voor vooruitbetalingen of de internationale handel. Wanneer je producten wilt importeren uit een ander land heb je hier vaak vergunningen en/of inklaringsdocumenten voor nodig. Om dit aan te kunnen vragen moet je aantonen wat voor producten je wilt gaan importeren. Een proforma factuur biedt hiervoor de oplossing.

Hoe maak je een proforma factuur?

Je kunt een proforma factuur op verschillende manieren maken, denk bijvoorbeeld aan het opmaken in Word of Excel. Let bij het maken van een proforma factuur op de volgende zaken:

• Vermelding proforma factuur: Geef duidelijk aan dat het gaat om een proforma factuur. Doe dit door de titel ‘Proforma factuur’ te gebruiken en zorg dat er geen factuurnummer wordt gebruikt. Een proforma factuur is namelijk geen rechtsgeldig document waarbij betaling verplicht is.
• Informatie over verzending en eventuele export: Geef aan of het gaat om een verkoop, een sample, een reparatie, een retourzending of een gift. Vermeld ook op welke manier het wordt vervoerd, dus met het vliegtuig, de trein, vrachtwagen of per boot.
• Details over de producten: Beschrijf alle producten in detail. Denk aan de kleur, grootte, gewicht, modelnummer, de eenheidsprijs en de totale kosten. 
• Garantie- en retourbeleid: Beschrijf in de voettekst van de factuur extra informatie over het garantie- of retourbeleid om misverstanden te voorkomen.

Het is in WeFact niet mogelijk om een proforma factuur op te maken. Is deze functionaliteit voor jouw gewenst, neem dan contact met ons op via helpdesk@wefact.nl om uw interesse kenbaar te maken.