Self-billing is een vorm van facturatie die steeds populairder wordt bij bedrijven die hun administratieve processen willen stroomlijnen. Maar wat houdt self-billing precies in en hoe werkt het? In deze blog ontdek je alles over self-billing facturen, de voordelen en waar je op moet letten bij het gebruik ervan.
Wat is een self-billing factuur?
Een self-billing factuur verschilt van de traditionele manier van factureren. Waar normaal gesproken de leverancier de factuur opstelt, neemt de afnemer bij self-billing deze taak over.
Definitie en betekenis van self-billing
Bij self-billing maakt de afnemer (de klant) zelf een factuur namens de leverancier. Dit proces wordt vaak toegepast wanneer een bedrijf regelmatig diensten of producten afneemt van dezelfde leverancier. De afnemer houdt hierbij de controle over de facturatie en betaalt de leverancier op basis van de gemaakte factuur.
Self-billing wordt ondersteund door duidelijke afspraken tussen beide partijen, bijvoorbeeld in een contract waarin de voorwaarden voor dit proces zijn vastgelegd.
In welke situaties wordt self-billing toegepast?
Self-billing is vooral geschikt in situaties waarin:
- Een afnemer regelmatig aankopen doet bij dezelfde leverancier.
- Grote hoeveelheden transacties plaatsvinden die consistent moeten worden verwerkt.
- Het proces geautomatiseerd kan worden.
Branchevoorbeelden zijn de transportsector, retail en productiebedrijven, waar self-billing zorgt voor een efficiëntere afhandeling van grote volumes facturen.
Voordelen van self-billing voor bedrijven
Self-billing biedt tal van voordelen voor zowel afnemers als leveranciers. Een aantal hiervan zijn:
Besparing op tijd en kosten
Met self-billing hoeven leveranciers geen facturen op te stellen, wat tijd en administratieve kosten bespaart. Voor afnemers betekent dit minder werk bij het controleren en verwerken van facturen.
Vermindering van fouten in de administratie
Doordat de afnemer direct controle heeft over het facturatieproces, worden veelvoorkomende fouten, zoals onjuiste bedragen of ontbrekende gegevens voorkomen. Dit verhoogt de nauwkeurigheid en voorkomt vertragingen in betalingen.
Uitdagingen en aandachtspunten bij self-billing
Hoewel self-billing voordelen biedt, zijn er ook uitdagingen en aandachtspunten waar je rekening mee moet houden.
Wet- en regelgeving omtrent self-billing
Bij self-billing is het belangrijk om aan alle fiscale verplichtingen te voldoen. De Belastingdienst stelt specifieke eisen aan self-billing facturen, zoals:
- Het opnemen van de tekst “Factuur uitgereikt door afnemer.”
- Het vermelden van alle verplichte factuurgegevens, zoals btw-nummer en KvK-nummer.
Kijk op de website van de Belastingdienst voor alle actuele eisen.
Vertrouwen en transparantie met leveranciers
Self-billing werkt alleen goed als er duidelijke afspraken zijn tussen jou en je leverancier. Vertrouwen speelt hierbij een belangrijke rol. Zorg voor een transparante communicatie en leg alle voorwaarden schriftelijk vast om misverstanden te voorkomen.
Self-billing kan een slimme oplossing zijn om het facturatieproces te automatiseren en te stroomlijnen. Met de juiste software en een goede samenwerking met je leveranciers, haal je het maximale uit deze werkwijze.