Als ondernemer is het factureren je niet onbekend. Na het leveren van goederen of diensten aan particulieren of andere partijen, wil je natuurlijk betaald krijgen. Hiervoor dient een factuur. Tijdens het opstellen van een factuur moet jij je aan een aantal wettelijke eisen houden. Om jouw factuur rechtsgeldig te maken, moeten er bepaalde gegevens verplicht vermeld worden. Maar wat moet er nu verplicht op een factuur staan? Lees snel verder, want onze specialisten leggen dit graag aan je uit.
Wat moet er wettelijk op een factuur staan?
Een factuur moet wettelijk de volgende gegevens bevatten:
- Gegevens verkoper: naam, adres, btw-nummer
- Gegevens klant: naam, adres (bij bedrijven ook btw-nummer)
- Uniek factuurnummer
- Factuurdatum
- Beschrijving geleverde goederen/diensten
- Bedrag exclusief btw
- Btw-tarief en -bedrag
- Totaalbedrag inclusief btw
- Betalingsvoorwaarden
Aanvullende eisen voor facturatie in het buitenland
In bepaalde situaties is het noodzakelijk om ook het btw-nummer van jouw klant op de factuur te vermelden. Denk hierbij onder andere aan de export van jouw goederen of diensten naar het buitenland. Dit is een van de wettelijke eisen voor facturen die de Belastingdienst stelt, zodat internationale btw-correctheid wordt gewaarborgd. Op die manier kan de buitenlandse overheid gemakkelijk de daar geldende btw innen van jouw klant. Ook als de btw wordt verlegd, moet het btw-nummer van de klant op de factuur vermeld staan.
Is een factuur juridisch bindend?
Ja, een factuur is juridisch bindend als deze voldoet aan wettelijke eisen en er een geldige overeenkomst aan ten grondslag ligt. Het dient als bewijs van een betalingsverplichting. Bij niet-betaling kan de schuldeiser via een incassoprocedure of rechtszaak betaling afdwingen.
Hoe geef ik een factuur een naam?
Een factuur krijgt een naam op basis van een uniek factuurnummer en een beschrijvende titel. Gebruik bijvoorbeeld:
- Factuurnummer: “Factuur 2024-001” (jaartal + volgnummer)
- Projectnaam: “Factuur Websiteontwikkeling maart 2024”
- Klantnaam: “Factuur Jansen BV – Adviesdiensten”
Zorg voor consistentie binnen je administratie.
Is het KvK-nummer verplicht op een factuur?
Ja, het KvK-nummer is verplicht op een factuur voor Nederlandse bedrijven (art. 5 Handelsregisterwet). Dit geldt voor alle zakelijke facturen, behalve voor eenmanszaken die geen apart vestigingsnummer hebben. Het ontbreken kan leiden tot boetes van de Kamer van Koophandel.
Is een bankrekeningnummer verplicht bij facturen?
Nee, het is niet wettelijk verplicht om een eigen rekeningnummer op de facturen te vermelden. Alleen bovenstaande gegevens moeten verplicht op een factuur terugkomen. Toch zijn er ondernemers die er wel voor kiezen om hun bankrekeningnummer op de factuur te vermelden. Hiermee voorkomen zij dat klanten langskomen om de desbetreffende factuur contant te betalen.
Welke naam moet op een factuur staan?
Bij het factureren ben je als ondernemer verplicht om op de factuur de naam van de kopende partij te zetten. Dit is dus de persoon waarmee je de overeenkomst hebt gesloten. Hierbij gaat het om de juridische naam of handelsnaam. Controleer hierbij altijd de opgegeven naam in combinatie met het adres en de woonplaats zoals die staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
Wat is een vereenvoudigde factuur?
In sommige gevallen krijg je als ondernemer te maken met een vereenvoudigde factuur. Dit is eigenlijk niets meer dan een factuur waarbij er minder strenge regels gelden. Je kunt een vereenvoudigde factuur altijd maken wanneer het om kleine factuurbedragen van maximaal € 100,- inclusief btw gaat. Bij leveringen of diensten buiten Nederland kun je over het algemeen geen vereenvoudigde factuur gebruiken. Wil je toch een vereenvoudigde factuur maken? Vermeld dan altijd de onderstaande gegevens:
- Factuurdatum
- Bedrijfsnaam en adresgegevens
- Omschrijving van verleende dienst of geleverd product
- Btw-bedrag en btw-tarief
Is een btw-bon verplicht?
Heeft je bedrijf recent zelf goederen of diensten gekocht? Dan is het ontzettend belangrijk om te onthouden dat de aankoopbon, oftewel de kassabon, dient als een vereenvoudigde factuur. Hierbij gaat het om een factuurbedrag tot € 100 inclusief de betaalde btw. Deze kassabon gebruik je om voor de btw-aftrek in aanmerking te komen. Er is dan geen officiële factuur meer nodig.
Hoe zit het met een creditfactuur?
Het komt bij factureren weleens voor dat er een foutieve factuur wordt gemaakt. In dit geval is het belangrijk om de gemaakte fout direct recht te zetten om problemen met de administratie te voorkomen. Het rechtzetten hiervan doe je door een creditfactuur te maken, iets wat verplicht is vanuit de Belastingdienst. Met een creditfactuur herstel je dus de originele verkoopfactuur door er een creditfactuur tegenover te zetten.
Automatiseer het factureren met WeFact
Bij WeFact begrijpen we als geen ander dat het factureren veel tijd kost. Tijd die je als ondernemer liever in andere zaken steekt. Daarom hebben wij een factuurprogramma gemaakt waarmee je het factureren grotendeels automatiseert. Zo worden verplichte gegevens door het programma ingevuld en wordt ook de betalingstermijn bijgehouden. Dit vermindert het risico op wanbetalers. Start snel een 30 daagse gratis proefperiode en ontdek het gemak zelf!