Om geldig te zijn, moeten er bepaalde gegevens op een factuur staan. Maar welke gegevens zijn verplicht?
De verplichte gegevens op een factuur
Op elke factuur in Nederland moeten bepaalde gegevens staan. Deze gegevens kun je onderverdelen in de factuurkop en de factuurregels. De volgende gegevens zijn verplicht op een factuur:
De factuurkop
- Volledige bedrijfsnaam en adres
- Volledige naam en adres van de klant
- Jouw BTW-nummer
- Jouw KvK-nummer
- Factuurdatum
- Factuurnummer (deze dient doorlopend en oplopend te zijn)
De factuurregels
- Omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd
- Het aantal geleverde goederen of uren aan diensten
- Leverdatum van de goederen/diensten
- Het bedrag exclusief BTW
- Het BTW-tarief
- Het te betalen BTW-bedrag
In sommige gevallen moet ook het BTW-nummer van de klant op de factuur staan. Dit is het geval bij export van goederen naar andere landen en bij bepaalde diensten. Ook als de BTW wordt verlegd moet het BTW-nummer van de klant op de factuur vermeld staan. Kijk voor alle actuele verplichte onderdelen op een factuur op de Belastingdienst.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
De belastingdienst verplicht dat facturen 7 jaar bewaard dienen te worden en in sommige gevallen zelfs 10 jaar. Als ondernemer kan de Belastingdienst een onverwachte administratie controle uitvoeren. Op dat moment dien je onder andere je verkoopfacturen en inkoopfacturen paraat te hebben, facturen bewaren is dus essentieel.
Wat is een vereenvoudigde factuur?
Bij een vereenvoudigde factuur gelden er minder strenge regels. Je kan een vereenvoudigde factuur maken wanneer het om kleine factuurbedragen van maximaal € 100,- inclusief BTW gaat. Een kassabon die aan de onderstaande eisen voldoet is al voldoende als factuur voor de BTW-administratie. Bij leveringen of diensten buiten Nederland kun je over het algemeen geen vereenvoudigde factuur maken. De volgende gegevens moeten verplicht op een vereenvoudigde factuur staan:
- Factuurdatum
- Bedrijfsnaam en adresgegevens
- Omschrijving van verleende dienst of geleverd product
- BTW-bedrag en BTW-tarief
Aanvullende eisen voor facturatie buitenland
Er gelden aanvullende eisen aan de factuur wanneer je zakendoet buiten Nederland. Het is verplicht om dan het BTW-nummer van de klant op de factuur te vermelden. Daarnaast kun je gebruik maken van “BTW-verlegd” of “Vrijgesteld van BTW”. Dit moet je ook verplicht vermelden op de factuur.
Creditfactuur
Wanneer je een foutieve factuur hebt gemaakt, moet je deze rechtzetten met een creditfactuur. Dit is verplicht vanuit de Belastingdienst. Je herstelt dus de originele verkoopfactuur door er een creditfactuur tegenover te zetten.
Eenvoudig facturen sturen met WeFact
Met WeFact kun je gemakkelijk een factuur maken en versturen. WeFact is geschikt voor ieder bedrijf. Het is ook mogelijk om een boekhoudkoppeling te leggen. Zo zorg je ervoor dat alles meteen in het boekhoudpakket wordt geregistreerd.
Benieuwd geworden naar de facturatiesoftware van WeFact? Vraag nu een 30 daagse gratis proefperiode aan!