Wanneer je begint met jouw WeFact administratie, of misschien al even op weg bent, komen er verschillende termen voorbij. Waaronder “Crediteren”. Vroeg of laat krijgt iedereen die facturen gaat maken en een administratie bijhoudt wel eens te maken met een creditfactuur. In dit artikel leggen we je uit wat crediteren inhoudt en hoe je op de juiste manier een creditfactuur verwerkt.
Wat is een creditfactuur?
Een creditfactuur is een factuur waarin je een eerdere factuur gedeeltelijk of geheel terugdraait. Dit kan bijvoorbeeld wanneer je een product niet kunt leveren of wanneer er een foutief artikel op de factuur staat vermeld. Een creditfactuur heeft dus altijd een negatief bedrag. Je herstelt dus de originele verkoopfactuur door er een creditfactuur tegenover te zetten.
Wat is crediteren?
Crediteren wil dus zeggen dat je het bedrag op de creditfactuur verschuldigd bent aan de afnemer. We noemen het corrigeren van een factuur, door middel van een terugbetaling/of het verrekenen, dus “crediteren”.
Crediteren kun je op verschillende manieren oplossen. Namelijk door:
- Het bedrag terug te betalen aan jouw klant
- Het bedrag te verrekenen op een bestaande factuur
- Het bedrag verreken op een factuur in de toekomst
Indien het een goede relatie betreft waarmee je vaker zakendoet, kun je dus er dus voor kiezen een creditfactuur te verrekenen.
Wat is het verschil tussen crediteren en debiteren?
Wanneer je producten of diensten levert aan een klant, stuur je een factuur. Je debiteert dus de kosten aan de klant. Als er een fout gemaakt is op de factuur, crediteer je deze. Je maakt hiervoor een creditnota, oftewel een creditfactuur aan. Zo zorg je ervoor dat de factuur kloppend wordt. Debiteren gebeurt dus altijd voor het crediteren.
Wanneer is een creditfactuur benodigd?
Op het moment dat je de originele factuur hebt verzonden en deze wilt corrigeren, is er een creditfactuur nodig. Zowel jij als je afnemer kunnen deze dan in ieders eigen administratie verwerken. Duidelijk ook voor onze Belastingdienst!
Wat staat er op een creditfactuur?
De creditfactuur heeft dezelfde basisinformatie als een normale factuur. Echter is het bedrag op de factuur in dit geval negatief. Je gaat het bedrag namelijk terugbetalen of “crediteren”. Vermeld op je creditfactuur duidelijk dat het een creditfactuur betreft. Eventueel kun je verwijzen naar het originele factuurnummer. Dit maakt het voor jou en jouw afnemer makkelijker om terug te vinden.
Wat zijn de eisen voor een creditfactuur?
Naast de contactgegevens van de ontvanger, is het belangrijk dat de creditfactuur verwijst naar de originele factuur waarop de credit van toepassing is. Zorg ervoor dat het te crediteren bedrag inclusief BTW overeenkomt met de originele factuur. Heb je bijvoorbeeld een factuur verstuurd met verlegde BTW dan dient ook dit exact hetzelfde te zijn wanneer je gaat crediteren. Net als bij een normale factuur moet ook op jouw creditfactuur het BTW-nummer, Kamer van Koophandel nummer en het chronologisch opvolgende factuurnummer op de creditfactuur vermeld staan.
Wat is het doel van creditfactuur?
Wanneer er een fout is gemaakt op een factuur, is het belangrijk om deze te corrigeren. Dit gebeurt door het maken van een creditfactuur. Het doel hiervan is om de administratie weer kloppend te maken.
Is een creditfactuur verplicht?
Klopt een factuur niet, dan is het verplicht om een creditfactuur te maken. Een verstuurde factuur mag van de Belastingdienst namelijk niet uit de administratie verwijderd worden. Dit komt omdat de klant de foutieve factuur kan opnemen in zijn administratie. Dit zorgt ervoor dat er verschillen komen in de administratie van jou en van je klant. Het is dan lastig voor de Belastingdienst om te achterhalen wat er gebeurd is. Bewaar dus altijd de foutieve factuur en de creditfactuur.
Hoe verwerk je een creditfactuur in je boekhouding?
Een creditfactuur kan natuurlijk worden verwerkt in de boekhouding. De boekingen, van de originele factuur en de creditfactuur, kunnen tegen elkaar worden afgestreept. Hierdoor kom je dus per saldo weer uit op nul. In beiden administraties, zowel jouw eigen administratie als die van de klant, is het op deze manier weer kloppend.
Voorbeeld creditfactuur
In WeFact zijn er twee verschillende manieren om een creditfactuur aan te maken.
- Een bestaande factuur geheel of gedeeltelijk crediteren
Vanuit een bestaande factuur kies je voor de actieknop (gedeeltelijk) crediteren. Vanuit deze pagina kun je eenvoudig het gewenste bedrag of de gewenste factuurregels crediteren.
- Handmatig een creditfactuur aanmaken
Vanuit de factuur aanmaak pagina maak je een factuur zoals je normaal ook een factuur in WeFact aanmaakt. Zorg dat je de bedragen negatief invult en verwijs indien nodig naar de factuur door middel van het factuurnummer die je (deels) crediteert. Tot slot dien je rechts bovenaan op de factuurstatus “Concept” te klikken. Er verschijnt nu een uitklapmenu waar je kunt kiezen voor “Creditfactuur”. Sla vervolgens de factuur op.
Voor een uitgebreide uitleg en een voorbeeld creditfactuur verwijs ik je graag naar het help-artikel om een creditfactuur te maken. In dit help-artikel vind je naast de algemene informatie over crediteren in WeFact, ook een voorbeeld creditfactuur.
Moet ik altijd crediteren als een klant niet betaald?
Indien je jouw klant een factuur hebt verzonden, maar deze blijkt foutief te zijn kun je deze zoals hierboven beschreven corrigeren door te crediteren. Ook al heeft de klant de factuur nog niet betaald, dient er toch een creditfactuur opgemaakt te worden. Zowel jijzelf als de klant kan deze factuur in de administratie juist verwerken.
Bewaartermijn creditfactuur?
De bewaartermijn van een creditfactuur is gelijk aan normale factuur. De belastingdienst verlangd onder andere dat deze creditfactuur netjes meeloopt in de nummering en indien nodig ook beschikbaar is in de administratie.
Heb je een klant die jouw factuur niet betaald voor de geleverde diensten of goederen, dan is de werkwijze net iets anders. Vaak wordt er gedacht dat crediteren de juiste manier is. Echter wil jij natuurlijk wel de BTW terugvorderen die je eerder hebt afgedragen. De factuur boek je in dit geval als “oninbare vordering” in jouw boekhouding. Voor deze vordering dien je een apart verzoek in bij de Belastingdienst.
Meer weten over WeFact? Probeer het 30 dagen gratis!